Излишки при инвентаризации: причины возникновения и порядок оформления

Фактическое количество товаров, материалов, готовой продукции или иного имущества может превышать то же количество по данным бухгалтерского или складского учета. Такие расхождения по результатам инвентаризации называются излишками. Частые причины их возникновения — ошибки в документах, пересортица, неправильное отражение операций или сбои в учете.

В статье разберем, что такое излишки, почему они появляются, как их правильно оформить, отразить в учете и можно ли зачесть в счет недостачи.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Эксперт статьи

Что такое излишки

Излишки — это имущество, которое фактически есть у компании, но отсутствует в учетных данных либо отражено в меньшем количестве. Это может относиться к товарам, материалам, наличным деньгам, основным средствам и иным активам.

На практике излишки появляются, если на складе товаров или других ценностей больше, чем по документам бухгалтерского или складского учета.

Допустим, во время инвентаризации на складе магазина обнаружили 105 смартфонов. По данным учета их числилось 100 штук. Это значит, что излишек составил 5 смартфонов.

Либо если речь о производстве, вот пример: на складе провели инвентаризацию листовой стали. Фактически обнаружили 2 350 кг, а по данным учета числилось 2 000 кг. Разница в 350 кг — это излишек. Возможная причина — ошибка учета, либо вы покупаете больше материалов, чем используете для изготовления продукции.

Помимо товаров и ТМЦ, в излишки могут попасть также деньги в кассе и оборудование.

Например, по кассовой книге числится 47 000 рублей, а фактический объем наличных средств равен 52 000. Такое случается при ошибках в оформлении кассовых операций. Либо если ваш офисный принтер и любое другое оборудование используется в работе, но не учитывается как основное средство, это будет считаться излишком.

Выявить излишки вы можете по результатам инвентаризации.

Если вы хотите сразу узнать про бухгалтерскую составляющую, переходите сюда. Далее мы разберем причины появления излишков и что с ними делать.

Когда и почему возникают излишки

Причины могут быть связаны с ошибками сотрудников, нарушениями документооборота, техническими сбоями или неучтенными операциями. Рассмотрим все ситуации с примерами.

Ошибки при приемке и отпуске имущества

Излишки возникают из-за ошибок при движении товаров и материалов.

Основные ситуации:

• часть поставки не оприходовали;
• в документах указали неверное количество;
• товар отпустили со склада без отражения в учете;
• материалы списали по документам раньше фактического использования;
• расходную операцию оформили ошибочно или дважды.

Пример: на склад поступило 120 единиц товара, а в учете отразили только 100.

Ошибки в расчетах и учете

Например:

• неверные проводки;
• задвоение документов;
• ошибки при вводе данных;
• расхождения между бухгалтерским и складским учетом;
• неправильный пересчет единиц измерения.

Пересортица

Пересортица возникает, когда один товар ошибочно учитывают вместо другого. Обычно это связано:

• со схожими артикулами;
• одинаковой упаковкой;
• неправильной маркировкой;
• ошибками при подборе товара.

В результате по одной позиции возникает недостача, по другой — излишек.

Ошибки при проведении инвентаризации

Возможные причины:

• повторный подсчет имущества;
• неправильное заполнение описей;
• ошибки комиссии;
• включение в результаты чужого имущества;
• использование неверных единиц учета.

Потеря или несвоевременное оформление документов

Иногда имущество фактически есть в наличии, но отсутствует в учете из-за проблем с документами. Типичные ситуации:

• документы утрачены;
• накладные переданы в бухгалтерию с опозданием;
• операции выполнены фактически, но не оформлены;
• часть документов содержит ошибки.

Неучтенные и избыточные поставки

Излишки возникают, если поставщик передал больше товара, чем указано в документах, либо поставка вообще не была отражена в учете.

Пример: по накладной поставщик отгрузил 100 упаковок товара, фактически поступило 110.

Излишки денежных средств

Появляются, когда фактическая сумма наличных превышает данные кассовой книги. Причины могут быть следующими:

• неоприходованная выручка;
• ошибки кассира;
• неправильное оформление кассовых документов;
• арифметические ошибки при подсчете денег.

Излишки основных средств

Иногда организация использует имущество, которое отсутствует в бухгалтерском учете. Это возможно, если:

• объект не поставили на учет после покупки;
• документы на имущество были утрачены;
• оборудование выявили после реорганизации;
• имущество длительное время использовали без оформления.

Технические причины

Речь о сбоях и их последствиях в работе учетных систем:

• потеря данных;
• ошибки интеграции между программами;
• неправильная работа терминалов учета;
• дублирование операций после технического сбоя.

Умышленные действия и случайные ситуации

Иногда излишки возникают из-за действий сотрудников или посторонних лиц. Возможные ситуации:

• умышленное сокрытие операций;
• неоформленное перемещение имущества;
• ошибочные действия покупателей или клиентов.

Пример: покупатель оплатил товар, но забыл его на кассе, а операцию возврата или повторной продажи кассир на оформил.

Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и другие. Ускорить их выполнение и избежать ошибок можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Документы для ведения учета излишков

Излишки можно найти в ходе инвентаризации. Каждую инвентаризацию необходимо тщательно документировать. Не исключено, что будет излишек, который нужно подтвердить, либо недостача с последующим взысканием ущерба с МОЛ.

Для оформления и учета излишков необходимы следующие документы.

Издание приказа

Инвентаризация всегда начинается с официального распоряжения руководителя организации. Без приказа процедура считается недействительной с точки зрения внутреннего контроля и бухгалтерского учета.

В приказе о проведении инвентаризации указываются:

• основание для проведения: выявленный излишек;
• перечень имущества для проверки;
• сроки проведения;
• состав инвентаризационной комиссии;
• ответственные лица.

В приказе также устанавливаются конкретные сроки проведения инвентаризации. Это важно для ограничения периода учета и предотвращения изменений в остатках во время проверки.

Все расхождения отразите в специальных первичных документах. Они фиксируют факт проверки, подтверждают расхождения и служат основанием для отражения операций в бухучете.

Инвентаризационная опись

Это основной первичный документ фактического учета. В нем зафиксируйте, что именно и в каком количестве нашли при проверке:

• наименование товаров, материалов или ценностей;
• единицы измерения;
• фактическое количество;
• подписи членов комиссии и материально ответственного лица.

Опись составляют непосредственно в процессе пересчета. Можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Образец заполнения и бланк вы можете найти здесь.

Документ должны подписывать члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица (МОЛ).

Опись нужно хранить, как минимум, 5 лет. Об этом сказано в части 1 статьи 29 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402 и в статье 321 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Акт инвентаризации

Итоговый документ, который оформляется после проверки и содержит выявленные расхождения и выводы комиссии. В акте инвентаризации отразите:

• результаты инвентаризации;
• выявленные недостачи или излишки;
• выводы комиссии;
• информация о нарушениях или причинах расхождений.

Сличительная ведомость

Документ, в котором подробно сравниваются учетные и фактические данные по каждой позиции. На его основе определяется размер недостачи или излишков.

Сличительная ведомость используется для сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами инвентаризации. В ней отражаются:

• учетные остатки;
• фактические остатки;
• выявленные расхождения — недостача или излишки;
• итоговые суммы отклонений.

Именно на основании сличительной ведомости определяется размер излишка и принимается решение о дальнейших действиях.

Первичный документ на оприходование излишков

Любая сделка или операция, которые влияют на финансовое положение бизнеса или движение денег, подкрепляются первичными документами, без этого операцию нельзя принять к учету. Основание — статья 9 Федерального закона № 402‑ФЗ.

Обнаружение излишка — не исключение. После этого ценности необходимо официально принять к учету. Оформляют первичный документ на оприходование:

• приходный ордер;
• акт о приемке имущества;
• внутренний документ, утвержденный учетной политикой.

В документе рекомендуем указать:

• наименование имущества;
• количество;
• единицы измерения;
• дату оприходования;
• основание — результаты инвентаризации;
• ответственных лиц.

Документ на оприходование обязателен, иначе вы не сможете подтвердить законность постановки имущества на учет и происхождение выявленных излишков.

Обязательной унифицированной формы как для приходного документа нет. Вы можете составлять его в свободной форме. Компании часто используют приходный ордер по форме М-4 — для материалов, собственный акт оприходования или внутреннюю приходную накладную.

Главное, чтобы были обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• наименование;
• дату составления;
• содержание операции;
• количественные и денежные показатели;
• должности и подписи ответственных лиц.

Так примерно выглядит первичный документ на оприходование излишков:

Бухгалтерская справка

Она нужна для отражения излишков в бухгалтерском учете и оформления проводок. Документ составляет бухгалтерия после завершения инвентаризации и оприходования имущества.

В справке обычно отражают:

• содержание хозяйственной операции;
• сведения об излишках;
• основание для учета;
• стоимость имущества;
• бухгалтерские счета и проводки;
• дату отражения операции.

Бухгалтерская справка подтверждает, на основании каких документов и расчетов компания внесла изменения в учетные регистры.

На практике именно этот документ становится основанием для отражения излишков как прочих доходов организации.

Бухгалтерскую справку также можно оформлять по собственной свободной форме. Часто используют форму «Бухгалтерская справка-расчет».

Пример, как выглядит справка:

МойСклад позволяет формировать и печатать все складские документы: М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и другие. Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.

Как действовать при обнаружении излишков: пошаговая инструкция

Показываем пошагово, как отразить дополнительные ТМЦ, деньги и оборудование в учете.

Шаг 0. Проведите инвентаризацию

Обнаружение излишка — всегда результат проведенной инвентаризации. Ее проводят:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
• при реорганизации или ликвидации компании;
• после чрезвычайных ситуаций;
• в иных случаях по решению руководителя.

Понятие инвентаризации и порядок ее проведения закреплены в статье 11 Федерального закона № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Создайте инвентаризационную комиссию и оформите приказ. Весь процесс мы рассмотрели в руководстве по инвентаризации.

Шаг 1. Зафиксируйте результаты

Все выявленные расхождения необходимо документально оформить.

Для этого:

• заполните инвентаризационные описи;
• составьте сличительную ведомость — это основной документ, который подтверждает наличие излишков;
• зафиксируйте количество выявленных излишков;
• укажите позиции, по которым возникли расхождения.

Шаг 2. Определите причины расхождений

Проверьте документы, складские операции и корректность учета.

Обычно проверяют:

• первичные документы по поступлению и списанию имущества;
• складские операции;
• перемещение ТМЦ между складами;
• корректность отражения операций в бухгалтерской программе;
• работу материально ответственных лиц.

На практике анализируют:

• были ли ошибки при приемке товара;
• проводилось ли двойное списание;
• есть ли признаки пересортицы;
• отражены ли все документы в учете;
• не возникли ли расхождения из-за технического сбоя.

Результаты проверки комиссия может отразить в акте или служебной записке.

Шаг 3. Оприходуйте излишки

То есть примите к учету. Для этого:

• оформите приходный документ или акт оприходования;
• определите стоимость имущества;
• внесите сведения в складской и бухгалтерский учет.

Излишки принимаются к учету по текущей рыночной стоимости, справедливой стоимости или стоимости согласно правилам учетной политики компании.

Основанием для оприходования могут служить все ранее описанные документы: сличительная ведомость, акт инвентаризации, первичный документ на оприходование имущества.

Шаг 4. Отразите операции в учете

Сделайте бухгалтерские проводки и внесите изменения в налоговый учет.

Для товарно-материальных ценностей используйте проводку Дт 10 (41, 43) Кт 91-1. Если выявлены основные средства — Дт 01 Кт 91-1.

Одновременно внесите изменения:

• в складские остатки;
• бухгалтерские регистры;
• налоговый учет.

В налоговом учете стоимость излишков обычно включают во внереализационные доходы в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ.

Подробности — далее.

Отражение излишков в бухгалтерском учете: проводки и порядок ведения

Излишки нельзя оставить без учета, даже если компания пока не установила причины их возникновения. Так как они считаются прочим доходом организации, действует ПБУ 9/99 «Доходы организации». В соответствии с ним применяют счет 91 «Прочие доходы и расходы» и субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Порядок действий зависит от того, какое имущество выявили: товары, материалы, готовую продукцию, основные средства или денежные средства.

Выявленное имущество принимают к учету по текущей стоимости на дату инвентаризации. Порядок оценки компания обычно закрепляет в учетной политике. На практике используют:

• рыночную стоимость;
• справедливую стоимость;
• стоимость аналогичного имущества;
• цену возможного приобретения.

После проводок бухгалтерия должна обновить:

• складские остатки;
• карточки учета имущества;
• оборотно-сальдовые ведомости;
• регистры бухгалтерского учета.

Если этого не сделать, расхождения могут повторно возникнуть при следующей инвентаризации.

Излишки в финансовом и налоговом учете

Излишки, выявленные при инвентаризации, влияют на финансовый результат компании и налоговую базу. После оприходования имущества его стоимость признается доходом организации.

Принцип следующий: излишки — это экономическая выгода, то есть доход. Доход увеличивает финансовый результат, а значит, и налоговую базу.

В финансовом учете излишки увеличивают прибыль компании, так как формируют дополнительный доход без фактических затрат. По сути, излишки рассматриваются как экономическая выгода, полученная организацией.

В налоговом учете стоимость излишков включается во внереализационные доходы. Основание — п. 20 ст. 250 НК РФ. Доход признается на дату завершения инвентаризации либо на дату оформления документов, подтверждающих выявление излишков.

При расчете налога на прибыль стоимость излишков:

• увеличивает налоговую базу;
• включается в состав доходов текущего периода;
• учитывается независимо от дальнейшего использования имущества.

Как излишки влияют на конкретные налоги — смотрите в таблице:

После оприходования излишков их стоимость может быть учтена в расходах, но только при последующем использовании:

• продажа товаров;
• передача материалов в производство;
• амортизация основных средств.

Штрафы за ошибки при работе с излишками

За грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения применяется ст. 120 НК РФ. К таким нарушениям относят:

• отсутствие первичных документов по излишкам;
• систематическое неотражение результатов инвентаризации;
• неправильное оприходование имущества;
• искажение данных учета, влияющее на налоговую базу.

Ответственность по Налоговому кодексу

Размер штрафа зависит от характера нарушения и его повторяемости. Минимальный штраф:

• 10 000 рублей — за грубое нарушение правил учета;
• 30 000 рублей — за неоднократное нарушение в течение одного налогового периода.

Если нарушение привело к занижению налоговой базы, штраф может составлять 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Административная ответственность

За искажение бухгалтерской отчетности должностные лица могут быть привлечены по ст. 15.11 КоАП РФ. Нарушения включают:

• существенные ошибки в отчетности;
• неполное отражение активов, включая излишки;
• отсутствие подтверждающих первичных документов;
• ведение учета с нарушением установленных правил.

Ответственность несут руководитель и главный бухгалтер.

Минимальный штраф — 5 000 рублей. При повторных или существенных нарушениях штраф увеличивается и может достигать 20 000 рублей, либо дисквалификации должностного лица.

Помимо штрафов возможны доначисление налогов, начисление пеней за просрочку, усиленный контроль со стороны налоговых органов при последующих проверках.

Коротко о главном

1. Излишки при инвентаризации — это имущество, которое фактически есть у компании, но не отражено в учете или отражено в меньшем количестве. Чаще всего они возникают из-за ошибок в документах, пересортицы, несвоевременного отражения операций, технических сбоев или неучтенных поставок.
2. Выявление излишков возможно только по результатам инвентаризации. Все расхождения обязательно фиксируются в первичных документах: инвентаризационных описях, сличительных ведомостях и актах. После этого имущество принимается к учету по текущей стоимости и отражается в бухгалтерском и налоговом учете как доход организации.
3. В учете излишки увеличивают финансовый результат и налоговую базу. В большинстве случаев они отражаются проводками через счет 91-1 как прочие доходы. В налоговом учете стоимость излишков включается во внереализационные доходы по ст. 250 НК РФ.
4. В ряде случаев допускается зачет излишков и недостач, но только при пересортице и строго в бухгалтерском учете. В налоговом учете такой зачет не применяется.
5. Ошибки в учете излишков приводят к искажению отчетности и могут повлечь налоговые и административные штрафы. Поэтому важно регулярно проводить инвентаризацию, корректно оформлять документы и своевременно отражать результаты в учете.

Ответы на вопросы

Что еще важно знать об учете излишков.