Дефицит бумаги в России: как вести документооборот и работать с кассой

01 апреля 2022

Одна из проблем бизнеса в 2022 — резкий скачок цен на офисную бумагу и кассовую ленту, а также на картриджи для принтеров. В некоторых регионах бумаги для чеков вообще нет в продаже из-за перебоев с поставками.

Что делать, как вести документооборот и продажи на кассе в такой ситуации — рассказываем в статье.

Посмотрите запись вебинара от 31 марта 2022 «Торговля в кризис: маркетплейсы, импорт, платежи, логистика» с участием OZON, Модульбанка, СДЭК, ВКонтакте и Робокассы

Как вести документооборот без бумаги

Закупать расходники по завышенной цене — это неоправданные затраты для бизнеса. Участники деловых сообществ рассказывают, что печатают документы на черновиках.

Решение этой проблемы — подключить систему электронного документооборота. С помощью нее можно создавать, хранить, отправлять и согласовывать документы в электронном виде. Согласно 63-ФЗ, они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы при условии, что подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Когда ЭДО — эффективное решение

Чем больший объем документации у компании, тем выгоднее переходить на электронный формат.

Чтобы подключить ЭДО, нужно:

  • выбрать подходящую программу;
  • приобрести и установить на компьютер сертификат ЭЦП.

Электронный документооборот как временная мера

Если у компании документов немного, внедрять ЭДО на постоянной основе нет смысла, так как затраты на сервис не окупятся за короткое время.

Многие платформы предлагают пробный период (Контур.Диадок, А2В, СЭД ТЕЗИС) или бесплатную версию с ограниченным функционалом (ELMA, Аврора, FreshDoc), которого может быть достаточно.

Можно перейти на электронный документооборот частично, например, с контрагентами, если они уже практикуют работу с ним. Заявления, приказы и распоряжения внутри компании можно распечатывать на черновиках — в ситуации форс-мажора это оправданно.

Шаблоны всех необходимых документов для ведения учета вы можете найти и скачать в МоемСкладе.

Можно ли не выдавать бумажные чеки на кассе

Не печатать чек — это нарушение 54-ФЗ. Однако дефицит кассовой ленты — форс-мажор для бизнеса, который коснулся практически всех.

Существует ли альтернатива бумажным чекам — об этом далее.

Временное освобождение от ответственности

ФНС временно смягчила требования по учету операций. Кассир по-прежнему должен фиксировать продажи на кассе, но может не выдавать бумажный чек, если нет такой возможности.

Предпринимателя не привлекут к ответственности и не наложат штраф при условии, что он предъявит договор на покупку кассовой ленты или письмо от контрагента как доказательство проблем с поставками.

Такой режим действует до тех пор, пока не наладится работа логистических цепочек.

Электронные чеки

Легальная торговля предполагает печать чека при покупке. Однако чеки в бумажном виде — это не единственный возможный вариант.

54-ФЗ позволяет отправлять покупателю электронный чек с помощью SMS или email — бумажный чек при этом не нужен. Нужно лишь согласие покупателя. Для этого ФНС разработала специальное приложение «Мои чеки онлайн».

Электронный чек имеет ту же силу, что и бумажный. Покупатель при необходимости может сам его распечатать и предъявить в магазине, например, если захочет вернуть товар.

Когда без бумажных чеков не обойтись

Перейти на электронные чеки возможно, если ККТ работает в обычном режиме. Для автономного режима печать бумажных чеков — обязательное требование. Это актуально для предприятий и торговых точек, которые находятся в удаленной от средств связи локации.

Во всех случаях, когда вы не можете передать электронный чек, печатать бумажный придется.

Посмотрите запись вебинара «Маркировка молочных продуктов, воды и табака в 2022: как подготовиться» с участием экспертов Честного ЗНАКа.

Вариант с выбором, печатать чек или нет

В Кассе МойСклад можно выбрать, печатать чек или нет.

Раньше электронный чек можно было отправить, только если печатался бумажный дубликат. Теперь, если покупатель согласен получить чек только в электронном виде, достаточно ввести его контактные данные (email или телефон, на которые он придет) и отключить печать бумажного чека. Возможность доступна на всех устройствах.

Инструкция для десктопа

  1. Добавьте товары в чек;

  2. Выберите Покупателя;

  3. Нажмите Итого — откроется экран оплаты;

  4. В разделе Электронный чек выберите «На телефон» или «На email»:

    На телефон

    Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или email, они загрузятся автоматически. Если нет — впишите данные вручную.

  5. Рядом с полем ввода номера телефона или email появится опция «Печатать бумажный чек». По умолчанию она активна. Чтобы отключить печать, переведите ее в следующее положение:

    На email

    Важно! Отключить печать чека без указания контактных данных не получится — ККТ технически не позволит провести продажу в этом случае, так как это прямое нарушение ФЗ-54.

  6. Завершите продажу — покупатель получит чек на указанный телефон или email.

При каждой последующей продаже настройки сбрасываются и чек печатается по умолчанию.

Инструкция для мобильных устройств

  1. Добавьте товары в чек;

  2. Нажмите К оплате — откроется экран оплаты;

  3. Укажите Покупателя;

  4. Нажмите в правом верхнем углу на значок чека — откроются настройки электронного чека:

    Итог
  5. На телефонах системы Android:

    Выберите, куда выслать чек — на Электронную почту или на Телефон. Если в карточке контрагента в сервисе МойСклад эти данные заполнены, они загрузятся автоматически. Если нет — впишите данные вручную.

    На экране появится переключатель «Печатать бумажный чек». Чтобы отключить печать, переведите его в следующее положение:

    Android

    На телефонах с iOS:

    Введите электронную почту или телефон покупателя.

    IOS

    Аналогично сделайте неактивным переключатель «Печатать бумажный чек».

  6. Завершите продажу — чек будет отправлен на указанный телефон или электронную почту.

Стоимость отправки электронного чека по номеру телефона рассчитывается согласно вашим тарифам в ОФД.

Таким образом, можно не прекращать торговлю даже при дефиците чековой ленты.

Бесплатная кассовая программа МойСклад:

  • Подходит для любого устройства (ноутбука, планшета, смартфона) на Windows, Android, Linux и iOS + есть офлайн режим;
  • Совместима с проверенным моделями ККТ: АТОЛ, ШТРИХ-М и Viki Print;
  • Соответствует законам об онлайн-кассах и маркировке;
  • Простая во внедрении и использовании. Есть помощь в настройке и поддержка 24/7;
  • Позволяет указывать наименование товара в чеке, удобно управлять ценами и создавать товар по штрихкоду.
Подключить Кассу МойСклад
Читайте также:

МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать