X и Z-отчеты в онлайн-кассах: что это, зачем нужны и как сделать

Ранее X и Z‑отчеты формировались на кассовых аппаратах. С внедрением онлайн-касс все данные из них автоматически передаются в налоговую службу через интернет. В статье рассказываем, какое значение теперь имеют эти отчеты, обязательны ли, что включают и как формируются.

Вести кассовые операции удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z‑отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Какие отчеты формирует онлайн-касса: определение и классификация

Так как расчеты ведутся на кассовом оборудовании нового поколения — онлайн-кассе, данные записываются на фискальный накопитель. Не придется печатать отчеты и хранить в бумажном виде или на физических носителях.

Согласно пункту 4 статьи 4.1 54-ФЗ, в фискальном накопителе в нередактируемом виде хранятся реквизиты отчетности:

• о регистрации;
• об изменении параметров регистрации;
• об открытии смены;
• о закрытии смены;
• о закрытии фискального накопителя;
• о текущем состоянии расчетов, Х-отчет.

В статье мы подробно рассмотрим икс-отчет и зет-отчет. Оба документа выглядят, как чеки ККТ, но с разным набором данных и реквизитов. Далее рассмотрим оба подробно.

Что такое Z‑отчет

Зет-отчет — это фискальный документ, который снимался в конце рабочей смены ежедневно на кассовых аппаратах старого образца с ЭКЛЗ. В нем — данные по всем операциям за день. Z‑отчет завершал смену и обнулял счетчики. Кассир переносил данные из зет-отчета в справку-отчет по форме КМ‑6 и журнал кассира-операциониста по форме КМ‑4.

Отчет выполнял также следующие функции:

• подведение итогов по выручке за смену;
• фиксация итога продаж в фискальной памяти;
• отражение возвратов денег и скидок, аннулирование чеков.

После того, как онлайн-кассы стали обязательны на законодательном уровне, привычный Z‑отчет ушел в прошлое. На сегодняшний день он уже не печатается на бумаге, а формируется автоматически на современных ККТ. Его называют также отчетом о закрытии смены.

Согласно письму Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017, документы КМ‑6 и КМ‑4 вести не обязательно, но и не запрещено, если в этом есть необходимость для бизнесмена.

Как изменился Z‑отчет после появления онлайн-касс

Первое отличие — мгновенная автоматическая передача данных в ИФНС по интернету.

Второе отличие — при формировании не происходит обнуления данных и фиксации итога в фискальной памяти. Поэтому старый Z‑отчет также называли отчет с гашением.

Все остальные задачи новый Z‑отчет, или отчет о закрытии смены, решает по-прежнему.

Реквизиты и образец Z‑отчета

Согласно приказу ФНС России от 14.09.2020 № ЕД‑7‑20/662@, он должен включать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы ФД;
• номер версии ФФД;
• наименование пользователя;
• ИНН пользователя;
• кассир;
• ИНН кассира;
• адрес и место расчетов;
• дата, время формирования документа;
• номер смены;
• регистрационный номер ККТ;
• количество кассовых чеков за смену;
• общее количество фискальных документов за смену;
• количество документов, не переданных в ФНС, дата первого;
• признаки превышения времени ожидания ответа ОФД, необходимости срочной замены ФН, переполнения памяти ФН, исчерпания ресурса ФН (указываются только при наступлении соответствующих событий);
• ресурс ключей фискального признака (остаток срока действия ФН);
• номер документа;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• фискальный признак сообщения.

В зависимости от этого Z‑отчет может выглядеть следующим образом:

Особенности Z‑отчетов

Для Z‑отчета с гашением, который кассир снимал вручную, были следующие требования:

• формировать не позднее суток с начала работы на кассе, то есть с открытия смены;
• наличие порядкового номера — это значит, что в журнале кассира не должно быть пропусков;
• запрет снимать повторно или отменять, так как он сохраняется в фискальной памяти аппарата и на контрольной ленте;
• обязанность снимать нулевой Z‑отчет — то есть нужно было снимать, даже если в течение 24 часов не было никаких операций по кассе.

Для нового Z‑отчета требования по своевременности передачи данных в налоговые органы выполняются автоматически с помощью онлайн-кассы. Причем при отсутствии подтверждения о получении налоговым органом отчета ККТ отправляет его повторно.

Виды Z‑отчетов

• Основной, который снимается в конце смены, очищает все регистры аппарата — обнуляет выручку за рабочий день и завершает смену. При его отсутствии кассу заблокируют;
• По отделам — отчет с данными по каждому отделу продаж. Он обнуляет счетчик накопления отделов. Снимать каждый день его не обязательно;
• По кассирам — отчет с указанием, какую сумму денежных средств пробил конкретный пользователь кассы. После снятия накопления по работникам обнуляются;
• По товарам. Выводит количество проданных товаров, если в аппарате заложена база всех товаров.

Как сформировать Z‑отчет в программе и закрыть смену

На онлайн-кассах отчет автоматически формируется и передается в ФНС в онлайн-режиме. Никаких данных самостоятельно вводить не нужно, только нажать кнопки в нужной последовательности. Какие именно — зависит от устройства, на котором работает кассир. Это указано в инструкции производителя, что идет в комплекте с кассой.

В Приложении Касса МойСклад все интуитивно и просто

Открывайте и закрывайте смену в пару кликов. Если продать товар, смена откроется автоматически, но можно открыть и вручную. В разделе «Смена» — вся информация о том, сколько товара продали, какая выручка на данный момент, сколько наличных в кассе и прочие данные.

В конце рабочего дня — сводный отчет по торговым точкам у вас в смартфоне. Контролируйте продажи, не приезжая в магазин.

Скачать Кассу МойСклад

Чек коррекции

Чек коррекции делают, если допущены ошибки в расчетах, например:

• кассир неверно указал сумму при выполнении операции;
• расчет без использования ККТ;
• поломка или сбой аппарата в момент совершения расчета.

Если ошибка обнаружена в течение рабочего дня, чек коррекции нужно пробить до закрытия смены, либо сформировать в другой день.

Реквизит «количество кассовых чеков» в отчете о закрытии смены включает данные о числе документов коррекции с признаком расчета «Приход» и «Расход». Отдельной строкой он не выводится.

Чек коррекции может не отразиться в Z‑отчете, если при его формировании произошел сбой в работе кассы.

Что такое X‑отчет без гашения

Икс-отчет — фискальный документ с информацией о наличности, пробитой за рабочую смену. Он показывает операции, проведенные в течение смены и суммы по ним.

Прежние названия — утренняя отчетность, нулевой чек, нулевой отчет. Это связано с тем, что раньше ФНС требовала снимать его в начале смены. Цель — показать, что на этот момент в кассе нет налички и выручка равна нулю.

На сегодняшний день X‑отчет можно сформировать на ККТ в любое время неограниченное количество раз.

Для чего нужны X‑отчеты

Они не подаются в налоговую в обязательном порядке.

С помощью икс-отчета вы можете сверить продажи, произведенные по программе, и данные, сохраненные в онлайн-кассе. Дело в том, что не все продажи могут попасть в кассу из-за возможного прерывания связи с ней.

Задача, которую помогает решать отчет — увидеть эту разницу и принять меры, чтобы не попасть на штрафы.

Содержание и реквизиты X‑отчета

Снять его можно только за текущую смену или по узким показателям:

• по чекам и наличности — количество с суммами;
• по кассирам — по выручке каждого сотрудника;
• по отделам — данные о продажах по каждому подразделению;
• по товарным позициям — для отслеживания остатков;
• по активности продаж — операции за разные временные периоды.

Как выглядит икс-отчет — зависит от модели кассы. Как правило, он содержит следующие реквизиты:

• Дата и время;
• Сумма наличных денег в кассе;
• Общий итог по продажам;
• Количество и сумму оплаты наличными и безналичным способом;
• Количество продаж за смену;
• Количество операций по возвратам с суммами;
• Сколько всего напечатано чеков.

Виды X‑отчетов

• Основная бумага по чекам и наличным деньгам — показывает количество чеков за смену и сумму наличности в кассовом ящике;
• По кассирам — группировка выручки по работникам;
• По отделам — группировка выручки по отделам продаж;
• По товарам — группировка данных по товарам для контроля товарных остатков;
• Проверка активности продаж по времени — помогает выявить, когда активность покупателей максимальна.

Как и когда снимать отчет в программе

Отчет формируется аналогично с помощью комбинации клавиш кассовой техники. От этого зависит, как будет выглядеть готовый документ в электронном или печатном формате.

X‑отчет формируется только до Z‑отчета. Z печатается раз в сутки, а X — при сдаче выручки.

Кто имеет право снимать X‑отчеты

Выполнять данную операцию могут только:

• Кассиры, в том числе несущие материальную ответственность с обязательным разрешением на распечатку икс-отчетов;
• Администраторы, назначенные руководителем или старшим кассиром, у которых есть код доступа к режиму подготовки отчетности без гашения;
• Сотрудники сервисного центра ЦТО при проведении манипуляций, направленных на ликвидацию неисправностей;
• Инспекторы ФНС при проверке соответствия наличных денег и документов онлайн-кассы. В этом случае формирование отчетов возможно только при участии лиц с доступом к отчетности.

Ограничение доступа необходимо, чтобы избежать риска:

• воровства наличных денег;
• оприходования излишних денег;
• погашения образовавшихся недостач в процессе выявления в текущем обороте;
• обсчета клиентов.

Отличия X- и Z‑отчетов

Оба отчета выполняют разные функции, и налоговая предъявляет к ним разные требования. Различия — в таблице:

Отслеживайте дату и время открытия и закрытия смен в кассе

В МоемСкладе можно подключить уведомления об открытии и закрытии смены. Также вы видите поступление денежных средств и выручку с учетом примененных скидок.

Попробовать МойСклад

Ответственность за нарушения, связанные с отчетами X и Z

Раньше отсутствие или утрата физического Z‑отчета приводила к штрафам от 300 до 500 руб. для должностных лиц и этим же суммам в десятикратном размере для юридических лиц (ст.19.7 КоАП РФ). Теперь такой проблемы нет — отчет электронный, а данные передаются через ОФД.

Данные Z‑отчета передаются автоматически, а налоговый орган подтверждает их получение. При отсутствии подтверждения онлайн-касса делает повторную отправку.

Если отчет не поступает в течение 24 часов с момента открытия смены, ККТ блокируется. Налоговую об этом уведомляет оператор фискальных данных.

Схема снятия Х‑отчетности не закреплена на законодательном уровне, так как документ применяется для внутреннего контроля. Следовательно, не предусмотрено и штрафных санкций.

Непосредственно по X и Z‑отчетам штрафов нет в силу их специфики. Однако это не отменяет ответственности за несоблюдение требований к использованию онлайн-касс и правил кассовой дисциплины.

Ответы на вопросы

Какие вопросы могут появиться об X и Z‑отчетах на практике и ответы на них — далее.

Отчет о текущем состоянии расчетов и Х‑отчет — одно и то же?

Как и X‑отчет, снимать отчет о текущем состоянии расчетов можно сколько угодно раз за смену для информационных целей. Однако цели эти разные.

Отчет о текущем состоянии расчетов проясняет, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД. Он нужен в случае, если ККТ не отправляла фискальные данные оператору более 30 дней.

Х‑отчет показывает операции и суммы по ним за смену.

Как проверить корректность необнуляемого остатка, если есть расхождения сумм по Х‑отчетности в конце рабочего дня и после открытия новой смены?

Информацию можно найти в Z‑отчетности, или отчете о закрытии смены.

Реквизит «Необнуляемая сумма прихода» формируется на кассах линейки АТОЛ. Он носит неофициальный характер и не прописан в нормативных актах.

В отчетах онлайн-касс других производителей ККТ показатель может называться иначе, например, «Необнуляемая сумма». Если в настройках печать этого реквизита не прописана, он не будет отображаться.

Может ли распечатывать Х‑отчет постороннее лицо, не допущенное к ведению расчетов по кассовой технике?

Нет, нужно обратиться к администратору либо другому уполномоченному лицу. Причем даже администраторы и проверяющие органы допускаются для совершения этого действия с разрешения руководства компании.

Как отражается внесение в кассу разменной монеты в Х и Z‑отчетности?

Внесение размена не относится к выручке от торговли, поэтому сумма отражается как операция «внесение» в начале смены и фиксируется в Х‑отчете до момента окончания смены и выполнения операции «выдача». Поэтому при закрытии кассовой смены эта сумма не появится в Z‑отчете.

Есть ли ограничения по частоте распечатки Х‑отчета?

Распечатывать Х‑отчеты можно сколько угодно раз, задав требуемые настройки. При этом запрограммировать каждый тип параметров можно с помощью собственной комбинации клавиш.

Можно ли сделать возврат после снятия Z‑отчета?

Нет, оформить возврат из кассы возможен только в той смене, когда совершена продажа.

Если покупатель пришел в другую смену, придется оформлять расходный кассовый ордер. Технически невозможно сформировать чек о возврате, поскольку на текущий момент в кассе уже нет нужной суммы.