Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2025 формы УПД — в этой статье. Разберем, что писать в каждом поле документа.
Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):
Скачайте образец заполнения УПД:
Электронный УПД
Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он выполняет три следующих функции:
- cчeт‑фактура,
- cчeт‑фактура c расширенным набором реквизитов,
- первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.
МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно.
Правила заполнения УПД
Документ по‑прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет‑фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД. Выберите из двух:
- 1 — УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры для операций, облагаемых НДС;
- 2 — УПД выписывается в качестве только накладной или только акта для операций без НДС.
Упростит заполнение УПД инструкция ниже.
УПД со статусом 1
Подраздел со счетом-фактурой
Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.
Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя. Писать «он же» нельзя.
Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.
Строка 5а
Документ об отгрузке
Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.
Строка 7
Наименование и код валюты. Счет‑фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней. Это требование, установленное в пункте 7 статьи 169 НК РФ.
Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора, в строке ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу, а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников.
Табличная часть
А
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Графа 1
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.
Графы 1a, 1б и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.
Графа 1б содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию. В ином случае ставится прочерк. Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД, утвержденного решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54.
Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.
Графа 4
Цена за единицу измерения без НДС. Ставится при возможности ее указания.
Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.
Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».
Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождена по ст. 145 НК РФ или в случае выставления счета‑фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».
Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».
Графа 9
Стоимость всего количества товара, работ, услуг, переданных прав с учетом НДС.
Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров.
УПД со статусом 2
Не заполняются табличные графы:
- 7 и 8 — ставка и сумма НДС;
- 10, 10а и 11 — страна и ГТД заполняются только для операций, облагаемых НДС.
Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.
Остальные поля заполняются как описано выше.
Кто подписывает УПД
Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.
Далее — правила подписания для участников сделки.
Более 50 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Подписи в УПД со стороны продавца:
-
В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица).
Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, ставится в поле для дополнительной подписи.
Если вы поручаете подписание счетов‑фактур кому‑то другому, например, продавцу или менеджеру, оформите ему доверенность в соответствии со ст. 185, 185.1, 186 ГК РФ.
-
В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
-
В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни».
Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны покупателя:
-
В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
-
В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.
Вопросы и ответы
Универсальный передаточный документ используется в целях бухгалтерского учета, для подтверждения права на налоговый вычет по НДС и для подтверждения затрат при исчислении налогов.
УПД может содержать информацию о наименовании товаров, их количестве, цене, сумме НДС и других существенных деталях сделки. Он также может включать реквизиты, связанные с оплатой, доставкой и другими условиями договора.
Применение УПД — законное основание организации на:
- учет фактов хозяйственной жизни компании;
- налоговый вычет;
- подтверждение расходов для исчисления налогов.
Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет‑фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет‑фактура составляется отдельно.
Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа зависит от реквизитов, которые вы укажете. Для налогоплательщиков: если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, такой документ можно использовать как счет‑фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.
Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Допустимо применение УПД вместо счета‑фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.
Вместо отдельного оформления и обмена разными первичными документами организации могут объединить их реквизиты и всю необходимую информацию о сделке в одном документе УПД. Благодаря этому процесс документирования, обмена информацией, учета и налогообложения для контрагентов становится более компактным и структурированным.
Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.
Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ‑12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но формирование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.
Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.
Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.
Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет‑фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете‑фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов‑фактур — 5 календарных дней с момента отгрузки).
О выставлении одного счета‑фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД‑4‑15/17910 от 23.09.2016.
Строка 8, обязательная для универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующая информация. Если нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме.
Для них есть отдельный бланк.
Единственное отличие — графы 12-14:
В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара — код и условное обозначение. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости, в графе 14 — стоимость.
Образец заполнения можно скачать ниже.