Как вести документооборот и работать с кассой без бумаги

01 апреля 2022

Переход на электронный документооборот и кассовые расчеты без бумаги — серьезное решение для бизнеса. Как минимум, это возможность сэкономить на офисных расходниках, как максимум, шаг на пути к минимизации рутины и повышению продуктивности.

Как вести документооборот и продажи на кассе без бумаги — рассказываем в статье.

Посмотрите бесплатный мастер-класс «Все про 54-ФЗ и онлайн-кассы для интернет-магазина» от АТОЛ и МойСклад

Когда ЭДО — эффективное решение

С помощью системы электронного документооборота можно создавать, хранить, отправлять и согласовывать документы в электронном виде. Согласно 63-ФЗ, они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы при условии, что подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Чем больший объем документации у компании, тем выгоднее переходить на электронный формат.

Чтобы подключить ЭДО, нужно:

  • выбрать подходящую программу;

  • приобрести и установить на компьютер сертификат ЭЦП.

Электронный документооборот как временная мера

Если у компании документов немного, внедрять ЭДО на постоянной основе нет смысла, так как затраты на сервис не окупятся за короткое время.

Многие платформы предлагают пробный период (Контур.Диадок, А2В, СЭД ТЕЗИС) или бесплатную версию с ограниченным функционалом (ELMA, Аврора, FreshDoc), которого может быть достаточно.

Можно перейти на электронный документооборот частично, например, с контрагентами, если они уже практикуют работу с ним. Заявления, приказы и распоряжения внутри компании можно распечатывать на черновиках.

Шаблоны всех необходимых документов для ведения учета вы можете найти и скачать в МоемСкладе.

Можно ли не выдавать бумажные чеки на кассе

Не печатать чек — это нарушение 54-ФЗ. При этом ФНС в последнее время смягчает требования по учету операций. Кассир по-прежнему должен фиксировать продажи на кассе, но может не выдавать бумажный чек, если нет такой возможности.

Электронные чеки

Легальная торговля предполагает печать чека при покупке. Однако чеки в бумажном виде — это не единственный возможный вариант.

54-ФЗ позволяет отправлять покупателю электронный чек с помощью SMS или email — бумажный чек при этом не нужен. Нужно лишь согласие покупателя. Для этого ФНС разработала специальное приложение «Мои чеки онлайн».

Электронный чек имеет ту же силу, что и бумажный. Покупатель при необходимости может сам его распечатать и предъявить в магазине, например, если захочет вернуть товар.

Когда без бумажных чеков не обойтись

Перейти на электронные чеки возможно, если ККТ работает в обычном режиме. Для автономного режима печать бумажных чеков — обязательное требование. Это актуально для предприятий и торговых точек, которые находятся в удаленной от средств связи локации.

Во всех случаях, когда вы не можете передать электронный чек, печатать бумажный придется.

Посмотрите запись свежего вебинара «Обязательная маркировка молочной продукции: как подготовиться к 1 сентября» с участием экспертов Честного ЗНАКа и EDO.ru

Вариант с выбором, печатать чек или нет

В Кассе МойСклад можно выбрать, печатать чек или нет.

Раньше электронный чек можно было отправить, только если печатался бумажный дубликат. Теперь, если покупатель согласен получить чек только в электронном виде, достаточно ввести его контактные данные (email или телефон, на которые он придет) и отключить печать бумажного чека. Возможность доступна на всех устройствах.

Инструкция для десктопа

  1. Добавьте товары в чек;

  2. Выберите Покупателя;

  3. Нажмите Итого — откроется экран оплаты;

  4. В разделе Электронный чек выберите «На телефон» или «На email»:

    На телефон

    Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или email, они загрузятся автоматически. Если нет — впишите данные вручную.

  5. Рядом с полем ввода номера телефона или email появится опция «Печатать бумажный чек». По умолчанию она активна. Чтобы отключить печать, переведите ее в следующее положение:

    На email

    Важно! Отключить печать чека без указания контактных данных не получится — ККТ технически не позволит провести продажу в этом случае, так как это прямое нарушение ФЗ-54.

  6. Завершите продажу — покупатель получит чек на указанный телефон или email.

При каждой последующей продаже настройки сбрасываются и чек печатается по умолчанию.

Инструкция для мобильных устройств

  1. Добавьте товары в чек;

  2. Нажмите К оплате — откроется экран оплаты;

  3. Укажите Покупателя;

  4. Нажмите в правом верхнем углу на значок чека — откроются настройки электронного чека:

    Итог
  5. На телефонах системы Android:

    Выберите, куда выслать чек — на Электронную почту или на Телефон. Если в карточке контрагента в сервисе МойСклад эти данные заполнены, они загрузятся автоматически. Если нет — впишите данные вручную.

    На экране появится переключатель «Печатать бумажный чек». Чтобы отключить печать, переведите его в следующее положение:

    Android

    На телефонах с iOS:

    Введите электронную почту или телефон покупателя.

    IOS

    Аналогично сделайте неактивным переключатель «Печатать бумажный чек».

  6. Завершите продажу — чек будет отправлен на указанный телефон или электронную почту.

Стоимость отправки электронного чека по номеру телефона рассчитывается согласно вашим тарифам в ОФД.

Таким образом, можно не прекращать торговлю даже при дефиците чековой ленты.

Бесплатная кассовая программа МойСклад:

  • Подходит для любого устройства (ноутбука, планшета, смартфона) на Windows, Android, Linux и iOS + есть офлайн режим;
  • Совместима с проверенным моделями ККТ: АТОЛ, ШТРИХ-М и Viki Print;
  • Соответствует законам об онлайн-кассах и маркировке;
  • Простая во внедрении и использовании. Есть помощь в настройке и поддержка 24/7;
  • Позволяет указывать наименование товара в чеке, удобно управлять ценами и создавать товар по штрихкоду.
Подключить Кассу МойСклад
Читайте также:

Поделиться статьей:
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать