Как подключить онлайн-кассу?

22 января 2018

В 2021 году онлайн-кассы должны использовать почти все предприниматели. Если вы только открываете бизнес и выбираете первую кассу, покупать нужно новую модель. В этом материале расскажем об онлайн-кассах — что это такое и сколько стоит, как их выбирать и подключать и какую выгоду они могут вам принести.

Посмотрите запись вебинара про переход на ФФД1.2, где рассказали, как подготовить онлайн-кассу к 6 августа, кого это коснется и во сколько обойдется

1. Что такое онлайн-кассы?

Онлайн-касса — это ККТ, которая подключается в интернету и отправляет чеки в налоговую. Но не напрямую, а через оператора фискальных данных, который принимает, обрабатывает, хранит информацию и передает ее в ФНС. Предприниматель обязан подключить к ОФД каждый свой кассовый аппарат.

Предпринимателям кассы помогут упростить работу: их стало легче регистрировать, перерегистрировать и снимать с учета. Можно уменьшить объем первичной документации, связанной с ККТ. А еще можно эффективно анализировать продажи и контролировать действия продавцов.

Есть польза и для покупателей — можно проверять подлинность выданных чеков с помощью напечатанного на них QR-кода и узнавать, легально ли работает продавец.

На онлайн-кассы перешли уже почти все. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили ИП без работников, которые:

  • работают сами,
  • оказывают услуги населению,
  • продают товары собственного производства.

При этом Минфин пояснил, что речь идет только о трудовых договорах. Если предприниматель заключит, например, договор подряда с физлицом, у него все равно остается право на отсрочку по онлайн-кассе.

1 июля 2021 года заканчивается последняя отсрочка для ИП: с этой даты все предприниматели должны использовать онлайн-кассы.

Посмотрите запись онлайн-конференции «Модный бизнес в 2021: производство, реклама, продажи»

2. Как работает новая система?

Чаще всего касса использует интернет через компьютер, к которому подключена, но некоторые модели могут самостоятельно устанавливать подключение.

В кассах появился новый элемент — фискальный накопитель. В нем хранятся данные о пробитых чеках. Фискальные накопители надо менять, о сроке сообщит сама касса. За месяц до окончания срока действия такого устройства в отчете «О закрытии смены» появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». Срок работы ФН разный:

  • 15 месяцев для бизнесменов, которые работают на ОСНО,
  • 36 месяцев для тех, кто работает на спецрежиме.

Онлайн-касса может печатать обычные чеки, а может отправлять электронный вариант покупателям по номеру телефона или на email. Одним электронным чеком можно ограничиться, когда покупка оплачивается дистанционно.

Как подключить кассу к компьютеру

Обычно касса подключается к компьютеру по usb. Потом на компьютер или ноутбук устанавливается драйвер программного обеспечения кассы, который чаще всего можно скачать на сайте производителя кассового аппарата.

О том, как подключить онлайн-кассу к интернету, узнайте в инструкции к ККТ. Так, одна касса может подключаться по SIM-карте, другая — по кабелю Ethernet.

3. Как ставить на учет онлайн-кассу?

Теперь все можно сделать онлайн — в личном кабинете на сайте ФНС nalog.ru. Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с ОФД. Реестр операторов фискальных данных, которые получили лицензию от налоговой, здесь >>

Статья по теме:
Бланк заявления о регистрации ККТ

Для регистрации кассы на сайте ФНС вам также понадобится электронная подпись — КЭП. Если у вас есть КЭП для отчетности, она подойдет. А вот КЭП для ЕГАИС использовать для регистрации кассы нельзя.

Процесс регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС мы по шагам разобрали здесь >>

Посмотрите бесплатный мастер-класс «Все про 54-ФЗ и онлайн-кассы для интернет-магазина» от АТОЛ и МойСклад

4. Какую кассовую программу выбрать и как сэкономить деньги?

Для малого бизнеса будет оптимальной связка «компьютер, ноутбук или планшет + кассовое ПО + фискальный регистратор, который отправляет данные в ОФД».

Вы можете вообще не покупать дорогую кассу. Программа Касса МойСклад полностью соответствует 54-ФЗ. Приложение работает на компьютере, планшете или смартфоне на Android или iOS. Подключите фискальный регистратор, сканер штрих-кодов, терминал для приема карт — и получите полноценное рабочее место кассира.

Если у вас несколько магазинов и касс, МойСклад поможет управлять ими из единого бэк-офиса. Вы сможете отслеживать выручку по торговым точкам в режиме онлайн, контролировать остатки товара и планировать закупки.

5. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужны ОФД и почему нельзя передавать чеки из кассы в налоговую напрямую?
— Зарегистрированные в ФНС онлайн-кассы производят в совокупности огромный объем фискальных данных. Чтобы эту конфиденциальную информацию обрабатывать — проверять корректность получения, сортировать, хранить — понадобилось промежуточное звено, которым и стали ОФД. 

Почему нельзя настроить передачу данных в ОФД сразу из кассовой программы, минуя фискальный регистратор?
— Это требование закона. Если вы торгуете в розницу, то обязаны использовать контрольно-кассовую технику с ФН и модулем передачи данных на борту устройства.

Как узнать, что касса передала чек в налоговую?
— Если информация отправлена, пользователь получит подтверждение от оператора фискальных данных. Чеки можно посмотреть в личном кабинете на сайте ОФД. Наличие неотправленных чеков и их количество можно проверить, напечатав на кассе отчет о текущем состоянии расчетов. 

Что будет, если касса не передаст данные в налоговую?
— Данные о пробитом чеке должны быть переданы в ОФД в течение 30 календарных дней. Если этого не произойдет, чеки перестанут печататься и продолжать продажи станет невозможно. Поэтому стоит иметь запасной интернет-канал на случай отказа основного.

Изменилась ли процедура возврата оплаченного товара или возврата средств за услуги?
— Чеки возврата теперь тоже отправляются в налоговую через ОФД. А возвраты в смену и не в смену теперь оформляются одинаково. Главное — оформить фискальный чек возврата. 

В торговые (вендинговые) автоматы теперь обязательно устанавливать ККТ?
— Да. Торговые автоматы должны печатать чеки, подтверждающие покупку. 

Можно ли кому-то работать без подключения кассы к интернету?
— Организации и ИП, работающие в отдаленных или труднодоступных местностях, освобождены от использования онлайн-касс. Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 №616 утвердил критерий для определения отдаленных от сетей связи местностей: численность населения менее 10 тысяч человек. А точные перечни населенных пунктов, признанных труднодоступными, утверждаются региональными нормативными документами для каждой местности в отдельности. 

МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать