Как управлять небольшим производством: разбираем главное

08 октября 2021

Каждый производитель, от владельца швейного цеха до директора мебельной фабрики, вынужден одновременно решать несколько задач. Вести учет, закупать оборудование, следить за ресурсами, контролировать работу сотрудников и качество продукции. Эти процессы актуальны как для крупных предприятий, так и при управлении небольшим производством.

Избежать ошибок и сократить незавершенное производство проще, если планировать все этапы работы в той же программе, где вы ведете учет. МойСклад — именно такая система. В сервисе можно управлять запасами на складе, ставить задачи и контролировать их выполнение, рассчитывать себестоимость готовой продукции. Зарегистрируйтесь и сразу начните работать.

Попробовать МойСклад

Как наладить учет и автоматизировать производство? С чего начать планирование задач? Как рассчитать рентабельность? Как управлять производством удаленно? Что делать с браком? Найти ответы на эти и другие вопросы помог бизнес-аналитик производства в МоемСкладе Тимур Амерханов.

В этой статье:
Посмотрите запись свежего вебинара «Как увеличить продажи на маркетплейсах» с участием OZON, Яндекс.Маркет и практикующих селлеров, который мы провели 7 октября 2021 года

Зачем нужны учет и планирование

Каким бы ни было производство, серийным или единичным, перед началом работы нужна подготовка. Без нее невозможно быть уверенным, что предприятие выполнит все заказы в срок.

Планирование позволяет:

  • Понять, над какими задачами работают разные подразделения и как они взаимодействуют между собой.
  • Оценить, достаточно ли материалов на складе, хватает ли других ресурсов, в том числе человеческих.
  • Синхронизировать снабжение с уже полученными и будущими заказами.
  • Рассчитать загрузку оборудования и выяснить, насколько все станки в вашем цехе заняты определенной работой.

Чтобы соотнести предстоящие расходы с ожидаемой прибылью, нужно вести учет производства. Он помогает не только с формированием прозрачной бухгалтерской отчетности, но и в анализе всех процессов.

В МоемСкладе можно вести учет на каждом этапе производства. В том числе фиксировать приемку материалов, перемещать их между складами и проводить инвентаризации. А еще следить за остатками на складах, сокращать издержки по хранению, рассчитывать себестоимость готовой продукции, чтобы распределить финансовые потоки и повысить рентабельность производства.

Попробовать МойСклад

Как наладить учет производства

Предприятия по-разному подходят к тому, как вести учет на производстве. Компании с одним цехом и небольшим количеством работников иногда используют Excel. Такой подход работает пока производство не расширяется. Как только появляются новые склады, помещения и сотрудники, а производство становится многономенклатурным, таблицы перестают приносить пользу.

Появляются сложности, но люди ведут учет производства в Excel. Заполняют бесконечные таблицы вручную. Кто-то делает безумные макросы и пытается все автоматизировать, но это неудобно потому что в Excel нет базы данных. Как только начинается потоковое производство, такая схема учета ломается: кто-то стер формулу, не обновил информацию о ценах или что-то не так скопировал.

Организовать складской и управленческий учет на производстве проще в специальной программе, которая объединяет приемку материалов и отгрузку продукции, а также данные об остатках на складе и контрагентах.

Статья по теме: Как проводить приемку

МойСклад подходит для того, чтобы вести учет производства онлайн. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. Кроме того, не нужно специально обучать сотрудников работе в программе: с простым интерфейсом они могут сами указывать, сколько материалов ушло на конкретном этапе. Зарегистрируйтесь и сразу организуйте учет производства для малого бизнеса.

Попробовать МойСклад

Как правильно планировать производство

Для начала нужно приоритизировать выполнение заказов. Когда менеджеры предприятия понимают, что именно нужно произвести и в каком количестве, они могут составить техкарты. Это документ, который описывает весь процесс изготовления изделия, включая все необходимые комплектующие.

Во время планирования производства одежды, текстиля, мебели, пищевой продукции и других товаров нужно обратить внимание на:

  • количество материалов;
  • поставку ресурсов;
  • число рабочих смен;
  • загрузку оборудования.

В МоемСкладе есть специальный документ для планирования объема производства — производственное задание. Он же используется для того, чтобы контролировать выполнение плана. Производственное задание можно создать в рамках заказа от конкретного покупателя. Либо с его помощью можно спланировать работу на неделю или на смену.

Производственное задание в МоемСкладе
Производственное задание в МоемСкладе

Это первый этап — определяем, что нам нужно произвести. Второй этап — определяем необходимые ресурсы. Для этого в производственном задании есть вкладка с материалами. А чтобы вести учет выполнения производственных заданий, надо смотреть отчеты. МойСклад позволяет организовать учет не только на складе, но и в производственном цехе. И сделать это не сложно. Пользователь ставит галочку, у него там все списываются материалы для этого этапа производства.

Как контролировать процесс

Когда все запланировано, а учет налажен, производитель понимает, сколько времени уйдет на выполнение заказов и может разбить технологический процесс на этапы. По мере выполнения каждого из них важно вовремя списывать материалы, которые используются. Например, ткани и нитки для одежды или древесину и фурнитуру для мебели. В МоемСкладе материалы списываются автоматически.

Если производственный цикл длится неделю и пользователь своевременно отмечает выполнение каждого этапа, допустим, в конце смены, то можно точно сказать, что сейчас есть на складе.

Если не контролировать, что именно происходит на конкретном этапе, то производство становится похожим на «черный ящик». Это происходит, когда руководитель предприятия видит только итоговый отчет о том, сколько материалов списалось и сколько готовой продукции оказалось на складе, но не знает, был ли перерасход сырья.

МойСклад позволяет разложить весь процесс, открыть «черный ящик» и посмотреть, что там действительно происходит. По сути это таск-менеджер, который еще и списывает материалы и показывает себестоимость готовой продукции. То есть мы раскладываем план на этапы, и последовательно отмечаем каждый из них. Единственное, что нужно сделать заранее — настроить техкарты. Указать, где и какие материалы используются, а потом все будет автоматически поэтапно списываться в процессе производства. Это удобно, так как обычно состав продукции не сильно меняется.

Вот как нужно выстроить работу, чтобы упростить контроль выполнения этапов в МоемСкладе:

  1. Настроить технологический процесс, чтобы понять, сколько этапов будет у производства. Для одежды это раскрой, пошив изделия, проверка качества (ОТК) и, возможно, упаковка. В случае, если речь о блузках, пальто, плащах и других товарах, которые подлежат маркировке, дополнительным этапом станет заказ и ввод в оборот кодов маркировки (КМ).
  2. Создать техкарту на изделие. Например, описать модель и размер рубашки, указать, что на этапе раскроя на нее уйдет 20 м ткани, на этапе пошива — 10 пуговиц или одна молния и застежка, а для упаковки понадобится специальный мешок и этикетка.

    Техкарта в МоемСкладе
    Техкарта в МоемСкладе
  3. Добавить техкарту в производственное задание. Можно указать, что у вас, например, заказ на пять рубашек, 10 платьев и 15 брюк.

    Зависит от того, сколько вам нужно позиций. Может дойти и до 100, особенно, если речь о пищевом производстве.

  4. Отмечать этапы, чтобы автоматически списывать материалы. Как только все этапы выполнены, готовая продукция попадает на склад и для нее рассчитывается себестоимость. В этот момент она будет уже точнее, чем в период планирования. В процессе производства можно контролировать себестоимость как для одной конкретной позиции, так и для нескольких.

    Еще до завершения всех этапов, менеджер может зайти в производственное задание, посмотреть, сколько уже сделано и прикинуть, когда будет заказ. Если на каком-то этапе работа остановилась, это сразу видно и можно что-то предпринять.

Зачем считать незавершенное производство

Иногда предприятия собирают заготовки для будущих изделий впрок, чтобы ускорить работу, когда получат новый заказ. Например, швейный цех кроит ткань для платьев, чтобы оборудование не простаивало, а сотрудники выполняли работу и получали зарплату. Если приходит заказ на брюки или другие изделия из этой же ткани, возникают проблемы.

Есть риск затоваривания. Когда предприятие отправляет на склад такие заготовки и переводит ресурсы. Заготовки занимают место, и на них уходят деньги. Все это приводит к росту объема незавершенного производства. Его надо контролировать.

Если вы планируете этапы и контролируете их выполнение, необходимо понять, когда именно возникает незавершенное производство и как его рассчитать.

Оценить объем незавершенного производства и снизить его можно с помощью МоегоСклада. Достаточно зайти в производственное задание. В нем отобразится все, что одновременно находится в работе и не доходит до очередного этапа. Зная о проблеме, менеджер предприятия может разобраться в причинах и устранить ее. Это сократит расходы на производство и повысит рентабельность.

Производственное задание в МоемСкладе
Производственное задание в МоемСкладе

Незавершенное производство при УСН

У малого и среднего бизнеса на упрощенной системе налогообложения (УСН) могут быть сложности с тем, как считать незавершенное производство. В налоговом учете это понятие используют только по отношению к прямым расходам предприятия: стоимости материалов и инструментов, амортизации оборудования и зарплате сотрудникам. При этом в УСН нет деления на прямые и косвенные расходы.

Статья по теме: Налоговая декларация по УСН

Самый простой способ — провести инвентаризацию и сверить результат с документами, которые подтверждают выпуск готовых изделий. Затем определить причину прочих прямых затрат и взять для этого установленный процент от стоимости сырья и материалов. Получится, что объем незавершенного производства равен цене за сырье и материалы вместе с прочими прямыми затратами.

Чтобы считать незавершенное производство по стоимости материалов нужны данные об остатках. Уже от них можно перейти к стоимости незаконченной продукции.

Что делать с браком

Даже самое тщательное планирование не всегда помогает избежать брака. Например, кулинарная продукция может сгореть из-за поломки оборудования, а выкройки ткани окажутся неподходящими из-за ошибки швеи. Отклонения, которые возникли на каком-либо этапе производства, нужно учитывать, так как они влияют на себестоимость.

Мы ожидали заработать 20%, а заработали 10%, потому что испортили ткань. В одежде ткань — это основная статья затрат. В МоемСкладе можно указать фактического значение, сколько действительно ушло ткани, например, 20 м вместо 10. Бывает и обратная ситуация, когда используют обрезки со склада и сшивают их вместе. Тогда фактически уходит 5 м ткани.

Производственные задания помогают понять причину, почему предприятие тратит больше ресурсов на выполнение заказов, чем изначально планировалось. В документе можно посмотреть, на каком этапе случился брак и какой сотрудник за него отвечал.

Это еще один плюс, заключается в том, что мы можем сказать, когда мы это сделали и даже кто это сделал. Все ходы записаны, это очень удобно с точки зрения учета производительности и для отслеживания брака. У нас указан человек, который выполнил этот этап.

Чтобы исправить ситуацию после появления брака предприятие часто повышает цену готовой продукции. Иногда это приводит к тому, что произведенные им товары перестают покупать. Одним из вариантов решения такой проблемы может стать пересмотр того, что именно стоит производить.

Посмотрите запись онлайн-конференции «Модный бизнес в 2021: производство, реклама, продажи»

Как рассчитать рентабельность

Оценивать, сколько предприятие заработает после завершения производства, нужно еще во время планирования. Чтобы получить предполагаемую прибыль, необходимо соотнести цену продажи с прогнозируемой стоимостью материалов.

В результате выполнения всех этапов появляется готовая продукция. Расчет стоимости изделия на производстве складывается из суммы расходов, которые прямо или косвенно связаны с процессом изготовления.

Предприятие продает товары и фиксирует выручку, из которой затем вычитает себестоимость. Так получается рассчитать рентабельность. По ней можно сделать выводы об эффективности проделанной работы.

Для расчета рентабельности можно использовать формулу: Rпр = П / (ЦС + Цо) × 100%. Где П — прибыль; ЦС — стоимость основных фондов компании; Цо — стоимость оборотных активов с учетом амортизации и износа.

Но есть и другой вариант — настроить специальный отчет в МоемСкладе. Он одновременно показывает прибыль от реализации товаров за заданный период времени и рентабельность отдельной продукции.

Отчет прибыльность в МоемСкладе
Отчет прибыльность в МоемСкладе

Когда мы уже произвели все, что запланировали, можно сформировать отчет, чтобы понять, что нам выгодно производить по факту, и расставить приоритеты. Есть два важных показателя: скорость и рентабельность. Например, можно производить много всего, но иметь низкую рентабельность или наоборот. В любом случае важно найти баланс, понять, что на самом деле выгодно. И уже тогда принимать управленческие решения.

Рассчитывать и отслеживать себестоимость на производстве особенно важно в кулинарии. Предприятия этой сферы, как правило, низкомаржинальные, и рентабельность у них невысокая. Еще на этапе планирования, нужно понять, сколько требуется продуктов и когда их привезут. Это связано с их ограниченным сроком годности. Если товар испортится до продажи, его придется списать, а это уже убытки.

Везде важно грамотно все спланировать. Будь то производство мебели, каких-нибудь станков или даже самогонных аппаратов. Без планирования ресурсов далеко не уедешь, потому что в какой-то момент бардак и мешает наращивать объем выпуска.

Читайте также:
Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать полезные статьи для бизнеса
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать