Корректировочный счет‑фактура: когда выставлять и как заполнять

Если поставщик доставил бракованный товар или решил сделать скидку, то необходимо выставить корректировочный счет‑фактуру. Этот документ меняет налоговую базу после сдачи отчетности, не нарушая закона.
Как правильно его оформить и отразить в учете — в нашем материале.

В каких случаях выставляется корректировочный счет‑фактура

Корректировочный счет‑фактура применяется, когда изменился объем или цена товаров или услуг:

• покупатель возвращает партию товаров или ее часть независимо от того, приняты товары на учет или нет;
• продавец предоставил покупателю скидки за выполнение определенных условий договора;
• в процессе приемки покупатель нашел недостачу или несоответствие по качеству товаров и услуг;
• покупатель обнаружил некачественные товары, которые он успел принять на баланс, но продавцу их не возвращает, а утилизирует собственными силами;
• продавец отгрузил покупателю товары по предварительным ценам. Впоследствии их пересмотрели с учетом цен, по которым продукцию продали конечным потребителям;
• при возврате товаров от покупателя, не являющегося плательщиком налога на добавленную стоимость, если товары уже были приняты им на учет.

Сторонам сделки надо заранее договориться. Согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения, уведомления или первичным документом, например актом об установленном расхождении.

Корректировочный счет‑фактуру нужно составить в течение пяти дней после подписания соглашения об изменении условий сделки. За нарушение сроков выставления наказания нет.

Штрафы

Если не оформить корректировочный счет‑фактуру при увеличении цены продавца, налоговая может оштрафовать по ст. 120 НК РФ. Размер штрафа зависит от периода и налоговых последствий. А покупатель потеряет часть вычета по НДС.

При уменьшении цены продавец теряет часть вычета по НДС, а покупателя могут оштрафовать по статье 120 НК РФ, если он не восстановит налог.

Когда корректировочный счет‑фактура не нужен

Есть ситуации, когда надо внести исправления в первоначальный счет‑фактуру, а не выписывать корректировочный.

Вот эти случаи:

• допустили технические ошибки в ИНН продавца или покупателя, в наименовании или количестве отгруженных товаров, сумме НДС или налоговой ставке;
• предоставление покупателю различных финансовых поощрений и премий, не влияющих на фактическую стоимость реализованного товара;
• определение окончательной стоимости товара (услуг) по итогам корректировок. В этом случае в отгрузочный счет‑фактуру вносятся исправления;
• если продавец знает, что цена и количество отгружаемой продукции будут уточнены в течение 5 дней с даты реализации, то ему достаточно дождаться этих изменений и выписать счет‑фактуру с учетом новых цен или уточненного количества.

Порядок заполнения корректировочного счета‑фактуры

Корректировочный счет‑фактура выписывается в двух экземплярах. Если нужно исправить несколько счетов, то оформляется единый документ. Отличий в бланке и порядке заполнения при этом нет.

Строка 1 — порядковый номер и дата составления.

Строка 1а — номер и дата исправления корректировочного счета‑фактуры. Заполняется только в случае дополнительных правок.

Строка 1б — порядковый номер и дата документа, по которому оформляют исправления. Если корректируются несколько документов, то указывают номер и даты каждого из них.

Строка 2-2б — наименование, юридический адрес, ИНН/КПП поставщика.

Строка 3-3б — наименование, юридический адрес, ИНН/КПП покупателя.

Строка 4 — валюта расчетов и ее шифр переносятся из строки 7 первичного счета‑фактуры.

Строка 5 — идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Указывается при его наличии.

Переходим к основной части: здесь необходимо внести данные из счета‑фактуры и изменившиеся показатели. В корректировочный счет‑фактуру вносятся только те товары или услуги, по которым изменилась цена или количество.

Столбец 1 — порядковый номер корректируемой записи из исходного счета‑фактуры.

Столбец 1а — название товара, работ или услуги, по которым проводится увеличение либо уменьшение стоимости.

Столбец 1в — заполняется только при формировании документов в отношении товаров из ЕАЭС, в других случаях ставится прочерк.

Столбцы 2, 2а — код единицы измерения и ее национальное наименование, заполняется при наличии.

По каждому наименованию товара (услуги) есть 4 строки показателей:

А — до изменения;

Б — после изменения;

В — увеличение;

Г — уменьшение.

3А — количество переносится из графы 3 первичного счета‑фактуры.

3Б — новое количество, если меняется. Если не было изменений, то переносится из графы 3А.

4А — цена переносится из графы 4 первичного счета‑фактуры.

4Б — новая цена с учетом подписанного соглашения. Если цена не менялась, то данные берем из графы 4А.

5А — стоимость товара без НДС из графы 5 первичного счета‑фактуры.

5Б — общая стоимость без НДС после изменений.

5В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.

5Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.

6А — сумму акцизов берем из графы 6 первичного счета‑фактуры.

6Б — сумма акцизов после изменения цены или количества.

6В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.

6Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.

7А — ставка НДС.

8А — сумма налога переносится из графы 7 первичного счета‑фактуры.

8Б —сумма НДС после изменений.

8В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.

8Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.

9А — первоначальная стоимость товаров, услуг с налогом из графы 9 отгрузочного счета‑фактуры.

9Б — окончательная стоимость с налогом после изменений.

9В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.

9Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.

10-10А — заполняются только по товарам не из России.

11 — данные отдельных товаров: когда подлежат прослеживаемости, если товар ввезен на территорию РФ из страны ЕАЭС.

12, 12а, 13 — оформляются по товарам, подлежащим прослеживаемости.

Заполненный документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными им лицами.

Регистрация в книгах покупок и продаж

Корректировочные счета‑фактуры надо зарегистрировать в книге покупок или книге продаж, в зависимости от того, как изменилась стоимость.

Если она выросла, то продавец вписывает в книгу продаж, при снижении цены — в книгу покупок.

У покупателя наоборот: при уменьшении суммы — в книгу продаж, при увеличении — в книгу покупок.

Продавец

• Увеличение стоимости. Возникшую разницу необходимо включить в налоговую базу текущего отчетного периода.
• Уменьшение стоимости. У продавца появляется право на вычет суммы НДС, излишне начисленной по первоначальному счету-фактуре.

Покупатель

• Увеличение стоимости. У покупателя появляется право на вычет дополнительно предъявленной суммы НДС.
• Уменьшение стоимости. У покупателя возникает обязанность восстановить сумму НДС, излишне принятую к вычету по первоначальному счету-фактуре.

Проверка корректировочного счета‑фактуры в налоговой: коды ошибок

Подписанный документ необходимо направить в налоговую инспекцию на проверку. Если сотрудники найдут расхождения, то направят запрос по разъяснению расхождений. В запросе будет указан числовой код ошибки. Сейчас действуют девять кодов возможных ошибок — от 1 до 9.

Код ошибки 1

Возникает в четырех случаях:

• контрагент не отразил счет‑фактуру по сделке;
• сдал нулевую декларацию по НДС;
• не отчитался;
• ошибся в реквизитах счета‑фактуры, из-за чего программа не смогла его идентифицировать.

Код ошибки 2

Если внутри декларации расходятся данные об одной и той же операции, то возникает код ошибки 2. Речь идет о несоответствии между операциями в книгах покупок и продаж.

Код ошибки 3

Указывает на расхождения между сведениями в разделах 10 и 11 декларации по НДС и возникает при несоответствии между выставленным и полученным счетами-фактурами.

Код ошибки 4

Если ошиблись в конкретной графе книги покупок или книги продаж, налоговики ставят код 4. В квадратных скобках после этого кода они указывают номер графы, например 4[19] или 4[3]. Речь идет о графах таблицы расхождений, а не самой книги покупок или продаж.

Код ошибки 5

Означает, что в разделах 8–12 декларации есть счет‑фактура без даты. Либо его дата превышает квартал, за который сдали отчетность.

Код ошибки 6

Возникает, если к вычету НДС указана сумма, зарегистрированная в счете-фактуре более трех лет назад.

Код ошибки 7

Заявили вычет на основании счета‑фактуры, который составили раньше даты государственной регистрации продавца или покупателя. Налоговики считают такие сделки фиктивными и поэтому снимают вычеты.

Код ошибки 8

В разделах 8–12 декларации по НДС указан неверный код вида операции. Это одна их самых частых ошибок.

Код ошибки 9

Указывает на ошибки при аннулировании исходящих счетов-фактур. Возникает в двух случаях:

• в книге продаж нет записи, которую вы отменяете;
• сумма аннулированного НДС оказалась больше суммы налога, что отразили по первоначальному счету-фактуре.

На исправление ошибок дается 10 дней после получения запроса. В налоговую надо предоставить все необходимые пояснения и документы. Штрафов за ошибки в корректировочных счетах-фактурах нет, но покупателю могут отказать в вычете НДС.

Повторный корректировочный счет‑фактура

Проводить корректировку стоимости товаров и услуг можно сколько угодно раз.

Продавец указывает данные предыдущего документа: дата и номер, разница между новыми сведениями и первой корректировкой. В строку «До изменения» переносятся данные из предыдущего корректировочного счета‑фактуры.

Документ регистрируется продавцом и покупателем в книгах продаж и покупок на указанную в нем сумму разницы. При этом не аннулируются записи предыдущего корректировочного счета‑фактуры.