Бизнес-процессы розничного магазина: как организовать и автоматизировать

25 августа 2022

Работа розничного магазина будет эффективной только с отлаженными бизнес-процессами. Как все организовать и автоматизировать — в этой статье с примерами в разных тематиках. Заказ, приемка, реализация и возврат товара, а также инвентаризация.

Ускорить выполнение рутинных операций в рознице можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Соответствие всем требованиям законодательства РФ. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Попробовать МойСклад

Что такое бизнес-процессы в розничной торговле

Бизнес-процесс в рознице — это последовательность действий, связанная с управлением товарными запасами.

Структура бизнес-процесса:

  • Входящие потоки — товар и потенциальный покупатель;
  • Регламентация — законодательные нормы и правила, прописанные во внутренних документах компании;
  • Исполнители и инструменты: персонал, программное обеспечение и оборудование;
  • Результат — проданный товар и покупатель.

Участники:

  • управляющий магазином или собственник;
  • администратор (не всегда есть);
  • товаровед;
  • продавцы-кассиры;
  • грузчики.

На практике в небольших торговых точках часто несколько должностей совмещает один человек. Пример: управляющий выполняет функции администратора, кассир — товароведа.

Рассмотрим каждый бизнес-процесс в отдельности — для чего нужен и как его организовать.

Заказ товара у поставщика

Цель — обеспечить магазин нужными товарами для дальнейшей продажи.

Вы находите поставщика и заключаете с ним договор. Критерии выбора следующие:

  • прозрачность условий сотрудничества;
  • условия возврата;
  • ценовая политика;
  • качество товара;
  • сроки поставки.

Сам процесс заказа состоит из следующих этапов:

  1. Сотрудник, ответственный за закупки, создает и направляет поставщику заявку.
  2. Поставщик собирает заказ и отправляет в торговую точку.
  3. Магазин принимает товар на баланс.

Приемка товара от поставщика

Цель этого бизнес-процесса — проверить, соответствует ли привезенный товар тому, что заявлено в сопроводительных документах по качеству и количеству. Это дает возможность обнаружить недостачу и выявить брак прежде, чем он дойдет до покупателя.

Чтобы сделать процесс прозрачным для обеих сторон — поставщика и магазина, необходимо в договоре указать правила приемки, например:

  • разделение обязанностей между контрагентами;
  • сроки приемки;
  • время доставки;
  • порядок урегулирования претензий.

Приемка товара происходит в таком порядке:

1. Поставка

Товар вместе с сопроводительными документами поставляется в магазин.

К документам на этом этапе относятся товарно-транспортная накладная, счет‑фактура и сертификат качества.

2. Проверка количества

Администратор или товаровед сверяет объем поставки с заявленным по документам, взвешивает весовой товар.

3. Проверка качества

Сюда входят:

  • состояние упаковки и тары;
  • соблюдение температурного режима хранения;
  • маркировка продукции;
  • комплектация.

Если все хорошо, товар передается на склад.

4. Оприходование товара

Товаровед выполняет оприходование в учетной программе, указывает цены за каждую единицу продукции и отправляет ценники на печать.

5. Проверка штрихкодов

Кассир или товаровед проверяет заводские штрихкоды на каждой упаковке и вводит данные о количестве поступившей продукции.

6. Формирование товарного отчета и перемещение продукции в торговый зал

В конце рабочего дня товаровед формирует отчет и сверяет с бумажными накладными. Также он оформляет заявки на перемещение товара со склада в торговый зал. Их может быть несколько за одну рабочую смену.

Когда все готово, продавцы и грузчики выносят продукцию на продажу в зал, а администратор расставляет ценники.

Проверять соответствие товара по факту и по документам можно как в момент поступления, так и после. Лучше это сделать сразу.

Посмотрите запись вебинара от 21 апреля «Модный бизнес в период неопределенности» при участии опытных селлеров, представителей швейных производств и экспертов соцсети ВКонтакте

Возврат товара поставщику

Цель — вернуть товар полностью или частично, если есть нарушения договора, например:

  • товар имеет неустранимые дефекты;
  • истек срок годности;
  • отсутствует упаковка;
  • нарушены сроки поставки;
  • товар не соответствует заявленным в сертификатах качества характеристикам;
  • поставка была в неполном объеме, комплектации или ассортименте;
  • товар пришел без сопроводительных документов.

Если претензий по качеству нет, но есть договоренность о возврате при определенных обстоятельствах, товар также можно вернуть. Эти обстоятельства должны быть прописаны в договоре. Например, если продавец не смог реализовать продукцию в определенный срок, либо в случае просрочки товара на складе или в торговом зале.

Алгоритм возврата:

  1. Товаровед или продавец, исполняющий обязанности товароведа, решает, что товар нужно вернуть по какой-либо причине выше.
  2. Он согласовывает решение о возврате с администратором или владельцем магазина.
  3. Товаровед формирует возвратную накладную, где указывает, какой товар, в каком количестве и на какую сумму подлежит возврату.
  4. Администратор подписывает накладную: один экземпляр прикрепляется к товарному отчету и передается бухгалтеру, второй — поставщику вместе с товаром на возврат.
  5. Накладную проводят в учетной системе, и товар списывают с остатков.

При возврате товара надлежащего качества происходит обратная реализация — магазин продает поставщику его продукцию. Для этого достаточно оформить дополнительное соглашение с перечнем товаров и указанием, что это обратная поставка. Так как формально это продажа, также нужны возвратная накладная, счет-фактура или УПД.

Если магазин возвращает бракованный товар, перечень документов зависит от того, когда выявлен брак.

Ситуация: брак выявили в процессе приемки, когда товар еще не оприходован

Нужно оформить следующие документы:

  • акт о расхождениях поставки по форме ТОРГ № 1, 2 или 3 в зависимости от вида товаров и обнаруженных дефектов;
  • претензия на возврат;
  • накладная с пометкой «Возврат товаров» по форме ТОРГ-12.

Ситуация 2: брак выявили после того, как товар оприходован

Список документов:

  • акт об установлении дефектов;
  • претензия на возврат некачественной поставки;
  • акт возврата товара поставщику, можно использовать форму ТОРГ-12 с пометкой «Возврат товаров».

Поставщик должен подготовить корректировочный счет-фактуру на возврат. Он нужен для подтверждения права поставщика на вычет налога, а покупателя — на его восстановление. Налог на прибыль при этом остается без изменений, потому что бракованный товар не был продан и не учтен в себестоимости.

Реализация товара

Кассир открывает в учетной программе рабочую смену. В течение дня он проводит типовые операции — продажи и возвраты.

Процесс продажи:

  1. Кассир сканирует штрихкод товара.
  2. Покупатель расплачивается наличными или картой.
  3. Кассир закрывает продажу и выдает кассовый чек, либо отправляет на почту или по SMS электронный вариант.

Оформление возврата инициирует покупатель, если товар ему не подошел (одежда, обувь не того размера и т.д.) или при обнаружении дефектов. Покупатель предъявляет чек, а кассир возвращает деньги из кассы, если оплата была наличными. Возврат денежных средств при оплате картой происходит через банк и занимает несколько дней.

В конце рабочего дня старший кассир закрывает смену на каждой из касс и снимает Z-отчеты. В результате данные о продажах за день поступают в товароучетную систему.

Посмотрите запись свежего вебинара «Обязательная маркировка молочной продукции: как подготовиться к 1 сентября» с участием экспертов Честного ЗНАКа и EDO.ru

Инвентаризация

Цель — найти расхождения по фактическому наличию товара на складе и в торговом зале с данными в учетной системе. Когда информация по остаткам актуальна, вы можете:

  • корректно формировать заказы поставщикам;
  • оценивать эффективность работы магазина и сотрудников;
  • вовремя выявлять бракованный товар или продукцию с истекшим сроком годности;
  • убирать из ассортимента то, что не продается.

Примерная частота проведения — минимум раз в квартал, лучше раз в месяц.

Чтобы провести инвентаризацию, нужно:

  1. Подготовить товар к переучету для простоты подсчетов — выровнять на полках, отсортировать, наклеить этикетки с указанием массы на весовые продукты.
  2. Выгрузить данные об остатках магазина в ТСД — это делает администратор.
  3. Подсчитать товар с помощью сканирования ТСД — в этом участвуют товаровед и кладовщик.
  4. Выгрузить данные из ТСД в учетную программу.
  5. На основе этих данных сформировать инвентаризационные документы — количественный и суммовой.
  6. Сформировать ведомость сверки остатков, по ней может обнаружиться как недостача, так и пересортица (излишек).
  7. Оприходовать инвентаризационные документы в товароучетной системе, чтобы остатки по факту и по программе выровнялись.

Для небольших торговых точек подсчет товаров можно сделать вручную, если вы не пользуетесь ТСД, но это займет в разы больше времени, риск допустить ошибки при этом возрастает.

Статья по теме: Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Автоматизация бизнес-процессов магазина

В какой-то момент появляется необходимость в автоматизации, на это указывают следующие признаки:

  • персонал тратит много времени и сил на рутинные действия;
  • скорость обработки заказов низкая и, как следствие, недовольство клиентов;
  • есть проблемы с контролем наличия и движения товаров.

Особенно это ощутимо при расширении ассортимента и в целом масштабов магазина.

МойСклад позволяет автоматизировать все рабочие бизнес-процессы: заказ и приемку товара, возврат, реализацию и инвентаризацию. Нужно лишь зарегистрироваться и выгрузить товары в систему (например, из Excel). В результате вы получите данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.

В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективной организации и автоматизации бизнес-процессов. Это кассовое приложение и товароучетная система в комплекте.

Заказ товара

В МоемСкладе можно сформировать заказы поставщикам как вручную, выбрав контрагента и нужные позиции из справочника, так и на основании:

  • прогноза по спросу на ближайшие дни по отчету «Управление закупками»

  • неснижаемого остатка по отчету «Остатки»

    Сервис поможет сформировать заказ так, чтобы пополнить резервы до неснижаемого остатка.

  • одного или нескольких заказов покупателей

    Вы выбираете, какие товары подтянуть в заказ — все, что указаны в заказе от покупателя или только те, которых не хватает на складе.

Приемка товара

При оформлении приемки купленный товар отображается в системе. Там вы увидите его себестоимость, которая формируется автоматически. Можно поставить отметку, чтобы учитывались накладные расходы с распределением по цене, весу или объему.

Вся информация о приемке находится в отчетах «Остатки» и «Обороты». Точная сумма долга перед поставщиками — в отчете «Взаиморасчеты».

Документы приемки также можно импортировать из систем электронного документооборота в формате XML или напрямую с помощью интеграций Такском, 1С: Клиент ЭДО, ЭДО Лайт.

Возврат товара поставщику

Оформить возврат товара поставщику в МоемСкладе можно на основании документа приемки.

Оставьте только те товары, которые возвращаете, остальные удалите. Если возвращаете все, ничего не меняйте.

Если нужно вернуть товары из нескольких документов приемки, создайте новый документ возврата, заполните нужные поля и добавьте позиции. Это можно сделать через справочник товаров, с помощью сканера штрихкодов или импорт.

Реализация товара

Для этого есть приложение Касса МойСклад, которое:

  • работает на устройствах с Windows, Linux, Android и iOS;
  • полностью соответствует 54-ФЗ;
  • регистрирует продажи, в том числе комплектов и весовых товаров;
  • работает с возвратами, смешанной оплатой (наличные + карта);
  • поддерживает бонусные программы для покупателей.

Приложение интуитивно понятно и не требует обучения.

Всего за 15 минут можно подключить все необходимое оборудование — фискальный регистратор, сканер штрихкодов, терминал для приема карт, — и касса готова к работе.

При каждом запуске приложение и сервис МойСклад обмениваются данными о заказах, товарах, продажах и возвратах. Также синхронизацию можно запустить в любое время в настройках Кассы.

Касса МойСклад работает и без интернета, в автономном режиме. Все данные при этом сохраняются.

Инвентаризация

Закрывать магазин на инвентаризацию — все равно, что на время остановить продажи и потерять часть прибыли.

МойСклад дает возможность сделать переучет автоматически без потери времени и привлечения большого количества персонала. Вы просто связываете учетную программу с ТСД, сканируете штрихкоды всех товаров, что у вас в наличии.

Расхождения между количеством по документам и по факту определяет сама программа. Подгрузите текущие остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

Для проведения инвентаризации достаточно смартфона и установленного в нем мобильного приложения МойСклад. Ошибки при автоматической проверке сводятся к нулю.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.

Попробовать МойСклад

Бизнес-процессы в зависимости от тематики розничного магазина

Все розничные магазины проводят заказ и приемку товара, возврат, реализацию и инвентаризацию. При этом в разных тематиках есть своя специфика. Например, если товар подлежит обязательной маркировке.

Рассмотрим на примерах.

Магазин одежды

Продавать в розницу можно только маркированный товар. Оборот немаркированной одежды запрещен, за это предусмотрены штрафы с изъятием продукции.

Одна из сложностей при маркировке одежды — понять, что обязательно маркировать, а что — нет. Поэтому лучше начинать этот процесс с определения, к какому коду ТН ВЭД относится каждое изделие.

Пример: все блузы подряд маркировать не нужно, а только трикотажные; жакеты и олимпийки попадают под обязательную маркировку, если относятся к верхней одежде, то есть имеют перекрестные нити.

Под обязательную маркировку попадает детская одежда, некоторые позиции мужской и женской, спецодежда.

Вот весь список кодов:

Код ОКПД 2 Код ТН ВЭД Расшифровка кода

14.11.10

4203 10 000

Предметы одежды, в том числе рабочая одежда, из натуральной или композиционной кожи

14.13.21

6201

Пальто, дождевики, куртки, плащи, плащи с капюшонами, анораки, ветровки, штормовки и аналогичные текстильные изделия, женские или для девочек, кроме трикотажного или вязаных

14.13.31

6202

Пальто, дождевики, куртки, плащи, плащи с капюшонами, анораки, ветровки, штормовки и аналогичные текстильные изделия, женские или для девочек, кроме трикотажного или вязаных

14.14.13

6106

Блузки, рубашки и батники, женские или для девочек, трикотажные или вязаные

Все правила маркировки одежды смотрите в нашей инструкции.

Важно! Маркировать товары обязаны производители и поставщики. Задача розничного магазина — проверить наличие кодов. Это правило работает для любых видов товаров.

Если коды отсутствуют, повреждены или не считываются 2D-сканером — закажите и нанесите их самостоятельно.

Вот что для этого нужно сделать:

  • зарегистрируйтесь в системе Честный Знак;
  • подготовьте оборудование для печати кодов и сканеры;
  • опишите товары в каталоге, которые нужно маркировать, после этого карточки попадут в реестр товаров;
  • пополните баланс в системе Честный Знак — на это уходит примерно один день;
  • закажите коды маркировки — сделать это можно в МоемСкладе, у которого есть интеграция с Честным Знаком.

Операции с маркированные товарами выполнять несложно благодаря подсказкам в МоемСкладе. В карточке товара вы отмечаете, какие изделия нужно маркировать, какие — нет. Затем в процессе реализации именно этих изделий Касса МойСклад запрашивает код маркировки — и продавец его сканирует.

Продуктовый магазин

При розничной продаже продуктов питания помимо основных добавляются следующие процессы:

  • контроль сроков годности и работа с просроченным товаром

    Это значит, что нужно регулярно проверять, когда и у каких продуктов питания заканчивается срок годности, а по его истечению списывать или делать возврат поставщику. Для таких товаров в договоре поставки можно прописать еще одно условие возврата — просрочка до момента продажи.

  • контроль температурного режима и уровня влажности

    Здесь понадобится специальное оборудование — логгеры температуры и влажности в витринах и холодильных камерах, торговых прилавках.

    А чтобы полностью исключить нарушение условий хранения, есть датчики со встроенным оповещением, которое срабатывает, если температура или влажность отклоняется от установленной нормы.

Некоторые пищевые продукты также подлежат обязательной маркировке. Речь о молоке и воде.

Молочная продукция

С 1 сентября 2022 года маркировка молочной продукции обязательна для всех участников оборота. Это значит, что в составе УПД нужно передавать код и количество этих товаров. Кроме того, продавцы обязаны сообщать о выбытии товара из оборота по причинам, не связанным с продажей.

Товар ТН ВЭД ОКПД 2

молоко, сливки

0401, 0402

10.51.11, 10.51.12, 10.51.21, 10.51.22, 10.51.51, 10.86.10.110

паста, ферментированные молокопродукты: свернувшиеся молоко и сливки, йогурт, кефир

0403

10.51.52

молочная сыворотка и другие молочные продукты, не включенные в другие группировки

0404

10.51.55, 10.51.56

сливочное масло и прочие жиры и масла, изготовленные из молока, молочные пасты

0405

10.51.30

сыры и творог

0406

10.51.40

мороженое и прочие виды пищевого льда

2105 00

10.52.10

молочная продукция для детского питания

10.86.10.140, 10.86.10.190

напитки, содержащие молочные жиры

2202 99 910 0, 2202 99 950 0, 2202 99 990 0

К исключениям относятся:

  • товары весом менее 30 г вместе с упаковкой — они маркируются блоками;
  • питание для детей до 3 лет;
  • специальное и профилактическое питание;
  • молоко на разлив, творог, сметана и другие молочные продукты на развес.

Продавать маркированные молочные продукты розничные продавцы могут только через онлайн-кассу. Данные о продаже уходят в ОФД, а затем — в Честный Знак.

Подробнее о маркировке молочной продукции смотрите в нашей инструкции.

Питьевая и минеральная вода

Для воды все работает аналогично. Разница только в сроках. С 1 марта 2023 года розничные продавцы обязаны продавать маркированную воду через ККТ и передавать сведения о реализации продукции в Честный Знак.

Под обязательную маркировку попадают товары с кодами ТН ВЭД:

  • 2201,
  • 2201 10,
  • 2201 10 110 0,
  • 2201 10 190 0,
  • 2201 10 900 0,
  • 2201 90 000 0.

Это питьевая и минеральная вода — природная и искусственно минерализованная. Код относится и к газированным, и к негазированным водам, но только к тем, в составе которых нет сахара, подсластителей, вкусовых или ароматических добавок.

Среди исключений — вода для детского питания, для таможенного транзита и экспорта.

Подробнее про маркировку воды читайте здесь.

В МоемСкладе все готово для маркировки. Сканируйте и проверяйте коды при продаже товаров на кассе, передавайте данные в Честный Знак. Оформляйте возвраты и проводите перемаркировку — если код поврежден или не читается. Загружайте документы из ЭДО при приемке. Все это бесплатно.

Попробовать МойСклад

Пиво и слабоалкогольные напитки

Для их продажи необходимо подключиться к системе ЕГАИС, иначе предусмотрены штрафы до 300 тыс рублей с конфискацией продукции.

Пиво контролируется партиями, и по данным в ЕГАИС можно проследить, как каждая партия переходит от производителя к оптовику, затем от оптовика в розницу.

Что касается бизнес-процессов магазина, помимо основной ТТН добавляется ТТН из ЕГАИС — она нужна для учета оборота только алкогольной продукции. Это значит, что процесс приемки дополняется следующими шагами:

  1. электронный документ поступает из информационной системы на компьютер с установленной товароучетной программой с поддержкой ЕГАИС;
  2. принимаете накладную, если данные по факту и по документу совпадают, в противном случае — отклоняете накладную или оформляете акт расхождений;
  3. загружаете информацию об алкогольных товарах в кассовую программу, по приказу ФСРАР № 397 от 17.12 2020 делать это нужно в течение одного рабочего дня.

Что нужно для подключения к ЕГАИС, как это работает и во сколько обойдется, подробно читайте в нашей инструкции.

В МоемСкладе есть полная поддержка ЕГАИС, там вы можете совершать все розничные операции с бутылочным пивом и слабоалкогольными напитками, в том числе отправлять акты списания.

В сервисе есть реестр со всеми актами списания. Каждому присвоен один из статусов: принят, проведен, не отправлен, ожидает проверки, ошибка ЕГАИС.

Создать акт списания просто: нажимаете «+ Акт списания», добавляете в него товарные позиции из справочника и указываете количество к списанию. Затем — «Обновить остатки».

Очень важно дождаться обработки запроса в ЕГАИС и сравнить данные по остаткам. Это дает возможность самостоятельно контролировать актуальность остатков и не попасть на штрафы из-за расхождений.

Далее вы отправляете акт в ЕГАИС через УТМ.

Когда акт отправлен, его статус меняется на «Ожидает ЕГАИС», а затем — «Принят». В этот момент запрос по остаткам автоматически отправляется в УТМ, затем — на обработку в ЕГАИС.

Если акт списания успешно проведен в системе, он получает статус «Отправлен».

Также в МоемСкладе вы можете:

  • принять или отклонить товарно-транспортную накладную в один клик;
  • провести инвентаризацию: сравнить остатки в ЕГАИС и МоемСкладе и если есть расхождения, отправить соответствующий акт.
Попробовать МойСклад

Магазин цветов

Здесь дополнительные процессы связаны с ограниченным сроком хранения товара:

  • контроль температурного режима и уровня освещения;
  • проверка товарного вида цветов;
  • списание испорченного товара;
  • уход, полив, обработка растений.

В МоемСкладе вы можете:

  • учитывать стоимость цветов и компонентов в цене готовых букетов;
  • торговать ВКонтакте;
  • выполнять онлайн-заказы через службы доставки;
  • вести учет цветов — постеблевой или упаковками;
  • планировать закупку цветов и упаковочных материалов на основе статистики продаж и состояния склада.

Продавайте поштучно и собирайте нестандартные букеты прямо в заказе, используйте комплекты и техкарты для готовых букетов — МойСклад автоматически рассчитает себестоимость при продаже.

Вот что говорит владелец сети Цветов.ру:

Я прошерстил все сервисы и ПО для учета и автоматизации продаж. В итоге выбрал МойСклад из-за того, что он облачный и хорошо синхронизируется с 1С-Битрикс.

А еще мне понравился МойСклад стоимостью — я готов платить только небольшие деньги в месяц за автоматизацию. Нет лишней финансовой нагрузки, постоянные обновления! Это вам не лицензия на товароучетную программу или покупка ПО для цветочной ниши. Что может себе позволить стартап? Только несколько тысяч на ИТ.

Вот яркий пример, как работает МойСклад. Анализируя рентабельность по товарам, я увидел, что атласная лента, которая обходится мне в 500 рублей в месяц по закупочной цене, приносит 5 000 прибыли. Удивился, что это в 500 раз прибыльнее, чем розы! И мы стали активно предлагать всем упаковку. Я поменял стратегию всего бизнеса. И помог в этом именно МойСклад.

Булат Вахитов

Попробовать МойСклад
Читайте также:
Ксения Килина
Ксения Килина Эксперт МоегоСклада
Поделиться статьей:
Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать полезные статьи о бизнесе
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать