Что мешает вам выйти в онлайн: 7 проблем учета и как их решить
27 Мая 2020
Карантин и самоизоляция поставили бизнесу жесткие условия: чтобы выжить, офлайн-розница должна не только перейти в интернет и организовать доставку, но и научиться по-новому общаться с лояльными клиентами, находить новых, выдерживать конкуренцию, и все это в ситуации, когда и покупатели, и сотрудники, и руководители сидят дома. В такой момент опаснее всего для бизнеса — слабые места в учете. Именно они отнимают драгоценные ресурсы: время, внимание, даже деньги. Разберем на примерах, как привести в порядок учет, чтобы освободить время для развития и внимание для важных решений.
Оптимизация учета поможет решить самые острые проблемы, которые угрожают утопить ваш бизнес в критический момент.
- Проблема: бесконечная рутина. 72 часа в сутки уходят на текучку: обработку заказов, проверку резервов, документы. Решение: внедрить автоматические сценарии для всех повторяющихся действий.
В ответственный момент каждый час на вес золота, но время пожирают однотипные дела — особенно когда не хватает ресурсов. Хорошая новость: можно снять с себя всю механическую работу. Она может выполняться автоматически — с помощью сценариев в учетной программе:
- Товары из подтвержденного заказа будут ставиться в резерв.
- Статус заказа поменяется при получении оплаты.
- Резерв снимется, если покупатель отменил заказ.
- Если менеджер не смог сразу дозвониться клиенту, создастся задача перезвонить позже.
- Если товара стало меньше неснижаемого остатка, автоматически оформляется заказ поставщику.
- Однотипные заказы обрабатываются пачками, сразу по несколько: можно отправлять их в производство или создавать закупку.
Вот универсальный пример работы сценариев: Вам поступает заказ. — Автоматически создается задача для менеджера позвонить клиенту. — Он звонит, подтверждает заказ, меняет его статус. — Товары автоматически ставятся в резерв. — Автоматически создается задача для работника склада сформировать и отправить заказ.
Если покупку оплатили в онлайне, цепочка будет еще короче: после оплаты статус поменяется, товары поставятся в резерв, создастся задача укомплектовать и отправить заказ. И все это автоматически — без всякого вашего участия.
Для повторных продаж тоже можно настроить простой сценарий: после того как заказ выполнен — автоматически создавать задачу для менеджера через 30 дней позвонить покупателю и предложить ему заказать снова.
- Проблема: не хватает рук, чтобы проверять поставки и комплектацию заказов. В результате пересортица и много возвратов поставщикам. Решение: автоматически проверять комплектацию заказов, инвентаризацию тоже сделать автоматической.
Выяснять, почему фактическое количество товара меньше или больше учетного, всегда трудоемко и долго, особенно если вы лишились сотрудников. Чтобы уменьшить пересортицу, автоматически сверяйте комплектацию всех заказов. так, МойСклад быстро находит расхождения в заказах покупателей, заказах от поставщиков, при внутренних перемещениях. Это удобно делать уже в процессе работы.
Инвентаризацию тоже можно сделать автоматической — с помощью связки учетной программы и терминала сбора данных. Просканируйте терминалом штрихкоды товаров на складе: МойСклад автоматически проверит расхождения и выдаст инвентаризационную опись и документ с расчетным количеством. - Проблема: накладные расходы изменились, и наценку надо считать по-новому. Решение: автоматически учитывать накладные расходы в себестоимости товара.
Сегодня приходится постоянно думать, во сколько вам обходится бесплатная доставка покупателю или хранение товара на складе. В МоемСкладе такие расходы можно сразу добавить в себестоимость — вы сразу будете видеть все их статьи и какую наценку можно сделать. - Проблема: в потоке заказов, резервов и оплат сложно уследить за всем сразу. Решение: включить уведомления.
Отгрузки и поставки идут сплошным потоком, покупатели отменяют заказы и создают новые, доставки задерживаются, товары заканчиваются, счета теряются. Чем больше в ситуации непредсказуемых факторов, тем проще полностью потеряться — и это тут же отразится на финансах. Спасают уведомления о важных событиях: так, МойСклад сообщит вам, если у вас заканчивается товар, или поступил новый заказ, или счет не оплачен в срок. Уведомления придут туда, где вам удобно будет их увидеть: на смартфон в виде пуша, или сообщением на почту, или напоминанием в самом сервисе. - Проблема: доставки перегружены, клиент нервничает по поводу заказа. Решение: автоматически сообщать клиенту о смене статуса заказа.
Из-за небывалого спроса на доставку сроки съезжают, и покупатели не знают, когда именно они получат свой заказ. Чтобы клиент не решил, что товар потерялся, можно отправлять сообщать ему обо всех этапах обработки заказа. В МоемСкладе и это тоже делается автоматически: можно настроить автоотправку сообщений при смене статуса заказа. Например, когда на склад придет товар, заказанный у поставщика, сервис сам отправит покупателю письмо, что его товар поступил на склад и готовится к отгрузке. - Проблема: эффективность работы на удаленке падает. Решение: четко поставить сотруднику задачу в том же сервисе, где он работает, и связать ее со всем, что может понадобиться для выполнения: с карточкой клиента или с документом, например, договором.
Контролировать работу на удаленке сложно, особенно если вы столкнулись с этим впервые, а главное — это всегда отнимает больше времени, чем вы рассчитывали. В МоемСкладе это предусмотрено: в том же самом сервисе, где вы управляете товарами и складом, можно ставить задачи сотрудникам. Это освободит вас от необходимости использовать сторонний таск-менеджер. К задаче можно прикрепить все, что важно для вашей работы: карточку контрагента со всей информацией о нем, любые документы, записи звонков, ваши комментарии — они появятся в общем чате. А еще можно отследить любые действия сотрудников. - Проблема: интернет-магазин в одном сервисе, склад — в другом, доставка — в третьем, и вы вынуждены постоянно жонглировать окнами. Решение: работать в одном окне, управляя всеми процессами из общего центра с помощью интеграций.
В режиме одного окна можно управлять не только товарами, складом, заказами, сотрудниками. В едином центре можно собрать вообще все процессы, которые задействованы в вашей работе, в том числе оплату и доставку. В МоемСкладе больше ста интеграций с самыми популярными решениями для торговли: службами доставки (например, Boxberry и СДЭК), маркетплейсами (Ozon и другими), платформами для интернет-магазинов.
