Облачная касса: что это, как работает, кому нужна и сколько стоит

Если ваши клиенты оформляют заказы и оплачивают их на сайте, используйте специальную облачную, или виртуальную кассу — через нее проходят платежи и формируются электронные чеки в режиме 24/7/365. Пригодится облачная касса и в других случаях, когда физический контакт покупателя и продавца невозможен: при оплате по месту курьерской доставки и через вендинговые аппараты.

Как работает облачная онлайн-касса, для кого она необходима и во сколько обойдется — в этой статье.

Вести кассовые операции удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое облачная онлайн-касса

Облачная касса — не кассовый аппарат в привычном физическом представлении. Это цифровой аналог стационарной онлайн-кассы, или онлайн-сервис, где вы арендуете кассу в защищенном дата-центре и подключаетесь к ней через интернет.

Набор функций — тот же, что и у обычной ККТ, за исключением того, что облачная формирует только электронные чеки, но это соответствует 54-ФЗ. Тем более они имеют ту же юридическую силу, что и печатные. Для легальной работы также нужен фискальный накопитель, договор с ОФД и регистрация в ФНС.

Особенности работы

Все данные о расчетах хранятся в облаке. Работать с такой кассой могут несколько сотрудников одновременно. То есть нет оборудования, которое пришлось бы приобретать в собственность, ставить в офисе или носить с собой на выезде.

Облачная касса незаменима для сфер торговли, в которых выдавать печатные чеки в месте расчетов затруднительно или невозможно — проще отправить электронный на телефон или email покупателя. Далее рассмотрим — в каких именно сферах не обойтись без цифровой кассы.

Кому подходит виртуальная касса

Облачная касса нужна для дистанционной или выездной торговли:

• когда продавец не контактирует с покупателем в момент расчета, а платежи принимаются онлайн с помощью автоматического устройства;
• когда оплату принимают посредники — курьеры, водители или кондукторы на борту транспортного средства;
• для специалистов, которые оказывают услуги или производят работы на дому или на выезде.

Назовем все распространенные примеры, когда по закону можно использовать облачную кассу вместо стационарной.

Интернет-магазин, маркетплейс

При онлайн-шоппинге покупатель может оплачивать:

• на сайте;
• в мобильном приложении;
• через платежную форму;
• платежным поручением в банке;
• через курьера в момент доставки заказа.

Во всех этих примерах подойдет цифровая касса.

Оплата по автоматическому устройству

Вендинговые аппараты, терминалы для оплаты парковки, автоматы для продажи билетов, автоматическая мойка.

Важно, чтобы на дисплее устройства покупатель видел QR-код с реквизитами кассового чека — это требование 54-ФЗ.

Разносная торговля

Организации, которые занимаются разносной торговлей — с рук, из лотка, из корзин и ручных тележек. Например, продажа цветов, косметики, сувениров вне стационарной точки продаж.

Транспортные компании и таксопарки

Оплата проходит через транспортный POS-терминал, как в автобусах с бескондукторной системой, или в мобильном приложении Яндекс Go. Водитель такси тоже имеет право принимать деньги от клиента наличкой или по карте и проводить через облачную кассу.

Удаленная оплата ЖКХ

Некоторые управляющие компании, ТСЖ, ЖСК принимают оплату на сайте, в приложении, через банкомат или платежным поручением.

Услуги на выезде

Допустим, мастер — косметолог, клининговая компания, сантехник, электрик и т.д. — приезжает к клиенту, оказывает услуги, и расчет происходит на месте. Он может принять оплату наличными или безналом и отправить чек по email или SMS клиенту.

Служба доставки

Порядок тот же, что и при услугах на выезде. То есть возможность — для всех предпринимателей, которые предлагают доставку курьерами с оплатой на месте.

Кто не может использовать облачную кассу

Заменять обычную онлайн-кассу виртуальной запрещено в случаях, когда покупатель рассчитывается за товар или услугу на месте:

• Офлайн-магазин, офис продаж, точка на рынке или в торговом центре и другие точки продаж, на территории которых вы продаете товары или оказываете услуги. Пример — парикмахерская, ресторан.
• При оплате заказа в момент получения в пункте самовывоза или ПВЗ;
• При оплате за ЖКУ в офисе управляющей компании, ТСЖ или ресурсоснабжающей организации;
• При покупке билета или проездного на вокзале, в билетном киоске или пристанционной кассе, то есть через кассира.

Если ваши клиенты могут оплачивать как на сайте, так и в офлайн-точке, нужны два вида онлайн-касс: облачная и стационарная.

Пример. Если покупатель оплачивает заказ в интернет-магазине, подойдет виртуальная касса. Если банковской картой в точке продажи — использовать облачную кассу нельзя.

Схема работы: как происходит обработка платежа

Все начинается с того, что клиент оплачивает покупку безналичным способом. Допустим, с помощью смартфона сотрудника, где установлено приложение.

Фискальные данные сразу же поступают в облачную кассу, которая формирует чек. Этот чек оператор фискальных данных одновременно отправляет на электронную почту или телефон покупателя и в налоговую инспекцию.

Для наглядности — схема:

Все чеки хранятся в памяти фискального накопителя, установленного в онлайн-кассе. Таким образом, все происходит согласно закону 54-ФЗ.

Режим облачной кассы

Облачные чеки позволяют проводить продажи прямо в смартфоне без подключения онлайн-кассы. Это удобно для интернет-магазинов, курьерских служб и компаний с развозной торговлей.

Создавайте облачные чеки в Кассе МойСклад. Приложение отправит данные в онлайн-кассу в офисе, вам не нужно брать ее с собой. Онлайн-касса одна, а продавцов и курьеров — сколько угодно.

Скачать Кассу МойСклад

Стоимость

В стоимость подключения облачной онлайн-кассы входит:

• первый месяц или год аренды;
• фискальный накопитель, который нужно обновлять раз в 15 или 36 месяцев. Вы приобретаете его в собственность, но хранится он в кассе у арендодателя;
• лицензия на ПО кассы.

Подключение к оператору фискальных данных иногда бесплатно, в зависимости от условий сервиса.

Регулярные затраты при пользовании облачной кассы — это, как правило, исключительно плата за аренду. Она зависит от того, как дата-центр решает вопрос интеграции с ОФД и ЭДО. Некоторые интегрируются с операторами, другие — самостоятельно предоставляют все услуги, необходимые для работы облачной кассы.

Обычно аренда стоит около 2000 ₽ в месяц + затраты на ФН. В любом случае это значительно дешевле, чем приобретать в собственность обычную ККТ.

Если сотрудников, ведущих расчеты с клиентами несколько, покупать придется не один кассовый аппарат. С облачной кассой в этом плане тоже проще — скачать приложение на мобильный телефон и пользоваться могут сколько угодно сотрудников.

Какую кассу выбрать для ИП, ООО и интернет-магазина

Облачную кассу могут использовать как компании, так и индивидуальные предприниматели, которые работают вне офиса и принимают платежи дистанционно. Для ИП особенно важно, что на старте не придется нести большие затраты на автоматизацию расчетов с клиентами.

При выборе решения:

• Сравните цены и условия.
• Узнайте, помогает ли сервис с установкой — подключением к оператору фискальных данных, регистрации в налоговой. Иногда это доступно только на более дорогих тарифах, а на начальном предприниматель вынужден самостоятельно решать эти вопросы.
• Узнайте, нужно ли в начале дополнительно платить за лицензию, дополнительные рабочие места, подключение к ОФД и постановку на учет в ФНС, техобслуживание.

Лучшие облачные решения в 2025 году: обзор онлайн-касс для ИП и ООО

Далее — краткий обзор самых популярных решений.

Какой бы сервис вы ни выбрали, бесплатное приложение Касса МойСклад упростит работу с ним. Оформлять продажи можно где угодно, что особенно удобно для работы курьеров. Просто скачайте Кассу МойСклад и удаленно подключитесь со смартфона. Есть готовая интеграция с онлайн-кассой АТОЛ Онлайн. Как ее подключить, смотрите в инструкции.

Как подключить онлайн-кассу: пошаговая инструкция для бизнеса

Алгоритм следующий.

Шаг 1: Выбор поставщика

Выберите, какое решение вам подходит по условиям и по бюджету.

Шаг 2: Установка приложения

Скачать кассовое приложение нужно каждому сотруднику, который будет продавать товары на выезде.

Шаг 3: Заключение договора аренды

У одного поставщика вы арендуете кассу на 12 месяцев с ежемесячной или годовой оплатой и приобретаете фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев.

Шаг 4: Регистрация в личном кабинете

В личном кабинете вы можете:

• отслеживать платежи и чеки;
• корректировать уже сформированные чеки;
• формировать отчеты, смотреть аналитику;
• включать интеграции с банками и платежными системами;
• смотреть уведомления о необходимости замены фискального накопителя;
• контролировать работу сотрудников, принимающих платежи;
• контролировать остатки товаров;
• принимать маркированные товары через ЭДО.

Шаг 5: Оформление электронной цифровой подписи

Она нужна при регистрации кассы в налоговой.

Услуга по оформлению электронной подписи бесплатна для ИП и юридических лиц, приобрести надо только цифровой носитель — токен — у официальных дистрибьюторов или в специализированных интернет-магазинах.

Шаг 6: Регистрация кассы в налоговой и заключение договора с ОФД

Одни сервисы помогают с регистрацией, другие возлагают эту задачу на продавца. Во втором случае проще все сделать онлайн. Для этого вы:

• подаете заявку на регистрацию через личный кабинет налогоплательщика или ОФД и сразу получаете регистрационный номер ККТ;
• выполняете самостоятельную фискализацию;
• получаете карточку регистрации ККТ из ФНС;
• регистрация кассы в личном кабинете оператора фискальных данных.

Подробнее все шаги — в руководстве.

Шаг 7: Интеграция с нужными сервисами

Облачную кассу можно интегрировать с:

• CMS сайта;
• платежной формой для автоматического формирования чеков при оплате на сайте;
• товароучетной системой;
• приложениями для приема оплаты по месту доставки или по месту оказания услуги;
• платежными системами и интернет-эквайрингом.

Вопросы и ответы

О чем важно знать до начала пользования цифровыми кассами — смотрите в ответах на популярные вопросы.

Чем облачная онлайн-касса отличается от обычной?

И та, и другая нужна для фискализации платежей в соответствии с 54-ФЗ. Базовые различия — в таблице ниже.

В чем заключается услуга облачной кассы?

Проще говоря, это удаленная аренда кассового оборудования + возможность передачи данных через ОФД в налоговую + в систему «Честный знак» при торговле маркированной продукцией.

Предоставляют ее владельцы дата-центров, иногда — операторы фискальных данных и операторы ЭДО.

В чем главный плюс облачной кассы по сравнению со стационарной?

Главный плюс в том, что касса физически вам не принадлежит, поэтому ответственность за соответствие актуальным требованиям 54-ФЗ лежит на специалистах сервиса. Они следят за его исправностью. Это значит, что:

• Не придется брать на себя обслуживание, платить за техническую поддержку.
• Если что-то выйдет из строя, не будет длительных простоев, так как специалисты оперативно все наладят, к тому же вероятность поломки минимальна.

Что такое дата-центр?

Защищенный дата-центр — это помещение, где находится сама касса, к которой вы подключаетесь через приложение. Оно закрыто для посторонних лиц, с благоприятной температурой и другими условиями. Работает резервное питание как запасной источник электроэнергии и несколько провайдеров для обеспечения постоянного интернет-соединения.

Почему облачная касса выгоднее обычной?

При использовании виртуальных касс не нужно платить полную стоимость кассы и настройки, только фиксированную сумму аренды каждый месяц.

В любой момент можно отключиться от сервиса.

Почему облачная касса удобнее обычной?

• Замена нескольких стационарных аппаратов одним сервисом. У вас может быть сколько угодно курьеров, мастеров, водителей. Так как оборудование не нужно, чтобы получить доступ ко всем функциям, достаточно установить приложение на смартфон.
• Быстрая интеграция с интернет-магазинами, приложениями, системами управления сайтами, платежными системами, сервисами для курьеров и выездной торговли.

Какой главный минус облачной кассы?

Облачная касса подходит не для всех вариантов торговли — это единственный существенный недостаток. В случае, когда выдавать печатный кассовый чек обязательно по закону, нужна стационарная онлайн-касса. Какие виды бывают и как выбрать нужный для вашего бизнеса — смотрите в руководстве.

На каких налоговых режимах нужна облачная касса?

Использовать облачную кассу можно на всех действующих налоговых режимах. Для самозанятых на ПНД онлайн-касса, в том числе облачная, по закону не обязательна.

Как проверять коды маркировки на облачной кассе?

Если касса на основной точке продаж поддерживает ФФД 1.2, при продаже маркированной продукции в приложении Касса МойСклад можно проверять статусы кодов маркировки. Для этого:

• Перейдите в раздел Розница → Точки продаж. Выберите облачную точку.
• В карточке точки продаж нажмите Редактировать.
• Прокрутите страницу вниз до раздела Маркировка.
• Поставьте флажок в соответствующей строке.

• Нажмите вверху кнопку Сохранить.

Как настроить CMS для работы с виртуальной кассой?

Как правило, в сервисе есть готовые модули популярных CMS. Она помогают быстро и бесшовно настроить кассу и интернет-эквайринг.

Поддерживает ли облачная онлайн-касса актуальные требования законодательства?

Да, поддерживает. Разработчики оперативно вносят все изменения, для предпринимателя это минус еще одна важная задача.