Пересортица при инвентаризации: как правильно оформить

После проведения инвентаризации в магазине часто бывает пересортица. Фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек, например, больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

В каком случае это является пересортицей, а в каком — нет, как ее оформить документально и отразить в учете, почему она случается и как снизить вероятность — смотрите в статье.

Что такое пересортица

Пересортица — это итог инвентаризации, когда обнаруживают расхождение между двумя видами одного товара. Один оказывается в недостаче, другой — ровно на то же количество в излишке.

С этим сталкиваются любые торговые точки, которые реализуют более двух наименований продукции.

Официальное регламентирование пересортицы

Пересортица упоминается в бухгалтерских документах. В налоговом законодательстве нет определения данного понятия.

Есть три акта:

• Письмо из управления ФНС «Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю» от 17.02.2010 № 16‑15/016379. Там прописывается определение и причины.
• Приказ МинФина 13.07.1995 г. № 49. В нем описаны порядок проверки материальных ценностей, способный стать причиной этого понятия, и методические указания по инвентаризации.
• Пункт 28 Положения о бухучете, которое было утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29.06.1998 № 34. В нем — определение пересортицы в бухгалтерии.

Пример пересортицы товара

При пересчете товарных позиций кладовщик выясняет, что розовых мягких игрушек не хватает на одну штуку. При этом рыжих игрушек на складе на одну больше, чем нужно.

Например, по документам на остатке должно числиться 10 розовых игрушек и 8 рыжих. По факту там 9 розовых и 9 рыжих, то есть фиксируется излишек одной товарной единицы в рыжем цвете и одновременный недостаток одной в розовом цвете. Это значит, что одна розовая игрушка была оприходована как рыжая.

Произойти такое может по разным причинам.

Причины возникновения пересортицы

Чаще всего она возникает из-за ошибок кладовщиков и других лиц, которые имеют доступ к погрузке и разгрузке.

Пример: ошибки при приемке новой продукции, если в процессе отсутствует контроль номенклатуры, цвета, материалов и других характеристик товаров, в том числе ошибки поставщиков.

Либо кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Больше шансов избежать пересортицы — вести поставки и продажи в коробках, ящиках, паллетах, не поштучно. Допустим, если в одной упаковке должно быть 8 бутылок апельсинового сока, среди них не окажется яблочного, томатного и любого другого сока.

Причинами могут быть и сбои в работе терминала при приемке, неправильное ведение документооборота и нарушения при маркировке.

Последствия пересортицы

Если сорта одного наименования различаются по стоимости, появляется излишек или недостача.

Принимать решение о зачете недостач и излишков имеет право только руководитель компании на основании сведений, представленных инвентаризационной комиссией. Об этом написано в п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации в Письме Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03‑03‑06/1/195.

Как правило, излишек товаров оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса. Иногда недостачу компенсируют за счет виновного в пересортице сотрудника.

В отдельных случаях можно провести взаимозачет. Об условиях — далее.

Когда возможен взаимозачет

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу соответствующими излишками?

Как говорится в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

• излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
• ответственен за это один человек;
• излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Аналогичное положение содержится в пункте 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе № 1, а недостача розовых — на складе № 2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием продукции. Законом это понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции.

Как оформить пересортицу

Пересортицу можно исправить, если документально все корректно расписать.

Основной документ для фиксирования результатов проверки склада — инвентаризационная опись формы ИНВ‑3. По этому шаблону можно оформить акт о пересортице.

Изначально в нем прописываются все товары по номенклатуре и сортам, которые числятся по данным бухучета. В процессе проверки в документ вносят данные о фактическом наличии товаров на дату ревизии.

Опись составляется в двух экземплярах: один — для ответственного лица, другой — для бухгалтерии.

Образец акта о пересортице товара

На первой странице — все о компании:

• название;
• коды ОКПО;
• на каком основании проводилась инвентаризация;
• начало и конец ревизии — число и время;
• номер документа;
• дата подписания.

Затем — данные о товарах, по которым было выявлено расхождение, можно в виде таблицы.

На второй и третьей страницах подробно расписывается, в результате чего произошло расхождение.

При желании акт можно составлять в свободной форме, но с соблюдением вышеуказанных требований.

Объяснительная от материально ответственного лица

Первым делом материально ответственному лицу, например, кладовщику, на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше. Как написать письмо о пересортице на складе?

Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину, например, схожесть упаковки, и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем.

В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу. Документ обязательно должен подписать материально ответственный сотрудник.

Еще лучше понять, как написать объяснение при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации

Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы — его еще называют заключением о зачете.

Предложение пишется от лица главы инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании.

В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по Общероссийскому классификатору продукции.

В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.

Приказ о зачете пересортицы: образец

Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть.

Руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.

Сличительные ведомости

На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.

На какую дату признается пересортица?

Фактически очень трудно, а то и невозможно, определить, в какой именно момент произошла ошибка. Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней проверкой. Таким образом, логично будет признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения, то есть день проведения инвентаризации. Это же число надо отразить в документах.

Чтобы вовремя выявить пересортицу, нужно провести инвентаризацию

Сделать это максимально быстро поможет МойСклад. Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Пересортица товаров и порядок отражения ее результатов в учете

Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Такое может произойти, например, из‑за разницы в цене. Но это не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров. Необходимо знать порядок отражения ее результатов в учете.

Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.

В том случае, если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть, деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.

Однако может так случиться, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально.

Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на виновных сотрудников.

Подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия.

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.

Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.

Как провести пересортицу в бухгалтерской документации

Вести учет можно в бумажных бухгалтерских документах и в электронном виде — запись бухгалтерских операций в специальной программе.

Зачет пересортицы товаров в проводках происходит по следующей схеме:

• дебет 41 субсчет «Наименование излишнего товара», кредит 41 субсчет «Наименование товара с недостачей»;
• дебет 94, кредит 41 «Товар с недостачей»;
• дебет 73, кредит 94;
• дебет 50, кредит 73.

Автоматизация процесса

Чем шире ассортимент и активнее продажи, тем больше вероятность того, что кладовщик неверно оприходует поставку или продавец отвесит покупателю не тот товар.

Как избежать ошибок, которые приводят к пересортице и излишней бумажной волоките? Сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически, например, в МоемСкладе.

Сервис сам найдет несоответствия в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Сверять можно не только количество, но и коды маркировки с документами.

При этом вам не придется останавливать продажи на время проведения инвентаризации. Просто свяжите учетную программу МойСклад с терминалом сбора данных. Нужно просто сканировать штрихкоды товаров на складе. Система сама выполняет поиск расхождений автоматически, а по итогу выдает инвентаризационную опись.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ‑3, ИНВ‑5, ТОРГ‑16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ‑26 и другие.