Универсальный передаточный документ (УПД)

21-го октября 2013-го года, Федеральной Налоговой Службой России посредством письма номер MMB-20-3/96 было объявлено о рекомендации применения универсального передаточного документа УПД или, как еще известен предпринимателям и производителям бланк – единой отгрузочной формы, – при взаиморасчетах между контрагентами. Универсальный передаточный документ включает в себя полный комплекс обязательных реквизитов для заполнения счета-фактуры, а также создания первичной документации по учету. Разработка формы направлена на минимизацию объемов документации по учету в традиционном бумажном формате, для чего специалисты соединили между собой содержание двух самостоятельных документов – первичного учетного и счета-фактуры.

Фундаментом для универсального передаточного документа УПД стала действующая форма, подтверждающая отгрузку партии продукции. Кроме стандартных обязательных к заполнению реквизитов, в универсальный передаточный документ УПД входят и реквизиты в рамках первичной учетной документации официально установленного стандарта.

Заполненный бланк отражает факт конкретной хозяйственной операции субъекта предпринимательства в отношении бухгалтерского учета. Применение документа УПД также включает НДС в вычет и подтверждает затраты в целях снижения налоговой базы по налогу на прибыль. Владельцу, руководителю или сотрудникам организации не нужно выставлять дополнительную счет-фактуру после отгрузки или передачи продукции, оказания той или иной услуги, выполнения конкретных работ или обмена имущественными правами. Универсальный передаточный документ УПД полностью заменяет собой все отдельные бланки, используемые ранее.

Подробнее о целях разработки формы универсального передаточного документа

Современные предприниматели не понаслышке знакомы с дублированием информации в первичных бланках документации. Снижение издержек на документооборот через использование документов УПД – решение, потребность в котором давно стала актуальной. Учитывая мнения и опыт экспертов, включая сотрудников компании «1С», Федеральной Налоговой Службе удалось разработать максимально оптимизированный и рациональный образец УПД, который уже сегодня получил повсеместное распространение. Так посредством рассматриваемой формы документа существенно упрощено ведение делового документооборота, бухгалтерского учета, операций по списанию налоговых расходов, а также оформление вычета по НДС.

Кем, когда и где используется документ УПД?

Форма, получившая название единого отгрузочного или универсального передаточного документа, основанного на стандартном шаблоне счета-фактуры, предполагает применение с целью оформления и регистрации множества складских и торговых операций, включая:

• отгрузку продукции (документ УПД сопровождает все виды имущества за исключением недвижимого) без использования способов транспортирования;
• отгрузку продукции с использованием любых способов транспортирования;
• передачу существующих прав на то или иное имущество;
• сдачу фактических результатов работы, произведенной подрядчиком;
• подтверждение самого факта оказания той или иной услуги;
• подтверждение самого факта отгрузки или передачи продукции, услуги или работы комиссионером или агентом, получившим объект отгрузки или передачи на свое имя для заинтересованного лица.

Обязательно ли пользоваться передаточным документом УПД?

Использовать форму не обязательно. Это просто рекомендация, которую официально огласила уполномоченная государственная структура. Владелец и руководители компании самостоятельно решают, выгодно и удобно ли применять форму документа УПД в их случае, или привычных бланков достаточно для оформления проводимых бизнес-операций.

Тем не менее, стоит отметить, что работа с УПД – это возможность существенно облегчить соответствующие процедуры за счет:

• сокращения оборота документации в организации;
• снижения процента механических ошибок в процессе заполнения документов;
• уменьшение риска непризнания расходов и вычетов налоговой инспекцией.

Форма документа УПД допускает использование как в рамках общей системы обложения налогом, так и в специальном режиме. Не относясь к списку плательщиков НДС, организации и ИП не обязаны уплачивать налог, пользуясь документами УПД.

В бланк единого отгрузочного шаблона включена вся информация, касающаяся конкретной операции. Следовательно, хранение универсальных передаточных документов УПД характеризуется гораздо меньшими потребностями в свободном месте. Форма успешно заменяет собой два полновесных отдельных бланка, используемых ранее.

Правила заполнения формы и указания данных в документе УПД

Федеральный закон, изданный 6-го декабря 2011-го года, а именно, его первая часть, говорит о необходимости сопровождения первичными документами учета каждого факта из истории хозяйственной деятельности организации. Соответственно этому правилу, форму УПД необходимо заполнять, внося в документ следующие реквизиты:

1. название (наименование);
2. дату его составления;
3. название (наименование) субъекта предпринимательской деятельности либо ФИО предпринимателя, занимающегося составлением по документу;
4. непосредственно описание факта истории хозяйственной деятельности;
5. величина конкретного измерения (натуральное или денежное) факта с уточнением единиц данного измерения;
6. подписи указанных ранее лиц, сопровождаемые личными реквизитами, позволяющими провести идентификацию.

Документы формы УПД утверждаются руководителем конкретного субъекта с представлением ответственного лица, занимающегося ведением бухучета. Одобренный формат документа УПД – бумажный и (или) цифровой с цифровой подписью. Все данные стандарты и правила заполнения утверждены и официально одобрены уполномоченными структурами.

Понятие статуса в документах в форме УПД

Реквизит с обозначением «Статус», который включает в себя рассматриваемая нами в данном материале форма, может сопровождаться одним из двух вариантов обозначения. Так, указание цифры один в этом поле в процессе заполнения приравнивает бланк к комбинации двух документов единовременно. При условии значения статуса «2», присвоенного документу УПД через поле, определяется роль бланка, как «первички», обязательной к заполнению. Это наиболее актуально для абонентов упрощенного налогового обложения в виду того, что указание «2» в документе форм УПД не обязывает исчислять и оплачивать НДС. Также данный статус используется в процессе отгрузки по схеме комитент-комиссионер.

При внесении в соответствующее поле документа УПД цифры «2», нет необходимости заполнения обязательных для счетов-фактуры полей.

Онлайн-сервис «МойСклад» предлагает вашему вниманию возможность прямо сейчас скачать передаточный документ УПД абсолютно бесплатно для использования в хозяйственной деятельности вашей компании. Кроме того, зарегистрированные пользователи сайта могут воспользоваться функцией создания собственного шаблона документа УПД в режиме онлайн, вывести в печать и добавить к архиву любые используемые унифицированные виды форм.

Посредством сервиса «МойСклад» может быть распечатан любой документ, включая ценники и этикеточные материалы. Все данные несложно синхронизировать с 1С: Бухгалтерией, а выводить на бумажный носитель можно, как отдельный бланк документа УПД, так и все нужные формы в массовом режиме.