Как работает ЕГАИС для розницы и общепита

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система для отслеживания оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Так государство контролирует ее производство и движение, борется с подделками.

На каждой бутылке есть специальная марка, которая содержит данные о ее происхождении. Информация должна быть занесена в ЕГАИС, благодаря чему можно отследить весь путь — от производства до покупки каждой единицы алкогольной продукции. При продаже марка считывается сканером на кассе.

Такая схема работает для крепкого алкоголя. В отличие от него пиво контролируется партиями. В ЕГАИС отражено, как каждая партия переходит от производителя к оптовику и затем от оптовика в розницу. Из этой информации понятно, на чьем балансе числится партия и кто продал пиво конечному потребителю.

Все, кто торгует алкоголем, обязаны подключиться к ЕГАИС. Иначе продажа будет незаконной, грозят штрафы до 300 тыс рублей с конфискацией продукции. Инструкция по подключению.

Порядок действий и необходимое оборудование для подключения к ЕГАИС — все самое важное смотрите в инструкции.

Разбираем, какие данные нужно передавать в ЕГАИС для розницы и общепита при продаже пива и слабоалкогольных напитков.

Законодательная база

Что важно знать продавцам пива и слабоалкогольных напитков, чтобы вести продажи в рамках закона? Вот два основных момента.

Подключение к ЕГАИС обязательно

С 1 января 2016 года для всех розничных магазинов, ларьков и предприятий общепита, торгующих пивом и слабоалкогольными напитками, подключение к ЕГАИС обязательно (Приказ ФС РАР №164 от 19.06.2015).

Через систему должна проходить каждая единица товара при закупке у поставщика.

Исключения — следующие категории:

• производители пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи объемом не более 300 тысяч декалитров в год;

• производители вина и игристого вина (шампанского) из собственного винограда.

Для ИП, торгующих в розницу и организаций общественного питания (кафе и ресторанов) ЕГАИС нужен только для фиксации закупок, но не продаж.

Применение контрольно-кассовой техники обязательно

Согласно статье 16 обновленной редакции закона 171-ФЗ торговать алкогольной продукцией и реализовывать её через общепит можно только с помощью контрольно-кассовых аппаратов. Это касается также пива и других слабоалкогольных напитков.

ЕГАИС в рознице

Рассмотрим, какие данные нужно передавать в ЕГАИС на каждом этапе розничных продаж.

Поставка

Вначале вы проверяете, что пришло от поставщика по факту, затем сверяете реальное количество бутылок (кег или других тар) с электронной ТТН из ЕГАИС и бумажной.

Примечание. В товарно-транспортной накладной из ЕГАИС отражен только алкоголь, так как она нужна для учета оборота продукции в ЕГАИС. В бумажной может быть любая продукция, так как она нужна для бухгалтерского учета.

Как подтвердить факт закупки в ЕГАИС? Электронный документ поступает из информационной системы на ваш компьютер с установленной товароучетной программой с поддержкой ЕГАИС. Если данные совпадают, вы принимаете накладную от поставщика и подтверждаете факт закупки в ЕГАИС. Если нет — либо отклоняете накладную, либо оформляете акт расхождений.

После подтверждения факта закупки в ЕГАИС необходимо загрузить информацию о товарах в кассовую программу.

Важно! Согласно Приказу ФСРАР №397 от 17.12 2020 отправлять данные о поставке в ЕГАИС нужно в течение одного рабочего дня. Это правило действует как для розничных магазинов, так и для заведений общепита, в ассортименте которых есть пиво и слабоалкогольные напитки.

Продажа

По 171-ФЗ ст. 8 учитывать реализацию пива и слабоалкогольных напитков в ЕГАИС не нужно, поэтому их продажа ничем не отличается от продажи обычных товаров: кассир считывает информацию со штрихкода бутылки с помощью 2D-сканера — и товар добавляется в чек.

Главное, чтобы товар был проведен в ЕГАИС до продажи. До тех пор, пока предприниматель не принял накладную и не подтвердил факт закупки в ЕГАИС, алкоголь продавать нельзя. Ответ от ЕГАИС может быть долгим, по этой причине у многих продавцов товар, который не прошел через систему, хранится отдельно от остального.

Учет

Ведение журнала учета розничной продажи алкоголя было обязательным с 1 января 2016 года по приказу ФС РАР от 19.06.2015 № 164.

С 24.07.2020 приказ утратил силу — значит, теперь форму заполнять не обязательно, но нужно ежедневно проводить списание и отправлять акт списания в ЕГАИС.

Отчетность нужно сдавать в ФСРАР ежеквартально, не позднее 20 числа месяца, который следует за отчетным кварталом. Если 20 число приходится на нерабочий день, крайний срок — следующий за ним рабочий день.

В планах — полная отмена деклараций после перехода на электронный учет алкогольной продукции.

Ведите учет в торговле алкоголем по всем требованиям законодательства, чтобы избежать штрафов. В этом поможет МойСклад — облачный сервис с поддержкой ЕГАИС. Приемка товара от поставщиков, отчеты о продажах, акты списания за смену. Все это формируется автоматически и бесплатно.

Вопросы и ответы

— Нужно ли при приеме товара сканировать каждую бутылку?

При приеме вообще нет необходимости сканировать товар. Приемка и работа с поставщиками ведется в рамках электронного документооборота в ЕГАИС, партиями по объемным показателям.

— Как перемещать остатки между магазинами?

Согласно официальной позиции ФС РАР, перемещения между обособленными подразделениями, а также с центрального склада или офиса возможны только при наличии оптовой лицензии. Но с технической точки зрения УТМ позволяет оформлять накладные на перемещения. Это актуально только для ООО, так как для ИП все точки продаж обычно зарегистрированы под одним идентификатором ФСРАР (FSRAR_ID).

— Что делать, если в магазине произошел сбой с интернетом?

Если интернет в магазине внезапно отключится, торговлю можно некоторое время продолжать. Программа для ЕГАИС сохранит данные о каждой продаже, чеки покупателям будут закрываться.

Работать в таком режиме можно не более 3 дней. Если в течение этого времени устранить поломку не получится, продажу алкоголя придется приостановить. В случае сбоя также стоит уведомить ЕГАИС, чтобы было на что ссылаться, если возникнут вопросы.

ЕГАИС в общепите

Предприятия общепита так же, как и розничные продавцы, обязаны фиксировать в ЕГАИС только закупку у поставщиков.

В отличие от розничной торговли, предприятия общепита могут списывать всю реализацию алкоголя (вскрытых бутылок) за смену одновременно. Списывать закрытые единицы продукции запрещено.

Подробнее про ЕГАИС в общепите >>

Вопросы и ответы

— Если мы ИП и торгуем только пивом, нужен ли нам сканер?

Использование 2D-сканера для продаж пива в ЕГАИС — на ваше усмотрение. Но есть два значимых плюса:

• приемка товара идет гораздо быстрее (проще сканировать штрихкоды, чем вбивать их вручную);

• он позволяет проверить считываемость штрихкодов и избежать штрафов за продукцию с несчитываемым штрихкодом.

— Нужен ли сканер для небольшого кафе-бара?

В отличие от крепкого алкоголя, пиво не нужно учитывать поштучно, поэтому для пива сканер не нужен, для крепкого алкоголя — нужен. Это актуально для всех организаций общепита.

Пока закона о легальной интернет-торговле алкоголем не существует, но он в планах. Предполагается, что в этом законе нужно прописать ограничения по возрасту покупателей и по времени продаж.

Ответственность за нарушение требований

Если торговая точка не подключена к ЕГАИС, по закону она не может продавать алкогольные напитки, в том числе пиво. За несоблюдение этого правила в статье 14.19 КоАП предусмотрены штрафы:

• От 150 000 до 200 000 рублей для юридического лица;

• 15 000 рублей для физического лица (руководителя компании).

Аналогичная ответственность действует и для предпринимателей, которые подключились к ЕГАИС, но не сканируют товар. В том числе неумышленно — например, когда при закупке к продавцу попали бутылки с испорченными штрихкодами, с которых невозможно считывать информацию. Лучше подобного не допускать, так как продажа такого товара — нелегальный оборот алкогольной продукции.

Если информация, отраженная в декларации, не отражает те объемы, которые проходили через ЕГАИС, регулирующий орган может применить меры по законодательству вплоть до лишения лицензии.

Торговля алкоголем — сложный процесс. Необходимо вести учет и дополнительно отчитываться о продажах в ЕГАИС.

Упростить задачу поможет МойСклад — онлайн-сервис с бесплатной поддержкой ЕГАИС для любого количества розничных точек.

• отправляйте данные о продажах, акты списания напрямую в ЕГАИС;

• в один клик принимайте или отклоняйте товарно-транспортные накладные;

• создавайте приемки на основании ТТН.

Также:

• контролируйте остатки с уведомлениями, что товар заканчивается;

• автоматически создавайте заказы поставщикам на основании статистики продаж или неснижаемого остатка;

• анализируйте продажи: сервис подскажет, какой товар закупать больше, а от какого лучше отказаться;

• печатайте чеки и ценники;

• бесплатно работайте с маркировкой — в 2023 она станет обязательной.

Читайте также:
Как заполнить и сдать алкодекларацию
Маркировка пива и слабоалкогольных напитков
Как открыть магазин пива с нуля
Подключение к ЕГАИС