Электронная транспортная накладная с 2022 года: как перейти и оформить

26 апреля 2022

С 2022 года участники грузоперевозок могут оформлять транспортные накладные в электронном виде. Пока добровольно. С 2023 цифровой формат станет обязательным. Какие у него преимущества и порядок перехода — в этой статье.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная — аналог бумажной версии документа. Она выполняет те же функции — подтверждает расходы на доставку груза.

Форма утверждена в приложении № 4 постановления правительства № 2200 от 21 декабря 2020.

В электронный формат также переводят заказ наряд и сопроводительную ведомость. В планах — ввести электронные путевые листы.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Их также называют титулами или разделами:

  • Погрузка. Часть с данными о сторонах перевозки, условиями договора, сведениями о водителе, грузе и сопроводительных документах подписывает грузоотправитель. А часть о состоянии груза на его приеме к перевозке — перевозчик.
  • Выгрузка. Файл с данными о приеме товара от перевозчика и состоянии груза подписывает грузополучатель, а данные о сдаче — перевозчик.

Все титулы подписываются квалифицированной электронной подписью.

С целью обмена электронными документами налоговая разработала новые форматы транспортной накладной. Так, сокращено количество разделов с 17 до 12. Во многих графах появилась оговорка «при необходимости».

Узнайте подробнее: Новая форма транспортной накладной с 2022 года

Кто должен работать с электронными транспортными накладными

Пока обязанности использовать электронную транспортную накладную нет ни у кого. Присоединиться к проекту можно на добровольной основе. Обязательный переход с 1 января 2023 года. Это должны сделать логистические, экспедиционные, транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели — как ИП, так и компании.

При этом лучше не тянуть до последнего, а подключиться к системе уже сейчас, пока есть время наладить бизнес-процессы, в том числе электронный документооборот, и обучить сотрудников.

Посмотрите запись вебинара от 21 апреля «Модный бизнес в период неопределенности» при участии опытных селлеров, представителей швейных производств и экспертов соцсети ВКонтакте

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Она обеспечивает формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных документов. Также контролирующие органы могут в любой момент получить оттуда информацию о перевозках.

В общем виде схема обмена электронными транспортными накладными выглядит так:

  • Грузоотправитель составил документ, загрузил его в ГИС ЭПД через оператора — грузополучатель видит, что груз пошел к нему.
  • Грузополучатель подписывает ЭТрН своей электронной подписью, подтверждая приемку груза.
  • Грузоотправитель видит, что товар принят.

В итоге у всех участников есть транспортная накладная с нужными подписями.

Как перейти на электронную транспортную накладную

Чтобы перейти на цифровой формат документа нужно:

  1. Подключиться к оператору ЭДО, который будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Кроме того, потребуется выбрать решение оператора для обмена документами: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными системами компании. Минтранс сформирует реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД, пока такого списка нет.

Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад: у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.

Попробовать МойСклад
  1. Подключиться к ГИС ЭПД. Система будет обеспечивать обмен электронными транспортными накладными и хранить данные.

  2. Заключить соглашение об обмене электронными документами. Потребуется два договора: первый — между транспортной компанией и водителем, второй — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. В соглашениях нужно описать процесс обмена документами: кто и когда их подписывает, кто проверяет. Также следует указать процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Не лишним будет отметить, кто из сотрудников обладает правом подписи, какие обязанности в обмене выполняет менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.

Обмен электронными перевозочными документами, в том числе и транспортной накладной, возможен только при согласии обеих сторон.

  1. Приобрести квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые отвечают за отгрузку и приемку грузов. Например, это может быть кладовщик или менеджер по логистике.

  2. Проверить наличие необходимой техники. Так, водителям потребуются смартфоны, на которых надо установить мобильные клиенты ЭДО. Кроме того, так как груз отправляют со склада и складским работникам нужно фиксировать отгрузку, им тоже потребуются планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.

  3. Обучить сотрудников новым процессам.

Преимущества перехода на электронные транспортные накладные для бизнеса

У электронного формата есть как плюсы, так и минусы. Для удобства собрали их в таблицу.

Плюсы Минусы

Быстрый обмен документами.

Расходы на подключение к ЭДО — в среднем около трех тысяч рублей в год.

Доступ к документам из любого места и с любого устройства.

Расходы на ПО для работы с электронными накладными — стоимость зависит от тарифов поставщика.

Экономия на доставке и бумаге.

Некоторые предприниматели недовольны тем, что перевозки с электронными документами стали более прозрачными.

Быстрая передача данных в налоговую и расчет НДС.

Быстрый поиск нужного документа при проверке, его корректировка.

Плюсов очевидно больше. При этом участники грузоперевозок сходятся во мнении, что главным преимуществом перехода на электронный формат транспортной накладной является то, что документ нельзя потерять или испортить.

Читайте также:
Поделиться статьей:
Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать новости и статьи о последних изменениях законодательства
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать