Онлайн-касса для магазина: как выбрать

По закону 54-ФЗ почти все расчеты с физлицами, а также наличные расчеты с юрлицами обязательно вести через онлайн-кассы. Это касается как интернет-торговли, так и розничных продаж в офлайне. В отличие от обычной ККТ, онлайн-кассы не только формируют фискальные чеки, но и отправляют их покупателям и в налоговую в электронном виде.

Рассказываем, кому и для чего нужна онлайн-касса, какие есть модели и что выбрать в зависимости от вида бизнеса.

Вести кассу удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса подключается к интернету и через ОФД передает фискальные данные в налоговую. Такой метод надежнее защищает информацию от искажения и третьих лиц по сравнению с обычными кассовыми аппаратами.

Весь этот функционал работает благодаря фискальному накопителю — он идет в комплекте с онлайн-кассой или приобретается отдельно. Этот чип сохраняет данные о расчетах, отправляет в ФНС чеки и принимает от ОФД подтверждение об их принятии.

Практически все покупки проходят через онлайн-кассы. Например, при оплате интернет-заказа. Или когда клиент платит за товар / услугу на месте получения, в том числе при курьерской доставке.

Кому нужна онлайн-касса

Онлайн-кассы обязательны для всех предпринимателей, которые ведут наличные и безналичные расчеты за товары, работы и услуги. Среди них — и розница, и онлайн-торговля.

К исключениям относятся те, кто:

• зарегистрирован как самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Это относится как к гражданам, так и к предпринимателям. Все чеки они формируют в приложении «Мой налог» — это своего рода альтернатива онлайн-касс для них.
• ведет только безналичные расчеты с другими ИП или организациями.
• работает на ПСН и оказывает определенные виды услуг. Например, химчистка, ремонт мебели, производство изделий из кожи и т.д.
• продает сезонные овощи и фрукты, мороженое в киосках, газеты, на ярмарках и т.д. Полный список освобожденных от ККТ.

Во всех остальных случаях предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. За несоблюдение этого требования в части 2 статьи 14.5 КоАП предусмотрены штрафы:

• для юрлиц — 75-100% от суммы расчета «мимо кассы», но не менее 30 000 рублей;
• для ИП и должностных лиц — 25-50%, но не менее 10 000 рублей.

За повторное нарушение и за расчеты на сумму более миллиона рублей компания по закону должна приостановить работу на срок до 90 суток.

Виды онлайн-касс

Рассмотрим все виды кассового оборудования и его особенности.

Ньюджер

Автономный кассовый аппарат с кнопками и небольшим экраном, который работает от встроенного аккумулятора до 8 часов или от сети. Компактные размеры позволяют применять его как для стационарной, так и для мобильной торговли.

Ньюджер включает самое основное для соблюдения 54-ФЗ — фискальный накопитель или возможность его подключить и ПО для выполнения ключевых операций: продажи, возвраты, коррекции.

Стоит отметить, что этот вид касс подходит для работы в любых условиях, в том числе на улице, в неотапливаемом помещении, при высокой влажности и т.д. Пожалуй, на этом достоинства заканчиваются.

Примитивной встроенной кассовой программы достаточно только для работы с небольшим количеством товаров. Вести продажи можно, но при условии, что их не очень много. Анализ данных и товарный учет практически невозможны.

Еще серьезное ограничение — для обновления ПО придется нанимать специалиста, а это дополнительные затраты.

В целом этот вид касс мы не рекомендуем использовать, он подойдет, только если вы продаете 2-3 товара.

Фискальный регистратор + кассовая программа

Кассовый аппарат без дисплея с возможностью печатать чеки. Как правило, регистраторы стационарные, а значит, подходят для магазинов, заведений общепита и центров услуг. Есть и с беспроводным подключением для курьерских служб и выездной торговли.

Сам по себе фискальный регистратор не работает, нужно:

• подключить его к внешнему устройству — компьютеру, планшету или смартфону;
• установить на это устройство кассовую программу, которая будет отправлять запросы на печать чеков и записывать данные для передачи в ОФД;
• приобрести сканер штрихкодов, банковский терминал и другое сопутствующее оборудование в зависимости от целей.

Вот краткий алгоритм, как действует все в совокупности:

1. При сканировании штрихкода данные о товаре поступают в кассовую программу.
2. После оплаты наличными или картой данные — в фискальный регистратор.
3. Он создает и печатает чек, если покупателю нужен бумажный экземпляр.
4. Регистратор отправляет электронную версию чека в ОФД.

Таким образом, функции фискального регистратора — печать чеков и передача данных по расчетам в ФНС.

Смарт-терминал, или умная касса

Кассовый аппарат с сенсорным экраном и возможностью печатать чеки. В отличие от фискального регистратора, смарт-терминал работает «из коробки», при этом доступна почти вся функциональность систем с фискальным регистратором.

Программная начинка обновляется автоматически. Терминал позволяет выполнять функции онлайн-кассы, учетной системы и автоматизации бизнеса. В личном кабинете, который находится в облаке, в некоторых случаях можно вести товарный учет с любого устройства.

Умные кассы могут быть стационарными и мобильными.

Облачная, или виртуальная касса

Виртуальная касса с кассовой программой и фискальным накопителем для торговли в онлайн-режиме. Вариант для ситуаций, когда выдать печатный чек в месте расчетов затруднительно или невозможно, проще отправить электронный на телефон или email покупателя, тем более закон 54-ФЗ это позволяет.

Сам аппарат находится в дата-центре, компания использует его по интернету с любого устройства либо подключает по API к платежной системе сайта.

Виртуальная касса подойдет, если клиенты оплачивают:

• с сайта или из приложения;
• по месту доставки;
• через вендинговые аппараты.

Основные плюсы виртуальной кассы по сравнению со всеми аналогами — это, во-первых, возможность не носить с собой кассовый аппарат и при этом иметь доступ ко всем необходимым функциям через приложение на смартфоне.

Во-вторых, ответственность за поддержание кассы в рабочем состоянии и за подключение к интернету и электропитанию несет персонал дата-центра в режиме 24/7.

Для сравнения в таблице — основные технические параметры каждого вида ККТ.

Как выбрать онлайн-кассу под разные виды бизнеса

Универсального варианта для всех компаний не существует. Какой из четырех типов подходит именно вам, зависит от того, как вы принимаете оплату от клиентов, сколько у вас товаров, есть ли доставка и других бизнес-процессов и особенностей торговли.

В целом для начинающего предпринимателя достаточно смартфона и ККТ. Если чеков немного, это позволит сэкономить на начальном этапе и разобраться, что именно нужно для бизнеса.

Чтобы касса соответствовала всем запросам и материальным возможностям бизнеса, важно оценить, во сколько обойдется ее внедрение и эксплуатация. Обычно у дешевых решений ресурс печати небольшой, значит, они подойдут тем, у кого немного чеков в день. При этом высок риск выхода из строя.

Разберем последовательно все, что нужно учитывать при выборе онлайн-кассы.

Какой у вас способ оплаты?

Оплата в онлайне

Если ваши клиенты оформляют заказы и оплачивают их на сайте, используйте облачную кассу. Через них проходят платежи и формируются чеки 24/7/365.

Облачные кассы необходимы для интернет-магазинов, когда весь покупательский путь проходит в онлайне: от выбора товара до оплаты. Они позволяют подключаться через приложение на смартфоне и принимать оплату через него, например, при разъездной торговле или доставке курьером.

Оплата в офлайне

Для торговли вне интернета, когда человек приходит в магазин, офис или пункт выдачи за товаром и оплачивает его на месте, подойдут обычные (невиртуальные) онлайн-кассы. Например, стационарный смарт-терминал, а при большом количестве клиентов — устройство с фискальным регистратором и сканером штрихкодов.

Оплата и в онлайне, и в офлайне

Если вы предлагаете клиентам возможность оплаты и на сайте, и в офлайн-точке, нужны два вида онлайн-касс: облачная и стационарная.

Далее для тех, кто так или иначе принимает оплату в онлайне, при выборе ККТ важен ответ на следующий вопрос.

Есть ли у вас доставка собственными курьерами?

Есть доставка собственными курьерами

Для ситуаций, когда клиент получает посылку от вашего курьера и в тот же момент рассчитывается, подойдет мобильный смарт-терминал.

Еще удобнее будет стационарная касса с фискальным регистратором и возможностью подключения через мобильное приложение. В этом случае курьеров может быть несколько, а пробивать чеки они будут, удаленно подключаясь к онлайн-кассе, которая стоит у вас в офисе.

Хотя закон разрешает печатать чек заранее и передавать лично клиенту при доставке, это неудобно. На практике люди часто заказывают несколько вещей, чтобы выбрать при получении только то, что подойдет. Если у курьера на смартфоне есть приложение Касса МойСклад, такой проблемы не будет. Оно скорректирует заказ и оформит продажу тех товаров, которые клиент оплатит по факту.

Приложение позволяет удаленно подключаться к кассе, в том числе облачной, со смартфона. То есть оформлять продажи можно где угодно, что особенно удобно для работы курьеров. У Кассы МойСклад есть интеграция с онлайн-кассой АТОЛ.

Как все работает?

1. Подключаетесь удаленно к компьютеру, где стоят Касса МойСклад и АТОЛ.Онлайн.
2. Оформляете продажу и пробиваете чек через приложение на телефоне.
3. Приложение отправляет данные в онлайн-кассу на компьютере.
4. Касса формирует чек и отправляет покупателю на электронную почту.

То есть у вас может быть одна касса, а интернет-магазинов, курьеров, отделов — сколько угодно.

Нет доставки собственными курьерами

Варианты следующие:

• у вас есть доставка, но вы пользуетесь услугами курьерских служб или платежных агрегаторов, принимаете оплату через сторонние пункты выдачи. В этом случае использовать онлайн-кассы необязательно.
• у вас нет доставки вообще, вы принимаете платежи только в офлайн-точке, поэтому удобно использовать стационарные онлайн-кассы.

Если вы принимаете оплату исключительно в офлайне, ориентируйтесь на количество товарных позиций.

Сколько у вас товарных позиций?

Задача предпринимателя — не переплатить при покупке торгового оборудования, но при этом не нарушать закон об онлайн-кассах и обеспечить все технические возможности, необходимые для ведения торговли.

Микробизнес

Автономная касса и ньюджер — это бюджетные варианты для микробизнеса с объемом номенклатуры буквально в 2-3 товарные позиции. Этого достаточно для небольших киосков, закусочных, точек на рынке. Если товаров больше десятка, с автономными кассами работать будет сложно.

С возможностями ньюджеров торговать маркированными товарами затруднительно: для приемки дополнительно понадобится компьютер и 2D-сканер. Естественно, ни о каком товарном учете не может быть и речи — для этого лучше рассмотреть более продвинутые решения.

Бизнес с 10+ товарами

Оптимальным решением будет комбинация кассовой программы и фискального регистратора с функцией передачи данных, особенно если магазину нужно больше, чем просто печатать чеки.

Во-первых, фискальный регистратор — часть системы. Многие его функции позволяют ускорить работу с очередями в кассу. Есть модели с высокой скоростью печати чеков (80−100 мм в секунду) и надежностью печатного механизма, с автоотрезом чеков и автономным режимом работы за счет аккумулятора.

Во-вторых, чем больше возможностей у кассовой программы, установленной на устройстве, тем больше специфических задач она может решать. Например, поддержка маркировки, печать наименования товара в чеке, создание товара по штрихкоду, интеграция с ЕГАИС для продажи алкоголя, учет МРЦ для торговли сигаретами, совмещение нескольких систем налогообложения на одной кассе.

Эти и другие функции доступны в Кассе МойСклад. Она работает при удаленном подключении с любого устройства и доступна бесплатно.

Мобильная или стационарная торговля?

Мобильная

Мобильные умные кассы — вариант для продаж вне торговой точки, например, при доставке. Часто их используют также для заведений общепита, где официант принимает заказы от клиентов, а затем передает их повару и бармену. Некоторые кассы включают также терминал для приема оплаты по банковским картам, либо его можно докупить отдельно.

Кроме того, вести мобильную торговлю можно, если подключиться к стационарной кассе удаленно через приложение Касса МойСклад со смартфона. Для этого нужен компьютер с ФР и установленной кассовой программой. Находиться он может где угодно, например, в офисе.

Стационарная

Функционала смарт-терминала достаточно, чтобы соответствовать требованиям 54-ФЗ. Он позволяет решать основные задачи — хранить номенклатуру, печатать наименования в чеках, работать с маркировкой, ЕГАИС и т.д.

Больше возможностей дает устройство с установленной кассовой программой и фискальным регистратором:

• в ФР нет ограничений по увеличению встроенной памяти;
• можно вносить изменения в базу данных ФР в любое время, тогда как в другом ККТ либо такой функции нет, либо можно это сделать только после завершения смены;
• помимо чеков можно формировать другие учетные документы;
• можно выводить и просматривать на экране устройства всю информацию о любом товаре.

Также при выборе между компьютером и смарт-терминалом учитывайте проходимость вашей торговой точки. Если у вас один клиент в час с высоким чеком, можно использовать смарт-терминалы. Если есть очереди, нужно много сканировать, удобнее это делать с компьютера.

Сколько места на торговой точке?

Много

Здесь все очевидно: можно использовать любое оборудование исходя из технических характеристик без учета того, сколько место оно займет.

Мало

Если есть ограничения по пространству, можно использовать компактный смарт-терминал. Если его возможностей недостаточно для работы, рассмотрите вариант с фискальным регистратором.

Несмотря на то, что при подключении ФР для работы нужно сразу много аппаратуры, достаточно компактного системного блока, экрана на 15 дюймов, плюс беспроводные клавиатура и мышь, если используете компьютер.

Если использовать смартфон, это дает возможность контролировать сразу несколько торговых точек.

Особенности онлайн-касс для интернет-магазина

Основные правила те же, что и для розничной торговли. Но интернет-магазины — это дистанционная торговля с разными способами оплаты, поэтому есть нюанс по видам касс и чеков.

Принцип работы кассы в торговле через интернет

Согласно 54-ФЗ, все интернет-магазины обязаны использовать онлайн-кассы. Но есть и исключения.

• ИП на НПД — они продают товары собственного производства или оказывают услуги своими силами, не нанимают сотрудников и получают доход до 2,4 млн рублей в год. Так как им можно работать без онлайн-кассы, чеки они оформляют через приложение «Мой налог».

Касса для интернет-магазинов также не обязательна, если деньги от покупателей принимает посредник.

• При расчетах с клиентами через платежного агента. Например, через сторонний пункт выдачи или курьера-посредника.
• При расчетах с клиентами через платежный агрегатор, который берет на себя обязанность по выдаче чеков. В этом случае клиенты могут платить по карте, через Apple Pay и Google Play, через терминалы и платежные кошельки — ЮMoney.

Во всех остальных случаях касса обязательна.

Если в вашем интернет-магазине можно оплатить только на сайте, достаточно виртуальной кассы. Если и на сайте, и в офлайн-точке — нужна и облачная, и стационарная соответственно.

Для интернет-магазинов, у которых есть доставка собственными курьерами, будет удобным вариант стационарной кассы с возможностью подключения через мобильное приложение.

Расчет в интернет-магазине

Первый вариант — онлайн. Клиент не взаимодействует с продавцом напрямую и оплачивает заказ картой через виртуальную онлайн-кассу. Возможности выдать бумажный чек нет, поэтому продавец отправляет электронный на номер телефона или e-mail. Сделать это необходимо в течение 5 минут с момента получения денег.

Второй вариант — расчет в пункте выдачи, физическом магазине или через курьера собственной службы доставки. В этом случае закон обязывает распечатывать чек на кассовом аппарате и выдавать покупателю. Помимо этого, при оплате на месте клиент имеет право запросить и электронный чек.

И электронный, и бумажный чек имеют одинаковую юридическую силу, подробнее об этом — в руководстве.

Что должно быть в чеке интернет-магазина

Электронный чек — основной документ расчета при интернет-торговле. Требования 54-ФЗ к обязательным реквизитам те же самые, что и для офлайн-продаж, за исключением следующих моментов:

• адрес места расчета — сайт интернет-магазина;
• не нужно поле с должностью и фамилией лица, принявшего оплату, если это был безналичный расчет с помощью автоматического устройства.

Таким образом, чек интернет-магазина должен включать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• порядковый номер;
• реквизиты организации;
• адрес сайта;
• ИНН;
• система налогообложения;
• назначение расчета (приход или возврат);
• форма расчета (наличный или безналичный способ оплаты);
• перечисление товаров или услуг;
• стоимость, скидки, наценки;
• ставка НДС и его сумма;
• должность и фамилия (при оплате в пункте выдачи или курьеру);
• регистрационный номер ККТ;
• номер фискального накопителя;
• ссылка на файл с QR-кодом (опционально).

Примеры онлайн-касс

Предложений по моделям на рынке много — как выбрать подходящее?

Разберем онлайн-кассы всех видов, которые пользуются наибольшим спросом.

Как мы ранее выяснили, ньюджеры — для микробизнеса. Ему нужна онлайн-касса прежде всего для печати чеков.

Самая популярная модель — АТОЛ 92Ф. Ее отличительные черты:

• невысокая стоимость;
• интеграция с личным кабинетом;
• простота использования по принципу «Включи и работай».

Смарт-терминалы подойдут для небольших магазинов и сферы услуг с более высокими запросами, чем просто соответствие 54-ФЗ.

Мобильная касса MSPOS-K отличается компактностью, подойдет для магазинов и кафе с небольшим потоком людей, например, книжных лавок, кондитерских, магазинов обуви, «островков» в торговых центрах, а также для курьерских служб и сферы услуг.

В комплект входят:

• встроенная камера как замена 2D-сканера штрихкодов;
• фискальный регистратор с накопителем.

Один из самых популярных стационарных аппаратов с передачей данных в режиме онлайн — Эвотор 7.2. Это компьютер + фискальный накопитель на базе Android + принтер чеков в одном компактном корпусе. Он включает бесплатную программу для кассира и возможность управлять удаленно через интернет.

К Эвотору можно подключить денежный ящик, весы и другое торговое оборудование.

Кроме того, у Эвотора есть интеграция с товароучетной системой МойСклад. Это позволяет:

• выгружать номенклатуру из МоегоСклада на терминал;
• с терминала получать отчеты о продажах;
• управлять несколькими аппаратами Эвотор из МоегоСклада.

Из ограничений: при покупке кассы Эвотор вы получаете только базовые функции. Если чего-то не хватает для работы, например, маркировки или даже загрузки товаров из Excel, придется устанавливать платные приложения из магазина Эвотора.

Какую марку принтера чеков с фискальным накопителем выбрать?

АТОЛ разрабатывает модели специально под малый бизнес. Линейка широкая, можно выбрать варианты в зависимости от количества клиентов. Например, АТОЛ 30Ф — для небольшого потока, а АТОЛ 55Ф — для серьезного.

По функционалу ФР + кассовая программа на устройстве — самый технически продвинутый вариант. В том числе, благодаря тому, что вы используете кассовую программу. При сравнении разных моделей обратите внимание:

• какие функции включены и хватит ли вам их;
• нужно ли платить за ПО или докупать отдельно дополнительные функции / приложения;
• нужно ли платить за обновление ПО, как оно происходит — автоматически, или придется нанимать технического специалиста.

Касса МойСклад доступна бесплатно, при этом поддерживает все актуальные требования законодательства, так как регулярно обновляется в автоматическом режиме. Например, за маркировку товаров не нужно отдельно доплачивать, просто берете и пользуетесь. Легко подключить популярные модели фискальников. Работает на любом устройстве.

Сравнительная таблица моделей касс, которые мы рассмотрели:

Из облачных онлайн-касс для любых типов бизнеса подойдет «Атол Онлайн». Этот вариант позволяет:

• формировать расчетные документы при продаже;
• настраивать интеграцию с популярными CMS, CRM, системами учета, платежными агрегаторами, банками;
• контролировать платежи и услуги в режиме одного окна.

Что еще учесть при выборе онлайн-кассы

• Место кассира

Подумайте заранее, хватает ли места для товаров, где будут находиться пакеты, денежный ящик, сама ККТ, детектор банкнот, расходные материалы, сканер, весы и т.д.

• Характеристики ПК

4 Гб оперативной памяти как минимум, SSD жесткий диск, чтобы не тратить время на перезагрузки, блок питания и процессор не старше 7 лет.

• Фискальные накопители

Как правило, касса продается вместе с фискальным накопителем. По истечению срока действия его нужно менять.

Выбирайте накопитель в зависимости от вида бизнеса. Для малого подойдет только сроком на 36 месяцев.

Не забывайте менять накопитель вовремя, чтобы не попасть на штрафы. Для ИП это порядка 1 500-3 000 рублей.

• Платформа кассового приложения: Windows / Linux, Android / iOS

Важно понимать, как построены процессы в торговле. Если кассир принимает оплату только на своем месте и никуда не выходит, лучше всего Windows или Linux. Если ходит по магазину, складу и собирает заказ, удобнее будет приложение в телефоне.

У МоегоСклада также есть кассовое приложение под iOS. Это значит, что iPhone, iPad и iPod touch можно использовать как полнофункциональную кассу. Например, к нему можно по WiFi подключать фискальный регистратор АТОЛ, сканировать штрихкоды камерой, использовать удобный планшетный режим для iPad.

• Что еще нужно купить, кроме кассы

Если планируете принимать оплату банковской картой, дешевле сразу купить кассу с эквайрингом, чем покупать банковский терминал отдельно: его стоимость в среднем составляет 20 000 тысяч рублей. А для наличных есть денежные ящики — они подключаются к ККТ.

Для магазинов с большим ассортиментом товаров нужен сканер штрихкодов, чтобы быстро находить нужный товар. При торговле маркированным товаром подойдет 2D-сканер, в остальных случаях — 1D-сканер.

К кассовой программе МоегоСклада можно подключить популярные модели торговой техники, в том числе фискальные регистраторы от АТОЛ, Штрих-М и Viki Print.

Программа работает на любом компьютере, ноутбуке и планшете и позволяет управлять каким угодно количеством розничных точек.

Для полноценной автоматизации магазина одной онлайн-кассы недостаточно. Поэтому в решение включена товароучетная система МойСклад с возможностью управлять любым количеством розничных точек.

С помощью МоегоСклада вы можете:

• контролировать выручку в режиме онлайн;
• запустить программу лояльности для покупателей;
• вести базу поставщиков;
• вести складской учет;
• печатать ценники и этикетки со штрихкодами;
• экспортировать данные в 1С:Бухгалтерию 8 для составления налоговой отчетности.