Проверки ККТ и онлайн-касс ФНС: правила, сроки и штрафы

По каждому нарушению при использовании онлайн-касс в законодательстве предусмотрены штрафы. Выявляются такие нарушения в ходе проверок налоговой инспекцией. В статье — виды и правила проверок, требования ФНС, распространенные ошибки и другие особенности, связанные с этим.

Вести кассовые операции удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, поддержка маркировки, интеграция с любым торговым оборудованием, контроль остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Мораторий на проведение плановых проверок бизнеса

До 2030 года согласно Постановлению № 336 в РФ действует мораторий на проверки применения касс. Это означает, что с 1 марта 2022 года надзорные органы не проводят плановые мероприятия. Однако расслабляться не стоит — это не отмена контроля, а лишь его ограничение, поэтому риск получить штраф есть всегда.

Во-первых, это не относится к предприятиям из категории высокого и чрезвычайно высокого риска, а также для производств II класса опасности и гидротехнических сооружений II класса.

Во-вторых, внеплановые осмотры никто не отменял. То есть без предупреждения, по месту нахождения налогоплательщика или установки кассового аппарата, в том числе в жилых помещениях. Все правила прописаны в поправках к статье 7 Федерального закона № 54‑ФЗ.

Что проверяет ФНС

Налоговая смотрит:

• использует ли продавец ККТ;
• соответствует ли касса требованиям: зарегистрирована ли она в ФНС, есть ли фискальный накопитель;
• выдает ли кассир чеки;
• какие реквизиты указаны в чеках, совпадают ли они с теми данными, которые продавец отправил в ФНС;
• заключил ли предприниматель договор с оператором фискальных данных;
• соблюдает ли компания кассовую дисциплину.

Это касается как индивидуальных предпринимателей и компаний, так и самозанятых, которые вместо ККТ используют приложение «Мой налог».

Исключения — компании, освобожденные от использования онлайн-касс по видам деятельности, перечисленным в статье 2 закона № 54‑ФЗ. Подробнее здесь.

Далее рассмотрим основания и условия проведения внеплановых проверок.

Индикаторы рисков для выявления нарушителей

В 2024 году налоговая инспекция вправе начать внеплановую проверку при наличии на то оснований, прописанных в приказе Минфина от 06.06.2023 № 88н. Это так называемые индикаторы риска для проверок ККТ. Их всего три:

• касса не передавала данные в ФНС в течение 60 дней, то есть не отправляла фискальные документы — чеки и отчеты;
• более 30% чеков коррекции за месяц;
• более 30% чеков с признаком расчета «Возврат прихода» за месяц — действует для всех организаций, кроме ломбардов.

Любой из этих случаев — основание для внеплановой проверки бизнеса.

Когда налоговая может инициировать дополнительные контрольные мероприятия

Внеплановые проверки могут происходить из-за:

• жалобы покупателя: невыдача чека или невозможность проверки чека через сайт ФНС;
• автоматического срабатывания индикатора риска в базе АИС ФНС из-за отсутствия новых данных от онлайн-кассы в течение 60 дней.

Какие проверки проводит налоговая в 2026 году

Проверки онлайн-касс проходят по правилам, описанным в приказах Минфина от 17.10.2011 № 132н и 133н и статье 7 закона о ККТ.

Инспектор может проверять онлайн-кассу очно или удаленно. Очная проверка включает посещение магазина или торговой точки. Дистанционный контроль — это проверка документов в электронном виде удаленно.

Рассмотрим виды проверок и как они проводятся.

Проверки, включающие взаимодействие с продавцом

Это выезд и контрольная закупка. Организовывать их инспекторы могут только с согласия прокуратуры или по поручению руководителя ФНС. Об этом сказано в Постановлении Правительства от 14.12.2023 № 2140.

Выездное обследование

Это очное мероприятия, когда инспектор осматривает и фиксирует нарушения в присутствии владельца или представителя бизнеса в местах, где ККТ является общедоступной.

Если на выездном обследовании инспектор замечает нарушение, он может провести контрольную закупку со скрытой видеосъемкой и проверить документы.

Контрольная закупка

Двое инспекторов проверяют, исправно ли работает онлайн-касса и выдает ли электронный чек, все ли необходимые реквизиты печатаются на фискальных документах и правильно ли аннулируются чеки кассиром.

В ходе такой проверки часто выявляются и прочие нарушения закона предпринимателями, например, кассиры, работающие неофициально.

Документарная проверка

Если инспектор заподозрит проблемы с документами, он имеет право потребовать объяснения или назначить экспертизу.

Проверки без взаимодействия с продавцом

Без согласия прокуратуры налоговая вправе организовать контроль по собственной инициативе, но только без взаимодействия с организацией или ИП.

Проверка соблюдения требований, или наблюдение

Налоговые органы проверяют работу предпринимателя или организации по данным из открытых источников и жалобам потребителей. Например, обращают внимание на факт невыдачи кассовых чеков.

Дистанционная документарная проверка

Могут проверять документы удаленно через личный кабинет. Действия следующие:

• изъятие данных из личного кабинета ККТ;
• считывание информации с фискального накопителя;
• удаленное подключение к кассе для проверки.

Сотрудники сравнивают данные, полученные от ККТ, и отчетность, поступления выручки. Если есть расхождения — есть нарушения.

Профилактические мероприятия

С целью сократить ошибки кассиров и разъяснить требования законодательства к онлайн-кассам налоговая также устраивает профилактические мероприятия. Это:

• информирование о существующих правилах на сайте ФНС или в email-рассылках;
• консультирование предпринимателей о том, как проходят проверки ККТ;
• предостережения компаниям, деятельность которых вызывает подозрения;
• профилактический визит сотрудников ФНС без согласования с прокуратурой.

Как подготовиться к проверке

1. Убедитесь, что ваша кассовая техника актуальна. Как работать с ККТ по всем требованиям 54‑ФЗ, подробно читайте в руководстве.
2. Проверьте все квитанции и чеки на содержание всей необходимой информации.
3. Подготовьте все необходимые по кассовой дисциплине документы — возвраты от покупателей, кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордеры на оплату наличными, приказ об установлении лимита оплаты.

Вести кассовые операции удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, поддержка маркировки, в том числе, разрешительного режима; интеграция с любым торговым оборудованием, контроль остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Не будет лишним изучить, что входит в полномочия и обязанности налоговой службы и владельца онлайн-кассы.

Разрешительный режим

Разрешительный режим — для кассы. С нее при продаже маркированного товара поступает запрос в систему Честный знак, годный код или нет. В результате продажа или разрешена, или запрещена. Все это происходит моментально. Ваше кассовое приложение должно быть готово к работе с разрешительным режимом.

Рознице необходимо:

• Получить ключ доступа в Честном знаке. Он нужен для проверки товаров с маркировкой на кассе перед продажей.
• Обновить кассовую программу и ввести ключ доступа для проверки.
• Выстроить бизнес-процессы — определиться, какие действия предпринять, если касса запретит продажу маркированного товара. Обучить кассиров.

Подробнее о разрешительном режиме — в статье.

Права и обязанности ФНС

Налоговый инспектор обязан:

• предъявить решение о проведении проверки;
• предъявить документ, удостоверяющий личность.

Налоговый инспектор имеет право на:

• доступ к документам: договорам купли-продажи и технического обслуживания, договорам с ОФД;
• осмотр кассового аппарата и проверку фискальных документов, сформированных им ранее;
• организацию контрольных закупок;
• получение всей нужной информации о ККТ от предпринимателя;
• при необходимости обратиться в правоохранительные органы за содействием в привлечении предпринимателя к административной ответственности.

Права и обязанности владельцев онлайн-кассы

Владелец кассы имеет право (п. 9 Положения, утвержденного Приказом Минфина РФ № 132н):

• присутствовать при проведении проверки;
• отвечать на вопросы инспектора;
• изучать и принимать или отклонять результаты, зафиксированные в акте;
• обжаловать неправомерные действия налоговых органов.

Владелец кассы обязан:

• содействовать проведению проверки;
• предоставлять доступ к кассовым аппаратам, фискальным накопителям и связанным с ними документам;
• предоставлять необходимые документы, объяснения и другую информацию.

Чего ждать по результатам проверки

При выявлении нарушений ФНС выдает предписание — в нем прописаны все ошибки и сроки, в течение которых их необходимо исправить.

Если вы не согласны с решением ФНС, можно подать жалобу в течение 5 дней.

Также налоговая применяет дополнительные меры контроля.

Оперативный контроль

Стандартная проверка кассы очно или дистанционно.

Очные мероприятия включают:

• пересчет наличных в кассе;
• привлечение к проверкам экспертов и специалистов;
• проведение выемки документов;
• выполнение видео- и аудиосъемки;
• при серьезных нарушениях — привлечение полиции и ФСБ.

Дистанционный контроль — это:

• изъятие данных из личного кабинета ККТ;
• считывание информации с фискального накопителя;
• удаленное подключение к кассе для проверки;
• использование для проверок аудио- и видеосвязи.

Отключение кассы

Это мера, цель которой — лишить продавца возможности расчетов в обход ККТ. Для этого блокируют платежные терминалы и торговые автоматы.

Срок блокировки — 90 дней. Чтобы разблокировать раньше, нужно выполнить все требования и заплатить штраф от 30 000 рублей.

Какие документы выдаются после проверки

Во всех случаях выдается акт проверки. При обнаружении нарушений это три вида документов.

Акт проверки

Составляется на месте при контрольной закупке, при других видах проверок предприниматель получает свой экземпляр по почте.

Обе стороны подписывают документ и заверяют своими печатями.

Протокол об административном правонарушении

В нем перечисляются нарушения. За них назначают штраф. Налоговая имеет право оштрафовать только за выявленные и указанные в протоколе нарушения.

Постановление о привлечении к административной ответственности

В нем указан размер штрафа, который можно оспорить, если вы с ним не согласны.

Штрафы, связанные с применением ККТ

Информация о наказании за нарушение правил работы с онлайн-кассой представлена в статье 14.5 КоАП РФ.

Срок давности за нарушение закона № 54‑ФЗ составляет один год с момента ошибки. Однако инспекторы могут признать нарушение длящимся, если кассир регулярно совершал ошибки. В этом случае срок давности будет отсчитываться с того дня, когда налоговая обнаружила нарушение.

ФНС не только изучает ККТ и документы предприятия, но и проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины. За нарушение дисциплины предприниматель будет наказан по статье 15.1 КоАП. Срок давности для таких правонарушений составляет два месяца.

Как оспорить результат проверки и избежать наказания

У владельца онлайн-кассы есть возможность обжаловать постановление о привлечении к ответственности в течение 10 суток. Нужно составить и подать заявление об отмене постановления в управление налоговой инспекции или в суд. Если подать и туда, и туда, жалобу будет рассматривать только суд.

Если нарушение связано с предпринимательской деятельностью, подавать иск нужно в Арбитражный суд. Об этом говорится в части 3 статьи 30.1 КоАП РФ. В остальных случаях — в суд общей юрисдикции.

Уточнить, в какой именно суд обратиться в конкретном случае, можно у инспектора, а иногда и в тексте самого постановления.

Как еще можно избежать наказания

Перечислим рабочие способы.

Пробейте чек коррекции

Если вы признаете нарушение до того, как его обнаружит налоговая, есть шанс не платить штраф.

Допустим, в чеке некорректная сумма. В этом случае понадобится:

• объяснительная от кассира, почему он допустил ошибку;
• уведомление об ошибке в свободной форме;
• чек коррекции.

Оригиналы всех трех документов нужно отправить в налоговую.

Пересчитайте срок давности

К ответственности не привлекут, если прошел 1 год с момента:

• нарушения — непробитого чека, неотправленного электронного чека, согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ;
• обнаружения налоговиками нарушения, если оно произошло не впервые, согласно ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ, п. 14 Постановления Пленума ВС от 24.03.2005 № 5.

Проверьте, не допустила ли налоговая ошибки

Вас не могут привлечь к ответственности на законных основаниях, если нет состава правонарушения. Примеры: невыдача чека из-за сбоев ПО, выписывание штрафа лицу, которое может работать без ККТ и т.д.

Как уменьшить размер назначенного штрафа

Даже если нарушение имеет место, наказание можно уменьшить или заменить на предупреждение.

Малозначительность нарушения

В соответствии со статьей ст. 2.9 КоАП РФ, можно добиться замены штрафа на устное предупреждение. Это может сработать, если нарушение не принесло большого вреда.

Порядок действий:

1. В акте проверки и протоколе об административном правонарушении укажите, что вы не согласны со штрафом;
2. Составьте иск для обжалования постановления в суде, сошлитесь на малозначительность нарушения.

Совершение нарушения впервые

Кодекс об административных правонарушениях позволяет заменить штраф за первую ошибку на предупреждение. Подробнее — в ч. 3 ст. 3.4 КоАП РФ.

Согласно статье 4.1.1 КоАП РФ, владельцам малого и среднего бизнеса, а также некоммерческих организаций могут назначить предупреждение за работу без ККТ при первом выявлении. Для этого в акте проверки и протоколе нужно указать «не согласен, являюсь субъектом, ранее к ответственности не привлекался».

Устраните нарушение, выявленное при автоматической проверке

Условия, когда это сработает:

• это НЕ повторный случай;
• вы направляете обращение в личном кабинете ФНС, где признаете ошибку;
• вы сами исправляете ошибку до вынесения постановления.

Результат: штраф могут сократить почти в 3 раза по ч. 3.4 ст. 4.1 КоАП РФ.

Вопросы и ответы

Вот наиболее распространенные ситуации.