Объемно-сортовой учет маркированной продукции: инструкция по применению

Объемно-сортовой учет (ОСУ) применяется для ряда маркированных товаров. Список, порядок действий, сроки, штрафы и автоматизация процесса — в этой статье. Расскажем о правилах продажи штучных и весовых товаров в рознице и общепите.

Продажа маркированных товаров — сложный процесс. Забить каждый шаг в систему Честный знак, а еще отразить это в товарном учете.

Удобнее вести работу в одном месте. Заказать коды и сообщить об их выбытии, обменяться документами с поставщиками через ЭДО, получить данные об остатках и прибыли. Все это умеет МойСклад — учет любых товаров, рабочее место кассира и CRM в комплекте. Быстрый старт, поддержка 24/7.

Что такое объемно-сортовой учет в Честном знаке

Учет маркированных товаров может быть поэкземплярным и объемно-сортовым (артикульным).

Поэкземплярный учет требует указания в Честном знаке кодов маркировки каждого товара. Применяется при учете одежды, обуви, табака и еще ряда категорий.

Объемно-сортовой учет (ОСУ) — это учет общего количества маркированного товара одного вида, а не каждой единицы продукции в отдельности. Достаточно передать в Честный знак GTIN (идентификатор товара) и его количество в упаковке, а код маркировки — нет.

Например, завод выпустил 5 000 бутылок питьевой воды. Честный знак будет прослеживать путь не каждой бутылки в отдельности, а партий, проданных оптовым и розничным магазинам, кафе и ресторанам. В партии может быть сколько угодно товара, никаких ограничений по количеству нет. Формирует ее производитель.

Объемно-сортовой учет разрешен для молочных продуктов, упакованной воды и пива.

• Для молочной продукции действует с 1 сентября 2022 до 1 июня 2025 года. Для товаров со сроком годности до 40 дней ОСУ будет применяться постоянно.
• Для упакованной воды — с 1 ноября 2022 по 1 марта 2025 года.

Предприятия общепита, государственного сектора и фермерские хозяйства обязаны вести объемно-сортовой учет молочной продукции и бутилированной воды с 1 декабря 2023 года.

В 2025 году станет обязательным поэкземплярный учет.

Зачем и кому нужен объемно-сортовой учет

Объемно-сортовой учет — упрощение поэкземплярного, переходная схема до 2025 года. В личном кабинете Честного знака есть «Виртуальный склад». В нем отражается оборот маркированного товара в объемно-сортовом разрезе: позволяет отслеживать количество единиц полученного и переданного товара.

ОСУ для молока и воды ввели из-за сложностей в работе:

• у товара есть срок годности;
• продается частями (весовой);
• в маркировке участвуют типографии, которые печатают коды вместе с упаковкой.

Что необходимо для объемно-сортового учета

Все участники оборота маркированной продукции обязаны:

• получить усиленную квалифицированную электронную подпись;
• зарегистрироваться в системе Честный знак. Как это сделать, показали в пошаговой инструкции;
• подключиться к системе электронного документооборота для обмена документами. Проверьте, чтобы у нее была интеграция с Честным знаком.

Производителю или импортеру понадобятся:

• принтер этикеток;
• аппликатор этикеток;
• техническое зрение для обнаружения и классификации объектов.

Рознице и опту необходимо:

• купить 2D-сканер для считывания кодов маркировки;
• проверить онлайн-кассу — она должна поддерживать ФФД 1.2.

Сканер и учет данных при продаже на кассе понадобятся с 2025 года, но лучше подготовиться заранее.

Как работает объемно-сортовой учет: подключение к системе маркировки Честный знак

Общая схема маркировки такова:

Вводит товар в оборот производитель.

Производитель:

• регистрируется в Ассоциации GS1 Rus,
• описывает товар в Национальном каталоге. После чего товару присвоят GTIN — он необходим для заказов кодов маркировки,
• регистрируется и заказывает коды в Честном знаке, наносит их на товары и вводит продукцию в оборот,
• формирует УПД (универсальный передаточный документ) с кодами маркировки.

Оптовый покупатель. Сверяет количество товара с данными, что указаны в УПД с помощью 2D-сканера.

Если данные совпадают, то подписывает электронной подписью УПД производителя, а после формирует исходящий УПД для розницы.

Сервис ЭДО фиксирует, что производитель и оптовый продавец подписали документ, а их организации зарегистрированы в Честном знаке. Если все в порядке, система сама отправляет в Честный знак подписанный документ.

Если данные не совпадают, необходимо:

• запросить уточнение по УПД у производителя;
• принять товар частично либо отклонить поставку.

Непринятый товар останется на балансе поставщика, а отклоненный документ не будет отправлен в Честный знак, ответ получит только продавец.

Розница. Магазин сверяет факт с данными в УПД от поставщика (оптового продавца или производителя). Если все совпадает, то подписывает документ через ЭДО и становится владельцем маркированного товара. При продаже выводит коды из оборота через онлайн-кассу.

Порядок действий для розницы

Приемка. Когда магазин получает товар, то у него есть три дня, чтобы подписать УПД.

В документе должны быть указаны GTIN и количество товаров в партии.

Проверьте:

1. Совпадает ли количество товара с документом.
2. Есть ли у товаров коды маркировки и считываются ли они. Для этого понадобится 2D-сканер.

После приемки в личном кабинете Честного знака в разделе «Виртуальный склад» отобразится информация: сколько товаров и с каким GTIN числится на балансе магазина.

Продажа. Кассир сканирует коды. Онлайн-касса «понимает», что это маркированный товар, и формирует чек с нужными реквизитами. Передает данные ОФД, а тот уже отправляет их в налоговую и систему маркировки. Честный знак найдет нужный GTIN и выведет код из оборота.

Учет весового товара

Молочную продукцию можно продавать на развес. Например, сыр не отпускают в розничном магазине целой головкой. Его делят на куски и продают. Творог в больших упаковках и сметана в ведрах — все это весовая продукция.

Весовой товар, разделив на порции, в течение трех рабочих дней выводят из оборота — магазин передает данные с общей упаковки в Честный знак. Отдельные части товара не маркируют.

Магазину при приемке весового товара необходимо проверить УПД, так как в документе кроме GTIN и количества, должен быть указан вес товара.

В МоемСкладе можно работать с весовыми товарами: принимать, продавать, списывать. Если вы сами нарезаете сыр или разливаете сметану по контейнерам, то в сервисе можно вывести код маркировки вручную, а на кассе его продать как весовой.

Если производитель не указал данные, то на кассе при добавлении товара в чек отсканируйте код маркировки и укажите вес вручную. Код маркировки автоматически спишется из оборота через онлайн-кассу.

Правила объемно-сортового учета для общепита

Для кафе, ресторанов, гостиниц работа с маркированной продукцией построена так:

Если общепит принимает товар для продажи, должны отчитаться в Честный знак. Если товар весовой, то дополнительно сообщить о массе продуктов. Продажа проходит по такому же сценарию, как и для розницы: кассир сканирует код маркировки, коды выводятся из оборота через онлайн-кассу.

Если общепит использует товары для приготовления блюд, например молоко для капучино или вода подается на стол в графине, то необходимо передавать информацию о товарах в Честный знак.

Штрафы

За нарушение правил оборота маркированной продукции — штрафы:

• до 4 тыс. рублей для физлиц,
• до 10 тыс. рублей для должностных лиц,
• до 300 тыс. рублей для юрлиц.

Товар при этом конфискуют. Подделка кодов и торговля с нарушениями в особо крупных размерах грозят лишением свободы до 6 лет. Требования одинаковые и для ИП, и для ООО.

Автоматизация объемно-сортового учета в розничном магазине

Вести объемно-сортовой учет молочной продукции и воды удобно в сервисе МойСклад — так вы избежите ошибок и штрафов. В программе доступны импорт и экспорт накладных через ЭДО, продажа весовых товаров — с маркировкой и без, заказ и вывод кодов из оборота.

Учет любых товаров и поддержка маркировки, благодаря прямой интеграции с Честным знаком. Не надо переключаться из одной системы в другую — ведите работу в одном окне.

Приемку товара можно провести через xml, но самый простой способ — через ЭДО. В МоемСкладе прямая интеграция с ЭДО Лайт, Такском и другими системами.

При продаже товара кассир может отсканировать код маркировки через приложение МойСклад или провести через онлайн-кассу. Какой способ выберите — не имеет значения, все данные окажутся в Честном знаке.

В МоемСкладе удобно выводить товар из оборота. Для этого необходимо указать причину.

Подходит для розницы, опта, общепита и производителей. Быстрый старт, работа на любом устройстве от компьютера до смартфона, поддержка 24/7.