Счет-фактура — это основной учетный документ. Он подтверждает факт отгрузки товара поставщиком или предоставления услуг по установленной стоимости. На этой странице можно бесплатно скачать бланк и заполненный образец.
Что такое счет-фактура
Счет-фактура — документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги. В нем же прописывается стоимость продукции. Счет-фактуру выдает продавец покупателю при отпуске товарно-материальных ценностей.
Виды счетов-фактур
Есть три вида счетов-фактур:
- Обычный, отгрузочный — подтверждает передачу товара покупателю.
- Авансовый — составляется при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги, но факт передачи не подтверждает.
- Корректировочный — заполняется при изменении цены или количества отгруженной продукции.
Для чего нужен счет-фактура
На основании правильно оформленного счета-фактуры контрагент принимает к вычету либо возмещению НДС.
При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счет-фактуру как подтверждение уплаты НДС в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС.
Иногда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, которые работают по упрощенной системе налогообложения. В этом случае покупатель может попросить продавца выставить ему счет-фактур без НДС.
Образец заполнения счета-фактуры
Документ готовится в двух экземплярах — для каждого из участников сделки, — и заверяется поставщиком. Скачать бланк и заполнить его должен продавец, отпустивший товарно-материальные ценности. Использовать можно как бумажный, так и электронный носитель.
Порядок заполнения по строкам
Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:
Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.
Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».
Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.
Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.
Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.
Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.
Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.
Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.
Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.
РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.
В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.
Кто подписывает счет-фактуру
Счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации или индивидуальный предприниматель. Но сделать это могут и другие сотрудники — у кого есть доверенность.
Печать на счете-фактуре ставить не обязательно. Если считаете нужным, можете поставить. Тогда печать будет служить дополнительным реквизитом.
Сроки выставления счета-фактуры
Счет-фактура выписывается в течение 5 календарных дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Правила действуют как для бумажных документов, так и электронных.
Авансовые счета-фактуры оформляются в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.
Штрафа за нарушение срока предоставления счета-фактуры нет. Организация может быть оштрафована только за отсутствие документа.
Однако нарушенный порядок выставления счетов-фактур на стыке налоговых периодов все-таки может привести к штрафу. Так, несвоевременное предоставление документа может рассматриваться как его отсутствие. Например, когда организация выставляет в начале текущего налогового периода счет-фактуру, который нужно было выставить в конце предыдущего.
Корректировка счета-фактуры
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
У этой операции есть ряд требований:
- Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
- Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
- Нужно проставить дату исправления.
- Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.
Если ошибок много и корректировку провести сложно, проще оформить испорченный документ заново. Это не противоречит закону, поскольку в Налоговом кодексе РФ нет прямого запрета на замену дефектного счета-фактуры. Но иногда такое право придется отстаивать в судебном порядке.
Когда счет-фактура не нужен
Есть случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом. Сделка подтверждается накладной или счетом на оплату. По закону счет-фактуру можно не заполнять, если:
- сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ).
- реализация товаров происходит за наличный расчет. В этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности.
- применяются упрощенные режимы налогообложения.
- юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (письмо Минфина от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171).
- товар облагается по нулевой ставке, если покупатель не является плательщиком НДС и отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты.
Электронные счета-фактуры
Электронный счет-фактура является юридически значимым документом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем организации или доверенным лицом. Формат цифровой версии бланка утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@.
Электронный счет-фактура нужен и при работе с прослеживаемыми товарами. Документ оформляют в электронном виде и передают их контрагентам через операторов ЭДО.
Журнал учета счетов-фактур
Здесь фиксируются выставленные и полученные документы. Сегодня обязанность по его ведению осталась только у:
- агентов и субагентов;
- комиссионеров и субкомиссионеров;
- экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
- застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.
Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
