Сертификация товаров для маркетплейсов в 2025 году: отказное письмо, декларация и сертификат соответствия

Любая продукция, которая продается на маркетплейсах, должна быть сертифицирована. Это говорит покупателю о том, что она безопасна. В России для торговли на маркетплейсах обычно получают сертификат или декларацию соответствия, а также отказные письма.

В этой статье вместе с компанией по сертификации рассказываем про оформление разрешительной документации: требования закона, где и как оформить, какие товары нужно сертифицировать и декларировать.

Эксперт статьи

Где и как получить сертификат для маркетплейсов: пошаговая инструкция

Для оформления документов нужно обратиться в аккредитованные сертифицирующие органы. Там вам подскажут, какой вид документа нужен на товар, и посчитают стоимость оформления.

Если вы крупный селлер и у вас много товаров, можете делегировать всю работу по оформлению компаниям по аутсорсингу ВЭД.

Ниже рассказываем, как регулируется в стране сертификация товаров.

Требования закона по сертификации продукции

Права и обязанности участников сертификации описаны в законе № 5151-1 РФ «О сертификации продукции и услуг» от 10.06.1993.

По закону продавцы обязаны:

• продавать товары только с разрешительной документацией: сертификатом или декларацией о соответствии;
• следить за тем, чтобы продаваемые товары соответствовали требованиям нормативных документов и техрегламентов;
• маркировать товары;
• указывать в сопроводительной технической документации сведения о сертификате или декларации о соответствии на товар;
• не мешать уполномоченным лицам проводить сертификацию и затем проверять сертифицированную продукцию;
• сообщать в орган по сертификации, если вносите изменения в техническую документацию или в техпроцесс производства сертифицированного товара;
• приостанавливать или прекращать продажи товара, если:
  • он больше не соответствует требованиям нормативных документов;
  • срок действия сертификата, декларации о соответствии или срок годности, службы продукции истек;
  • действие сертификата приостановлено или отменено по решению органа по сертификации.

Базовый набор документов для торговли на маркетплейсах

Эти документы в принципе нужны, чтобы продавать на маркетплейсах:

• документ о регистрации юрлица:
  • для ИП — свидетельство о регистрации и свидетельство о получении ОГРНИП,
  • для самозанятых — справка о самозанятости из приложения;
• копия паспорта или другого документа, который подтверждает личность;
• копия СНИЛС;
• реквизиты банковского счета юрлица;
• документы, подтверждающие права на товар, например:
  • свидетельство о регистрации товарного знака,
  • договор на поставку товаров,
  • лицензии.

Юрлица еще предоставляют выписку из ЕГРЮЛ, решение и приказ о назначениях руководителя и главного бухгалтера, договор аренды склада и другие документы при необходимости.

Документы, подтверждающие права на товар

Если вы планируете продавать товары, которые зарегистрированы во Всемирной системе интеллектуальной собственности (ВОИС, или WIPO), то вам подойдут:

• лицензионный договор;
• договор на дистрибуцию;
• письмо — разрешение на продажу товара от правообладателя.

Если планируемый бренд не зарегистрирован в этой системе, документы выше не нужны.

Бесплатный шаблон этикеток для маркетплейсов

В МоемСкладе есть удобный шаблон для печати этикеток со штрихкодами для Ozon, Wildberries, Яндекс Маркета. После загрузки баркодов сервис сам переведет их в формат EAN-13 или Code 128. Вам останется только выбрать размер.

Можно печатать этикетки сразу для нескольких видов товаров. Для работы ничего скачивать не нужно, программа доступна в любое время и с любого устройства.

Попробовать МойСклад

Разрешительные документы

Нужен один из документов, который подтверждает безопасность и качество ваших товаров:

• сертификат соответствия,
• декларация о соответствии,
• отказное письмо,
• свидетельство государственной регистрации.

Эти документы вы можете запросить у своего поставщика вместе с доверенностью на право пользования документом.

Если вам их не предоставили или вы планируете продавать под личным брендом, нужно самостоятельно их оформить на себя в органе по сертификации продукции.

Виды документов по сертификации товаров

Разрешительная документация подтверждает, что товар соответствует российским ГОСТам, техническим регламентам, Единым санитарным требованиям и другим нормативным актам — он безопасен и его можно свободно продавать на территории России, а зачастую и всего таможенного союза.

Сертификат соответствия

Это документ, который подтверждает, что продукция соответствует техническим нормам и принятым требованиям к качеству и безопасности. Сейчас в России признаются два стандарта качества:

• ГОСТ Р — российские стандарты;
• ТР ТС — Технические Регламенты Таможенного союза.

Для оформления сертификата всегда обязательно проведение испытаний в аккредитованной лаборатории на соответствие необходимым техническим регламентам. Требуется, например, на бытовую электронику, одежду первого слоя, детскую обувь, игрушки.

Стоимость: от 40 000 до 150 000 рублей.

Срок оформления: от 2 недель до 1,5 месяцев.

Срок действия: от 1 года до 5 лет.

Декларация соответствия

Декларация означает, что ваш товар соответствует требованиям технических регламентов или национальным стандартам, что вы прошли все необходимые испытания, собрали необходимый пакет документов и официально загрузили эти данные в открытый государственный реестр.

Под декларирование попадает большое количество типов товаров, например: промышленное оборудование, электроника, пищевая продукция, частично одежда, косметика, мебельная продукция и другие изделия.

Стоимость и сроки оформления зависят от схемы декларирования, сложности испытаний и типа продукции.

При регистрации декларации на сайте Росаккредитации есть поле «номер ГТД». Отсутствие номера в поле или фиктивный номер являются поводом к прекращению действия декларации.

Стоимость: в среднем от 10 000 до 30 000 рублей.

Срок оформления: от нескольких дней до 2–3 недель.

Срок действия: 3 или 5 лет в зависимости от типа продукции или на одну ввозимую партию бессрочно.

Отказное письмо

Отказное письмо — это информационный документ, который сообщает, что товар не нужно сертифицировать. Он ничего не регламентирует. При этом оформлять его не обязательно — такого требования нет в законодательстве. Также нет и госреестра таких писем, чтобы их проверить. На маркетплейсах с этим не так строго, но таможня может запросить, поэтому советуем не экономить 3000–8000 и сделать.

Стоимость: 3000–8000 рублей.

Срок оформления: 1–2 дня.

Срок действия: не имеет, действует до внесения изменений в перечни продукции (ПП № 2425) или технические регламенты.

Свидетельство государственной регистрации

Это документ, который подтверждает, что продукция прошла всю процедуру государственной регистрации и соответствует обязательным санитарным и гигиеническим нормам, установленным на территории Таможенного союза.

Отличается от сертификации тем, что помимо проверки качества и безопасности проверяются еще санитарно-гигиенические нормы. В практике встречается часто, так как СГР нужен на детские товары возрастной категории от 0 до 3 лет: одежда, обувь, игрушки, пеленки. Также из популярного — БАДы.

Стоимость: от 60 000 до 200 000 рублей.

Срок оформления: 2–3 месяца.

Срок действия: бессрочный.

Обязательная маркировка товара

В России действует обязательная маркировка для ряда товаров. Например, нужно маркировать детскую одежду, некоторые позиции мужской и женской одежды, обувь, фотооборудование, косметику. Полный список — в статье.

Продажа маркированных товаров — сложный процесс. Нужно забить каждый шаг в систему «Честный знак», а потом еще отразить это в товарном учете.

Удобнее вести работу в одном месте. Заказать коды и сообщить об их выбытии, обменяться документами с поставщиками через ЭДО, получить данные об остатках и прибыли. Со всем этим поможет МойСклад — учет любых товаров, рабочее место кассира и CRM в комплекте. Быстрый старт, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.

Регистрационное удостоверение Росздравнадзора

Делается на все медицинские изделия. Процесс сложный, требует сил и множества согласований с Росздравнадзором. Получить регистрационное удостоверение возможно только в том случае, если иностранная фабрика имеет все соответствующие лицензии на производство медицинских изделий у себя в стране и полный пакет технической документации на продукт.

На маркетплейсах также есть группы товаров, для которых нужно регистрационное удостоверение Росздравнадзора: например, ортопедические стельки, корсеты коррекционные и подобное.

Стоимость: от 700 000 до 2 млн рублей.

Срок оформления: от полугода до 1,5 лет.

Срок действия: выдается на неопределенный срок.

Нотификация ФСБ

Нужна для всех товаров с шифрованием. Оно подразумевает под собой, например, наличие Wi-Fi, Bluetooth, 4G, 5G. То есть под нотификацию попадают все телефоны, ноутбуки, беспроводные наушники.

Сложность в том, что для нотификации нужна апостилированная доверенность. Для этого нужно заверение в консульстве, если страна не входит в договор об апостиле. Достаточно сложная процедура, делается примерно 1,5 месяца и еще около недели ждать, когда официально пришлют письма.

Нотификация ФСБ не делается на каждый из ваших товаров. Если товар ранее был завезен в Россию и на него есть нотификация в реестре, то заново делать не нужно.

Если товар имеет шифрование, но его наименование, код ТН ВЭД не совпадают с перечнем 2.19. Шифровальные (криптографические) средства на 100%, то ФСБ выдает отказное письмо, которое ни в каких реестрах не регистрируется, но таможней принимается. Уже года 3-4 так.

Стоимость: от 70 000 до 100 000 рублей.

Срок оформления: примерно 1,5 месяца.

Срок действия: указывается заявителем и может составлять более 5-10 лет.

Какие товары можно не декларировать: примеры популярных категорий

Если кратко, чтобы узнать, подлежит продукция обязательной сертификации или декларированию, нужно изучить:

• Единый перечень товаров, утвержденный ПП РФ № 982;
• Единый перечень продукции, утвержденный решением комиссии Таможенного союза № 526.

Не нашли там свой товар? Скорее всего, сертифицировать или декларировать его не нужно.

Вообще, изучение этих перечней — задача для специалистов. Но если вы смелый и хотите все сами, для вас мы написали инструкцию ниже. Или можете воспользоваться ботом-помощником от SertMarket.

Примерный перечень товаров, не требующих сертификации на маркетплейсах

• офисная бумага;
• бижутерия для взрослых;
• аксессуары для волос и создания причесок;
• некоторые ароматизаторы;
• зеркала;
• искусственные цветы;
• картины;
• грозди;
• замки и другая дверная фурнитура;
• елочные украшения;
• рыболовные товары;
• стекло;
• книги для взрослой аудитории;
• настольные игры для взрослой аудитории;
• кухонные мойки;
• сумки для взрослых;
• любого вида часы, не подключаемые к электросети;
• маски для сна;
• сувениры;
• пряжа, нити и фурнитура швейная;
• почтовые ящики;
• деревянная посуда;
• швабры;
• фоторамки;
• спортивный инвентарь;
• садовый инвентарь и ручной инструмент;
• ящики для хранения.

Пара советов от экспертов статьи

Самые частые случаи из практики: не повторяйте чужих ошибок.

Правильно подбирайте код ТН ВЭД

Будьте внимательны при заполнении карточки товара. Именно на этом этапе селлеры допускают ошибки и получают штрафы. Частая причина — неправильно подобранный код ТН ВЭД.

Подбирать код нужно внимательно. Если его не указать совсем или указать неправильно (например, попадает под обязательную маркировку), может прийти внушительный штраф — 1500 ₽ за каждую единицу товара.

К нам очень часто общаются именно с этой проблемой, называя страшные суммы штрафов: 150 000 ₽, 500 000 ₽, 1 200 000₽ просто из-за невнимательности.

Не пытайтесь обмануть систему

Был случай, когда клиент отказался от сертификации детской игрушки, поскольку стоимость не входила в его бюджет, выходило накладно. В недобросовестной фирме ему посоветовали назвать товар не игрушкой, а декором для дома и оформить отказное письмо.

К сожалению, не прокатило. Озон заблокировал карточку и кабинет продавца. Правда, эта история со счастливым концом: мы выпустили правильные документы продавцу, и его кабинет разблокировали. Только потраченное время, деньги и нервы уже не вернуть.

Не рискуйте, а следуйте закону и оформляйте все необходимые документы.

Список товаров, подлежащих обязательной сертификации при торговле на маркетплейсах

Основные популярные категории товаров на маркетплейсах:

• детские товары,
• одежда,
• электроника,
• товары для дома,
• косметика,
• мебель,
• продукты питания.

Небольшая шпаргалка по видам документов для маркетплейсов

Вот базовые большие категории, на которые можно запомнить виды документов. Станет проще разбираться.

Интуитивно несложно определиться с видом документа: чем потенциально опаснее товар, тем «серьезнее» документ для него нужен.

Какой вред может нанести брелок, цветочный горшок, подставка для телефона? Никакой, поэтому всякие мелочи почти всегда попадают под отказное письмо. Но некачественная детская пижама, соска или пеленка могут серьезно навредить, поэтому для них только сертификаты и СГР.

Не всегда интуиция подскажет вам верно: например, мыльница кажется безобидной мелочью, но на нее нужна декларация ГОСТ. Лучше всегда уточнять у органа сертификации, чем попасть на штраф. Или можете воспользоваться ботом от SertMarket.

Как определить, подлежит ли ваш товар сертификации

Если просто и коротко, то в России действуют две системы сертификации:

• по постановлению правительства № 2425;
• в соответствии с техническими регламентами Таможенного союза.

Если товар, который вы хотите продавать, есть в этих документах, значит, на него нужно оформлять декларацию или сертификат. Если его там нет — тогда отказное письмо.

Сложность в том, чтобы правильно найти ваш товар в регламентах. Это непросто, но если очень хочется, то ниже есть инструкция, как это сделать.

Способ 1 — долгий, но верный

Данный способ поможет разобраться в документах и начать в них ориентироваться, но на первых порах не даст 100% гарантии того, что вы правильно определите, подлежит ли продукция сертификации. Очень много тонкостей и нюансов.

Сперва найти код ТН ВЭД

1. Зайти на сайт

2. Нажать: ТН ВЭД → Примеры декларирования.

3. В строке поиска ввести название товара.

4. Пролистать и просмотреть, какие коды повторяются для вашего товара.

   Проверить наличие кодов в новом перечне продукции для сертификата и декларации

5. Открыть страницу с постановлением.

6. С помощью поиска найти по обоим кодам товар.

   Если нашлось — оформляете декларацию или сертификат и потом наносите знак СТР на упаковку.

   Если ничего не нашлось, нужно еще проверить товар по техническим регламентам.

   Единого утвержденного списка товаров, не требующих сертификации в России, нет. Перечень в постановлении обновляется каждый год, изменения в технические регламенты также вносятся регулярно.

   Проверить по техрегламентам

7. Открыть сайт с перечнем техрегламентов.

8. Выбрать нужный, открыть его перечень и ввести ТН ВЭД для поиска.

   Если нашлось — оформляете сертификат или декларацию и потом ставите знак ЕАС.

   Если не нашлось — товар не нужно сертифицировать.

Проверить в перечне госрегистрации

Проверьте товар в перечне госрегистрации. Для этого введите его ТН ВЭД в поиске. Нашелся — тогда товару предстоит пройти госрегистрацию. Не нашелся — забудьте об этом.

Госрегистрации подлежат, например:

• детская косметика;
• стиральные порошки и средства для стирки;
• средства для посуды;
• одежда для новорожденных;
• ароматизаторы и ароматические жидкости.

Лайфхак: если продукт уже был в техрегламенте, можете в этот перечень не заглядывать.

Способ 2 — быстрый, но менее надежный

1. Зайти на сайт.
2. Посмотреть в графу Характеристики.
3. В пункте Сертификат посмотреть, какой сертификации подлежит товар: не требует или EAC.

Если покупаете на «Садоводе» или в ТЯК «Москва», можете спросить у локального продавца, кто производитель, что с сертификатом товара.

Способ 3 — ненапряжный

Позвонить в сертификационный центр и обо всем расспросить. Они проконсультируют бесплатно.

Центры разные, цены на одни и те же услуги могут сильно отличаться. Также некоторые могут мошенничать: за большие деньги предлагать неполную услугу или то, что по факту стоит сильно дешевле. Совсем плохой вариант: они не изучат как следует вашу продукцию и выдадут письма на все что угодно, даже на то, что подлежит сертификации.

Выбирайте тщательно и сравнивайте. Главное, помните: несмотря на то что отказные письма не обязательны, анализ продукции и подбор кодов ТН ВЭД требует глубоких знаний в сертификации. Порой бывает проще декларацию сделать, чем разобраться с отказным.

Регистрация собственного товарного знака

Раньше продавцы с похожими названиями из разных регионов практически не конкурировали друг с другом, поэтому смысла судиться не было. Но все изменилось с появлением маркетплейсов.

Для большинства категорий товаров — от одежды до бытовой техники на Wildberries, Ozon, Lamoda, Яндекс Маркет, МегаМаркет — нужны товарные знаки. Цель — избежать рисков, связанных с нарушением интеллектуальных прав. За продажу продукции без зарегистрированной марки на маркетплейсе могут оштрафовать на сумму от 10 тыс. до 5 млн рублей.

Помимо того, что своевременная регистрация защищает репутацию продавца, это еще и гарантия, что вы сами случайно не нарушите чьи-то права. А сделать это очень легко из-за строгих требований законодательства к уникальности торговой марки.

Наличие торговой марки в одних случаях — обязательное условие для торговли. В других — по усмотрению селлера, но он несет ответственность при возникновении споров: выплачивает штрафы и компенсирует судебные издержки.

В отдельной статье подробно разобрали, как зарегистрировать собственный товарный знак.