Возврат товара поставщику в 2025 году: документы и проводки

Как вернуть бракованный или непроданный товар поставщику, как оформить документы на возврат и провести операции в учете — в этой статье.

Закупки и возвраты удобно оформлять в МоемСкладе: можно вести учет товара, заполнять все нужные документы и печатать их, работать с базой контрагентов, планировать состояние склада. Сервис легко освоить, есть простые видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Когда можно вернуть товар

Процедуру возврата товара поставщику регулирует Гражданский кодекс. Причины возврата — это несоответствия по:

• качеству — статья 475 ГК РФ
• ассортименту — статьи 466, 468 ГК РФ
• комплекту — статьи 480, 519 ГК РФ
• таре и упаковке — статья 482 ГК РФ

Если поставщик нарушил сроки поставки или на товар нет документов, покупатель может его вернуть.

Возврат можно не оформлять, если поставщик товар заменит, доукомплектует или переупакует.

Условия возврата товара стороны могут прописать в договоре. Например, возврат поставщику непроданного товара — обратная реализация. В этом случае поставщик становится покупателем.

Отказ покупателя принять товар по перечисленным в списке основаниям означает, что договор купли‑продажи расторгнут. Даже если в контракте не были прописаны причины расторжения или вообще он не был составлен в бумажной форме, покупатель все равно может воспользоваться данным правом, потому что это предусмотрено законом. Без договора покупатель потратит больше времени на споры и защиту своих прав, если поставщик не считает себя виноватым и не хочет принимать товар.

Сроки возврата товара

Если у товара установлен срок годности или гарантийный срок, вернуть можно до его окончания. Срок годности указан в товарных документах или на упаковке.

Если товар без срока годности, вернуть товар можно в течение двух лет после передачи. Но стороны могут договориться о другом сроке — прописывается в договоре купли‑продажи.

Как оформить возврат

Документальное оформление возврата товара поставщику зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно‑материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Если не перешло, то это самый простой сценарий.

Все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

1. брак или несоответствие обнаружились при приемке — вы не принимаете некачественный товар,
2. основания для возврата выявлены сразу, но вы все равно вынуждены принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику,
3. плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у вас обратно товары, которые вы не успели реализовать до истечения срока их годности.

Ниже рассмотрим подробно эти случаи и документы на возврат товара поставщику, которые необходимо оформить в каждом из них.

Возврат некачественного товара

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. В этом случае вы можете не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ‑12, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком.

Исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально‑ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Если поставщик работает на ОСН и принимает бракованный товар, он должен выставить покупателю корректировочный счет‑фактуру. В нем уменьшают стоимость отгруженных ранее товаров на цену бракованных.

Есть и другой вариант: допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. Вы принимаете всю поставку, подписывая накладную без корректировок. А поставщик обещает привезти недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай, когда у вас уже отлаженные и доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Как вернуть бракованный товар после приемки

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ‑12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно‑материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком.

Возврат некачественного товара после его оприходования

Действовать нужно так же, как и в предыдущей ситуации. Но поскольку товар уже был принят, то необходимо составить еще и акт о выявлении некачественного товара. Документ составляется в свободной форме.

Его составляет комиссия, состав которой руководитель утверждает отдельным распоряжением или приказом. В комиссии — работники предприятия, которые имеют достаточную квалификацию, чтобы подтвердить наличие дефектов товара.

Недостаток товара могут удостоверять, например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер.

Если есть реальная потребность, к участию в оценке качества товара может быть приглашен и эксперт со стороны.

В документе пропишите:

• состав комиссии;
• ссылку на документ, который послужил основанием для ее создания — приказ или распоряжение руководителя;
• характеристики товара — название, тип, модель, количество, цена и дата поступления;
• выявленные недостатки;
• мероприятия, которые провела комиссия, чтобы найти дефекты;
• гарантийное обслуживание;
• какие действия произвести с товаром — отремонтировать, списать, вернуть поставщику и пр.

Пошаговая инструкция по возврату некачественного товара в 2025

Для возврата товара покупателю предстоит сделать четыре шага.

Шаг 1. Составить акт ТОРГ‑2

Это акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно‑материальных ценностей. Он применяется для приемки ТМЦ, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Заполняется акт при представителе поставщика или транспортной компании.

Документ является основанием для написания претензии к поставщику.

Шаг 2. Составить претензию о возврате товара

Ее составляют в свободной форме. В претензии укажите:

• наименование и реквизиты сторон;
• реквизиты договора;
• реквизиты сопроводительной документации на товар;
• название, количество, стоимость товара;
• выявленные расхождения и дефекты;
• ссылки на нормативные акты, экспертизу;
• конкретное требование претензии — заменить продукт, вернуть деньги, уменьшить стоимость поставки.

Шаг 3. Оформить накладную ТОРГ‑12

Когда поставщик одобрит возврат, покупатель оформляет накладную по форме ТОРГ‑12 с отметкой: «Возврат товаров». Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».

В документе укажите:

• название и дату его составления,
• наименование компаний,
• информацию о договоре, на основании которого заключается сделка,
• сведения о товаре: название, количество, цена и т.д.,
• данные транспортной накладной.

Подписать документ должны:

• сотрудник, который разрешил отпуск товара,
• главный бухгалтер,
• работник, который продукцию отгрузил,
• получатель.

Накладную надо выписать в двух экземплярах: один оставить себе, другой — отправить поставщику.

Шаг 4. Возврат денег

После оформления документов, поставщик обязан вернуть деньги. Если подрядчик не хочет принимать бракованный товар и возвращать деньги, покупатель может обратиться в суд.

Возврат качественного товара — обратная реализация

Ситуация: компания «Мир платьев» закупила 500 летних сарафанов у фирмы «Ателье». В договоре купли‑продажи было условие, что если товар не будет продан до 31 декабря, его можно вернуть. Это называется обратная реализация.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ‑12 и счет‑фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы — «Мир платьев». Акт ТОРГ‑2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику. Обратная реализация ничем не отличается от прямой.

Бухгалтерские проводки при возврате товара

Проводки зависят, был ли принят товар на учет.

Возврат оприходованного товара

Возврат бракованного товара отражают так:

Если покупатель возвращает качественный товар, ему нужно исправить сделанную запись — сторнировать в учете проводки:

Бухгалтер уже принял НДС к учету и отразил его в книге покупок. Теперь ему нужно отразить сумму корректировочного счета‑фактуры в книге продаж, чтобы восстановить ранее принятый к учету НДС.

Обратную реализацию отражают в учете проводками:

Пример бухгалтерской проводки

Компания «Фигаро» закупила 100 стульев на сумму 200 000 рублей у фирмы «12 стульев». НДС — 40 000 рублей. После приемки и оприходования нашли брак у 50 стульев.

Проводки покупателя по возврату товара:

Возврат неоприходованного товара

Бракованный товар покупатель вынужден какое-то время хранить у себя. Стоимость товара отражают на забалансовом счете 002:

• Дт 002 — стоимость некачественного товара отражена на забалансовом учете.

Возврат товара поставщику будет отражен так:

В книге покупок и продаж исправлять первоначальные записи не надо, так как НДС не был принят к учету.

Резюме: список документов для возврата некачественного товара

Продавцу для возврата понадобятся следующие документы:

• Акт о выявлении некачественного товара ТОРГ‑2
• Претензия на возврат товара
• Товарная накладная ТОРГ‑12

Акт о выявлении некачественного товара ТОРГ‑2

Претензия на возврат товара

Товарная накладная ТОРГ‑12