Недостача при инвентаризации возникает, когда фактическое количество товаров, материалов, денежных средств или других ценностей оказывается меньше, чем по данным в учете.
В статье разберем, что такое недостача, по каким причинам она возникает, как ее оформить и когда взыскивать ущерб с сотрудников.
Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом
Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.
Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.
- Автоматическая проверка расхождений
- Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
- Актуальная информация по недостаче и излишкам
- Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
- Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7
Эксперт статьи
Георгий Кабанов
Менеджер продукта «Розница» в МоемСкладе
Что такое недостача
Недостача — это расхождение между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского или складского учета.
Это значит, что определенная часть ТМЦ в документах фирмы числятся, а на складе, в кассе или на рабочем месте они отсутствуют. Учитывается все имущество на складах, в магазинах, кассах, производственных помещениях и других местах хранения, а именно:
- товары на складе или в торговом зале;
- сырье и материалы;
- денежные средства в кассе;
- готовая продукция;
- основные средства и оборудование;
- запчасти, инструменты и иные материальные активы компании.
Причем недостачей считают реальное расхождение, а не учетную ошибку, которую легко поправить с помощью корректировки.
Например, по данным учета на складе должно находиться 100 единиц товара. При фактическом пересчете комиссия обнаружила только 92 единицы. Разница в 8 единиц — это недостача.
Причины могут быть разными: ошибки учета, пересортица, хищение, неправильная приемка товара, естественная убыль или нарушения условий хранения.
Если есть расхождения, вы обязаны провести проверку и оформить результаты инвентаризации в установленном порядке. Все нюансы рассмотрим в соответствующем разделе статьи.
Когда возникает недостача: основные причины
Недостача может возникать как из-за человеческого фактора, так и из-за организационных ошибок, связанных с хранением и учетом.
Ошибки в бухгалтерском и складском учете
Самая частая причина. Неверное внесение данных в учетную программу, дублирование операций, ошибки при списании или оприходовании товара могут привести к расхождениям между учетными и фактическими остатками.
Хищение
Хищение может происходить как со стороны сотрудников организации, так и со стороны третьих лиц. Особенно высок риск на складах, в магазинах и кассовых зонах, если нет достаточного контроля.
При выявлении признаков хищения компания обычно проводит внутреннее расследование, проверяет записи видеонаблюдения, документы движения товара и выявляет виновных.
Пересортица
Пересортица возникает в случаях, когда один товар ошибочно учитывается вместо другого. Например, при приемке или отгрузке сотрудники путают артикулы, размеры, модели или наименования. В результате по одним позициям возникает недостача, а по другим — излишки.
Такое часто происходит на складах с большим ассортиментом товаров. Для минимизации пересортицы компании используют штрихкодирование, автоматизированные системы учета и двойную проверку документов.
Естественная убыль
Некоторые виды товаров и материалов уменьшаются в объеме или весе в процессе хранения и транспортировки. Это и есть естественная убыль. К таким потерям относятся усушка, утруска, испарение, распыление и т. д.
Например, продукты питания, строительные смеси, жидкости или сыпучие материалы могут терять часть массы при хранении.
Если недостача укладывается в утвержденные нормы естественной убыли, ее можно списать в установленном порядке.
Ошибки приемки и отгрузки
Сотрудники могут неверно пересчитать продукцию, принять не весь объем поставки или ошибиться при комплектации заказа.
Например, поставщик отгрузил меньше товара, чем по документам, а заказчик своевременно не выявил расхождение. В подобных случаях недостача обнаруживается уже во время инвентаризации. В дальнейшем это потребует дополнительной проверки первичных документов и товарных накладных.
Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и другие. Ускорить их выполнение и избежать ошибок можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.
Как оформить недостачу: обязательные документы
Так, во время инвентаризации вы обнаружили недостачу. Разберем, что делать. В малом бизнесе обычно это задача руководителя или сотрудника, ответственного за товарный учет, если такой есть в найме.
Каждую инвентаризацию необходимо тщательно документировать на случай, если будет недостача с последующим взысканием ущерба с МОЛ. Весь процесс мы рассмотрели в руководстве по инвентаризации. Осветим основные особенно важные моменты по документации.
Издание приказа
Инвентаризация всегда начинается с официального распоряжения руководителя организации. Без приказа процедура считается недействительной с точки зрения внутреннего контроля и бухгалтерского учета.
Приказ о проведении инвентаризации издает руководитель. Это исходный документ, с которого начинается вся процедура. В нем указываются:
- основание для проведения: выявленная недостача;
- перечень имущества для проверки;
- сроки проведения;
- состав инвентаризационной комиссии;
- ответственные лица.
В приказе также устанавливаются конкретные сроки проведения инвентаризации. Это важно для ограничения периода учета и предотвращения изменений в остатках во время проверки.
Все расхождения отразите в специальных первичных документах. Они фиксируют факт проверки, подтверждают расхождения и служат основанием для отражения операций в бухучете, а также для возможного взыскания ущерба с материально ответственных лиц.
Инвентаризационная опись
Это основной первичный документ фактического учета. В нем зафиксируйте, что именно и в каком количестве нашли при проверке:
- наименование товаров, материалов или ценностей;
- единицы измерения;
- фактическое количество;
- подписи членов комиссии и материально ответственного лица.
Опись составляют непосредственно в процессе пересчета. Можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Образец заполнения и бланк вы можете найти здесь.
Документ должны подписывать члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица (МОЛ).
Опись нужно хранить, как минимум, 5 лет. Об этом сказано в части 1 статьи 29 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402 и в статье 321 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Акт инвентаризации
Итоговый документ, который оформляется после проверки и содержит выявленные расхождения и выводы комиссии. В акте отразите:
- результаты инвентаризации;
- выявленные недостачи или излишки;
- выводы комиссии;
- информация о нарушениях или причинах расхождений.
Акт инвентаризации подтверждает факт проведения проверки и ее результаты.
Сличительная ведомость
Документ, в котором подробно сравниваются учетные и фактические данные по каждой позиции. На его основе определяется размер недостачи или излишков.
Сличительная ведомость используется для сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами инвентаризации. В ней отражаются:
- учетные остатки;
- фактические остатки;
- выявленные расхождения — недостача или излишки;
- итоговые суммы отклонений.
Именно на основании сличительной ведомости определяется размер недостачи и принимается решение о дальнейших действиях.
Акт о недостаче
Если результаты проверки указывают на недостачу, оформляйте этот документ. В нем укажите:
- точный размер недостачи;
- перечень недостающих ценностей;
- обстоятельства выявления расхождений;
- выводы инвентаризационной комиссии.
Это основание для бухгалтерского учета, а также для возможного взыскания ущерба с виновных лиц или списания недостачи.
МойСклад позволяет формировать и печатать все складские документы: М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и другие. Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.
Решения по недостаче
После завершения проверки организация определяет точный размер ущерба. Для этого она использует:
- данные бухгалтерского учета;
- стоимость имущества;
- документы о закупке или остаточной стоимости;
- результаты инвентаризации.
При расчете учитываются:
- фактический размер недостачи;
- нормы естественной убыли;
- возможность частичного списания;
- наличие повреждений или износа.
Итоговая сумма ущерба оформляется документально и становится основанием для дальнейшего взыскания.
Так, в зависимости от размера недостачи примите одно из решений:
| Размер расхождения | Решение | Когда подойдет | Примеры |
| Незначительный в пределах нормы | Списание недостачи | Потери связаны с естественной убылью, то есть они в пределах нормы | Усушка продуктов при хранении. Испарение жидкостей. Потери сыпучих материалов при перевозке. |
| Превышает норму естественной убыли | Взыскание с материально ответственного лица | Если доказана вина сотрудника и подтвержден размер ущерба | Кладовщик выдал товар без документов. Кассир допустил недостачу денег в кассе. Сотрудник нарушил правила хранения товара. |
| Признание убытком организации | Если виновное лицо не найдено, отсутствует, и поэтому взыскание невозможно | Недостача выявлена после затопления склада. Виновный сотрудник скрывается. Ошибки учета обнаружены спустя 1 год и позже (ст. 392 ТК РФ) |
Если недостача в пределах норм естественной убыли, как правило, организации списывают ее в убытки и не взыскивают такой ущерб с сотрудника. Это считается допустимой хозяйственной потерей, а не нарушением со стороны материально ответственного лица. Запрашивать объяснительную, как правило, не обязательно.
Если же размер ущерба превышает нормы, нужно выяснить причины и в зависимости от этого либо признавать убытком, либо оформлять взыскание.
Взыскание недостачи с материально ответственного лица: пошаговая инструкция
Материально ответственное лицо (МОЛ) несет ответственность за сохранность вверенного ему имущества. При выявлении недостачи организация вправе рассматривать вопрос о возмещении ущерба, однако только при соблюдении установленных законом условий и процедур.
Без правильно оформленной инвентаризации взыскать ущерб с сотрудника практически невозможно.
Вы имеете право взыскивать ущерб с МОЛ только при одновременном соблюдении следующих условий. Вы должны:
- подтвердить факт передачи имущества сотруднику под ответственность — пригодятся договор о материальной ответственности, накладные, акты приема-передачи;
- доказать, что расхождение возникло не из-за внешних обстоятельств или ошибок учета, а по вине работника — по умыслу или неосторожности, в помощь — записи с камер видеонаблюдения, показания других сотрудников, иногда — объяснительная записка самого МОЛ;
- иметь на руках все обязательные инвентаризационные документы: акт, опись, сличительную ведомость — без них взыскание ущерба незаконно;
- документально подтвердить размер ущерба бухгалтерскими и инвентаризационными документами.
Чаще всего взыскание применяется, когда недостача возникла из-за нарушения правил хранения, учета, выдачи или приемки товаров, либо при хищении.
Процедура взыскания ущерба оформляется строго по установленному порядку.
Шаг 1: внутреннее служебное расследование для установления причин и обстоятельств
Задача работодателя на этом этапе — установить:
- причины возникновения недостачи;
- период появления расхождений;
- круг сотрудников, имевших доступ к имуществу;
- наличие вины конкретного работника.
В ходе проверки он изучает:
- накладные и складские документы;
- записи видеонаблюдения;
- журналы учета;
- данные учетной системы;
- показания сотрудников.
Если по итогам расследования недостача возникла по причинам, не зависящим от работника, взыскание не применяется, и ущерб списывается как расход. В ином случае требуйте объяснения у виновного сотрудника.
.png "Смотрите запись вебинара \"ТС ПИоТ, НДС 22%, АУСН — как бизнесу выстоять и работать в плюс?\"")
Шаг 2: запрос письменной объяснительной у сотрудника
Материально ответственные сотрудники согласно статье 247 ТК РФ предоставляют письменные объяснения причин выявленных расхождений. Обычно это кладовщик, кассир или продавец.
Как правило, объяснение обязательно, только если:
- размер недостачи превышает нормы естественной убыли;
- есть подозрения на ошибки и нарушения при работе с товаром.
На практике некоторые компании запрашивают письменные объяснительные в любом случае. Однако чаще всего если организация не собирается взыскивать ущерб с сотрудника, документ не нужен.
Объяснение запрашивается через письменное требование. В нем указывают причину запроса и срок, в который его нужно предоставить — как правило, 2 дня. Форма свободная. Пример, как она может выглядеть:
В объяснительной сотрудник также в свободной форме пишет, передавалось ли имущество другим работникам, были ли поломки или ремонт, как использовался и где хранился предмет. Все, что могло повлиять на недостачу.
Работник может и отказаться писать объяснительную. В этом случае, а также если он не передал документ в срок, работодатель оформляет акт об отказе предоставить объяснения. Его подписывают минимум два представителя работодателя. Чаще всего это руководитель и член комиссии.
Образец акта:
Шаг 3: принятие решения о взыскании
После анализа всех документов и данных становится ясно, есть ли виновные сотрудники.
Недостача списывается в расходы, если:
- таковых нет;
- есть, но взыскать ущерб с них невозможно.
Если есть виновный сотрудник, и его вина подтверждается документами, работодатель принимает решение взыскать с него ущерб. Для этого он оформляет приказ о взыскании ущерба, в котором указывает:
- размер ущерба;
- основания взыскания;
- порядок возмещения.
Если сотрудник согласен, он должен подписать данный приказ. Об этом сказано в статье 248 ТК РФ.
Шаг 4: оформление взыскания
После установления размера ущерба и вины материально ответственного лица работодатель принимает решение о порядке возмещения недостачи.
Если сотрудник согласен с суммой ущерба, стороны могут оформить:
- Добровольное возмещение — работник самостоятельно вносит денежные средства в кассу или переводит их организации;
- Соглашение о рассрочке — стороны письменно фиксируют график погашения задолженности;
- Удержание из заработной платы — работодатель издает приказ об удержании суммы ущерба.
Удержание из зарплаты допускается только с соблюдением требований трудового законодательства. Согласно статье 138 ТК РФ, размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы сотрудника. Остальную сумму, если она есть, удерживают в следующие месяцы или взыскивают через суд.
При этом работодатель вправе удержать ущерб в административном порядке только при соблюдении сроков, установленных в статье 248 ТК РФ.
Если сотрудник не согласен с взысканием или сумма превышает допустимые пределы удержания, спор разрешается через суд. Для судебного взыскания вы должны подтвердить:
- Факт недостачи;
- Размер ущерба;
- Наличие вины работника;
- Соблюдение процедуры инвентаризации и служебной проверки.
Обратиться в суд можно в течение одного года со дня обнаружения ущерба — это предусмотрено статьей 392 ТК РФ.
Когда сотрудник освобождается от материальной ответственности при недостаче
Это действует, когда недостача возникла по причинам, не зависящим от сотрудника. Примеры:
- форс-мажорные обстоятельства: пожар, наводнение, аварии;
- естественная убыль в пределах установленных норм;
- ошибки учета, которые допустили другие сотрудники;
- отсутствие условий для нормального хранения имущества;
- действия третьих лиц, если работодатель не обеспечил должный уровень охраны;
- недоказанная вина сотрудника.
Таким образом, привлечение МОЛ к возмещению недостачи возможно только при четко установленной вине и соблюдении процедуры оформления, иначе ответственность считается необоснованной.
Как отразить недостачу в бухгалтерском учете: проводки
После того как вы выявили недостачу, ее необходимо правильно отразить в бухгалтерском учете. Порядок отражения зависит от того, установлены ли причины и виновные лица, а также от того, укладывается ли недостача в нормы естественной убыли.
| Условие | Проводки |
| Списание недостач в пределах норм естественной убыли | Дт 94 Кт 10 Списали стоимость недостачи материалов. Дт 20 (25, 26, 44) Кт 94 Списали естественную убыль. Дт 91-2 Кт 94 Списали недостачу. |
| Недостача превышает нормы естественной убыли, но виновник недостачи не установлен или суд отказал во взыскании убытков с сотрудника | Дт 94 Кт 01 (10, 41, 43) Списали стоимость недостачи. Дт 91-2 Кт 94 Списали недостачу. |
| Доказана вина сотрудника, и недостачу относят на него | Дт 94 Кт 01 (10, 41, 43) Списали стоимость недостачи. Дт 73-2 КТ 94 Отнесли недостачу на виновное лицо. |
| Взыскание убытка из зарплаты сотрудника, но не более 20% от размера месячной зарплаты | Дт 70 Кт 73.02 Взыскали недостачу с виновного лица |
| Если виновное лицо самостоятельно гасит долг, без удержания из зарплаты | Д 50 (51) К 73 Взыскали недостачу с виновного лица |
Главное
- Недостача — это фактическое расхождение между учетными данными и реальным наличием имущества. Причинами могут быть ошибки учета, пересортица, естественная убыль, нарушения при приемке и хранении товаров или хищение.
- Любую недостачу необходимо подтверждать инвентаризацией и правильно оформлять документально. Основные документы — приказ о проведении проверки, инвентаризационная опись, сличительная ведомость и акт инвентаризации. Без них невозможно законно списать имущество, признать убыток или взыскать ущерб с сотрудника.
- Решение по недостаче зависит от обстоятельств:
- списание — если потери укладываются в нормы естественной убыли;
- взыскание — если доказана вина материально ответственного лица;
- признание убытка — если виновных установить невозможно или взыскание недоступно.
- Взыскать ущерб с сотрудника можно только при соблюдении требований ТК РФ: необходимо доказать факт передачи имущества, размер ущерба и вину работника. При этом работодатель обязан провести служебное расследование и запросить письменные объяснения.
- Чтобы снизить риск недостачи, компаниям важно регулярно проводить инвентаризации, контролировать доступ к ТМЦ, использовать видеонаблюдение и автоматизировать складской учет.
Ответы на вопросы
Отвечаем на популярные вопросы о недостаче при инвентаризации.
- Зафиксировать расхождения в инвентаризационных документах;
- Проверить учетные данные и первичную документацию;
- Провести внутреннее расследование для установления причин;
- Получить объяснения от материально ответственного лица;
- Оформить акт и сличительную ведомость;
- Принять решение о списании или взыскании ущерба.
- Председатель и члены инвентаризационной комиссии;
- Материально ответственное лицо, если оно присутствует и согласно с результатами;
- При необходимости — представители бухгалтерии или службы внутреннего контроля.
Да, но только при соблюдении условий:
- С сотрудником заключен договор о материальной ответственности;
- Доказана его вина в возникновении недостачи — это решает инвентаризационная комиссия;
- Соблюдена процедура инвентаризации и расследования;
- Установлен размер ущерба.
Если вина не доказана, взыскание невозможно.
- Когда недостача произошла не по вине МОЛ;
- Когда вы не выявили виновных сотрудников;
- Когда невозможно взыскать ущерб: сотрудник банкрот, скрылся и т. д.
- Со дня обнаружения ущерба прошло длительное время, подробнее — в следующем вопросе.
Спустя 1 год со дня обнаружения ущерба — по статье 392 ТК РФ в течение этого срока вы можете взыскать недостачу с сотрудника в судебном порядке.
При этом важно различать два момента:
- дата возникновения недостачи — когда фактически появились потери;
- дата обнаружения недостачи — обычно день подписания итогов инвентаризации или акта проверки. Именно с этого момента исчисляется годичный срок для судебного взыскания.
Также есть важные ограничения:
- если работодатель хочет удержать сумму из зарплаты без суда, приказ о взыскании обычно нужно оформить не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба;
- если этот срок пропущен или сотрудник не согласен с удержанием, взыскание возможно только через суд.
- Если есть сомнения в точности первичных результатов;
- При значительных расхождениях;
- Для выявления ошибок в процессе первой проверки;
- По решению руководства.
Эффективные профилактические меры включают:
- Регулярные инвентаризации и выборочные проверки позволяют выявлять расхождения на раннем этапе, до того как они превратятся в значительные потери.
- Системы видеонаблюдения, которые фиксируют все операции с товаром и деньгами. Это позволяет контролировать действия персонала и повышать дисциплину.
Если сотрудников много:
- Распределите обязанности между ними. Например, один отвечает за приемку, другой — за хранение, отгрузку и т. д.
- Контролируйте доступ к ТМЦ: пропускной режим на склад и в кассовые зоны, использование электронных ключей или карт доступа, учет входа и выхода персонала.
Помимо всего перечисленного, значительно снижает ошибки из-за человеческого фактора автоматизация складского учета.
В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективного складского учета.
Во-первых, интеграция с оборудованием и сервисами:
- Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
- Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
- Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
- Экспорт данных в 1С: Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».
- Интеграция с сервисом для работы с терминалом сбора данных Клеверенс Склад 15: получение на склад нового товара и подбор товара для отгрузки поставщику, выбор распределение товара из ячеек, печать этикеток с названием, единицей измерения, штрихкодом и номером ячейки.
Во-вторых, формирование и печать складских документов (М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других). Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.
В-третьих, адресное хранение позволяет указывать складские ячейки для товаров, чтобы знать, где находится та или иная позиция. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.
В-четвертых, учет по сериям и срокам годности — работает для конкретных товаров или их групп. Позволяет принимать, отгружать, перемещать и возвращать товар определенной серии. Продавайте товар с более ранним сроком годности в первую очередь и списывайте просроченную продукцию.
В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.
МойСклад — это не только про складской учет. Это рабочее место кассира, учет товаров и CRM в комплекте. Подходит для производства, торговли в обычной рознице и онлайн, а также для опта и общепита.
Более 100 форм документов с возможностью адаптации под себя.
- Печать ценников и этикеток со штрихкодами.
- Все каналы продаж в одном окне.
- Заказы поставщикам на основании статистики продаж.
- Массовое обновление цен и товаров.
- Поддержка обязательной маркировки, интеграция с ТС ПИоТ.
- Реальная прибыль по каждому товару. Также — данные по оборотам и выручке в разрезе товаров и сотрудников.