Как перейти на электронный документооборот (ЭДО)

17 мая 2022

Внедрение электронного документооборота упростило работу бизнеса. Все необходимые документы можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту. Разбираем преимущества и недостатки ЭДО, как выстроен процесс и как выбрать оператора.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это аккредитованная государством система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей.
Компании, которые предоставляют клиентам сервис, называются операторами ЭДО.

Форматы ЭДО

  • Внутренний документооборот внутри компании. Каждая организация может устанавливать свои правила обмена документацией.
  • Внешний документооборот — обмен с контрагентами. Документами, участвующими в этом процессе, могут быть договоры поставки или оказания услуг, инвойсы, счета-фактуры.
  • Документооборот с госорганами. Например, с пенсионным фондом, ФСС, налоговой инспекцией. В основном взаимодействие с госорганами предполагает сдачу отчетности, уплату налогов, отчисления в фонды.

Для чего нужен электронный документооборот

Главная причина подключения электронного документооборота — автоматизация бизнес-процессов. Она объединяет в себе основные преимущества ЭДО, среди которых:

  • сокращение расходов на печать и закупку бумаги — до 80%,
  • доступ к архиву в любой момент,
  • прозрачность работы сотрудников,
  • автоматизация поиска необходимых файлов и классификация документов по разным критериям,
  • минимальный риск потери или порчи.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчетность юрлица сдают только в электронном виде. Кроме того, электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Без ЭДО не получится участвовать в госзакупках.

Среди минусов ЭДО предприниматели называют затраты на внедрение, а также время на освоение системы сотрудниками.

Посмотрите запись вебинара от 21 апреля «Модный бизнес в период неопределенности» при участии опытных селлеров, представителей швейных производств и экспертов соцсети ВКонтакте

Как подключить ЭДО

Необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора, настроить процессы внутри компании. Разберем это подробнее.

Статья по теме: Электронная транспортная накладная с 2022 года: как перейти и оформить

Применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике. Укажите:

  • на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот,
  • перечень документов, которые оформляются в электронном виде,
  • порядок хранения электронных документов,
  • какая электронная подпись применяется: простая или квалифицированная, а также — кому принадлежит право подписи,
  • порядок представления документов в налоговый орган.

Кроме того, при внедрении ЭДО нужно определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов.

Это указывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. Скачайте в качестве образца типовой регламент и внесите свои данные.

Скачать документ

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:

  • Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
  • Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
  • Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
  • Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
  • Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
  • Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.

Сервис должен давать возможность посылать и получать регламентированные и нерегламентированные документы, автоматически создавать архивы всего пакета документов, в том числе и сопровождающих, аннулировать их или отзывать.

На сайте ФНС есть список аккредитованных операторов ЭДО, который регулярно обновляется.

Посмотрите запись вебинара от 21 апреля «Модный бизнес в период неопределенности» при участии опытных селлеров, представителей швейных производств и экспертов соцсети ВКонтакте

Как получить электронную подпись

С 1 января 2022 руководители компаний и ИП могут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Чтобы ее получить, обратитесь в налоговую или в удостоверяющие центры. Количество УЦ сократилось в десятки раз, полный список есть на сайте Министерства цифрового развития.

За первой подписью глава компании должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью нельзя. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей ЭЦП или биометрическими данными.

Список документов

  • паспорт
  • СНИЛС
  • защищенный носитель и документация на него. Его можно купить в ФНС, удостоверяющем центре или у производителя. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям налоговой.

В ФНС руководители могут получить только одну подпись на юрлицо. Всем сотрудникам и уполномоченным лицам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица.

Интеграция ЭДО с учетной системой

Один из важных критериев при выборе оператора ЭДО — возможность автоматического обмена данными с учетными системами. Особенно это важно для тех, кто работает с маркированными товарами.

Статья по теме: Как автоматизировать управленческий учет

Каждый участник должен заключить договор с оператором электронного документооборота. Это нужно для обмена электронными УПД. При использовании ЭДО продавец подписывает и отправляет покупателю УПД с кодами маркировки.

Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад: у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.

Также у сервиса есть интеграция с ЭДО Лайт, которая позволяет загружать документы с кодами маркировки из Честного Знака.

Попробовать МойСклад
Читайте также:

Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать новости и статьи о последних изменениях законодательства.
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать