Форма универсального передаточного документа (УПД): готовый бланк с образцом заполнения

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2026 году формы УПД — в этой статье. Разберем, что писать в каждом поле документа.

Что такое УПД (универсальный передаточный документ)

Форма УПД официально рекомендована ФНС (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@), но носит рекомендательный характер: организация вправе применять собственный бланк, если он содержит обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 402-ФЗ.

Если вы используете УПД как счет-фактуру (статус 1), нужно заполнить реквизиты счета-фактуры по ст. 169 НК РФ и правилам ПП РФ № 1137.

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel)

Скачайте образец заполнения УПД

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он выполняет три следующих функции:

• счет‑фактура,
• счет‑фактура c расширенным набором реквизитов,
• первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно.

Форматы УПД, товарной накладной и акта выполненных работ в 2026 году согласно требованиям ФНС

Если вы работаете в ЭДО, важно различать «внешний вид» документа и его официально утвержденный электронный формат. С января 2026 года прекратили действовать отдельные электронные форматы ТОРГ-12 и акта: ФНС разъясняет, что для электронного обмена можно использовать единый формат УПД версии 5.03.

• Новый электронный формат УПД (версия 5.03) утвержден приказом ФНС от от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.
• Изменения относятся к электронным форматам; бумажные формы можно вести как раньше (если с контрагентами согласовать бумажный документооборот).

Правила заполнения УПД

Документ по‑прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет‑фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта.

Форма УПД разработана на основе формы счета-фактуры (ПП РФ № 1137) и рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@; актуальная редакция применения формы также разъяснялась ФНС письмом от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@.

Важно правильно указать статус УПД. Выберите из двух:

• 1 — УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры для операций, облагаемых НДС;
• 2 — УПД выписывается в качестве только накладной или только акта для операций без НДС.

Упростит заполнение УПД инструкция ниже.

Различия в требованиях заполнения УПД и счета-фактуры

УПД может выполнять разные функции — и от этого зависят требования к реквизитам.

• Счет-фактура — налоговый документ для НДС. Его реквизиты и правила заполнения определяются ст. 169 НК РФ и ПП РФ № 1137. Если документ используется для вычета НДС, реквизиты счета-фактуры должны быть заполнены корректно.
• УПД — «универсальный» документ:
  • при статусе 1 он включает часть счета-фактуры + первичный документ (отгрузка/приемка);
  • при статусе 2 он является первичным учетным документом без функции счета-фактуры (НДС-часть не применяется).
• Как первичка для бухгалтерии, УПД должен содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 402-ФЗ): наименование, дата, содержание, измерители, должности и подписи ответственных лиц и т. д.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя. Писать «он же» нельзя.

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Строка заполняется, если под отгрузку ранее получали предоплату (счет-фактура на аванс). Если предоплаты не было, ставится прочерк. Если предоплата поступила в день отгрузки, реквизиты платежного поручения в строке 5 обычно не указывают — ставят прочерк.

Строка 5а
Документ об отгрузке

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о покупателе. Заполняются так же, как и сведения о продавце.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет‑фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней. Это требование, установленное в пункте 7 статьи 169 НК РФ.

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора, в строке ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются государственным контрактам (в том числе по гособоронзаказу), а также договорам/соглашениям о предоставлении из федерального бюджета субсидий, бюджетных инвестиций или взносов в уставный капитал — если такой идентификатор предусмотрен и доведен до сторон.

Табличная часть

А
Код товара, работ, услуг. Графа А заполняется необязательно — по необходимости (например, для внутренней идентификации или если это важно по договоренности сторон). Для товаров можно указать артикул, для работ/услуг — код по ОКВЭД или ОКПД2. Код приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графа 1
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Графы 1а, 1б и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

Графа 1б содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию. В ином случае ставится прочерк. Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД, утвержденного решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54.

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения без НДС. Ставится при возможности ее указания.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождена по ст. 145 НК РФ или в случае выставления счета‑фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара, работ, услуг, переданных прав с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров.

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы:

• 7 и 8 — ставка и сумма НДС;
• 10, 10а и 11 — страна и ГТД заполняются только для операций, облагаемых НДС.

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Проводки по УПД

УПД в бухгалтерии используют как первичку: он подтверждает отгрузку и приемки товаров/работ/услуг, поэтому на его основании делают проводки по реализации и поступлению. Ниже — типовые варианты (счета могут отличаться в зависимости от учетной политики, подразделений, вида операции и того, как вы применять УПД — со статусом 1 или 2).

Проводки у продавца

• Дт 62 Кт 90 субсчет «Выручка» — отражается выручка от продажи товара (реализация).
• Дт 90 субсчет «Себестоимость» Кт 41 (20, 43…) — списывается себестоимость отгруженных материалов/товаров (или выполненных работ/оказанных услуг — в зависимости от учета).
• Дт 90 субсчет «НДС» Кт 68 субсчет «Расчеты по НДС» — начисляется НДС со стоимости проданных материалов, товаров, работ, услуг (если операция облагается НДС и вы применять УПД со статусом 1).

Проводки у покупателя

• Дт 10 (20, 23…) Кт 60 — отражена покупная стоимость материалов/товаров/работ/услуг без НДС (в составе затрат или запасов — по назначению).
• Дт 19 Кт 60 — учтен входной НДС по оприходованным ценностей, работам, услугам.
• Дт 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кт 19 — НДС принят к вычету (при соблюдении условий по НК РФ и наличии корректно оформленного документа).

  Если вы на усн и не являетесь плательщиком НДС, проводка по вычету (Дт 68 Кт 19) обычно не применяется; НДС учитывают по правилам вашей системы налогообложения и учетной политики.

Кто подписывает УПД

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Далее — правила подписания для участников сделки.

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица).

  Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, ставится в поле для дополнительной подписи.

  Если вы поручаете подписание счетов‑фактур кому‑то другому, например, продавцу или менеджеру, оформите ему доверенность в соответствии со ст. 185, 185.1, 186 ГК РФ.

• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни».

  Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

• В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Исправление ошибок при заполнении

Способ исправления зависит от того, что именно поменялось и какой статус у документа.

1. Ошибка в реквизитах / шапке (дата, номер, наименования сторон, адрес, инициалов и т. п.)
   Оформляют исправленный документ (исправление первичного документа). Для УПД со статусом 1 ориентируются на подход ФНС к исправлениям УПД: исправление не меняет экономику поставки, а уточняет реквизиты.
2. Изменились цена/количество после отгрузки
   Это уже корректировка условий сделки, обычно используют универсальный корректировочный документ (УКД) / корректировочный счет-фактуру — по логике корректировки стоимости после отгрузки, о которой ФНС отдельно разъясняла порядок.
3. Если УПД отправлен через ЭДО
   Порядок зависит от оператора, но логика та же: создается документ «исправление» или «корректировка» с сохранением истории. Это помогает избежать споров по отчетности и корректно закрыть календарь продаж/покупок по периоду.

Вопросы и ответы