УПД в 2026 году: что это такое и как с ним работать

С 1 января 2026 года при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав можно применять единый документ — УПД. Это значительно упрощает документооборот и отчетность. В статье разберем, зачем нужен УПД, как правильно его оформлять и использовать в ЭДО.

МойСклад — это документооборот, складской учет и финансы в одном сервисе. Формируйте УПД и другие документы, полностью ведите первичный учет с экспортом в 1С. Это освободит от рутинной работы и связанных с ней ошибками, а также позволит сэкономить на услугах бухгалтера. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно.

Эксперт статьи

Что такое УПД и зачем он нужен

УПД — это универсальный передаточный документ, который одновременно может выполнять функции первичного учетного документа — товарной накладной и акта — и счета‑фактуры. С помощью него вы можете подтверждать:

• передачу товаров, работ или услуг;
• расходы для бухгалтерского и налогового учета;
• вычет НДС, если вы работаете на общей системе налогообложения.

УПД — это удобно, так как все данные по сделке хранятся в одном документе. Он может быть как бумажным, так и электронным.

Новые правила и изменения в УПД

Электронные формы ТОРГ-12 и актов упразднены — вместо них есть один универсальный передаточный документ. Это связано с вступлением в силу Приказа ФНС № ЕД‑7‑26/28@. Таким образом, если вы ведете ЭДО, для вас переход на электронный УПД обязателен.

На бумаге вы можете по‑прежнему оформлять и товарную накладную ТОРГ-12, и акты, и сам УПД. Постановления Госкомстата № 132 и № 100 продолжают действовать. Однако компании часто переходят на единый универсальный документ из‑за удобства и экономии времени.

Замена накладной, акта и счет‑фактуры

Универсальный передаточный документ можно применять вместо счета‑фактуры и первичных отгрузочных документов, а именно:

• товарной накладной ТОРГ-12;
• накладной на отпуск материалов на сторону М-15;
• акта выполненных работ или оказанных услуг;
• акта приема‑передачи объекта основных средств ОС-1;
• акта приема‑передачи имущественного права;
• товарного раздела товарно-транспортной накладной 1-Т.

Так, можно составить общий УПД сразу на несколько операций. Допустим, вы продает товар и одновременно оказываете связанную с ним услугу: кондиционер + монтаж. Вместо отдельной накладной на оборудование, акта на монтаж и счета‑фактуры можно оформить один УПД, в котором будут указаны и товар, и услуга.

Внешний вид и состав УПД

Документ включает три части:

• описательную — с реквизитами участников сделки;
• табличную — с данными об операции;
• подтверждающую — с информацией об ответственных лицах.

На изображении далее вы видите, как выглядит бумажная форма УПД.

Так как универсальный передаточный документ может выполнять функции первичного документа и / или счета‑фактуры, обращайте внимание на статус. Он находится в верхнем левом углу:

Электронный УПД содержит те же основные реквизиты, что и бумажный, а визуально может отличаться в зависимости от оператора ЭДО или учетной системы.

Кто может использовать УПД

Все предприятия любой организационно-правовой формы и индивидуальные предприниматели. Система налогообложения не имеет значения. Главное — отразить это в учетной политике и в договоре с контрагентом.

Когда УПД обязателен

• При электронном документообороте для оформления отгрузки товаров, работ и услуг;
• При работе с маркированными товарами через систему «Честный знак»;
• При операциях с прослеживаемыми товарами.

Когда нельзя использовать УПД

• При обороте алкогольной и спиртосодержащей продукции — требуется специальная товарно-транспортная накладная;
• При перевозке грузов, где обязательна транспортная накладная установленной формы;
• При получении аванса или предоплаты — нужен отдельный авансовый счет‑фактура.

Если у вас нет ЭДО

Если вы не ведете электронный документооборот, УПД необязателен — это скорее удобный вариант обмена документами с контрагентами. Однако как только вы перейдете на ЭДО, сразу же придется и переходить на электронные передаточные документы.

Утвержденной бумажной формы УПД нет, ориентируйтесь на шаблон из письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ‑20‑3/96@. При необходимости дополняйте его нужными полями — ФНС позволяет это согласно письму от 22.04.2019 № ЕД‑4‑15/7638. Образец заполнения можно посмотреть в этой статье. Об электронной форме — далее.

Актуальный электронный формат в 2026 году

При работе через ЭДО документы на товары, работы и услуги оформляйте в формате электронной УПД по xml‑стандарту ФНС. Внешне такие документы могут выглядеть как привычные накладные или акты. Однако технически они оформляются по формату УПД, утвержденному Приказом ФНС № ЕД‑7‑26/970@ (версия 5.03).

Вы можете использовать шаблон как есть, а можете адаптировать — добавить нужные данные. Главное, чтобы в нем были все обязательные реквизиты. Иначе налоговая может не принять расходы или отказать в вычете НДС на основании статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ и статьи 169 НК РФ.

К обязательным реквизитам в актуальной версии 5.03 относятся:

• номер и дата документа;
• сведения о продавце и покупателе: ИНН, КПП, наименование, адрес;
• данные о товарах или услугах: наименование, количество, единицы измерения, цены и стоимость;
• ставка и размер НДС;
• итоговая сумма документа;
• коды маркировки и прослеживаемости, если они обязательны для конкретного товара;
• страна происхождения и номер грузовой таможенной декларации;
• подписи сторон, в электронном виде — квалифицированные электронные подписи.

Различия статуса 1 и статуса 2

При заполнении УПД в строке 1б выберите статус — 1 или 2. От него зависит назначение документа и набор обязательных реквизитов.

Статус «1»

УПД одновременно выполняет функции счета‑фактуры и первичного документа. Такой вариант используют плательщики НДС. Для них это удобно — не приходится отдельно оформлять счет-фактуру, накладную или акт.

УПД со статусом «1» должен включать реквизиты счета‑фактуры: сумму и ставку НДС, данные продавца и покупателя, стоимость товаров или услуг, подписи сторон.

Для полноценного применения статуса «1» документ должны подписать обе стороны.

Статус «2»

УПД используется только как первичный учетный документ. Он подтверждает отгрузку или приемку товаров, работ, услуг, но не подходит для вычета НДС.

Такой статус обычно используют компании на УСН, при работе без НДС или если счет‑фактура оформляется отдельно. В этом случае сведения по НДС можно не заполнять.

Статус «1» с отметкой «Без НДС»

Это не ошибка. Такой порядок предусматривается в пункте 5 статьи 168 НК РФ. Это тот случай, когда компании освобождены от НДС, но при этом обязаны составлять счета‑фактуры.

Примеры:

• Небольшая компания с выручкой ниже установленного лимита получила освобождение от НДС по статье 145 НК РФ.
• Медицинский центр оказывает услуги, освобожденные от НДС по статье 149 НК РФ.
• Отдельные категории налогоплательщиков по закону должны выставлять счета‑фактуры. Например, агенты и комиссионеры.

То есть документ при этом сохраняет функцию счета‑фактуры, но права на вычет НДС не возникает, потому что нет обязанности уплаты налога.

Как перейти на электронные УПД: пошаговая инструкция

Если вы уже обмениваетесь электронными документами (ТОРГ-12, акты), значит переход на УПД для вас обязателен. Для этого:

1. Выберите оператора ЭДО

   Важно, чтобы он поддерживал формат УПД 5.03 (XML), иначе обмен документами будет невозможен.

2. Убедитесь, что ваша учетная программа умеет формировать электронный УПД по формату ФНС.
3. Согласуйте обмен с контрагентами.

   Предупредите покупателей и поставщиков, что теперь вместо актов и накладных в ЭДО используется УПД.

4. Заключите договор с оператором ЭДО.
5. Настройте подписи ЭЦП — электронную квалифицированную подпись.
6. Проведите тестовый обмен, чтобы убедиться, что документы корректно доходят до всех участников оборота.
7. Обновите учетную политику.

   Издавать внутренние приказы не нужно. Однако если в учетной политике компании указаны электронные накладные ТОРГ-12 или акты, добавьте пункт о переходе на УПД.

Плюсы и минусы перехода на электронный УПД

Главные преимущества:

✅ Один документ заменяет акт, накладную и счет-фактуру;

✅ Меньше ручной работы и ошибок при заполнении;

✅ Быстрее обмен документами через ЭДО;

✅ Сокращаются расходы на бумагу, печать и доставку;

✅ Документы легче автоматически загружать в учетные системы;

✅ Удобнее проходить налоговые проверки, подтверждать сделки и вычеты по НДС;

✅ Единый формат ФНС упрощает работу с контрагентами.

Основные сложности перехода на электронный УПД:

❌ Не все контрагенты готовы сразу перейти на новый формат;

❌ Потребуется ЭЦП и стабильная работа ЭДО;

❌ Необходимость обучения сотрудников новым процессам;

❌ При сбоях интернета обмен документами может временно остановиться.

Несмотря на возможные технические сложности, необходимость настройки систем и адаптации процессов, в долгосрочной перспективе единый формат сократит количество документов, снизит ошибки и упростит работу с контрагентами и налоговой.

Правила заполнения электронного УПД

В форме 5.03 заполняйте только те поля, необходимые в зависимости от назначения документа.

Узнать о том, как заполнять УПД, а также скачать бланк, вы сможете здесь.

Базовые моменты:

• Для маркированных и прослеживаемых товаров указывайте идентификаторы в имени файла и нужных блоках документа.
• Используйте коды единиц измерения не в произвольной форме, а только по классификатору ОКЕИ.
• Для импортных и прослеживаемых товаров заполняйте таможенные сведения.
• Для подакцизных товаров — табака, автомобилей, сахаросодержащих напитков — выделяйте акциз отдельной строкой.

УПД должен подписать представитель поставщика усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если он действует на основании доверенности, к документу также прикрепляется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Покупатель со своей стороны заполняет сведения о приемке товаров, работ и услуг и подписывает УПД своей УКЭП.

Частые ошибки при заполнении УПД

Какие ошибки часто допускают и чем это грозит — кратко в таблице:

Удобнее всего создать УПД через бухгалтерские программы или ЭДО: они указывают, какие поля обязательны и помогут не допустить ошибок. А внутри МоегоСклада сформировать УПД можно в несколько простых шагов на основании отгрузки.

Сведения о вашей компании и контрагентах заполняются автоматически. Система также проставляет номер документа, цену и итоговую сумму. Это намного надежнее, чем заполнять документы от руки: вы точно не ошибетесь.

Сразу из МоегоСклада вы можете отправить документ контрагенту в удобном формате — Excel или PDF. Архив документов создается автоматически: они всегда будут под рукой. Вы сэкономите до 70% времени на рутинной бумажной работе.

Помимо УПД, в сервисе вы найдете более 100 форм документов с возможностью адаптации под себя.

Сроки составления УПД для товаров, услуг и отгрузок

Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ, счет-фактуру нужно оформить не позднее 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав.

Однако первичный документ в бухучете нужно составить в момент совершения операции или сразу после нее по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Так как УПД со статусом «1» — это и счет‑фактура, и первичный документ, придерживайтесь самого раннего срока. Это относится и к электронным, и к бумажным документам.

Соответственно, с УПД со статусом «2» все очевидно — он также должен быть готов в день передачи товара или оказания услуги, либо сразу после завершения операции.

Хранение электронных УПД

УПД нужно хранить не менее 5 лет — это требование установлено статьей 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статьей 23 НК РФ. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом последнего использования документа в отчетности или расчетах.

Бумажные УПД можно хранить вместе с другими первичными документами или отдельно — в шкафах, сейфах или архиве. Электронные УПД хранятся столько же и могут размещаться во внутреннем архиве компании или в системе ЭДО. Для надежности рекомендуется делать резервные копии в облаке или на сервере компании.

Выводы

1. С 1 января 2026 года компании, работающие через ЭДО, должны использовать электронный УПД вместо отдельных электронных ТОРГ-12 и актов. Это связано с переходом на единый формат ФНС.
2. УПД объединяет в одном документе функции накладной, акта и счета‑фактуры, поэтому упрощает документооборот и сокращает количество документов.
3. Бумажные ТОРГ-12, акты и УПД не отменены — их по‑прежнему можно использовать.
4. Электронный УПД оформляется по xml‑формату ФНС версии 5.03 и подписывается квалифицированной электронной подписью.
5. Статус «1» применяется, если документ одновременно выполняет функцию счета‑фактуры и нужен для вычета НДС. Статус «2» используется только как первичный документ.
6. УПД нужно хранить не менее 5 лет — как в бумажном, так и в электронном виде.
7. Несмотря на технические трудности, переход на УПД помогает ускорить обмен документами, уменьшить количество ошибок и упростить взаимодействие с контрагентами и ФНС.

Ответы на вопросы

Что еще важно знать об универсальном передаточном документе и его использовании.