Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

В этой статье — все способы и актуальные требования законодательства, а также подробная инструкция по регистрации онлайн-кассы в налоговой.

Просто купить ККТ и поставить ее на учет недостаточно. Нужна кассовая программа, которая будет поддерживать печать чеков по требованиям 54‑ФЗ. Приложение Касса МойСклад соответствует всем актуальным правилам закона, так как регулярно обновляется в автоматическом режиме. Легко подключить популярные модели фискальников. Работает на любом устройстве с Windows, Linux, Android и iOS. Скачайте и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Что важно знать до регистрации ККТ

По статье 4.2 федерального закона 54-ФЗ регистрация и перерегистрация онлайн-касс в Налоговой службе обязательна для всех владельцев кассового оборудования, ведущих денежные расчеты на территории РФ, в том числе по банковским картам.

Требования закона включают в цепочку передачи данных оператора фискальных данных (ОФД). Именно через него сведения поступают в ФНС. Легально пользоваться кассой без ОФД невозможно, кроме списка исключений. Поэтому сразу после покупки новой техники подключитесь к одному из утвержденного ФНС перечня ОФД.

При выборе модели кассовой техники убедитесь, что она включена в официальный реестр кассовых машин, которые можно применять. Этот реестр можно посмотреть на сайте налоговой службы. Там же можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ.

Итак, вы приобрели ККТ и выбрали оператора. Дальше — регистрация кассы в налоговой.

Сделать это можно разными способами: загрузить документы через интернет или подавать в налоговую «по старинке» — принести лично, передать через представителя по нотариально заверенной доверенности или отправить почтой.

Постановка кассового аппарата на учет в налоговой инспекции обязательна и бесплатна — никто не имеет права брать с вас деньги за регистрацию как таковую, только за посреднические услуги. Посредниками могут стать представители специальных сервисных центров или ОФД: их сотрудники за плату сделают все за вас.

Самый быстрый способ зарегистрировать онлайн-кассу — через интернет. Все действия происходят в личном кабинете налогоплательщика на сайте nalog.ru. Не придется ни собирать и заполнять бумажные документы, ни нести кассовый аппарат в налоговую для осмотра и фискализации: вы просто введете нужные данные, главное — не допустить при этом ошибок.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой: пошаговая инструкция

Основные этапы регистрации ККТ в налоговой включают:

1. Подготовку необходимых документов.
2. Подачу документов в ИФНС.
3. Осмотр и фискализация кассы в ИФНС.
4. Получение карточки регистрации ККМ.
5. Заключение договора и регистрация кассы в ОФД.

При желании вы можете действовать по такому сценарию, но сравните, насколько все проще, если проводить регистрацию ККТ онлайн. Предварительное заключение договора с ЦТО по закону не требуется, шаги упрощены, а главное — все можно сделать дистанционно. Раньше процедура растягивалась на несколько дней, а теперь занимает минуты, не нужно приходить в ИФНС и приносить туда кассу.

Вот порядок действий по регистрации кассы онлайн в ФНС и ОФД:

1. Подача заявки на регистрацию кассы в ИФНС через личный кабинет налогоплательщика онлайн на сайте nalog.ru. И сразу же — получение регистрационного номера ККТ.
2. Самостоятельная фискализация. Допустим, в нашем примере использована утилита фискального регистратора АТОЛ.
3. Получение карточки регистрации ККТ из ФНС.
4. Регистрация кассы в личном кабинете ОФД.

С 2024 года регистрировать ККТ онлайн можно через Госуслуги и производителей касс. Все прежние способы также доступны.

Сценарий 1. Регистрация кассы в ИФНС через личный кабинет

Регистрация ККТ осуществляется через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой nalog.ru. Для этого вам нужно заказать электронную подпись (КЭП) на имя ИП или генерального директора ООО. Либо при наличии можно использовать подпись, с помощью которой вы сдавали отчетность в контролирующие органы.

Не забудьте заранее выбрать ОФД — в процессе регистрации вы обязаны его указать.

Шаг 1. Подача заявления на регистрацию ККТ и получение регистрационного номера ККТ.

В личном кабинете откройте Учет контрольно-кассовой техники или Все кассы → Зарегистрировать ККТ → Заполнить параметры заявления вручную. Далее укажите все пункты по порядку:

• адрес, где установите кассу,
• название компании,
• сферу деятельности,
• модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или на корпусе,
• оператора фискальных данных,
• режим, в котором будете применять кассу,
• модель фискального накопителя — написана в паспорте накопителя,
• номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе.

Нажмите кнопку Подписать и отправить.

После обработки заявки налоговой в разделе Контрольно-кассовая техника в строке Состояние появится статус, что кассе присвоили регистрационный номер (РНМ). Сам номер будет рядом.

Шаг 2. Фискализация. Сервисная утилита для регистрации ККТ (АТОЛ)

После присвоения регистрационного номера касса должна пройти фискализацию. При регистрации онлайн вы сможете провести ее самостоятельно. Для этого понадобятся данные, которые присутствовали в заявлении, поэтому заранее в отдельных окнах откройте детальную информацию по ККТ и уведомление о присвоении регистрационного номера.

Чтобы фискализировать кассу Атол, нужно:

1. Подключить кассу к компьютеру через USB.
2. Скачать и установить драйверы для настройки кассы. Чтобы установить драйверы, откройте архив и перейдите в папки Installer → Exe. Запустить установочный файл и выполните шаги, которые предложит программа.
3. Запустить программу Тест драйвера.
4. Открыть вкладку Регистрации ККТ . Нажмите кнопку Свойства в правой верхней части экрана.

5. В новом окне проверить поля:

   • Модель — Автоматически
   • Канал связи — USB

6. Нажать кнопку Поиск.

В открывшемся окне появится список портов. Нажмите кнопку Поиск и выберите кассу в графе Информация. У кассы должен быть порт USB. Затем нужно нажать кнопку Выбрать. Откроется окно Свойства.

В открывшемся окне нажмите кнопку Проверка связи. В поле Результат вы увидите информацию о кассе. Нажмите ОК и переключитесь на вкладку Регистрация ККТ.

Далее заполните реквизиты компании:

• название с указанием формы собственности,
• ИНН,
• адрес, который указали при регистрации кассы,
• место расчетов — для интернет-магазина пишут адрес сайта; для развозной торговли — фразу «развозная торговля» и данные автомобиля; для такси — данные автомобиля; для разносной торговли — фразу «разносная торговля»,
• е-mail отправителя.

Затем нужно поставить флажки в Настройках ККТ в тех полях, что вы указывали при регистрации кассы, заполнить адрес сайте ФНС (www.nalog.ru) и ввести данные для подключения к ОФД.

Для завершения регистрации вернитесь в раздел Контрольно-кассовая техника в личном кабинете налоговой и нажмите Завершить регистрацию.

Затем заполните:

• дату и время получения фискального признака,
• номер фискального документа,
• фискальный признак документа (ФПД).

После этого нажмите Подписать и отправить.

Гарантией успешного прохождения фискализации является карточка регистрации ККТ, подписанная усиленной подписью ФНС.

Шаг 3. Карточка регистрации ККТ

После регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика в разделе Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган, напротив вашей кассы появится электронная карточка регистрации ККТ. С этого момента касса легализована, а работа с ней законна. Датой регистрации в ФНС считается дата выдачи карточки.

Карточка подписывается усиленной ЭЦП. В нее нужно внести изменения указанных при регистрации параметров, в том числе при замене фискального накопителя. При покупке подержанной кассы карточка регистрации ККТ передается новому владельцу.

При необходимости в ИФНС можно получить бумажный экземпляр. Если карточка повреждена или утеряна — выдается дубликат. При этом не назначается штрафов.

Шаг 4. Регистрация кассы в ОФД

После получения карточки регистрации работа с кассой уже законна, но еще невозможна: она пока не передает данные в ОФД (в договоре с ОФД, который вы уже заключили, нет регистрационной информации о конкретной кассе). Чтобы запустить онлайн-передачу данных, нужно зарегистрировать кассу в ОФД. Это финальный этап.

Войдите в личный кабинет вашего ОФД.

Откройте вкладку ККТ, выберите Подключить ККТ.

В открывшемся окне Регистрация ККТ заполните все поля.

Всю информацию возьмите из отчета о регистрации, который вы создали на предыдущем этапе.

В поле Внутреннее наименование ККТ можно присвоить ФР произвольное имя.

Нажмите Сохранить. Появится сообщение об успешной регистрации кассы в ОФД.

Сценарий 2. Как зарегистрировать кассу в ИФНС

Хотя первый способ гораздо проще и удобнее, регистрация ККТ в налоговой «по старинке», через ближайшее отделение ФНС, по-прежнему возможна и легальна. Например, это актуально для местностей, недоступных для сетей связи.

Подавать заявление можно в любое налоговое подразделение.

КЭП при этом не используется.

Используйте распечатанный бланк заявления по форме КНД-1110061 (скачать бланк). Форма заявления утверждена Приказом ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@.

Заявление по форме КНД-1110021 (старого образца) не содержит полей, необходимых для ввода полной информации об онлайн-кассе (например, модели и номера ФН). Поэтому оно не подходит для регистрации ККТ.

Если вы собираетесь регистрировать кассу через отделение ФНС, не забудьте взять с собой технические паспорта ККТ и ФН, а также документ, подтверждающий ваши полномочия в организации. Закон не обязывает предоставлять эти документ, но они могут понадобиться для правильного оформления регистрации кассового устройства в налоговой.

После подачи заявления в бумажном виде на точке расположения кассы нужно провести фискализацию и сформировать отчет о регистрации ККТ. Как это сделать, смотрите в техническом паспорте онлайн-кассы или на веб-сайте производителя.

Затем отчетность в бумажном виде нужно предъявить в отделении ФНС, после чего вам выдадут карточку регистрации ККТ.

Зарегистрировать ККМ в ИФНС нужно в течение 5 рабочих дней от даты подачи заявления: в соответствии с пп. 7 и 11 ст. 4.2 федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ карточка регистрации ККТ выдается налоговой инспекцией по истечении этого срока со дня подачи заявления на регистрацию.

Срок регистрации ККМ в ИФНС от даты подачи заявления составляет 5 рабочих дней: согласно пп. 7 и 11 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ карточка регистрации ККТ выдается налоговой по истечении этого срока со дня подачи заявления на регистрацию.

Сценарий 3. Регистрация кассы в личном кабинете ОФД

Создать заявление и направить в налоговую онлайн можно и через личный кабинет оператора фискальных данных.

Зайдите в раздел «Кассы», далее подраздел «Регистрация в ФНС». Кликните на кнопку создания заявки, после чего подгрузится загружена форма подачи заявления по регистрации контрольно-кассовой техники.

Подпишите заявление электронной подписью руководителя компании и отправьте в инспекцию.

Когда нужна перерегистрация онлайн-кассы

В 54-ФЗ перечислены варианты:

• смена юридического адреса компании, по которому она регистрировала ККТ;
• переезд торговой точки на другой адрес;
• передача ККТ в другой филиал;
• замена фискального накопителя.

Для перерегистрации также понадобится КЭП на имя директора юрлица или ИП, который подает заявление.

Алгоритм следующий:

1. В личном кабинете на сайте ФНС перейдите в раздел Учет контрольно-кассовой техники и в списке найдите кассу, которую собираетесь перерегистрировать;
2. Кликните ее регистрационный номер;
3. Нажмите Перерегистрировать и выберите причину перерегистрации;
4. Нажмите Подписать и отправить.

После этого статус изменится на ККТ перерегистрирована.

Перерегистрация кассы при замене фискального накопителя

Фискальный накопитель нужно поменять, если он:

• перестал работать, потому что у него закончилась память;
• у вас новый ИНН, так как текущий ФН привязан к номеру налогоплательщика.

Алгоритм перерегистрации онлайн-кассы в этом случае следующий:

1. В настройках кассы выберите функцию «Закрыть архив фискального накопителя». Выйдет отчет о закрытии накопителя.
2. Замените фискальный накопитель самостоятельно или в центре технического обслуживания. Старый сохраняйте в течение 5 лет.
3. Выберите функцию «Перерегистрировать кассу с заменой ФН».
4. Укажите ИНН и регистрационный номер без ошибок — иначе ФН заблокируется и придется покупать новый.
5. Напечатайте отчет о перерегистрации кассы кликом по кнопке «Начать отчет о перерегистрации с заменой ФН».

6. Отправьте заявление в налоговую о перерегистрации кассы максимум на следующий рабочий день после замены накопителя. Варианта два:

   • Оффлайн: скачайте форму на сайте ФНС, заполните и распечатайте. Приложите отчет о закрытии ФН. Все документы лично отнесите в ближайшее отделение инспекции.
   • Онлайн: в личном кабинете выберите причину перерегистрации — «Перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН» и заполните форму. Введите данные отчета о закрытии ФН и информацию о новом устройстве. Подпишите с помощью КЭП и отправьте.

Если проверка успешно пройдена, в графе со статусом вы увидите сообщение «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». Затем вводите корректную информацию из отчета о перерегистрации — и на этом все готово.

С марта 2025 года — новое правило: если вы меняете фискальный накопитель, заявку в налоговую можно не подавать. Достаточно отправить отчет об изменении параметров регистрации через личный кабинет ОФД.