ЕГАИС: что это такое и как работает для розницы и общепита

Автор: Екатерина Пашина
Дата публикации: 19.07.2024 г.
Время чтения: 15 минут

ЕГАИС — система контроля за алкогольными напитками. С ней работают продуктовые магазины, алкомаркеты, бары, рестораны и другие заведения, которые продают спиртное. Рассказываем, зачем нужна ЕГАИС и как ей пользоваться, чтобы не попасть на штрафы.

Торговля алкоголем — сложный процесс. Нужно вести учет и дополнительно отчитываться в ЕГАИС. Упростить задачу поможет МойСклад — онлайн-сервис с бесплатной поддержкой ЕГАИС для любого количества розничных точек:

• отправляйте данные о продажах, акты списания напрямую в ЕГАИС,
• в один клик принимайте или отклоняйте товарно-транспортные накладные,
• создавайте приемки на основании ТТН,
• контролируйте остатки с уведомлениями, что товар заканчивается,
• создавайте заказы поставщикам на основании статистики продаж или неснижаемого остатка,
• анализируйте торговлю: сервис подскажет, какой товар закупать больше, а от какого лучше отказаться,
• печатайте чеки и ценники.

Что такое система ЕГАИС

ЕГАИС — это единая государственная автоматизированная информационная система. Участники алкогольного рынка обязаны отчитываться в нее о выпуске, приемке, перемещениях и продажах алкоголя. С помощью ЕГАИС государство контролирует производство и движение спиртного, борется с подделками.

На каждой бутылке крепкого алкоголя есть специальная марка, которая содержит данные о ее происхождении. Информация должна быть занесена в ЕГАИС, благодаря чему можно отследить весь путь — от производства до покупки каждой единицы алкогольной продукции. При продаже марка считывается сканером на кассе.

Пиво контролируется партиями. В ЕГАИС отражено, как каждая партия переходит от производителя к оптовику и затем от оптовика в розницу. Из этой информации понятно, на чьем балансе числится партия и кто продал пиво конечному потребителю.

Порядок действий и необходимое оборудование для подключения к ЕГАИС — все самое важное смотрите в инструкции.

Зачем нужна ЕГАИС

Единая система нужна, чтобы контролировать алкогольную продукцию и избавляться от поддельных товаров. Можно посмотреть путь товара от производителя к конечному потребителю через оптовых и розничных продавцов.

Кому нужно подключаться к ЕГАИС

В ЕГАИС должны работать все, кто продает или покупает для продажи любой алкоголь:

• производители,
• владельцы магазинов, ресторанов и кафе.

ЕГАИС нужна в том числе и в заведениях, где продают кофейные напитки с алкоголем, например, кофе по‑ирландски. Исключение — кондитеры, которые используют спиртное для выпечки и десертов.

Как работать в ЕГАИС

1. Производитель или импортер сообщает в систему, сколько сделал или ввез спиртного.
2. Когда магазин или заведение общепита закупает партию алкоголя, производитель, импортер или оптовик отправляет информацию в ЕГАИС — кому, какой товар и в каком объеме он продал.
3. Данные о товаре продавец алкоголя передает покупателю в электронной товарно-транспортной накладной. Документ используется при передаче спиртных напитков между контрагентами.
4. Покупатель при получении партии сверяется с ТТН. Количество алкоголя в реальности должно соответствовать данным по документам. Если все в порядке, покупатель подтверждает закупку в ЕГАИС. Если есть расхождения, нужно составить акт об излишках или недостаче. Поставщик должен будет подтвердить этот акт.
5. Покупатель загружает закупленные товары в кассовую программу, и при продаже конечному потребителю товар списывается из системы. В общепите товар списывается при вскрытии бутылки.

Розничная торговля

Рассмотрим, какие данные нужно передавать в ЕГАИС на каждом этапе розничных продаж.

Поставка

Сначала нужно проверить, что пришло от поставщика по факту, затем сверить реальное количество бутылок (кег или других тар) с электронной ТТН из ЕГАИС и бумажной.

Как подтвердить факт закупки в ЕГАИС? Электронный документ поступает из информационной системы на ваш компьютер с установленной товароучетной программой с поддержкой ЕГАИС. Если данные совпадают, можно принять накладную от поставщика и подтвердить факт закупки в ЕГАИС. Если нет — либо отклонить накладную, либо оформить акт расхождений. После подтверждения факта закупки в ЕГАИС надо загрузить информацию о товарах в кассовую программу.

Продажа

При продаже крепкого алкоголя каждую бутылку учитывают поштучно. На бутылке есть опознавательный знак — федеральная специальная марка. С ее помощью можно смотреть данные о происхождении бутылки и проверить, что товар продается законно.

Считать марку можно с помощью 2D‑сканера. Кассиру нужно просканировать бутылку дважды: штрихкод и марку. Данные о том, что бутылку купили, через кассовую программу передаются в ЕГАИС, и бутылка выходит из оборота.

При продаже пива и слабоалкогольной продукции отчитываться в ЕГАИС не нужно, то есть процесс происходит как обычно (171‑ФЗ ст. 8). В ЕГАИС нужно фиксировать только приемку товара. Отчитываться о проданном пиве нужно раз в квартал, для этого подается декларация в Росалкогольтабакконтроль.

Списания при бое, порче, краже

При краже, порче, пересортицы, повреждении марки в ЕГАИС оформляется документ списания. Там указывается причина, по которой бутылки списываются, например, «Порча» или «Недостача».

Разрешительный режим для пива

С 1 апреля 2024 года для пива и слабоалкогольных напитков в кегах действует разрешительный режим работы на кассе. Это обязательная проверка кода маркировки в системе Честный знак при продаже до пробития чека. При его несоответствии продать товар вы не сможете.

А с 1 ноября 2024 режим онлайн-проверки будет обязательным для пива и слабоалкогольных напитков в потребительских упаковках (банках и бутылках).

В сервисе можно:

• Отправлять отчет о подключении кега в Честный знак и Акты списания в ЕГАИС.
• Принимать или отклонять ТТН от поставщиков в ЕГАИС.
• Создавать приемки на основании этих накладных.
• Проверять коды маркировки на кассе перед продажей.
• Списывать коды маркировки.
• Указывать номер крана при подключении кега, чтобы избежать пересортицы.
• Настроить заранее упаковки для разливного пива, чтобы продавать на кассе в два клика.
• Распечатать ценники со штрихкодами, чтобы добавлять товары в чек еще быстрее.
• Следить за сроком годности напитков.
• Вести каталог товаров и контролировать остатки.

Попробовать МойСклад

Общепит

В общепите алкоголь продается не только целыми бутылками, но и бокалами, порциями и используется в составе блюд или коктейлей.

С 1 июля 2024 года в общепите действует порционный принцип фиксации продаж и вывода алкоголя из оборота. Порядок списания зависит от того, как реализуют спиртные напитки. Возможны два варианта: алкоголь в чистом виде (бутылка или порция) или в составе коктейлей или блюд.

Вскрытая бутылка не считается проданной. В ЕГАИС надо отражать любой расход: сколько миллилитров и как использовали.

Опт и производители

Оптовые поставщики должны фиксировать в ЕГАИС закупку и реализацию продукции. При поступлении нужно подтвердить марку каждой бутылки, а при продаже — добавить марки в ТТН.

Производителям нужно зарегистрировать новый вид алкоголя в федеральном реестре и получить коды. А при отгрузке добавить марки в ТТН и отправить дистрибьютору и в систему.

Законодательная база

Основные моменты, которые нужно знать продавцам алкоголя:

• Для всех розничных магазинов, ларьков и предприятий общепита, торгующих пивом и слабоалкогольными напитками, подключение к ЕГАИС обязательно (приказ ФС РАР № 164 от 19.06.2015).
• Торговать алкогольной продукцией и реализовывать ее через общепит можно только с помощью контрольно-кассовых аппаратов. Это касается также пива и других слабоалкогольных напитков (171‑ФЗ).
• Приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397 регламентирует используемые формы документов ЕГАИС и сроки их подачи.

Как зарегистрироваться в системе ЕГАИС: пошаговая инструкция

Разобрали по шагам, как начать работать с ЕГАИС. Это краткое руководство по шагам, более подробную версию со скриншотами смотрите в нашей статье.

Шаг 1: Покупка защищенного USB‑носителя

Он потребуется для электронной подписи. Например, можно взять JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0. Они продаются в аккредитованных удостоверяющих центрах — их список есть на сайте Минцифры. Если магазинов или точек общепита несколько, нужно купить ключ для каждого.

Шаг 2: Получение квалифицированной электронной подписи

Руководителям компаний или ИП квалифицированные электронное подписи выдает налоговая. Если КЭП нужна сотрудника, оформить ее можно за деньги в удостоверяющих центрах.

Шаг 3: Авторизация в личном кабинете ЕГАИС

Вход в личный кабинет находится в правом верхнем углу сайта ЕГАИС. Работать в системе можно только в браузерах Internet Explorer или Microsoft Edge с эмуляцией Internet Explorer.

Шаг 4: Генерация RSA‑ключа

Это сертификат для защищенного соединения компьютера с сервером ЕГАИС. Его нужно сформировать на сайте системы — если у бизнеса несколько подразделений, для каждого понадобится отдельный ключ.

Шаг 5: Установка транспортного модуля, УТМ

Это приложение, которое передает на сервер Росалкогольрегулирования данные о закупках и продажах. Скачать его можно при регистрации личного кабинета на сайте ЕГАИС.

Шаг 6: Настройка интеграции с УТМ и товароучетной системой

У самого транспортного модуля нет пользовательского интерфейса. Его нужно интегрировать в обычную учетную систему, например, в МойСклад.

Шаг 7: Подключение кассовой программы

Кассовое приложение должно быть совместимо с ЕГАИС и поддерживать обмен данными с УТМ.

Регистры в ЕГАИС

С помощью ЕГАИС можно отслеживать не только сбыт алкоголя, но и его остатки на складах или в точках реализации. Для этого продавцы должны вести учет спиртного в хранилищах-регистрах. Есть три регистра:

• Регистр 1 — складской. Сюда попадает весь алкоголь после приемки.
• Регистр 2 — розничный. Сюда попадают немаркированный алкоголь (пиво и пивные напитки) и с марками старого образца. Учет ведется по наименованиям без учета партий.
• Регистр 3 — сюда записываются только марки (не бутылки) крепкого алкоголя. Он существует только в связке с 1 регистром — при продажах данные списываются с 1 и 3 регистра сразу.

Интернет-торговля алкоголем

Пока закона о легальной интернет-торговле алкоголем не существует, но он в планах. Предполагается, что в этом законе нужно прописать ограничения по возрасту покупателей и по времени реализации.

Сдача отчетности в Росалкогольтабакконтроль

За оборотом алкоголя в России следит Росалкогольтабакконтроль — Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками (ФСРАР). Ведомство получает отчеты по двум каналам: ЕГАИС и Алкодекларации. Отчетность в Росалкогольтабакконтроль общепит и розница отправляют в Росалкогольтабакконтроль раз в квартал.

Кто именно, в какие сроки и в каком формате должен сдавать алкодекларацию — в нашей статье.

Ответственность и штрафы за нарушение требований

Если торговая точка не подключена к ЕГАИС, по закону она не может продавать алкогольные напитки, в том числе пиво. За несоблюдение этого правила в статье 14.19 КоАП предусмотрены штрафы:

• От 150 000 до 200 000 рублей для юрлица,
• 15 000 рублей для физлица (руководителя компании).

Аналогичная ответственность действует и для предпринимателей, которые подключились к ЕГАИС, но не сканируют товар. В том числе неумышленно — например, когда при закупке к продавцу попали бутылки с испорченными штрихкодами, с которых невозможно считывать информацию. Лучше подобного не допускать, так как сбыт такого товара — нелегальный оборот алкогольной продукции.

За незаконное производство и/или оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции предусмотрена уголовная ответственность (ст. 171.3 УК РФ).

Вопросы и ответы

Разобрали популярные вопросы по реализации спиртных напитков.