Пересортица при инвентаризации: как правильно оформить

После проведения инвентаризации в магазине часто бывает пересортица. Фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек, например, больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

В каком случае это является пересортицей, а в каком — нет, как ее оформить документально и отразить в учете, почему она случается и как снизить вероятность — смотрите в статье.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Что такое пересортица

Пересортица — это итог инвентаризации, когда обнаруживают расхождение между двумя видами одного товара. Один оказывается в недостаче, другой — ровно на то же количество в излишке.

С этим сталкиваются любые торговые точки, которые реализуют более двух наименований продукции.

Пример пересортицы товара

При пересчете товарных позиций кладовщик выясняет, что розовых мягких игрушек не хватает на одну штуку. При этом рыжих игрушек на складе на одну больше, чем нужно.

Например, по документам на остатке должно числиться 10 розовых игрушек и 8 рыжих. По факту там 9 розовых и 9 рыжих, то есть фиксируется излишек одной товарной единицы в рыжем цвете и одновременный недостаток одной в розовом цвете. Это значит, что одна розовая игрушка была оприходована как рыжая.

Произойти такое может по разным причинам.

Основные признаки пересортицы

Обычно выделяют три основных.

• Одновременное наличие излишков и недостачи.

  При пересортице одного товара больше, чем в учете, а другого — меньше. Как правило, это происходит из‑за того, что один товар ошибочно приняли, разместили или списали вместо другого.

  Если излишек и недостача относятся к совершенно разным товарным группам, это не пересортица.

• Несоответствие фактических остатков данным учета.

  Во время инвентаризации вы можете выяснить, что сведения в учетной системе не совпадают с реальным количеством товаров на складе или в магазине.

• Подмена схожих товаров.

  Чаще всего пересортица возникает между товарами, похожими по внешнему виду или характеристикам: размеру, цвету, сорту, модели, артикулу или упаковке. Причина в том, что сотрудники могут случайно принять, отгрузить или учесть не ту позицию.

Причины возникновения пересортицы

Чаще всего она возникает из‑за ошибок кладовщиков и других лиц, которые имеют доступ к погрузке и разгрузке.

Пример: ошибки при приемке новой продукции, если в процессе отсутствует контроль номенклатуры, цвета, материалов и других характеристик товаров, в том числе ошибки поставщиков.

Либо кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Больше шансов избежать пересортицы — принимать и хранить товары в заводских упаковках, ящиках, паллетах, не поштучно. Допустим, если в одной упаковке должно быть 8 бутылок апельсинового сока, среди них не окажется яблочного, томатного и любого другого сока.

Причинами могут быть и сбои в работе терминала при приемке, неправильное ведение документооборота и нарушения при маркировке.

На практике также бывает пересортица, когда поставщик делает ошибки при комплектации и отгружает один товар вместо другого.

Еще распространенный случай: при приемке сотрудники проверили только количество мест, но не сверили номенклатуру, сорт, цвет или артикул.

Официальное регламентирование пересортицы

Пересортица упоминается в бухгалтерских документах. В налоговом законодательстве нет определения данного понятия.

Есть три акта:

• Письмо из управления ФНС «Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю» от 17.02.2010 № 16‑15/016379. Там прописывается определение и причины.
• Пункт 28 Положения о бухучете, которое было утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29.06.1998 № 34. Он регулирует порядок отражения результатов инвентаризации: излишков и недостач.
• Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденный приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Стандарт обязателен к применению с 1 апреля 2025 года.

Что не является пересортицей

Вы НЕ имеете дело с пересортицей, если:

• По результатам инвентаризации обнаружили только недостачу или только излишек.

  Пересортица предполагает одновременное наличие недостачи одного товара и излишка другого.

• Излишек и недостача относятся к разным товарным группам.

  Например, излишек бытовой химии и недостача канцелярских товаров. Такие расхождения обычно не связаны между собой.

• Выявили расхождения в разные инвентаризации.

  Если вы обнаружили недостачу при одной проверке, а излишек — только при следующей, нет основания считать это пересортицей.

• Товары находятся у разных материально ответственных лиц или в разных местах хранения.

  Например, недостача на одном складе, а излишек — на другом, где отвечает другой сотрудник. Такие расхождения рассматривайте отдельно.

• Количество излишков и недостач не совпадает.

  Например, недостает 10 единиц одного товара, и есть излишек 3 единиц другого. В этом случае взаимозачет возможен только в пределах совпадающего количества, а остаток учитывается как отдельный излишек или недостача.

Последствия пересортицы

Если сорта одного наименования различаются по стоимости, появляется излишек или недостача.

На практике предложение о зачете пересортицы обычно готовит инвентаризационная комиссия, а решение принимает руководитель организации. Такой порядок рекомендуем закрепить в локальных нормативных актах или учетной политике.

Как правило, излишек товаров оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса. Иногда недостачу компенсируют за счет виновного в пересортице сотрудника.

В отдельных случаях можно провести взаимозачет. Об условиях — далее.

Когда возможен взаимозачет

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу соответствующими излишками?

Как говорится в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

• излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
• ответственен за это один человек;
• излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Аналогичное положение содержится в пункте 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе № 1, а недостача розовых — на складе № 2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием продукции. Законом это понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции.

Что делать в случае пересортицы: пошаговая инструкция

Пересортицу можно исправить, если документально все корректно расписать.

Шаг 1. Зафиксируйте результаты инвентаризации

Основной документ для фиксирования результатов проверки склада — инвентаризационная опись формы ИНВ‑3. По этому шаблону можно оформить акт о пересортице.

Изначально в нем пропишите все товары по номенклатуре и сортам, которые есть по данным бухучета. В процессе проверки в документ внесите данные о фактическом наличии товаров на дату ревизии.

Опись нужна в двух экземплярах: один — для ответственного лица, другой — для бухгалтерии.

Шаг 2. Составьте акт о пересортице товара

Если вы оформляете отдельный акт о пересортице, на первой странице укажите:

• название;
• коды ОКПО;
• на каком основании проводилась инвентаризация;
• начало и конец ревизии — число и время;
• номер документа;
• дату подписания.

Затем — данные о товарах, по которым вы выявили расхождение, можно в виде таблицы.

На второй и третьей страницах подробно опишите, в результате чего произошло расхождение.

При желании акт можно составлять в свободной форме, но с соблюдением вышеуказанных требований.

Шаг 3. Получите объяснительную от материально ответственного лица

Материально ответственное лицо, например кладовщик, на участке которого обнаружили пересортицу, должно предоставить комиссии подробное объяснение.

В объяснительной необходимо указать возможные причины пересортицы. Эти сведения помогут определить дальнейший порядок учета выявленных расхождений.

Фактически это объяснительная записка на имя председателя комиссии. В ней нужно указать:

• какие товары и в каком количестве оказались в излишке;
• по каким товарам была недостача;
• возможную причину пересортицы, например, сходство упаковки;
• меры, которые помогут избежать подобных ошибок в дальнейшем.

В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу. Документ обязательно должен подписать материально ответственный сотрудник.

Еще лучше понять, как написать объяснение при пересортице, вам поможет наш образец. Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Шаг 4. Подготовьте предложение о зачете пересортицы

Следующий этап — подготовка предложения о зачете излишков и недостач, которое также называют заключением о зачете.

Документ составляет председатель инвентаризационной комиссии и представляет его руководителю организации.

В предложении необходимо указать:

• сведения об инвентаризации;
• наименование и количество товаров, по которым выявили излишки и недостачи;
• код товара по Общероссийскому классификатору продукции (при необходимости);
• сведения из объяснительной записки материально ответственного лица.

В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.

Шаг 5. Оформите приказ о зачете пересортицы

Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

В документе указывает:

• сведения о проведенной инвентаризации;
• какой товар в излишке, а какой — в недостаче;
• количество и стоимость товаров;
• причину возникновения пересортицы;
• сведения о заключении специалиста-технолога, если оно есть.

После этого руководитель поручает главному бухгалтеру отразить результаты взаимозачета в учете.

Шаг 6. Отразите результаты в сличительных ведомостях

На основании приказа результаты пересортицы фиксируют в сличительной ведомости по форме ИНВ‑19. Ее оформляют в двух экземплярах: один — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица.

Затем эти сведения переносят в ведомость ИНВ‑26. Именно в ней вы отражаете способ урегулирования выявленных расхождений — зачетом пересортицы, списанием или отнесением на виновное лицо.

Чтобы вовремя выявить пересортицу, нужно провести инвентаризацию

Сделать это максимально быстро поможет МойСклад. Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать МойСклад

Как провести пересортицу в бухучете: пошаговая инструкция

Рассмотрим порядок отражения результатов в учете.

Шаг 1. Определите, можно ли зачесть пересортицу

Что делать при разной стоимости товаров, по которым излишек или недостача? Такое может произойти, например, из‑за разницы в цене. Но это не является основанием, запрещающим зачесть пересортицу товаров.

Также возможен случай, когда недостача оказалась больше излишка или наоборот. Другая причина — недостача товара оказалась больше, чем излишек или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся — отразить в учете отдельно.

Шаг 2. Определите, как учесть разницу в стоимости

Если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, выше стоимости товаров в излишке, разницу должен возместить виновный сотрудник.

Если товары в излишке оказались дороже товаров с недостачей, разницу включают в прочие доходы.

Шаг 3. Подтвердите документально, что виновника установить невозможно

Если установить виновное лицо невозможно, разница рассматривайте как недостачу сверх норм естественной убыли и списывайте на издержки.

При этом факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна подробно объяснить причины, по которым разницу нельзя отнести на виновных сотрудников.

Согласно статье 265 Налогового кодекса РФ, при наличии подтверждения такие убытки признают внереализационными расходами.

Шаг 4. Отразите пересортицу в бухгалтерском учете

Если после взаимозачета остается разница в стоимости излишков и недостач, ее отражают в бухгалтерском учете в зависимости от того, образовался убыток или доход.

Учет можно вести как в бумажных бухгалтерских документах, так и в электронном виде.

При взаимозачете пересортицы используют следующие проводки:

• дебет 41 субсчет «Наименование излишнего товара», кредит 41 субсчет «Наименование товара с недостачей»;
• дебет 94, кредит 41 «Товар с недостачей»;
• дебет 73, кредит 94;
• дебет 50, кредит 73.

Как избежать пересортицы: чек-лист

Следующие мероприятия минимизируют риск пересортицы:

• Организуйте адресное хранение товаров. Закрепите за каждой товарной позицией постоянное место на складе. Это сократит риск, что похожие товары окажутся рядом и будут перепутаны.
• Размещайте похожие товары отдельно. По возможности храните товары с одинаковой упаковкой, близкими артикулами, размерами или цветами на разных стеллажах или полках.
• Используйте штрихкоды или QR‑коды. Сканирование при приемке, перемещении и продаже помогает избежать ошибок, связанных с ручным вводом данных.
• Проверяйте не только количество, но и характеристики товара. При приемке сверяйте артикул, модель, размер, цвет, сорт и другие параметры с сопроводительными документами.
• Не откладывайте внесение данных в учетную систему. Любые поступления, продажи, возвраты и перемещения отражайте сразу после совершения операции.
• Маркируйте места хранения. Подписывайте стеллажи, ячейки и контейнеры, чтобы сотрудники быстро находили нужную позицию и не размещали товары в неправильных местах.
• Разделите зоны приемки, хранения и отгрузки. Это снизит вероятность того, что товар будет случайно перепутан при перемещении по складу.
• Проводите выборочные инвентаризации. Не дожидайтесь ежегодной проверки. Регулярно пересчитывайте наиболее ценные, популярные или проблемные товары.
• Контролируйте работу с возвратами. Возвращенные товары проверяйте отдельно и только после этого возвращайте в общий остаток.
• Обучайте сотрудников единым правилам работы. Все работники должны одинаково оформлять приемку, перемещение, комплектацию и отпуск товаров.
• Используйте принцип двойной проверки. Для дорогостоящих или сложных заказов поручайте проверку комплектации второму сотруднику.
• Регулярно анализируйте причины ошибок. Если пересортица возникает повторно, выясните, на каком этапе процесса происходят ошибки, и скорректируйте регламенты.
• Автоматизируйте учет товаров. Современные системы учета помогают контролировать остатки в режиме реального времени, вести историю операций и быстрее выявлять расхождения до проведения полной инвентаризации.

Коротко о главном

• Пересортица — это не просто ошибка в учете, а ситуация, при которой одновременно есть и излишек одного товара, и недостача другого. Чаще всего она возникает из‑за ошибок при приемке, хранении, продаже или оформлении документов.
• Выявить пересортицу можно только с помощью инвентаризации. Чем регулярнее проверка остатков, тем проще найти причину расхождений и минимизировать финансовые потери.
• Для правильного оформления пересортицы соблюдайте порядок действий: фиксируйте результаты инвентаризации, требуйте объяснения материально ответственного лица, готовьте необходимые документы и корректно отражайте расхождения в бухгалтерском учете.
• Автоматизация учета значительно снижает риск пересортицы. Штрихкоды, терминалы сбора данных и современные системы учета помогают избежать ошибок сотрудников и быстрее выявлять расхождения.
• Предотвратить пересортицу проще, чем устранять ее последствия. Грамотная организация хранения, контроль приемки и регулярные выборочные инвентаризации сведут вероятность ошибок к минимуму.

Ответы на вопросы

Что еще важно знать о пересортице.

Автоматизация процесса

Чем шире ассортимент и активнее продажи, тем больше вероятность того, что кладовщик неверно оприходует поставку или продавец отвесит покупателю не тот товар.

Как избежать ошибок, которые приводят к пересортице и излишней бумажной волоките? Сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически, например, в МоемСкладе.

Сервис сам найдет несоответствия в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Сверять можно не только количество, но и коды маркировки с документами.

При этом вам не придется останавливать продажи на время проведения инвентаризации. Просто свяжите учетную программу МойСклад с терминалом сбора данных. Нужно просто сканировать штрихкоды товаров на складе. Система сама выполняет поиск расхождений автоматически, а по итогу выдает инвентаризационную опись.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ‑3, ИНВ‑5, ТОРГ‑16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ‑26 и другие.