Образец заполнения путевого листа

02 марта 2023

Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.

Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.

На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.

Форма путевого листа в 2025 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Скачать путевой лист

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.

Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.

Путевые листы: что учитывать

Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:

Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.

Обязательные реквизиты путевого листа

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.

Срок действия документа

Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.

Информация о лице, оформившем документ

Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.

ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.

Информация о ТС

Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.

Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:

заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».

Здесь же вписываются показания одометра:

при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.

Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.

Информация о водителе / водителях ТС

ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.

Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.

Также медработник ставит пометку:

по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».

Вид перевозки

Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.

Примеры коммерческих перевозок:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
организованные автобусные перевозки детских групп.

Вид сообщения

Варианты:

городское; — в пределах населенного пункта
пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.

Скачать путевой лист для легковой машины

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.

Скачать путевой лист для грузовика

Срок действия путевого листа

Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Нарушение	Кто проверяет и штрафует	Нормативный документ	Размеры штрафов
Водитель работает без путевого листа	ГИБДД	Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП	Водитель — 500 руб. Директор — 20 тыс. руб. Юрлицо и ИП — 100 тыс. руб.
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС	ФНС	НК РФ, ст. 122	20% от доначисленного налога
Нет отметки о медосмотре	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.
	Роструд	Ст. 5.27 КоАП	Директор — от 15 до 25 тыс. руб. Юрлицо — от 110 до 130 тыс. руб. ИП — 15-25 тыс. руб.
	Росздравнадзор	Ст. 11.32 КоАП	Водитель — 1 000 — 1 500 руб. Директор — 2-3 тыс. руб., Юрлицо и ИП — 30-50 тыс. руб.
Нет отметки о техническом контроле	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.

Часто задаваемые вопросы

Отвечаем на распространенные вопросы.

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Да, с 1 марта 2023.

В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.