Электронные чеки: как перейти и отправлять покупателям

Наряду с обычными чеками 54-ФЗ обязывает использовать электронные. В каких случаях они заменяют бумажные, как их отправлять покупателям и другие требования законодательства — в этой статье.

Формировать электронные чеки можно в бесплатном приложении Касса МойСклад, которое поддерживает все актуальные требования законодательства, так как регулярно обновляется в автоматическом режиме. Работает на любом устройстве. Легко подключить популярные модели фискальников.

Что такое электронные чеки

Электронный чек — это полноценный кассовый документ в цифровом виде, по которому покупатель может оформить возврат, налоговый вычет и т.д. так же, как по бумажному. Его можно предоставлять по просьбе клиента в любых торговых точках — от автосервиса до булочной.

Согласно п. 1 ст. 1.2 За­ко­на 54-ФЗ, предприниматель обязан проводить оплату с помощью онлайн-кассы и выдавать фискальный чек — бумажный или электронный.

Бумажный чек можно не распечатывать и заменить электронным вариантом, если есть возможность отправлять его покупателю:

• по SMS;
• в мессенджеры, привязанные к номеру телефона (ВК, Viber);
• по email.

Важнейшее условие, при котором возможна отправка цифрового чека — клиент называет свой номер телефона или электронную почту до момента расчетов, в ином случае это противоречит 54-ФЗ.

Отправляет чек покупателю тот, кто ведет расчеты — кассир или платежный агент.

Либо можно автоматизировать этот процесс с помощью программ ОФД (операторов фискальных данных). Чтобы всё было легально, предприниматель заключает договор с ОФД. Для подключения отправки по СМС нужно оплатить пакет сообщений, стоимость зависит от тарифов оператора. Отправка чеков на электронную почту бесплатна.

Чем электронный чек отличается от бумажного

Электронный чек имеет ту же силу, что и бумажный, но есть различия по другим параметрам.

Во-первых, основание для выдачи / отправки. Кассир выдает напечатанный чек вне зависимости, нужен он клиенту или нет. Электронный пригодится, если покупатель согласен получить его вместо бумажного.

Во-вторых, необходимость запрашивать контактные данные. Чтобы распечатать и отдать чек на кассе лично, они не нужны. Для отправки электронного документа клиент до момента расчетов сообщает номер телефона или e-mail адрес, на который готов получить чек.

В-третьих, долговечность. Бумажный экземпляр быстро выцветает и использовать его через некоторое время уже не получится, а электронный всегда можно найти в смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».

В-четвертых, срок выдачи / отправки. Если бумажный чек нужно выдать сразу после проведения оплаты, электронный, в соответствии с 192-ФЗ отправляем не позднее:

• следующего после оплаты рабочего дня;
• момента, когда покупатель получает посылку от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Также есть небольшие различия по реквизитам — об этом далее.

Что обязательно должен включать электронный чек. Формы электронного чека

Электронный чек считается действительным при условии, что содержит все обязательные реквизиты — их перечень прописан в ст. 4.7 54-ФЗ и приказе ФНС от 14.09.2020 №ЕД-7-20/662.

Список реквизитов отличается в зависимости от способа отправления — на телефон или электронную почту.

Отправка на телефонный номер по СМС

Поскольку СМС-версия электронного чека ограничена по символам, она содержит только основную информацию о расчетах:

• наименование документа;
• дата и время покупки;
• итоговая сумма;
• регистрационный номер ККТ;
• фискальный признак;
• ссылка на полную версию на сайте ОФД.

Вот как это выглядит:

Отправка в мессенджеры, привязанные к телефону клиента

Чек в Viber, WhatsApp и других мессенджерах отображается в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. По этой ссылке можно перейти на страницу с полной электронной версией чека.

Удобно, что можно такие чеки хранить в памяти телефона или облачном хранилище, например, чтобы при необходимости вернуть товар.

Отправка на электронную почту покупателя

Он более подробный по сравнению с СМС-версией и включает в основном те же обязательные реквизиты, что и бумажный + дополнительные, которые должны быть в электронном.

К общим обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и адрес магазина / офиса;
• название организации или ИП;
• признак расчета;
• наименование товаров, работ, услуг;
• ставка НДС;
• цена за единицу товара;
• скидка;
• итоговая сумма;
• форма расчета — наличными деньгами или в безналичном порядке;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа (режим передачи данных в ФНС);
• сайт, где покупатель может проверить подлинность чека;
• порядковый номер фискального документа;
• должность и фамилия кассира;
• ИНН организации или ИП;
• QR-код размером не менее 2×2.

Обязательные реквизиты для электронного чека — это:

• номер телефона или e-mail покупателя и магазина;
• номер версии ФФД;
• код формы фискального документа;
• система налогообложения (для бумажного — опционально).

Пример:

При переходе по ссылке открывается полная версия:

Если это продажа между юрлицами или ИП, в документе дополнительно должны отображаться:

• наименование покупателя;
• ИНН покупателя;
• сумма акциза — для подакцизных товаров;
• регистрационный номер таможенной декларации — при продаже импортных товаров;
• страна производства товара.

При участии платежного агента к перечню реквизитов добавляются:

• величина вознаграждения агента;
• номер телефона агента, поставщика и оператора, который принимает платеж.

QR-код в чеках

QR-код — двумерный код, в котором зашифрованы следующие данные:

• время и дата расчетов;
• номер фискального документа;
• признак расчета;
• итоговая сумма;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

Покупатель может отсканировать куар-код и проверить эту информацию.

Размер кода должен быть не меньше площади 2 на 2 см.

Для продавца QR-код — это возможность добавлять в чек любую дополнительную информацию, например, сайт магазина, информацию о скидках.

Электронный чек с маркировкой

При расчетах за маркированный товар помимо всех перечисленных выше реквизитов в чеке должны быть:

• код товара;
• код GTIN;
• серийный номер;
• символ маркировки [М].

Примечание. В печатной версии чека указывать эти реквизиты необязательно.

Это были обязательные реквизиты электронного чека, которые определяет законодательство. Дополнительно можно подключить промо-опции, чтобы использовать расчетные документы для продвижения.

Реклама в электронных чеках

С помощью электронных чеков можно также продвигать товары и услуги. Для этого есть специальные промо-опции, которые можно активировать в личном кабинете ОФД:

• брендирование — добавление в цифровой чек, который уходит по СМС или в мессенджер, информации о скидках и акциях, адреса сайта и т.д.
• логотип в чеке на e-mail.

Таким образом, с помощью дополнительных элементов чека можно повышать узнаваемость компании продавца среди действующих клиентов и мотивировать их на участие в акциях и повторные покупки.

Если вы предлагаете скидки, важно проконтролировать, корректно ли кассир их применяет при формировании чеков

В сервисе МойСклад в настройках точки продаж можно разрешить или запретить кассиру выдавать скидки.

Также в МоемСкладе можно отследить все действия кассиров: авторизация, открытие и закрытие смены, продажи, возвраты, редактирование документов. Это особенно удобно, если у вас нет администратора, который постоянно бы следил за работой сотрудников в точке продажи.

Попробовать МойСклад

Можно ли отправить электронный чек вместо бумажного

Продавец в любом случае обязан выдать клиенту чек. По умолчанию это бумажный документ, который формируется при расчетах на онлайн-кассе. Либо его можно отправить в электронном виде при соблюдении условий из п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ.

Условия замены бумажного чека на электронный

Вы можете не печатать чек, а отправить его онлайн, если:

• клиент об этом попросит (в ином случае выдаете бумажный);
• клиент до момента расчетов назовет номер телефона или электронный адрес;
• у продавца есть техническая возможность для передачи информации в электронной форме.

Юридическая сила электронного чека

О равенстве юридической силы электронного и бумажного чека говорится в Письме Министерства финансов № 03-01-15/66784 от 12.10.2017 г.

Закон приравнивает чек в электронной форме к кассовому чеку, напечатанному с помощью ККТ на бумажном носителе, если в них совпадают следующие сведения:

• регистрационный номер ККТ;
• сумма, дата и время расчета;
• фискальный признак документа;
• ссылка, по которой можно скачать чек.

Об этом есть пояснение в п. 4 ст. 1.2 54-ФЗ.

Покупатель может проверить подлинность электронного чека по QR-коду или по реквизитам с помощью приложения «Проверка кассового чека в ФНС России» или на сайте ОФД.

Когда без бумажных чеков не обойтись

Перейти на электронные чеки возможно, если ККТ работает в обычном режиме. Для автономного режима печать бумажных чеков — обязательное требование, прописанное в пункте 2 статьи 1.2 и пункте 7 статьи 2 54-ФЗ.

Это актуально для предприятий и торговых точек, которые находятся в удаленной от средств связи локации.

Во всех случаях, когда вы не можете передать электронный чек, печатать бумажный придется.

Электронный чек для интернет-магазинов

Для e-commerce это основной документ расчета.

При онлайн-расчете задача магазина — передать кассовый чек в электронной форме, используя контактные данные, которые покупатель оставляет в форме заказа или при регистрации.

Печатать чек на бумаге нет необходимости. Исключение — когда курьер принимает оплату на месте. В этом случае чеки формируют с помощью ККТ в момент оплаты, распечатывают и отдают покупателю.

Кроме того, когда клиент оплачивает заказ на месте, он имеет право запросить и электронный чек.

Облачные кассы для курьеров

Если вы используете для курьеров интернет-магазина облачную кассу, нужна всего одна стационарная ККТ, которую можно установить в офисе или магазине. Она будет работать в связке с программой на устройствах курьеров. При этом у вас может быть сколько угодно посыльных, отделов, ПВЗ и даже несколько интернет-магазинов.

Облачную кассу для курьеров разрешено применять:

• если магазин продает товары дистанционно, доставляет заказ курьером и курьер принимает оплату;
• при разносной торговле;
• при расчетах по месту выполнения работы или оказания услуги. Например, если компания устанавливает окна и клиент платит на месте.

С облачной кассой можно оформить продажу в любом месте — без бумажного чека — и бесплатно сделать кассовый чек онлайн с QR-кодом. При этом вы в разы сократите издержки. Больше не понадобится:

• покупать для курьеров или на каждый интернет-магазин кассовые аппараты и фискальные накопители,
• приобретать подписку ОФД к каждой кассе,
• ремонтировать и обслуживать каждую ККТ.

Создать электронный чек можно за несколько минут:

1. Курьер передает покупателю товар, клиент его оплачивает наличными или картой. При этом расчет может быть полным или с зачетом предоплаты или аванса.
2. Курьер делает запрос на печать чека из специального приложения. Для этого отлично подойдет Касса МойСклад.
3. Онлайн-касса, что стоит в офисе, формирует чек и отправляет его в ФНС, данные о чеке возвращаются в приложение и включаются в QR-код.
4. Курьер показывает покупателю QR-код, который клиент может отсканировать и получить полноценный электронный чек.

Сроки и форматы

Согласно п. 5.4 ст. 1.2 № 54-ФЗ, а также 192-ФЗ, отправить электронный чек нужно:

• не позднее следующего после оплаты рабочего дня;
• не позднее момента, когда покупатель получает заказ от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Допустимые форматы: изображение JPG или PNG, pdf-файл, текстовый формат с кодом HTML.

При отправлении в СМС подойдет текстовый формат с указанием платежной информации и ссылки на полную версию чека, в идеале — на сайте ОФД.

Штрафы за нарушения при отправке электронных чеков

Отказ отправлять электронный чек или несоблюдение сроков — это административные правонарушения. Согласно п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ, штраф по ним составляет:

• для сотрудника — 2 000 рублей;
• для ИП — 2 000 рублей;
• для организации — 10 000 рублей.

Если в чеке отсутствуют номер телефона или электронный адрес покупателя, по пункту 4 той же статьи за это грозит предупреждение или штраф:

• для должностного лица — от 1,5 до 3 тысяч рублей;
• для организации — от 5 до 10 тысяч рублей.

Кто должен отправлять электронные чеки

Тот, кто принимает оплату от клиента. Это может быть:

• кассир в розничном магазине;
• почтовый оператор, если оплата идет наложенным платежом при дистанционной торговле;
• оператор, предоставляющий онлайн-кассу в аренду;
• платежный агрегатор.

Два последних варианта доступны, если ваш платежный агрегатор или ОФД предлагают платные услуги по отправке электронных чеков.

В случае с вендинговыми автоматами электронные чеки не отправляются по техническим причинам. Их функции выполняет QR-код, который показывается при покупке на дисплее автомата — клиент может просканировать его с помощью смартфона.

Кто может не отправлять чеки в электронном виде

Иногда у предпринимателя нет технических условий для отправки электронных чеков. Закон 54-ФЗ освобождает от этой обязанности:

• торговые точки на территории военных объектов, объектов ФСБ, органов внешней разведки, государственной охраны;
• населенные пункты из списка местностей, удаленных от средств связи.

При этом выдавать бумажный кассовый чек они обязаны.

Как покупателю распечатать электронный чек

При необходимости покупатель может сам распечатать электронный чек и предъявить в магазине. Например, для подтверждения операции, если захочет вернуть товар.

Проще всего это сделать из сервиса ФНС «Мои чеки онлайн». Зарегистрируйтесь, укажите ваш номер телефона или почту — система преобразует их в QR-код, который кассир может считывать в момент покупки.

Все чеки будут храниться в вашем профиле, откуда и можно их распечатать в любой момент.

Как перейти на электронные чеки

Что изменится в бизнес-процессах продавца и как это реализовать с технической точки зрения — об этом далее.

Как изменится работа торговых точек

Необходимость запрашивать контактные данные при покупке может привести к долгому обслуживанию и, как результат, к очередям в магазинах.

Решение этой проблемы — создать базу данных и вносить в неё контакты клиентов, которые готовы получать чеки в электронном варианте. В будущем это ускорит процесс расчетов. Кассир будет спрашивать телефон или e-mail только у новых покупателей, а существующих найдет в программе, например, по номеру телефона.

Некоторые сетевые магазины уже перешли на такой формат работы, например, Пятерочка. В их приложении пользователь может указать e-mail и поставить галочку, что согласен получать все чеки этого магазина в электронном виде.

Помимо скорости обслуживания это дает возможность использовать базу для целей маркетинга — допустим, для промо-рассылки.

Как настроить отправку электронных чеков

Чтобы отправлять цифровые кассовые документы, нужна онлайн-касса с фискальным накопителем и доступом в интернет.

Необходимо также:

• подключиться к ОФД и к платежному агрегатору (для интернет-магазинов), чтобы фиксировать оплаты и отправлять фискальные данные в ФНС;
• заключить договор с ОФД на отправку электронных чеков клиентам, в том числе оплатить пакет СМС-сообщений;
• обновить учетную и кассовую программу.

Вот схема, как происходит формирование электронных чеков при продажах:

Прекращать совсем печатать чеки не стоит, так как в некоторых случаях без них не обойтись. Например, если ККТ работает в автономном режиме из-за проблем с интернет-соединением. Или в случаях, когда клиенту нужен именно бумажный чек, отказ в выдаче — это нарушение 54-ФЗ.

Есть компромиссное решение — настроить программу так, чтобы при каждом расчете кассир мог выбрать, печатать чек или нет. Это можно сделать в Кассе МойСклад с любого устройства — Windows, Linux, iOS и Android. Вот как это работает на десктопе и в мобильной версии приложения.

Инструкция для десктопа

1. Добавьте товары в чек.
2. Выберите Покупателя.
3. Нажмите Итого — откроется экран оплаты.

4. В разделе Электронный чек выберите нужный вариант:

   

   Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или электронная почта, они загрузятся автоматически. Если нет — введите данные вручную.

5. Рядом с полем ввода появится опция «Печатать бумажный чек». По умолчанию она активна. Чтобы отключить печать, переведите ее в следующее положение:

   

   Если в карточке этого контрагента в сервисе МойСклад заполнены номер телефона или e-mail, они загрузятся автоматически. Если нет — введите данные вручную.

6. Завершите продажу — покупатель получит чек на указанный телефон или e-mail.

При каждой последующей продаже настройки сбрасываются и чек печатается по умолчанию.

Инструкция для мобильной версии

1. Добавьте товары в чек.
2. Нажмите К оплате — откроется экран оплаты.
3. Укажите Покупателя.

4. Нажмите в правом верхнем углу на значок чека — откроются настройки электронного чека:

   

5. На телефонах Android:

6. Выберите, куда выслать чек — на Электронную почту или на Телефон. Если в карточке контрагента в сервисе МойСклад эти данные заполнены, они загрузятся автоматически. Если нет — введите их вручную. На экране появится переключатель «Печатать бумажный чек». Чтобы отключить печать, переведите его в следующее положение:

   

   На телефонах iOS:

   Введите электронную почту или телефон покупателя.

   

   Аналогично сделайте неактивной опцию «Печатать бумажный чек». Завершите продажу — чек будет отправлен на указанный телефон или электронную почту.

Стоимость отправки электронного чека по номеру телефона рассчитывается согласно вашим тарифам в ОФД.

Таким образом, можно не прекращать торговлю даже при дефиците чековой ленты.

Бесплатная кассовая программа МойСклад:

• Подходит для любого устройства (ноутбука, планшета, смартфона) на Windows, Android, Linux и iOS + есть офлайн режим.
• Совместима с проверенным моделями ККТ: АТОЛ, ШТРИХ-М и Viki Print.
• Соответствует законам об онлайн-кассах и маркировке.
• Простая во внедрении и применении. Поможем с настройкой. Техподдержка 24/7.
• Позволяет указывать наименование товара в чеке, удобно управлять ценами и создавать товар по штрихкоду.

Ответы на вопросы

Можно ли не выдавать бумажные чеки на кассе?

Не печатать чек — это нарушение 54-ФЗ. При этом ФНС в последнее время смягчает требования по учету операций. Кассир по-прежнему должен фиксировать продажи на кассе, но может не выдавать бумажный чек, если нет такой возможности.

Как соблюдать 54-ФЗ при выдаче чеков?

Легальная торговля предполагает печать чека при покупке. Однако чеки в бумажном виде — это не единственный возможный вариант.

54-ФЗ, а именно пункт 2 статьи 1.2, позволяет отправлять покупателю электронный чек с помощью СМС или e-mail — бумажный чек при этом не нужен. Нужно лишь согласие покупателя. Для этого ФНС разработала специальное приложение «Мои чеки онлайн».

Электронный чек имеет ту же силу, что и бумажный. Покупатель при необходимости может сам его распечатать и предъявить в магазине, например, если захочет вернуть товар.

Как передать чек при безналичных расчетах без прямого взаимодействия с покупателем?

В пунктах 5.3 и 5.4 статьи 1.2 54-ФЗ прописаны следующие способы:

• в электронной форме по СМС или на адрес электронной почты клиента не позднее рабочего дня, следующего за днем расчета, но не позднее момента передачи товара;
• на бумажном носителе вместе с товаром в случае расчетов за товар без направления чека в электронной форме.

Что делать в ситуации, если клиент потерял бумажный чек?

Продавец не обязан выдавать покупателю дубликат, но может помочь получить электронную версию чека даже при отсутствии бумажного:

• найти в личном кабинете ОФД и отправить на электронную почту клиента;
• сообщить реквизиты, по которым клиент сможет сам найти чек в приложении ФНС по проверке кассовых чеков.

Установить приложение можно из App Store или Google Play. Получить электронную версию чека можно, если отсканировать куар-код бумажного чека или выполнить поиск по необходимым данным.

Где найти электронный чек помимо приложения ФНС?

Самый простой способ — Портал госуслуг. Откройте в личном кабинете раздел «Платежи» и выберите вкладку с вашей историей платежей.

Найдите нужный платеж со статусом «Оплачено», кликните по нему и выберите способ получения чека — скачать в PDF или отправить на электронную почту.

Подойдет ли электронный чек для отчетности в бухгалтерию?

При необходимости можно оригинал бумажного чека оставить у себя, отсканировать его и в бухгалтерию передать электронный вариант. Главное, чтобы в нем были видны все реквизиты. Особенно QR-код, по которому чек можно найти в приложении ФНС.