Недостача при инвентаризации: причины, действия и списание

Недостача при инвентаризации возникает, когда фактическое количество товаров, материалов, денежных средств или других ценностей оказывается меньше, чем по данным в учете.

В статье разберем, что такое недостача, по каким причинам она возникает, как ее оформить и когда взыскивать ущерб с сотрудников.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Эксперт статьи

Что такое недостача

Недостача — это расхождение между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского или складского учета.

Это значит, что определенная часть ТМЦ в документах фирмы числятся, а на складе, в кассе или на рабочем месте они отсутствуют. Учитывается все имущество на складах, в магазинах, кассах, производственных помещениях и других местах хранения, а именно:

• товары на складе или в торговом зале;
• сырье и материалы;
• денежные средства в кассе;
• готовая продукция;
• основные средства и оборудование;
• запчасти, инструменты и иные материальные активы компании.

Причем недостачей считают реальное расхождение, а не учетную ошибку, которую легко поправить с помощью корректировки.

Например, по данным учета на складе должно находиться 100 единиц товара. При фактическом пересчете комиссия обнаружила только 92 единицы. Разница в 8 единиц — это недостача.

Причины могут быть разными: ошибки учета, пересортица, хищение, неправильная приемка товара, естественная убыль или нарушения условий хранения.

Если есть расхождения, вы обязаны провести проверку и оформить результаты инвентаризации в установленном порядке. Все нюансы рассмотрим в соответствующем разделе статьи.

Когда возникает недостача: основные причины

Недостача может возникать как из-за человеческого фактора, так и из-за организационных ошибок, связанных с хранением и учетом.

Ошибки в бухгалтерском и складском учете

Самая частая причина. Неверное внесение данных в учетную программу, дублирование операций, ошибки при списании или оприходовании товара могут привести к расхождениям между учетными и фактическими остатками.

Хищение

Хищение может происходить как со стороны сотрудников организации, так и со стороны третьих лиц. Особенно высок риск на складах, в магазинах и кассовых зонах, если нет достаточного контроля.

При выявлении признаков хищения компания обычно проводит внутреннее расследование, проверяет записи видеонаблюдения, документы движения товара и выявляет виновных.

Пересортица

Пересортица возникает в случаях, когда один товар ошибочно учитывается вместо другого. Например, при приемке или отгрузке сотрудники путают артикулы, размеры, модели или наименования. В результате по одним позициям возникает недостача, а по другим — излишки.

Такое часто происходит на складах с большим ассортиментом товаров. Для минимизации пересортицы компании используют штрихкодирование, автоматизированные системы учета и двойную проверку документов.

Естественная убыль

Некоторые виды товаров и материалов уменьшаются в объеме или весе в процессе хранения и транспортировки. Это и есть естественная убыль. К таким потерям относятся усушка, утруска, испарение, распыление и т. д.

Например, продукты питания, строительные смеси, жидкости или сыпучие материалы могут терять часть массы при хранении.

Ошибки приемки и отгрузки

Сотрудники могут неверно пересчитать продукцию, принять не весь объем поставки или ошибиться при комплектации заказа.

Например, поставщик отгрузил меньше товара, чем по документам, а заказчик своевременно не выявил расхождение. В подобных случаях недостача обнаруживается уже во время инвентаризации. В дальнейшем это потребует дополнительной проверки первичных документов и товарных накладных.

Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и другие. Ускорить их выполнение и избежать ошибок можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Как оформить недостачу: обязательные документы

Так, во время инвентаризации вы обнаружили недостачу. Разберем, что делать. В малом бизнесе обычно это задача руководителя или сотрудника, ответственного за товарный учет, если такой есть в найме.

Каждую инвентаризацию необходимо тщательно документировать на случай, если будет недостача с последующим взысканием ущерба с МОЛ. Весь процесс мы рассмотрели в руководстве по инвентаризации. Осветим основные особенно важные моменты по документации.

Издание приказа

Инвентаризация всегда начинается с официального распоряжения руководителя организации. Без приказа процедура считается недействительной с точки зрения внутреннего контроля и бухгалтерского учета.

Приказ о проведении инвентаризации издает руководитель. Это исходный документ, с которого начинается вся процедура. В нем указываются:

• основание для проведения: выявленная недостача;
• перечень имущества для проверки;
• сроки проведения;
• состав инвентаризационной комиссии;
• ответственные лица.

В приказе также устанавливаются конкретные сроки проведения инвентаризации. Это важно для ограничения периода учета и предотвращения изменений в остатках во время проверки.

Все расхождения отразите в специальных первичных документах. Они фиксируют факт проверки, подтверждают расхождения и служат основанием для отражения операций в бухучете, а также для возможного взыскания ущерба с материально ответственных лиц.

Инвентаризационная опись

Это основной первичный документ фактического учета. В нем зафиксируйте, что именно и в каком количестве нашли при проверке:

• наименование товаров, материалов или ценностей;
• единицы измерения;
• фактическое количество;
• подписи членов комиссии и материально ответственного лица.

Опись составляют непосредственно в процессе пересчета. Можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Образец заполнения и бланк вы можете найти здесь.

Документ должны подписывать члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица (МОЛ).

Опись нужно хранить, как минимум, 5 лет. Об этом сказано в части 1 статьи 29 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402 и в статье 321 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Акт инвентаризации

Итоговый документ, который оформляется после проверки и содержит выявленные расхождения и выводы комиссии. В акте отразите:

• результаты инвентаризации;
• выявленные недостачи или излишки;
• выводы комиссии;
• информация о нарушениях или причинах расхождений.

Акт инвентаризации подтверждает факт проведения проверки и ее результаты.

Сличительная ведомость

Документ, в котором подробно сравниваются учетные и фактические данные по каждой позиции. На его основе определяется размер недостачи или излишков.

Сличительная ведомость используется для сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами инвентаризации. В ней отражаются:

• учетные остатки;
• фактические остатки;
• выявленные расхождения — недостача или излишки;
• итоговые суммы отклонений.

Именно на основании сличительной ведомости определяется размер недостачи и принимается решение о дальнейших действиях.

Акт о недостаче

Если результаты проверки указывают на недостачу, оформляйте этот документ. В нем укажите:

• точный размер недостачи;
• перечень недостающих ценностей;
• обстоятельства выявления расхождений;
• выводы инвентаризационной комиссии.

Это основание для бухгалтерского учета, а также для возможного взыскания ущерба с виновных лиц или списания недостачи.

МойСклад позволяет формировать и печатать все складские документы: М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и другие. Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.

Решения по недостаче

После завершения проверки организация определяет точный размер ущерба. Для этого она использует:

• данные бухгалтерского учета;
• стоимость имущества;
• документы о закупке или остаточной стоимости;
• результаты инвентаризации.

При расчете учитываются:

• фактический размер недостачи;
• нормы естественной убыли;
• возможность частичного списания;
• наличие повреждений или износа.

Итоговая сумма ущерба оформляется документально и становится основанием для дальнейшего взыскания.

Так, в зависимости от размера недостачи примите одно из решений:

Если недостача в пределах норм естественной убыли, как правило, организации списывают ее в убытки и не взыскивают такой ущерб с сотрудника. Это считается допустимой хозяйственной потерей, а не нарушением со стороны материально ответственного лица. Запрашивать объяснительную, как правило, не обязательно.

Если же размер ущерба превышает нормы, нужно выяснить причины и в зависимости от этого либо признавать убытком, либо оформлять взыскание.

Взыскание недостачи с материально ответственного лица: пошаговая инструкция

Материально ответственное лицо (МОЛ) несет ответственность за сохранность вверенного ему имущества. При выявлении недостачи организация вправе рассматривать вопрос о возмещении ущерба, однако только при соблюдении установленных законом условий и процедур.

Вы имеете право взыскивать ущерб с МОЛ только при одновременном соблюдении следующих условий. Вы должны:

• подтвердить факт передачи имущества сотруднику под ответственность — пригодятся договор о материальной ответственности, накладные, акты приема-передачи;
• доказать, что расхождение возникло не из-за внешних обстоятельств или ошибок учета, а по вине работника — по умыслу или неосторожности, в помощь — записи с камер видеонаблюдения, показания других сотрудников, иногда — объяснительная записка самого МОЛ;
• иметь на руках все обязательные инвентаризационные документы: акт, опись, сличительную ведомость — без них взыскание ущерба незаконно;
• документально подтвердить размер ущерба бухгалтерскими и инвентаризационными документами.

Чаще всего взыскание применяется, когда недостача возникла из-за нарушения правил хранения, учета, выдачи или приемки товаров, либо при хищении.

Процедура взыскания ущерба оформляется строго по установленному порядку.

Шаг 1: внутреннее служебное расследование для установления причин и обстоятельств

Задача работодателя на этом этапе — установить:

• причины возникновения недостачи;
• период появления расхождений;
• круг сотрудников, имевших доступ к имуществу;
• наличие вины конкретного работника.

В ходе проверки он изучает:

• накладные и складские документы;
• записи видеонаблюдения;
• журналы учета;
• данные учетной системы;
• показания сотрудников.

Если по итогам расследования недостача возникла по причинам, не зависящим от работника, взыскание не применяется, и ущерб списывается как расход. В ином случае требуйте объяснения у виновного сотрудника.

Шаг 2: запрос письменной объяснительной у сотрудника

Материально ответственные сотрудники согласно статье 247 ТК РФ предоставляют письменные объяснения причин выявленных расхождений. Обычно это кладовщик, кассир или продавец.

Объяснение запрашивается через письменное требование. В нем указывают причину запроса и срок, в который его нужно предоставить — как правило, 2 дня. Форма свободная. Пример, как она может выглядеть:

В объяснительной сотрудник также в свободной форме пишет, передавалось ли имущество другим работникам, были ли поломки или ремонт, как использовался и где хранился предмет. Все, что могло повлиять на недостачу.

Работник может и отказаться писать объяснительную. В этом случае, а также если он не передал документ в срок, работодатель оформляет акт об отказе предоставить объяснения. Его подписывают минимум два представителя работодателя. Чаще всего это руководитель и член комиссии.

Образец акта:

Шаг 3: принятие решения о взыскании

После анализа всех документов и данных становится ясно, есть ли виновные сотрудники.

Недостача списывается в расходы, если:

• таковых нет;
• есть, но взыскать ущерб с них невозможно.

Если есть виновный сотрудник, и его вина подтверждается документами, работодатель принимает решение взыскать с него ущерб. Для этого он оформляет приказ о взыскании ущерба, в котором указывает:

• размер ущерба;
• основания взыскания;
• порядок возмещения.

Если сотрудник согласен, он должен подписать данный приказ. Об этом сказано в статье 248 ТК РФ.

Шаг 4: оформление взыскания

После установления размера ущерба и вины материально ответственного лица работодатель принимает решение о порядке возмещения недостачи.

Если сотрудник согласен с суммой ущерба, стороны могут оформить:

• Добровольное возмещение — работник самостоятельно вносит денежные средства в кассу или переводит их организации;
• Соглашение о рассрочке — стороны письменно фиксируют график погашения задолженности;
• Удержание из заработной платы — работодатель издает приказ об удержании суммы ущерба.

Удержание из зарплаты допускается только с соблюдением требований трудового законодательства. Согласно статье 138 ТК РФ, размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы сотрудника. Остальную сумму, если она есть, удерживают в следующие месяцы или взыскивают через суд.

При этом работодатель вправе удержать ущерб в административном порядке только при соблюдении сроков, установленных в статье 248 ТК РФ.

Если сотрудник не согласен с взысканием или сумма превышает допустимые пределы удержания, спор разрешается через суд. Для судебного взыскания вы должны подтвердить:

• Факт недостачи;
• Размер ущерба;
• Наличие вины работника;
• Соблюдение процедуры инвентаризации и служебной проверки.

Обратиться в суд можно в течение одного года со дня обнаружения ущерба — это предусмотрено статьей 392 ТК РФ.

Когда сотрудник освобождается от материальной ответственности при недостаче

Это действует, когда недостача возникла по причинам, не зависящим от сотрудника. Примеры:

• форс-мажорные обстоятельства: пожар, наводнение, аварии;
• естественная убыль в пределах установленных норм;
• ошибки учета, которые допустили другие сотрудники;
• отсутствие условий для нормального хранения имущества;
• действия третьих лиц, если работодатель не обеспечил должный уровень охраны;
• недоказанная вина сотрудника.

Таким образом, привлечение МОЛ к возмещению недостачи возможно только при четко установленной вине и соблюдении процедуры оформления, иначе ответственность считается необоснованной.

Как отразить недостачу в бухгалтерском учете: проводки

После того как вы выявили недостачу, ее необходимо правильно отразить в бухгалтерском учете. Порядок отражения зависит от того, установлены ли причины и виновные лица, а также от того, укладывается ли недостача в нормы естественной убыли.

Главное

1. Недостача — это фактическое расхождение между учетными данными и реальным наличием имущества. Причинами могут быть ошибки учета, пересортица, естественная убыль, нарушения при приемке и хранении товаров или хищение.
2. Любую недостачу необходимо подтверждать инвентаризацией и правильно оформлять документально. Основные документы — приказ о проведении проверки, инвентаризационная опись, сличительная ведомость и акт инвентаризации. Без них невозможно законно списать имущество, признать убыток или взыскать ущерб с сотрудника.
3. Решение по недостаче зависит от обстоятельств:
   • списание — если потери укладываются в нормы естественной убыли;
   • взыскание — если доказана вина материально ответственного лица;
   • признание убытка — если виновных установить невозможно или взыскание недоступно.
4. Взыскать ущерб с сотрудника можно только при соблюдении требований ТК РФ: необходимо доказать факт передачи имущества, размер ущерба и вину работника. При этом работодатель обязан провести служебное расследование и запросить письменные объяснения.
5. Чтобы снизить риск недостачи, компаниям важно регулярно проводить инвентаризации, контролировать доступ к ТМЦ, использовать видеонаблюдение и автоматизировать складской учет.

Ответы на вопросы

Отвечаем на популярные вопросы о недостаче при инвентаризации.

В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.