Бланки строгой отчетности: БСО для ИП и ООО в 2025 году

БСО — это бланк строгой отчетности. В ряде случаев он может быть альтернативой кассовому чеку. ИП и организации могут выдавать бланки как полноценные фискальные документы клиентам-физлицам. Виды бланков строгой отчетности, как их применять, заполнять, вести учет — в этой статье.

Как и чеки, БСО должны содержать полную информацию о торговой точке, продавце и его деятельности, исчерпывающие фискальные данные, передаваемые в ФНС, данные о торговой операции и кассовой технике, а также об ОФД, куда подключена онлайн-касса. Касса МойСклад поддерживает это и другие требования 54-ФЗ. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое БСО и что к ним относится

БСО — это учетный документ. Его выдают клиенту в момент расчета наличными или по карте.

Как и кассовые чеки, БСО можно выдавать только физическим лицам. В том числе представителям ИП и юрлиц, то есть их наемным работникам, если те платят по карте. При этом чек нельзя заменить бланком при продаже товаров за исключением некоторых случаев — в статье покажем, каких именно. В основном это касается услуг, поэтому далее рассматриваем услуги.

В зависимости от способа формирования, БСО может быть фискальным документом, а может и нет.

БСО — фискальный документ, обязательный к применению

Если БСО формируются в электронном формате через автоматизированную систему ККТ — это фискальные документы, аналоги чеков. Их использование полностью регламентируется в требованиях 54-ФЗ.

В фискальном БСО должны отображаться сведения, которые подтверждают факт пользования услугами.

БСО — нефискальный документ

В типографии можно печатать бланки и использовать только для внутреннего пользования. Это полностью добровольно как для освобожденных от ККТ, так и для всех остальных. Однако для последних выдача нефискальных БСО не освобождает от обязанности выдавать кассовый чек, поэтому бланк выдается в дополнение к нему.

Требования к БСО: где взять бланки

Перечислим все способы.

Формирование с помощью автоматизированной системы

Автоматизированная система — это онлайн-касса, которая используется:

• для формирования в электронном виде БСО и последующей отправки на email клиента — по тому же принципу, что и электронные чеки;
• печати сформированных бланков на бумажных носителях.

Этот способ применяется только при расчетах по услугам и позволяет защищать и фиксировать данные. Сведения из БСО передаются в ФНС в режиме онлайн так же, как и при применении онлайн-касс.

Заказ в типографии

Типографские используются по усмотрению продавца. Они подтверждают факт пользования физлицом определенной услугой, например, транспортной или культурно-развлекательной. Такие БСО не заменяют кассовые чеки и не являются обязательными для налоговой.

Вкратце — основная информация о способах получения и роли БСО:

Далее рассмотрим, кто должен применять БСО вместо чеков согласно 54-ФЗ.

Кто может выдавать БСО вместо кассового чека

Индивидуальные предприниматели на ПСН и продавцы в труднодоступных регионах. И те, и другие официально освобождены от использования ККТ, но обязаны выдавать клиентам документ с необходимыми реквизитами — в качестве него может выступать БСО.

ИП на патенте

Индивидуальные предприниматели, которые применяют ПСН и работают без наемного персонала в сфере розничной торговли и общепита.

Продавцы в труднодоступных регионах

Перечень видов деятельности устанавливают региональные органы.

Выдавать бланк в обоих случаях — обязанность продавца по умолчанию, не только по просьбе клиента.

Остальные продавцы из списка освобожденных от применения ККТ, освобождены и от использования БСО.

Кто может не выдавать ни чеки, ни БСО

Эти продавцы не обязаны выдавать фискальные бланки строгой отчетности, но могут по своему усмотрению использовать типографские. К ним относятся ИП и компании, полный список видов деятельности — в статье 2 закона 54-ФЗ. Среди них — продажа газет и журналов в киосках, ремонт обуви, торговля мороженым с лотков, обеспечение горячим питанием в образовательных учреждениях, торговля на рынках, ярмарках и т.д.

Виды, формы и обязательные реквизиты БСО

Бланками строгой отчетности считаются:

• квитанция об оплате услуг, например, в парикмахерской, ателье, салоне;
• билет в театр, филармонию, другие культурные заведения;
• проездной билет на различных видах транспорта;
• абонемент на посещение серии культурных мероприятий, бассейнов, фитнес-клубов и других заведений на определенный срок;
• талон как подтверждение оплаты, например, места на парковке;
• путевка;
• наряд.

Формы БСО — типовые и внутренние

Предприниматели могут сами разработать формы БСО, кроме ряда видов деятельности, для которые на федеральном уровне утверждены типовые формы.

Примеры бланков, для которых есть типовые формы:

• Билеты автобусные, авиа, железнодорожные — их содержание должно соответствовать требованиям постановления Правительства России от 01.10.2020 № 1586;
• Абонементы, экскурсионные и туристические путевки — их формы введены в оборот приказом Минкультуры России от 29.06.2020 № 702;
• Квитанции и залоговые билеты для ломбардов;
• Квитанции для организаций, оказывающих ветеринарные услуги.

Любая форма БСО — и типовая, и разработанная самостоятельно — должна включать все обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты БСО

БСО, напечатанный с помощью современной кассовой техники, должен включать все обязательные реквизиты, перечисленные в абзацах 4-12 статьи 4.7 закона 54-ФЗ. Список почти тот же, что и для чека онлайн-кассы:

• наименование,
• порядковый номер за смену,
• дата, время и адрес расчета,
• наименование организации или ФИО ИП,
• ИНН,
• система налогообложения продавца,
• признак расчета: приход, расход, возврат прихода, возврат расхода,
• наименование услуг, если их можно определить в момент оплаты,
• платежи, выплаты, их количество, цену за единицу в рублях с учетом скидок,
• наценка, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС плательщиком налога,
• сумма платежа с указанием НДС и суммы налога,
• форма и сумма расчета наличными деньгами или в безналичном порядке,
• должность и фамилия сотрудника, который оформил и выдал покупателю БСО. Исключение: расчеты через автоматические устройства в безналичном порядке в интернете,
• регистрационный номер онлайн-ККТ,
• заводской номер фискального накопителя,
• фискальный признак документа,
• адрес сайта ФНС России, на котором можно проверить платеж,
• абонентский номер или адрес электронной почты покупателя при передаче БСО в электронной форме или сайт, на котором такой документ можно получить,
• адрес электронной почты продавца при передаче покупателю БСО в электронной форме,
• порядковый номер фискального документа,
• номер смены,
• фискальный признак сообщения,
• заводской номер автоматического устройства для расчетов, если оплату принимают через такое устройство,
• QR-код,
• место (адрес) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был расчет, — при расчетах с применением автоматических устройств.

Ниже — примерный образец БСО:

Если в бланке отсутствует хотя бы один обязательный реквизит, есть риск попасть на штрафы.

Помимо реквизитов форма бланка строгой отчетности должна включать следующие атрибуты:

• Номер, серия и название бланка;
• Наименование организации, которая предоставила услуги;
• Виды и стоимость услуги;
• Основные сведения о компании;
• Дата предоставления и оплаты услуг;
• Размер внесенных покупателем средств;
• Должность, ФИО и подпись сотрудника, который оформил БСО;
• Печать.

Далее рассмотрим, как использовать и вести учет бланков строгой отчетности.

Как использовать БСО

Порядок использования БСО следующий:

1. Бланки поступают из типографии — вы фиксируете это в Книге учета БСО. Либо вы распечатываете документ, сформированный ККТ.
2. Заполняете бланк, в том числе указываете стоимость оказания услуг.
3. Получаете деньги от клиента.
4. Подписываете документ.
5. Передаете клиенту его экземпляр, либо оригинал БСО, а себе оставляете копию.

Можно не печатать БСО, а сразу отправлять на email клиента в момент расчетов.

Как заполнять

Если вы заполняете от руки, основные требования — разборчивость почерка и отсутствие исправлений.

Заполнять нужно минимум в 2 экземплярах, чтобы один передать клиенту. Шаблон можно скачать по кнопке выше.

Что делать с испорченными БСО

Бланк считается испорченным, если в нем есть ошибка. В этом случае нужно перечеркнуть документ и в конце рабочего дня сдать вместе с выручкой и актуальными БСО.

Те же самые действия, если клиент в последний момент отказался от услуги и не заплатил за нее.

Для испорченных БСО, сформированных ККТ, нужно в системе проставить отметку «Аннулирован». Выведенные на печать — также перечеркнуть и сдать.

Учет БСО

Здесь речь о типографских бланках. Для остальных — аналогов чеков — не придется вести учет, так как их вы формируете автоматически в момент расчета с клиентом. Передача сведений в систему ФНС через ОФД также происходит автоматически. При этом вся информация сохраняется на фискальном накопителе и в онлайн-базе данных.

Учет бланков ведет материально ответственное лицо по договору. Иногда руководитель оставляет эту функцию за собой.

Все действия с БСО бухгалтерия фиксирует на специальном забалансовом счете 006.

Поступившие из типографии бланки отражаются в акте приемки, затем учет ведется в специальной книге.

Книга учета

Типовой формы для книги нет, разработать ее нужно самостоятельно с учетом требований:

• нумерация и брошюровка листов;
• скрепление прошивки печатью;
• подпись руководителя или главного бухгалтера на листах;
• отражение названий, серий и номеров БСО.

Все данные удобно представить в виде следующих столбцов:

• дата поступления или передачи;
• количество бланков;
• кто передал;
• на основании какого документа.

Отдельно учитывайте поступившие и переданные бланки. Указывайте остаток по каждому виду — эта цифра должна совпадать с инвентаризационными данными.

Правила хранения БСО

• Хранить в сейфе, чтобы доступ к ним был только у ответственного сотрудника;
• В условиях, чтобы не испортился внешний вид;
• Опечатывать или опломбировывать в конце каждого рабочего дня;
• Сохранять заполненные экземпляры и копии в течение 5 лет, по истечении этого срока уничтожить по тем же правилам, что и другую документацию.

Инвентаризация БСО

Это делает инвентаризационная комиссия. Она включает:

• представителей руководства организации;
• сотрудников бухгалтерии;
• других специалистов, решающих задачи по инвентаризации БСО.

Инвентаризация заключается в проверке наличия бланков с учетом начальных и конечных номеров по видам, местам хранения и материально ответственным лицам.

Начинается процедура с того, что руководитель запрашивает у материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации бланки сданы в бухгалтерию.

Документальное оформление инвентаризации БСО

Для этого существует форма № ИНВ-16, созданная специально для фиксации результатов инвентаризации БСО.

Опись на основе ИНВ-16 лучше создавать в 2 экземплярах, на каждом должны быть подписи всех участников инвентаризационной комиссии. Один экземпляр — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица.

Штрафы и ответственность

По статье 14.5 КоАП предусмотрены следующие штрафы за нарушения:

Также предусмотрена налоговая ответственность по ст. 120 НК РФ: штраф 10-30 тыс. руб. за невыдачу бланка или чека. Если это сопровождалось занижением налоговой базы, с нарушителя взыщут 20 % от размера неуплаченного налога, минимальная сумма штрафа при этом — 40 тыс. руб.