Для любой компании важна отлаженная работа всех процессов: продажи, склад, закупки, бухгалтерия и управление персоналом.
Даже в малом бизнесе отслеживать и оптимизировать все вручную проблематично и часто приводит к низким результатам. Без автоматизации не обойтись, а поможет в этом ERP‑система. Рейтинг решений в России и что выбрать — в этой статье.
МойСклад — облачная ERP для малого и среднего бизнеса. Сервис поможет автоматизировать бизнес-процессы в рознице, опте, онлайн-торговле и небольшом производстве. Это кассовое приложение, складской учет, аналитика и CRM в одной системе. Контроль товарных остатков и управление закупками на автомате, работа с маркировкой, данные о реальной прибыли и документооборот с поддержкой 24/7 и бесплатным тарифом.
Эксперт статьи
Андрей Володин, менеджер продукта CRM в МоемСкладе
ERP — это Enterprise Resource Planning, что в переводе означает «планирование ресурсов предприятия».
Вкратце ERP‑система — это комплексная программа для управления всеми бизнес-процессами в компании. Собирает важные данные в одном месте, чтобы их анализировать и решать задачи бизнеса. Это касается всех сторон: продажи, закупки, бухгалтерский учет, производственные и управленческие процессы.
ERP‑система состоит из трех компонентов.
Это база для управления ресурсами — все основные функции и справочники по работе с системой.
Компоненты, работающие в пределах одной программы. Они совместимы друг с другом и их можно подключать по мере необходимости для решения конкретных задач из разных областей: производства, финансов, логистики и т.д. В итоге получается интегрированное ERP‑решение, которое выполняет все нужные функции.
Серверное хранилище, где находятся данные, необходимые для работы модулей программы. Например, финансовые документы, данные о материалах и запасах. Формат представления — таблицы и справочники.
Также сюда относятся инструменты для обработки информации: отчеты, запросы, письма и их цепочки, аналитические инструменты. Они помогают пользователям быстро извлекать нужную информацию из базы.
Он управляет взаимодействием модулей, обрабатывает действия пользователей и обновляет информацию в базе данных. Все, что происходит в системе, проходит через него.
Обновления происходят в режиме реального времени или по расписанию — например, раз в час. Изменения, внесенные в одном модуле, автоматически отражаются в других.
На практике система работает по такому алгоритму:
Например, кладовщик внес в систему информацию о том, что определенный товар закончился. Менеджер по продажам это видит и предлагает клиентам другой подобный товар.
Для еще большей автоматизации рутинных задач ERP-систему можно интегрировать с другими приложениями. Например, чтобы обрабатывать платежные поручения, нужна интеграция с банками и платежными системами, чтобы работать с заказами, доставкой и остатками на Ozon — с маркетплейсами и т. д.
CRM, или Customer Relationship Management — система для управления взаимодействием с клиентами. В ней хранятся контактные данные и другая информация по клиентам: история заказов, персональные скидки.
В отличие от ERP, CRM-система — это про клиентов, продажи и маркетинг. ERP включает в себя больше областей: управление финансами, складом, логистикой, производством, персоналом, закупками.
В отличие от CRM‑системы, которая нужна для автоматизации продаж, ERP применяют для планирования и контроля ресурсов бизнеса в целом. Ее фокус — объединить все отделы, чтобы оптимизировать процессы и сократить затраты, а задача CRM — максимизировать прибыль за счет продаж.
Обе платформы хорошо дополняют друг друга на практике. Допустим, по данным CRM определенный товар пользуется особым спросом. ERP поможет рассчитать объем закупки, чтобы товар был в наличии.
В некоторых ERP-платформах есть встроенные базовые модули CRM.
ERP-система помогает навести порядок во всех областях бизнеса: финансы, управление персоналом, склад, продажи и других. Особенно это актуально по мере роста бизнеса, когда процессы становятся сложнее, а данных больше. Возникает острая потребность в упорядочивании.
Система ERP позволяет решать следующие задачи:
Польза от применения:
Чтобы ответить на этот вопрос, обратите внимание на следующие критерии:
Так, ERP-системы необходимы средним и крупным компаниям, чтобы держать под контролем все процессы и улучшать коммуникацию между отделами. Однако есть решения и для малого бизнеса, которые помогут автоматизировать рутинную деятельность. Это особенно актуально на будущее, если вы хотите масштабировать бизнес без потери управляемости.
Если нет четкого понимания по затратам — как денежным, так и временным, — проанализировать и улучшить бизнес-процессы не получится. ERP-платформа поможет выявить все узкие места, понять, есть ли необходимость в автоматизации.
В режиме реального времени вы увидите, что происходит с запасами, продажами, финансами и т. д.
Небольшие компании часто работают в условиях высокой конкуренции. Актуальные данные помогут адаптироваться к рынку и усовершенствовать обслуживание клиентов. ERP-система обеспечивает все необходимые данные о работе, продажах и остатках.
Так, есть смысл во внедрении ERP в небольшом бизнесе, если он планирует:
По мере расширения рутинных операций становится больше. В любом бизнесе, будь то розница, опт, онлайн-торговля, производство, нужна автоматизация. Подойдет МойСклад. Это складской учет, кассовое приложение и CRM в одной системе. Контроль товарных остатков, управление закупками, аналитика и документооборот с поддержкой 24/7 и бесплатным тарифом.
Часть мировых облачных систем с 2022 года недоступны для пользователей в РФ, только при подключении через VPN. Лучше делать выбор в пользу отечественных решений. Их функциональность в целом проще.
Программы ERP отличаются по:
Большей популярностью пользуются модульные программы. Их можно «собрать» самостоятельно только из тех блоков, которые нужны для бизнеса.
Программы с открытым кодом, как правило, бесплатны, но требуют доработки и постоянного сопровождения, а значит, привлечения технических специалистов.
Ряд платформ больше подходит для крупного бизнеса. К таким относятся, например, Infor, Галактика, Парус.
Есть гибридные решения — они объединяют возможности облачных и локальных моделей. Крупным компаниям это дает с одной стороны контроль и безопасность локального хранения данных, с другой — гибкость, масштабируемость и доступность облачных компонентов.
Далее сосредоточимся только на решениях под малый и средний бизнес.
Для каждого вида бизнеса имеют значения разные функции систем.
ERP-системы будут полезны в первую очередь торговым и производственным компаниям. Они сталкиваются с большими объемами информации, обрабатывать вручную которые практически невозможно и есть острая потребность в автоматизации.
Покажем на примерах.
Здесь рассматриваем все возможные каналы продаж: традиционные офлайн-магазины, электронная коммерция, маркетплейсы. Благодаря ERP и интеграции с системами e-commerce можно управлять всеми продажами в одной системе:
Пример: продавец магазина бытовой техники собирается оформить заказ. Прежде всего он проверяет в системе, есть ли нужный товар в наличии на складе и в какие сроки его можно отгрузить. Далее он резервирует товар для покупателя и ставит задачу о доставке.
Рассмотрим подробнее на примере розничной торговли, как ERP-система задействована на всех этапах. Схематически это выглядит так:
На шаге 1:
Шаг 2 — обработка заказа. Менеджер подтверждает его.
Далее если товар в наличии, система резервирует необходимое его количество на складе. Если нет, добавляются два шага — закупка недостающего товара и его поступление на склад.
В ходе закупки товара:
При поступлении товара на склад:
Два финальных шага — отгрузка и доставка, поступление оплаты от клиента.
Отгрузка и доставка включает шаги:
Сразу после оплаты:
Производителям ERP помогает решать следующие проблемы:
Система рассчитывает, сколько работников, мощностей и материалов нужно и на какой срок хватит текущих запасов.
Пример: производство мебели. Допустим, заканчивается древесина или любой другой материал. ERP это обнаруживает, прогнозирует, сколько материала понадобится на ближайший период и создает заявку на закупку. Продавец проверяет все данные и отправляет заказ поставщику.
Плюс — не придется останавливать производство и хранить лишние запасы, так как есть возможность закупить ровно столько, сколько понадобится согласно прогнозу.
Избежать ошибок и сократить незавершенное производство проще, если планировать все этапы работы в той же программе, где вы ведете учет. Например, МойСклад. В этой системе можно управлять запасами на складе, ставить задачи и контролировать их выполнение, рассчитывать себестоимость готовой продукции.
Сервисные компании, например, консалтинг, инженерия, бухгалтерия, используют ERP, чтобы:
Компании, оказывающие профессиональные услуги, работают напрямую с клиентом. Поэтому для них важны все функции, связанные с CRM: ведение клиентской базы, изучение спроса, формирование персональных предложений.
Оптовые компании работают с большими объемами товара. Цель — обеспечить своевременность поставок, сократить затраты на распределение, повысить оборачиваемость запасов и сократить время от заказа до получения платежа.
Для оптовиков и импортеров важные функции ERP-систем — это контроль движения товаров, управление запасами, закупками и логистикой.
Также всем компаниям, которые поставляют сезонные товары, необходимо анализировать и прогнозировать продажи. Все это также есть в функционале ERP.
Стоит начинать с цели — зачем компании нужна ERP.
Оцените текущие бизнес-процессы. Можно действовать по такому плану:
Ответьте на вопросы: как сейчас происходит обмен информацией, используете ли вы уже какое‑либо ПО, почему оно не дает нужных результатов, какой должна быть новая программа?
Цели могут быть следующими: вести процессы в режиме одного окна, оптимизировать склад, не закупать лишнего и т.д.
Признаки того, что вам нужно внедрять ERP, могут быть следующие:
Вы выбираете готовый продукт или собираете модульное решение с учетом потребностей бизнеса.
Учитывайте цели внедрения, специфику и масштаб бизнеса, а также бюджет. Можно протестировать несколько вариантов: посмотреть демо, оценить удобство, интеграции, производительность и функционал.
До миграции данных нужно провести аудит, затем перенести их в новую систему. После этого можно приступить к установке ПО, настройке всех модулей, функций и интеграций.
Для выполнения технической части важно подключить опытного специалиста по ПО — штатного ИТ-сотрудника или внешнего подрядчика.
Чтобы убедиться, что весь функционал настроен корректно и им удобно пользоваться, протестируйте систему. Важно заранее обучить пользователей работе в ней, чтобы они участвовали в тестировании.
Обучение могут проводить специалисты компании-подрядчика, которые внедряли систему, или ваши сотрудники ИТ-отдела.
Можно запускать ERP.
Обычно в ходе пилотного запуска систему тестируют в реальных условиях на ограниченном количестве пользователей. Этапы тестирования включают:
Важно продумать дальнейшее сопровождение системы: воспользоваться услугами компании-поставщика ПО или проводить все силами штатных специалистов.
Через несколько месяцев после запуска важно провести оценку эффективности ERP-системы. Нужно понять, какие задачи теперь автоматизированы, где все работает гладко, а в каких процессах все еще нужен человек. В дальнейшем это поможет оптимизировать работу бизнеса.
Как правило, внедрение занимает от несколько недель до нескольких месяцев в зависимости от сложности системы и количества модулей.
В будущем систему необходимо регулярно обновлять, чтобы она соответствовала задачам бизнеса и техническим требованиям.
Выбирая подходящую систему ориентируйтесь на потребности компании. На первых порах это может быть и Excel — простейший инструмент для управления ресурсами. Многие небольшие компании и стартапы используют таблицы Excel для учета запасов, финансового планирования и анализа данных.
Когда компания переходит к более сложным задачам, связанным с автоматизацией операционной деятельности, ей требуются специализированные программы и системы учета.
Собрали информацию о наиболее популярных системах в России на сегодняшний день. Рассмотрим, какой функционал они поддерживают и насколько доступны в РФ — в нынешней ситуации это крайне важно при выборе любого онлайн-сервиса.
Название | Стоимость, наличие бесплатного тарифа/периода | Складской учет | Производство | Простая настройка | Доступность в РФ |
Пробный период 14 дней, есть бесплатный тариф |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ Российский разработчик |
|
Платно |
✅ |
✅ |
❌ |
✅ Российский разработчик |
|
Платно |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ Российский разработчик |
|
Платно |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ Российский разработчик |
|
Платно, бесплатный период 15 дней. Также бесплатно можно использовать один модуль |
✅ |
✅ |
✅ |
Зарубежный разработчик. Community версия доступна, Enterprise можно приобрести на юрлицо вне РФ |
|
Условно бесплатно |
❌ |
✅ |
❌ |
Зарубежный разработчик, доступна |
|
Бесплатно, часть модулей платные |
✅ |
✅ |
✅ |
Зарубежный разработчик, доступна |
|
Бесплатно |
✅ |
✅ |
❌ |
Зарубежный разработчик, доступна |
|
Условно бесплатно |
❌ |
✅ |
✅ |
Зарубежный разработчик, доступна |
Часть зарубежных разработчиков ушли из РФ. Среди них: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle. Это означает возможные проблемы с оплатой лицензии для платных программ, с безопасностью ПО из‑за отсутствия обновлений и прочие риски. Их можно избежать, если использовать отечественные ERP‑продукты.
Рассмотрим их подробнее.
Это облачное решение, где есть все, что нужно для малого и среднего бизнеса: обработка заказов, поддержка маркировки, анализ финансовых показателей, управление закупками и работа с клиентской базой.
Решение ориентировано на розничную и оптовую торговлю, онлайн-продажи, производство. Входит в официальный список поставщиков отечественного ПО Министерства цифровых технологий (Минцифры).
МойСклад с 2007 года работает в России и СНГ и помогает решать любые задачи в следующих областях:
Программа доступна сразу после регистрации, есть техподдержка 24/7 и бесплатный тариф.
Есть готовые интеграции со всеми популярными сервисами для бизнеса, в том числе с интернет-магазином, маркетплейсами, Авито, сервисами доставки, телефонией, банками. Также — поддержка маркировки благодаря прямой интеграции с Честным знаком.
Комплексный продукт для любого бизнеса вне зависимости от размера. Есть коробочная и облачная версии.
Большое количество отраслевых решений и модулей. Например, можно управлять бухгалтерией, налоговым учетом, зарплатами, складами, производством, продажами, вести документооборот и финансовые операции.
Плюс — широкая партнерская сеть, минус — высокая стоимость коробочного решения и необходимость привлечения специалистов для обновлений.
1C:ERP Управление предприятием
«Галактика ERP» — это цифровая платформа управления предприятием, предназначенная для автоматизации предприятия, холдингов и групп компаний. Начиная от планирования и закупки материалов до выпуска готовой продукции и доставки.
Система ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Сервис можно настроить под себя, так как состоит их разных модулей.
Минус: трудно найти эксперта по внедрению по сравнению, например, с 1 °C.
Плюс: есть собственная служба поддержки.
Возможности системы:
Универсальная модульная программа, которая состоит из нескольких подсистем: финансы, документооборот, HR‑модуль, складской учет, CRM‑система, управление активами и фондами. Есть отдельные отраслевые решения для промышленных предприятий и рекламных агентств.
Есть модули для управления бухгалтерскими операциями, производственными процессами, кадровым учетом и зарплатой, складским учетом, аналитикой и другими бизнес-процессами.
Плюсы:
Минусы:
Облачное решение для управления проектами и бизнес-процессами, которое сочетает в себе элементы ERP, CRM и управления задачами. Оно предлагает пользователям функции для учета времени, выставления счетов, управления проектами и клиентами. Подходит для малых и средних предприятий.
Некоторые импортные платформы остались на российском рынке.
Бельгийская платная Open Source ERP‑система, есть облачная и коробочная версии. На базе платформы можно запустить:
И множество других модулей и нишевых решений.
Из существенных минусов — отсутствие скидок за количество подключенных пользователей и неоперативная работа техподдержки.
Условно бесплатная программа — нужно оплачивать и запускать хостинг, так как она облачная. Страна-разработчик — Индия. Есть также платная версия с техподдержкой, хостингом и доступом для 50 пользователей.
Возможности:
Преимущества — интеграция с сервисами Google, интуитивный интерфейс, регулярные обновления программы. Недостатки — неудобно пользоваться финансовыми отчетами.
Сферы применения: образование, сельское хозяйство, здравоохранение, сфера услуг, ритейл, производство, НКО.
Модульная ERP с открытым кодом для небольших и средних организаций.
Помогает решать следующие задачи:
Есть также платные плагины. Примеры: двухфакторная аутентификация, почтовый клиент, база для работников доставки и т.д.
Сферы применения: финансы, доставка, продажи, ритейл, услуги.
Модульная Open Source система. Все плагины бесплатные.
С ERP5 можно вести:
Важный плюс — модули постоянно дорабатываются. Из минусов — морально устаревший интерфейс.
Сферы применения: финансы, сельское хозяйство, образование, промышленное производство, электронная торговля.
Система ERP с открытым исходным кодом. Минимальные базовые возможности доступны бесплатно, но если нужны актуальные обновления, техподдержка и облако, придется платить. Либо нанимать программистов для самостоятельных доработок.
Программа предоставляет большой выбор модулей, среди них — продажи, производство, бухгалтерия, контракты, бюджетирование, выставление счетов.
Сферы применения: финансы, сельское хозяйство, образование, промышленное производство, торговля.
Существует множество ERP-систем, которые могут быть менее известными, но не менее полезными для бизнеса. Например, Flowlu, ADempiere.
Это открытое ERP-решение, которое ориентировано на малый и средний бизнес. Оно включает в себя управление запасами, закупками, производственными процессами и бухгалтерией. Можно настроить под конкретные нужды бизнеса, так как есть открытый код.
Решение для управления производством, запасами, продажами и финансами. Можно выбрать нужные модули. Сервис больше относится к MRP (Планирование потребностей в материалах). MRP — это более узкая система, нацеленная на управление материалами и запасами в процессе производства. Помогает планировать и контролировать запасы, определяя, какие материалы и в каком количестве нужны для производства в любой момент времени.
Модульные системы гибкие — компоненты можно внедрять не сразу, а поэтапно. Перечислим самые популярные модули для малого и среднего бизнеса.
Задача — финансовый анализ, работа с платежными квитанциями, формирование отчетов для налоговой службы.
Задача — управление закупками, взаимодействие с поставщиками, анализ и прогноз спроса внутри компании.
Задача — ведение кадрового учета, расчет зарплаты, составление рабочих графиков, учета рабочего времени.
Задача — оценка запасов сырья и загрузки оборудования, оптимизация процессов производства.
Задача — планирование движения товаров, трудозатрат и отслеживание запасов. Все, что выполняют специальные складские программы.
Помимо базовых модулей существуют, например, модуль по управлению качеством, по ремонту оборудования и другие более специфичные, заточенные под определенные отрасли.
В МоемСкладе есть все необходимое для малого бизнеса. Помимо складского учета: регистрация продаж с помощью кассового приложения, массовое обновление товаров и цен, заказы из всех каналов в одном окне, генерация и печать штрихкодов, более 100 готовых форм документов, клиентская база и контроль задач сотрудников.
Использование ERP‑систем дает массу преимуществ на практике. Есть и ограничения, назовем основные из них.
Благодаря стандартизации данных и сбору в режиме реального времени:
Кроме того, автоматизация с помощью ERP:
Основные минусы ERP‑системы следующие:
С подобным можно столкнуться при использовании любого сложного ПО. В результате, как правило, расходы окупаются за счет того, что эффективность бизнес-процессов растет в разы. Однако это потребует времени — от нескольких месяцев до нескольких лет.
Средний бизнес рискует выбрать систему, которая недостаточно адаптируется под его специфику. Для небольших компаний есть риск столкнуться с решением без масштабируемости, либо не окупить вложений, если система окажется слишком сложной и не принесет пользы. Поэтому стоит адекватно оценивать потребности бизнеса и тщательно подходить к выбору системы.
Всех этих проблем можно избежать, если выбрать МойСклад. Быстрый старт, помощь с настройкой, бесплатный доступ к базовым возможностям. А если возникнут вопросы — техподдержка на связи 24/7.
Вот наиболее распространенные ситуации.
Если у компании сложные бизнес-процессы и/или большой объем данных.
Добавьте или отредактируйте нужные модули и функциональные возможности. Можно создать дополнительные расширения, например, при помощи настраиваемого API.
Можно, если в штате есть квалифицированные IT‑специалисты и специалисты в области руководства бизнесом.
В зависимости от размеров компании, сложности процессов, количества модулей это может занять до нескольких лет. Выбирайте доступное решение исходя из своих потребностей.
Все необходимые возможности для малого и среднего бизнеса есть в МоемСкладе. Доверьте ему все рутинные операции, чтобы избежать ошибок и сэкономить бюджет. Быстрый старт без обучения, поддержка 24/7.
МойСклад подходит для розничной, оптовой и онлайн-торговли; производства, общепита и сферы услуг. Есть бесплатный тариф без ограничений по времени.