Электронная транспортная накладная: как оформить

Участники грузоперевозок должны оформлять транспортные накладные в электронном виде. Порядок действий — в этой статье.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная — аналог бумажной версии документа. Она выполняет те же функции — подтверждает расходы на доставку груза.

Форма утверждена в приложении № 4 постановления правительства № 2200 от 21 декабря 2020.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Их также называют титулами или разделами:

• Погрузка. Часть с данными о сторонах перевозки, условиями договора, сведениями о водителе, грузе и сопроводительных документах подписывает грузоотправитель. А часть о состоянии груза на его приеме к перевозке — перевозчик.
• Выгрузка. Файл с данными о приеме товара от перевозчика и состоянии груза подписывает грузополучатель, а данные о сдаче — перевозчик.

С целью обмена электронными документами налоговая разработала новые форматы транспортной накладной. Так, сокращено количество разделов с 17 до 12. Во многих графах появилась оговорка «при необходимости».

Кто должен работать с электронными транспортными накладными

Это должны сделать логистические, экспедиционные, транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и юридические лица.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Она обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных документов. Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда информацию о перевозках.

В общем виде схема обмена электронными транспортными накладными выглядит так:

• Грузоотправитель составил документ, загрузил его в ГИС ЭПД через оператора — грузополучатель видит, что груз пошел к нему.
• Грузополучатель подписывает ЭТрН своей электронной подписью, подтверждая приемку груза.
• Грузоотправитель видит, что товар принят.

В итоге у всех участников есть транспортная накладная с нужными подписями.

Как перейти на электронную транспортную накладную

Чтобы перейти на цифровой формат документа нужно:

1. Подключиться к оператору ЭДО, который будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Кроме того, потребуется выбрать решение оператора для обмена документами: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными системами компании. Минтранс сформирует реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД, пока такого списка нет.

   Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад: у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.

   Попробовать МойСклад

2. Подключиться к ГИС ЭПД. Система будет обеспечивать обмен электронными транспортными накладными и хранить данные.

3. Заключить соглашение об обмене электронными документами. Потребуется два договора: первый — между транспортной компанией и водителем, второй — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. В соглашениях нужно описать процесс обмена документами: кто и когда их подписывает, кто проверяет. Также следует указать процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Не лишним будет отметить, кто из сотрудников обладает правом подписи, какие обязанности в обмене выполняет менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.

   Обмен электронными перевозочными документами, в том числе и транспортной накладной, возможен только при согласии обеих сторон.

4. Приобрести квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые отвечают за отгрузку и приемку грузов. Например, это может быть кладовщик или менеджер по логистике.

5. Проверить наличие необходимой техники. Так, водителям потребуются смартфоны, на которых надо установить мобильные клиенты ЭДО. Кроме того, так как груз отправляют со склада и складским работникам нужно фиксировать отгрузку, им тоже потребуются планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.

6. Обучить сотрудников новым процессам.

Преимущества перехода на электронные транспортные накладные для бизнеса

У электронного формата есть как плюсы, так и минусы. Для удобства собрали их в таблицу.

Плюсов очевидно больше. При этом участники грузоперевозок сходятся во мнении, что главным преимуществом перехода на электронный формат транспортной накладной является то, что документ нельзя потерять или испортить.