Инвентаризация кассы

В этой статье расскажем, для чего и как часто нужна инвентаризация кассы, как подготовиться к процедуре, как ее провести и кто за нее отвечает.

Зачем проводить инвентаризацию

Инвентаризацию кассы проводят, чтобы проверить, сколько наличных денег фактически осталось в организации и как это отражено в учете. Во время процедуры пересчитывают все средства и оценивают, правильно ли оформлены документы.

С помощью инвентаризации собственник или директор компании контролирует кассиров: насколько качественно выполнена работа и нет ли хищений. Проверку может проводить и налоговая. На этот случай у каждой организации должны быть заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15.

Порядок инвентаризации кассы

Инвентаризацию регулирует Порядок ведения кассовых операций в РФ. Основанием для процедуры может быть приказ, распоряжение или постановление руководителя компании.

Перед началом проверки создается специальная комиссия. В нее могут входить как руководители, например, владелец или генеральный директор, так и практически любые специалисты, включая бухгалтеров, юристов и сотрудников службы безопасности.

Сперва комиссия получает текущие приходные и расходные документы о движении наличных. Кассиры несут материальную ответственность, поэтому они письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все деньги в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны.

Затем пересчитывают деньги в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с цифрами из документов и проверяет данные в памяти ККТ.

Вот главные рекомендации для инвентаризации кассы:

• комиссия работает в полном составе, иначе результаты будут недействительными;
• все описи и акты инвентаризации заполняются не менее чем в двух экземплярах;
• кассиры обязательно участвуют в пересчете денежных средств;
• документы подписывают все члены комиссии и кассиры;
• в инвентаризационных актах нет помарок — если запись неточная, нужно ее зачеркнуть и сверху написать верные данные. Комиссия должна утвердить исправления.

В заполненном акте инвентаризации есть учетный и фактический остаток наличных, имена всех членов комиссии и их подписи. Результаты проверки доводят до руководителя организации.

Если по итогам процедуры нет расхождений в данных, то учет в организации ведут правильно и кассир работает хорошо. В случае недостачи или излишка, нужно принимать меры: проверить правильность учета и оценить работу кассира.

Излишек по кассе после инвентаризации оформляют в приход и квалифицируют как прочий доход, чтобы уплатить с него налог. Недостача уменьшает остаток денег в учетной системе. Следовательно, его должен возместить виновный сотрудник — кассир или другой специалист, который несет материальную ответственность.

Как часто нужна инвентаризация кассы

Устраивать проверку можно спонтанно или по плану. Иногда периодичность периодичность процедуры зависит от учетной политикой компании, которая пересматривается ежегодно.

Есть ситуации, когда провести инвентаризацию нужно, даже если вы ее не планировали. Вот они:

• в кассе меньше или больше денег, чем должно быть;
• сменился кассир;
• произошли организационные изменения, например, ликвидировано юрлицо;
• компания столкнулась с ущербом в результате стихийных бедствий;
• настал конец календарного года.

Выявленные в ходе инвентаризации проблемы учета можно решить, если использовать систему, объединяющую приемки, отгрузки, отчеты по продажам и прибыли.

МойСклад позволяет быстро наладить ведение кассы, складской учет, а также автоматизировать торговлю при минимуме вложений.

Сервис подходит как для управления одним магазином, так и для сетей.