Неснижаемый запас товаров: что это, как управлять и считать остатки на складе и в магазине

Если на торговой точке, на складе или в пункте выдачи заказов внезапно исчез продукт, который пользуется спросом, это проблема в управлении товарными запасами.

Как поддерживать ассортимент, чтобы не потерять покупателей и прибыль и в то же время избегать затоваривания склада? Важнейший инструмент для розницы — неснижаемый запас товаров. Что это, для чего нужен и как его рассчитать — в этой статье.

Для магазина важно, чтобы прибыльные товары всегда были в наличии, а их поставки — точно в срок. Делать это вручную долго и чревато ошибками. Автоматизируйте закупки с помощью МоегоСклада — сервис выявит лидеров продаж, пришлет уведомление, о том что нужные товары заканчиваются.

Виды запасов в торговле, производстве и услугах

Товарный запас — это количество товаров на складе и в торговом зале, доступное для реализации. Если речь о маркетплейсах — в пункте выдачи заказов. В сфере услуг по тому же принципу ведется учет комплектующих и расходных материалов, на производственных предприятиях — сырья и материалов.

Показатель измеряется в штуках, упаковках, килограммах и других натуральных величинах, а также в деньгах и днях.

Допустим, на складе находится 70 рюкзаков — это оценка в количественном выражении. Суммарная стоимость по закупочной или отпускной цене — это величина в деньгах. За какой период вы планируете продать данное количество товарных единиц — это запасы в днях.

Запасы бывают следующих видов.

Текущие

Продукция, которая закупается регулярно, так как она должна быть в наличии в любой момент для удовлетворения спроса. Например, это сигареты, хлеб, атрибуты и подарки на день рождения и свадьбы.

Сезонные

Некоторые товары актуальны в определенные периоды или события. Это все, что покупают в новогодние праздники — елки, фейерверки, новогодние игрушки, на хэллоуин — маскарадные костюмы, парики и т.д. В летний период сезонные запасы — мороженое, купальники, крем для защиты от солнца.

Страховые

Страховой запас — это товары на случай, если внезапно закончится текущая партия, и покупателям нужно предложить что-то в качестве альтернативы.

Цель — обеспечение магазина продукцией, на которую спрос постоянный, в любых непредвиденных ситуациях.

В интересах магазина иметь такой запас, чтобы не потерять клиентов из-за отсутствия товара.

Требования к складским запасам

Задача, которую позволяет решать управление запасами — сделать так, чтобы продукция не заканчивалась до нового поступления. Для любого бизнеса важна непрерывность продаж.

На первый взгляд, подходящее решение — заполнить склад до отказа товарами, чтобы их хватило на ближайшее время с учетом сроков годности. Однако придется платить за пользование складом, работу кладовщиков — а это повысит себестоимость, а значит, и розничную цену продукта.

Другая крайность — не пользоваться складом совсем и заказывать товар по мере необходимости, то есть когда запасы уходят в ноль. Этот вариант неудобен из-за сильной зависимости от поставок. Любой срыв может привести к временному отсутствию товара на полках.

Оптимальный способ — найти золотую середину, когда нет ни переплаты за аренду и обслуживание склада, ни просадки ассортимента. С одной стороны, товарный запас должен покрывать потребности торговой точки в продукции, с другой — затраты на хранение должны быть минимальными.

Сколько товара тогда нужно иметь в наличии? Чтобы ответить на этот вопрос, проясним для начала, что такое неснижаемый запас.

Что такое неснижаемый остаток

Неснижаемый, или витринный запас — это минимальное количество товара, необходимое для бесперебойных продаж. Когда объем продукции приближается к этой величине, нужно незамедлительно сделать заказ поставщику на отгрузку новой партии.

Расчет неснижаемого остатка необходим для каждой товарной позиции с учетом:

• сроков поставки, чтобы не остаться совсем без товара. То есть лучше заказывать до того, как на витрине остались последние товарные единицы;
• времени хранения и реализации. Одни товары, как хлеб, молочные изделия, готовая еда, уходят за несколько часов. То, что не является предметом повседневного спроса — деликатесы, коллекционные вина, может задержаться на месяц и дольше.

Как работать со складскими запасами: сколько товара должно быть в наличии

Неснижаемый остаток — это минимальный порог. Именно столько товаров и не меньше должно быть на складе или на торговой точке.

Верхний предел, на которой нужно ориентироваться — максимальный запас. Это самое большое количество товара, которое может присутствовать на складе в любой момент времени. Превышать его не стоит ни в коем случае.

Любая приобретенная для сбыта продукция — это вложения средств, которые должны окупаться. «Замораживать» большие суммы таким образом — высокий риск.

Представьте, вы закупили определенный товар, а он вышел из моды, резко подорожал на рынке и теперь его приобретают реже. А если у него еще и ограниченный срок годности, придется списывать и нести издержки.

Максимальный товарный запас — это не то, к чему нужно стремиться. При этом использование его значения для принятия решений и дальнейших вычислений критически важно.

Итак, главное правило, которое работает в большинстве случаев: оптимальный складской запас должен быть не выше максимального и не ниже неснижаемого.

Исключением является онлайн-розница, где проблема дефицита складской площади неактуальна. Для остальных компаний значения максимального запаса важно учитывать по причинам, указанным в таблице ниже.

Иногда неснижаемый и максимальный запасы равны. В торговых точках это допустимо, если срок поставки короткий, и товар выставляется только на витрине. В онлайне и на производстве это правило относится к позициям, выполненным на заказ.

Далее рассмотрим, по каким формулам все вычислять.

Формулы для расчета запасов

Рассмотрим все показатели, необходимые для эффективного управления запасами — от оборачиваемости до формирования заказа.

Неснижаемый остаток

Товарооборот, или продажи — это объем реализованной продукции. Данный показатель берем за тот же период, что и оборачиваемость.

Оборачиваемость

Это время, необходимое на реализацию товара. Иными словами, это скорость, с которой предприниматель возвращает вложенные в ассортимент денежные средства. Измеряется в днях.

Как правило, норма оборачиваемости равна 30 дней. При превышении полезно провести совмещенный ABC-XYZ-анализ.

Если вкратце, сначала делим товары на категории по принципу вклада в сумму продаж:

А — 20% ассортимента — дают 80% продаж,

В — 30% ассортимента — дают 15% продаж,

С — 50% ассортимента — дают 5% продаж.

Затем исключаем сезонные товары с помощью XYZ.

X — 0-15% товары со стабильным ежемесячным спросом,

Y — 15-35% товары с нестабильным ежемесячным спросом,

Z — >35% сезонные товары.

Что получаем?

Из матрицы видим, какие товары плохо продаются и занимают место на складе, а какие — наоборот, и формируем стратегию продаж.

Подробный алгоритм проведения анализа с пояснениями смотрите в статье ABC-анализ: вычисляем прибыльные товары в магазине.

Максимальный запас

В данной формуле логично использовать неснижаемый остаток и план продаж не на момент расчета, а на момент планового поступления товара на склад, если товар сезонный.

Средний товарный запас

Для формулы оборачиваемости нужно значение среднего товарного запаса.

Это средняя стоимость всей продукции на начало и конец отчетного периода.

Есть два варианта формулы:

• для краткосрочных отрезков времени:

• более точный расчет на основе ежедневных показателей

Весь период расчета разбейте на равные отрезки времени — месяцы. Также разделите пополам товарный запас по цене закупки на начало расчетного периода (T1:2) и на конец, последовательно прибавьте суммы запасов каждого месяца. Всю эту сумму разделите на количество месяцев за вычетом единицы.

Получается такая формула:

Как рассчитать оптимальный складской запас

Как определить экономически целесообразный размер запаса? Используем показатели, рассмотренные в предыдущих разделах.

Во-первых, учитываем неснижаемый запас. Формула будет такой:

Потребность определяем исходя из периодичности поставок и средних продаж за это время. Допустим, за последние 5 дней вы продали 10 товаров — это значит, средняя продажа равна 2 единицам в день.

Во-вторых, проверяем, не превысит ли общее количество товара после данного заказа величину максимального запаса. Формула для проверки:

Пример управления запасами по методу неснижаемых остатков

Приведем все расчеты по порядку по формулам выше.

Расчет неснижаемого остатка

Начинаем с показателя среднего запаса, так как он присутствует в формуле оборачиваемости.

Средний товарный запас = (Запас в начале периода + Запас в конце периода) / 2 = (60 + 10) / 2 = 35

Допустим, за 5 дней в среднем мы продаем 10 товаров. Тогда за месяц оборот — примерно 60. Отсюда получаем значение оборачиваемости:

Оборачиваемость = Средний товарный запас х Количество дней в периоде / Товарооборот за месяц = 35×5 / 60 = 3

Таким образом, по этим показателям находим неснижаемый запас:

Неснижаемый остаток = Товарооборот / Оборачиваемость = 60 / 3 = 20

Вычисление заказа с учетом неснижаемого запаса

С учетом полученного значения вычисляем, сколько товарных единиц заказать.

Предположим, наш текущий остаток 10 товарных единиц. Планируется поступление товара, нужно отправить заявку с указанием нужного количества.

Потребность определяем исходя из периодичности поставок и средних продаж за это время. Допустим, за последние 5 дней вы продали 10 товаров — это значит, средняя продажа равна 2 единицам в день.

Вычисляем для нашего примера размер заказа с учетом неснижаемого остатка:

Заказ = Неснижаемый остаток — Текущий запас + Потребность = 20 — 10 + 10 = 20. Столько единиц товара нужно заказать.

Вычисление максимального запаса

Так, неснижаемый остаток получился равным 20 штук. Допустим, наш прогноз продаж на месяц 40. Тогда максимальный порог запаса будет следующим:

Максимальный запас = Неснижаемый остаток + Планируемые продажи на период = 20 + 40 = 60.

Вычисление размера заказа с учетом максимального запаса

Проверяем, не превысит ли общее количество товара после заказа величину максимального запаса по формуле:

Так, в наличии 10 штук, прибавляем 20 — итого 30 товарный единиц. Это меньше 60, поэтому все в порядке.

Как считать запасы

Показатели «Оптимальный товарный запас» и «Неснижаемый остаток» помогают поддерживать на складе или в магазине оптимальное количество товара и своевременно делать заказы поставщику. Как это реализовать? Есть разные подходы — ручной, полуавтоматизированный и автоматизированный.

Ручной расчет: тетрадь, ручка и калькулятор

Сотрудники ежедневно считают остатки, в свободной форме заносят информацию о движении товаров в тетрадь, а при достижении неснижаемого остатка делают заказы на поставку.

Метод рабочий, если ассортимент включает не более 5-10 товарных позиций. Если больше — процесс становится слишком трудоемким и появляется необходимость автоматизации.

Таблицы в Excel и Google Docs

Excel и Google Таблицы избавляют от ручного расчета значений оборачиваемости, среднего и неснижаемого запаса. Главное — корректно ввести формулы и регулярно обновлять данные о фактических остатках. Также можно воспользоваться бесплатными шаблонами из интернета.

Однако есть существенные минусы:

• необходимость в рутине остается — по-прежнему нужен человек, который будет вносить данные и на основе них принимать решения о заказе;
• человеческий фактор: сотрудник может случайно удалить важные данные или таблицу целиком, допустить ошибки и неточности.

Автоматизация с помощью специальной программы решает все проблемы ручного управления запасами.

Товароучетная программа МойСклад

Автоматизировать учет товара особенно нужно в торговых точках с широким ассортиментом и сезонными товарами. Например, в магазинах одежды и обуви, автозапчастей, стройматериалов, а также в продуктовых.

Плюсы по сравнению с ручным и полуавтоматическим способами:

• Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
• Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
• Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
• Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

На данный момент существует много товароучетных программ, но далеко не все из них определяют оптимальный заказ, учитывают неснижаемый остаток и другие необходимые показатели.

МойСклад — облачный сервис для управления продажами, где есть все для учета товарооборота.

Как автоматизировать управление товарными запасами с помощью МоегоСклада

Благодаря интеграции сервиса с онлайн-кассами проданные товары списываются с остатков в режиме реального времени. Вы задаете величину неснижаемого остатка, а при его достижении программа отправляет вам уведомление.

Таким образом у вас всегда актуальные данные по остаткам, и вы точно не останетесь без товара в разгар продаж и при резких изменениях спроса.

В сервисе МойСклад все настраивается интуитивно и просто.

Пошаговая инструкция по настройке

Неснижаемые остатки можно установить как для товаров, так и для товарных модификаций. Для этого:

1. Перейдите в раздел Товары → Товары и услуги.
2. Нажмите на нужный товар — откроется его карточка.
3. Слева в блоке «Неснижаемый остаток» укажите нужное значение.

Чтобы получать уведомления на телефон или e-mail о достижении уровня неснижаемого запаса:

1. Перейдите в раздел Меню пользователя → Настройки пользователя.
2. Справа внизу в разделе «Уведомления» поставьте флажки в соответствующей строке.
3. Сохраните.

Для пополнения остатков выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел Товары → Остатки.
2. Укажите Склад.
3. Нажмите на кнопку «Пополнить резервы» — будет создан внутренний заказ. В него автоматически подставляются позиции, остаток которых меньше неснижаемого. При этом зарезервированные товары и ожидания не учитываются.