Как перейти на электронный документооборот (ЭДО)

Внедрение электронного документооборота упростило работу бизнеса. Все необходимые документы можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту. Разбираем преимущества и недостатки ЭДО, как выстроен процесс и как выбрать оператора.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это аккредитованная государством система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей.
Компании, которые предоставляют клиентам сервис, называются операторами ЭДО.

Форматы ЭДО

• Внутренний документооборот внутри компании. Каждая организация может устанавливать свои правила обмена документацией.
• Внешний документооборот — обмен с контрагентами. Документами, участвующими в этом процессе, могут быть договоры поставки или оказания услуг, инвойсы, счета-фактуры.
• Документооборот с госорганами. Например, с пенсионным фондом, ФСС, налоговой инспекцией. В основном взаимодействие с госорганами предполагает сдачу отчетности, уплату налогов, отчисления в фонды.

Для чего нужен электронный документооборот

Главная причина подключения электронного документооборота — автоматизация бизнес-процессов. Она объединяет в себе основные преимущества ЭДО, среди которых:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги — до 80%,
• доступ к архиву в любой момент,
• прозрачность работы сотрудников,
• автоматизация поиска необходимых файлов и классификация документов по разным критериям,
• минимальный риск потери или порчи.

Среди минусов ЭДО предприниматели называют затраты на внедрение, а также время на освоение системы сотрудниками.

Как подключить ЭДО

Необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора, настроить процессы внутри компании. Разберем это подробнее.

Применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике. Укажите:

• на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот,
• перечень документов, которые оформляются в электронном виде,
• порядок хранения электронных документов,
• какая электронная подпись применяется: простая или квалифицированная, а также — кому принадлежит право подписи,
• порядок представления документов в налоговый орган.

Кроме того, при внедрении ЭДО нужно определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов.

Это указывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. Скачайте в качестве образца типовой регламент и внесите свои данные.

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:

• Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
• Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
• Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
• Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
• Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
• Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.

Сервис должен давать возможность посылать и получать регламентированные и нерегламентированные документы, автоматически создавать архивы всего пакета документов, в том числе и сопровождающих, аннулировать их или отзывать.

На сайте ФНС есть список аккредитованных операторов ЭДО, который регулярно обновляется.

Как получить электронную подпись

Руководители компаний и ИП могут оформить новую электронную подпись только в ФНС. Чтобы ее получить, обратитесь в налоговую или в удостоверяющие центры. Количество УЦ сократилось в десятки раз, полный список есть на сайте Министерства цифрового развития.

За первой подписью глава компании должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью нельзя. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей ЭЦП или биометрическими данными.

Список документов

• паспорт
• СНИЛС
• защищенный носитель и документация на него. Его можно купить в ФНС, удостоверяющем центре или у производителя. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям налоговой.

Интеграция ЭДО с учетной системой

Один из важных критериев при выборе оператора ЭДО — возможность автоматического обмена данными с учетными системами. Особенно это важно для тех, кто работает с маркированными товарами.

Каждый участник должен заключить договор с оператором электронного документооборота. Это нужно для обмена электронными УПД. При использовании ЭДО продавец подписывает и отправляет покупателю УПД с кодами маркировки.

Для обмена документами по ЭДО отлично подходит сервис МойСклад: у него есть интеграции с популярными операторами: Такском, 1С: Клиент ЭДО и другими. Данные импортируются за несколько кликов, переносить XML-файлы с одной платформы на другую не нужно.

Также у сервиса есть интеграция с ЭДО Лайт, которая позволяет загружать документы с кодами маркировки из Честного Знака.