Автоматизация бизнес-процессов: что это и как внедрить

Автоматизация — один из способов сократить денежные и временные затраты и свести к нулю ошибки в любом виде деятельности.

Рассказываем, как работает автоматизация бизнес-процессов в торговле и на производстве, кому пригодится, что ей подлежит, а что — нет. Также в статье — алгоритм внедрения и примеры задач, которые решаются с помощью автоматизации.

Ускорить выполнение рутинных операций в рознице, опте, онлайн-торговле и небольшом производстве можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Это кассовое приложение, складской учет и CRM в одной системе. Контроль товарных остатков, управление закупками на автомате, финансовая аналитика и документооборот с поддержкой 24/7 и бесплатным тарифом.

Эксперт статьи

Что такое автоматизация бизнес-процессов и в чем ее польза

Любой бизнес — это множество повторяющихся однотипных задач. Если их автоматизировать, это займет в разы меньше времени и ресурсов.

Как это работает? Есть специальные программы, которые будут выполнять те или иные задачи без участия сотрудников полностью или частично.

Положительный эффект — экономия на:

• времени — программы выполняют типовые операции быстрее, чем человек, в итоге у персонала остается больше времени на важные цели;
• кадрах — после внедрения автоматизации на определенные задачи требуется меньшее количество сотрудников;
• деньгах — как следствие сокращения временных и кадровых затрат.

Помимо всего, автоматизация улучшает коммуникацию между сотрудниками и подразделениями, если бизнес крупный, сводит на нет человеческий фактор — ошибки по невнимательности, кражи, искажение данных в корыстных целях.

Например, можно вести историю переговоров в Excel. А можно подключить CRM, где менеджеры будут обрабатывать поступающие заявки, отправлять сообщения клиентам и формировать отчеты для руководства компании.

Либо возьмем обработку заказов в интернет-магазине. Она включает множество рутинных операций: упаковку, доставку, отражение продажи в учете, поддержание связи с покупателем, отслеживание оплаты и т.д. Программа сокращает в несколько раз затраты времени на эти процессы и снижает ошибки, что в итоге экономит предпринимателю деньги.

Еще одно из важных преимуществ автоматизации — сокращение рисков, связанных с информационной безопасностью. Программные продукты защищают конфиденциальные данные от несанкционированного доступа, разграничивают права и логируют действия сотрудников в системе.

Кому нужна автоматизация

В целом — всем компаниям, где работает более одного человека. Исключение — микробизнес. В автоматизации нет смысла, если компания:

• на стадии запуска;
• делает оборот до 100 тысяч рублей в месяц;
• получит от ее внедрения больше расходов, чем выгоды.

В остальных случаях без автоматизации не обойтись. Она помогает ускорить процессы и избавиться от ошибок — а любые ошибки всегда ведут к потере прибыли и штрафам. Как следствие, за счет делегирования рутины алгоритмам предприниматели экономят время и деньги.

Малому бизнесу подойдут готовые решения, которые не требуют больших затрат на внедрение.

Что нельзя автоматизировать

Ряд процессов автоматизировать невозможно. К ним относится все, что требует нестандартных решений, например:

• генерация новых идей и другие творческие процессы;
• эмоциональный аспект при взаимодействии с клиентами — ответы на жалобы, например;
• анализ непредсказуемых событий, которые невозможно учесть заранее: аварии, кризисы и прочие незапланированные ситуации.

Для начала важно определить, что именно стоит поставить на рельсы.

Какие процессы можно автоматизировать

Для максимальной точности можно посчитать, сколько времени уходит на выполнение вручную и сравнить с «машинным».

Как правило, начинают автоматизацию с типовых операций. Разберем каждую по отдельности на примере розничной торговли — как это реализовано в сервисе МойСклад.

Регистрация продаж и возвратов

По закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» большинство предпринимателей и юрлиц обязаны проводить все продажи и возвраты через онлайн-кассу.

• Кассир сканирует штрихкод товара
• Покупатель расплачивается наличными, картой или через СБП
• Кассир закрывает продажу и выдает кассовый чек, либо отправляет его в электронном виде на почту или по SMS.

Оформление возврата инициирует покупатель, если товар ему не подошел или оказался бракованным, предъявляя чек. Кассир возвращает деньги из кассы, если оплата была наличными.

Обе операции — и продажи, и возвраты — требуют современного кассового приложения, которое позволит вести торговлю по всем правилам. Касса МойСклад поддерживает актуальные требования закона 54-ФЗ. С помощью нее вы сможете:

• Работать на любых устройствах — компьютере, планшете, смартфоне — и со всеми операционными системами — Windows, iOS, Android;
• Печатать чеки и ценники, формировать электронные чеки, в том числе ставить запрет на печать бумажного чека;
• Принимать оплату через СБП и по QR-кодам;
• Продавать любые товары и услуги: маркированные, штучные, весовые и разливные товары, упаковки, комплекты. Касса поддерживает обязательную маркировку;
• Вести учет выручки и остатка наличных за смену в целом и по каждой точке отдельно;
• Ставить запрет на изменение позиций в чеке, в том числе на удаление товара, и контролировать все действия кассира;
• Резервировать товар и выдавать онлайн-заказы.

Так выглядит процесс регистрации возврата в сервисе:

Есть интеграции со всеми популярными моделями онлайн-касс, смарт-терминалов и фискальных регистраторов, а также весами, сканерами штрихкодов и QR-дисплеем.

Маркировка

В России действует обязательная маркировка для производителей, импортеров и продавцов ряда товаров: молочной продукции, упакованной питьевой воды, одежды и обуви, табачной продукции, пива и других. Полный список здесь.

МойСклад как товароучетная система поддерживает маркировку. Вы можете:

• Заказывать коды маркировки прямо в программе благодаря бесшовной интеграции с Честным Знаком, печатать их на этикетках, вводить и выводить из оборота;
• Выполнять перемаркировку, если код поврежден или не читается;
• Загружать документы из ЭДО при приемке маркированных товаров от поставщиков;
• Экспортировать в ЭДО отгрузки, если ведете оптовые продажи;
• Делать импорт и экспорт УПД с кодами маркировки.

У МоегоСклада есть интеграции с ЭДО Лайт, 1С: Клиент ЭДО и Такском.

Маркируют товары производители и поставщики, розничный магазин проверяет наличие кодов при приемке. Если они отсутствуют, повреждены или не считываются 2D-сканером — можно заказать и нанести их самостоятельно.

Таким образом, вы регистрируете продажи, при необходимости заказываете коды и печатаете их на этикетках, а также ведете учет маркированных товаров в одном месте.

Складской учет

Складской учет включает все операции по хранению и движению продукции, сырья, полуфабрикатов и финансовых ресурсов. Актуален для торговли, производства и общепита. Вот основные операции, где автоматизация облегчает жизнь предпринимателю.

1. Инвентаризация

   Проводить инвентаризацию по старинке значит закрывать точку или отдел и останавливать продажи. Даже в небольшом магазине это может занять весь рабочий день. К тому же неизбежно влияние человеческого фактора, в том числе риск получить не фактические итоги по остаткам, а те, которые выгодны персоналу.

   Избежать проблем и ускорить инвентаризацию поможет автоматизация. Свяжите программу, в который ведете учет — например, МойСклад — с терминалом сбора данных.

   Нужно будет просто сканировать штрихкоды товаров на складе, делать это можно прямо со смартфона. Система сама найдет расхождения. Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

2. Пополнение запасов

   Важно, чтобы прибыльные товары всегда были в наличии, а их поставки — точно в срок. Для этого нужно регулярно рассчитывать оборачиваемость, средний и неснижаемый остаток.

   Можно вести расчеты с помощью Excel или Google Таблиц: ввести формулы и регулярно обновлять данные о фактических остатках. Однако это не освобождает от рутины:

   • нужен сотрудник, который будет вносить данные и на основе них принимать решения о заказе;
   • он может случайно удалить важные данные или таблицу целиком, допустить ошибки.

   МойСклад позволяет делать заказы поставщикам как вручную, так и автоматически — на основе статистики продаж или неснижаемого остатка. Также можно настроить уведомления, что товар на складе заканчивается.

3. Возврат поставщику

   Главное — правильно оформить акт о выявлении некачественного товара ТОРГ‑2, претензию на возврат, товарную накладную ТОРГ‑12. После этого поставщик обязан вернуть деньги.

   В МоемСкладе возврат можно оформить на основании документа приемки.

4. Приемка товара от поставщика

   Проверка товара на соответствие описанию в сопроводительных документах — это множество операций. Нужно сверить объемы, занести точное количество оприходованных позиций, сформировать необходимые документы и т.д. Крайне желательно уже на этом этапе выявить недостачу, если она есть.

   Делать это вручную не очень удобно. Особенно при большом ассортименте.

   Проще автоматизировать процесс приемки, чтобы данные о новом товаре вместе со штрихкодами можно было вносить в товароучетную программу, например, МойСклад.

   Достаточно закупить ТСД и сканер штрихкодов — и интегрировать их с системой.

   В МоемСкладе приемку можно создавать из документа заказа поставщику или импортировать из ЭДО и Excel.

   Проверка комплектации с помощью сканера или ТСД займет в разы меньше времени, чем вручную. При этом есть учет накладных расходов и интерактивный отчет остатки по компании и в разрезе складов с учетом резервов и ожидания.

   Попробовать МойСклад

Ведение клиентской базы и контроль внутри компании

Когда сотрудники ведут записи в разных местах, найти что-то быстро практически невозможно. Кроме того, информация может потеряться. Поэтому стоит навести порядок в клиентской базе.

В МоемСкладе все данные о конкретном клиенте можно вывести на одном экране. Это и история взаимоотношений, и текущая задолженность, и суммарные продажи.

Удобно, что прямо из интерфейса МоегоСклада можно звонить клиентам, отправлять email, SMS-рассылки. А также писать в соцсети, чаты и мессенджеры WhatsApp, Viber и Telegram без добавления в контакты. Просто откройте карточку контрагента, заказа или другой документ по нужному клиенту. Для быстрой отправки можно настроить и использовать шаблоны сообщений.

Также в сервисе руководитель или собственник компании может контролировать работу сотрудников и отделов. Он видит всю историю коммуникаций, задачи и файлы.

Благодаря статусам можно понять, на каком этапе воронки продаж находится конкретный покупатель.

По данным руководитель может:

• посмотреть, кто сколько денег принес компании и посчитать KPI;
• провести анализ ассортимента и принять решения о закупках;
• отследить потерянные лиды и заказы.

В CRM МоегоСклада гибкие настройки доступа. Руководитель может разграничить права по разным функциям для сотрудников и отделов.

Документооборот

В любой компании ежедневно выполняются операции, связанные с движением товара. Если вы закупаете товар на продажу — приемка, если поставляете — отгрузка. По каждой операции приходится подписывать множество документов: акты, накладные, счета.

В МоемСкладе есть шаблоны всех необходимых документов, которые используются в торговле и на производстве.

Вы можете либо использовать готовый шаблон, либо адаптировать его под себя — например, добавить логотип.

Любой из документов можно отправить и через ЭДО, и любым другим способом, в том числе через электронную почту.

Аналитика

Высчитывать вручную выручку и прибыль долго и чревато ошибками, тем более если торговля идет в нескольких каналах.

Для работы сразу на нескольких площадках удобнее сравнивать результаты в одном месте. МойСклад позволяет контролировать все каналы продаж и видеть реальную прибыль в одном месте.

Отчеты можно настроить в разрезе товаров, контрагентов или сотрудников. Вы можете контролировать таким образом оборот, остатки, движение денег, прибыль и рентабельность с учетом возвратов, комиссий и прочих расходов.

Методы и системы автоматизации

Под каждый типовой процесс есть различные решения, которые можно внедрить самостоятельно. Обычно этого достаточно для небольшого бизнеса. Что-то более сложное потребует специфических дорогостоящих систем и доработок с участием IT-специалистов.

Какие методы автоматизации процессов существуют, в чем помогают и какие готовые решения предлагают разработчики — в таблице далее.

Стоимость автоматизации

Складывается из цены тарифа и работы специалиста по настройке и обучению при необходимости. В среднем подписка CRM начинается от 1 000 рублей в месяц за 1 пользователя.

Цены WMS и ERP значительно выше и могут достигать нескольких сотен тысяч, так как это сложные комплексные решения для крупных предприятий.

Удобно, если есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно без дополнительных затрат протестировать и понять, подходит ли конкретная программа для ваших задач.

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция по внедрению

Рассмотрим, в каком порядке автоматизировать процесс, который ранее выполнялся вручную.

Шаг 1: анализ бизнес-процесса

По каждому процессу ответьте на вопросы:

• Какое время он занимает, если выполнять вручную, и возможно ли его сократить с помощью алгоритмов?
• Превышают ли выгоды от автоматизации затраты на его внедрение?

Если ответы на оба вопроса положительные, согласовываем решение об автоматизации со всеми заинтересованными лицами и переходим к следующему этапу.

Шаг 2: выбор или проектирование программы

Выберите готовое решение из тех, что есть на рынке или разработайте собственную программу под нужные процессы. Главная задача при этом — чтобы технология соответствовала целям вашего бизнеса.

Шаг 3: интеграция

Интегрируйте новый софт в управленческую и операционную систему компании.

Шаг 4: тестирование

Проверьте, что все работает корректно и оказывает только положительное действие.

Шаг 5: обучение и внедрение

Настройте доступ для сотрудников, которые будут работать с программой, обучите их основным функциям. Полезно периодически собирать от них обратную связь по работе в системе, выяснять, с какими проблемами они сталкиваются и своевременно их решать.

Примеры решенных задач

Автоматизация помогает во всех видах бизнеса — от онлайн-продаж до производства. Следующие кейсы — тому подтверждение.

Интернет-магазин

Из-за пандемии в 2020 году интернет-магазин морепродуктов «Море Рядом» полностью перестроился с ресторанов на частников.

Количество заказов увеличивалось, обороты росли. Работать становилось все более неудобно: у сотрудников при таком раскладе нет возможности взять ни выходной, ни отпуск, ни больничный. Даже во время обеда может упасть заказ, и его нужно как можно скорее отработать.

Появилась потребность в удобной CRM, которую помог закрыть МойСклад. Все происходит так: менеджеру приходит заявка, он ее обрабатывает, тут же формирует ссылку на оплату и отправляет ее клиенту, смотрит переписку, предыдущий заказ. А еще хорошо то, что можно отправлять сообщения клиентам в WhatsApp, Viber, Telegram прямо из программы.

20 миллионов на морепродуктах: бизнес-история компании «Море Рядом»

Торговля на маркетплейсах

Компания по продаже ортопедических матрасов ФормФикс избавилась от ошибок при сборке заказов и в 10 раз сократила лишние затраты на логистику.

Исходные данные: 10-15 обращений в личном кабинете Ozon о неверном составе заказа или пересорте. В деньгах компания ежемесячно из-за ошибок при сборке заказов теряла 80 000 рублей.

Что сделали:

• Навели порядок на складе: внедрили ячеистое хранение, сборочные листы и организовали структурную работу;
• Разработали собственное приложение для системы учета, которое исключило влияние человеческого фактора при сборке заказов. Оно не позволит сотруднику отгрузить заказ без обязательного сканирования всех позиций, автоматически изменит статус заказа, а в логах зафиксирует имя сотрудника и время проверки.

Такая автоматизация, по словам владельца, также убирает головную боль клиентов. В итоге они не ставят плохих оценок в отзывах на маркетплейсах, а рейтинг магазина не падает. Отдел продаж в свою очередь освобождается от негативных обращений, а компания экономит деньги.

Как устранить ошибки при сборке заказов на маркетплейсах и сократить затраты на логистику до 10 раз

Доставка товара

AG-Technologies — ведущий поставщик спецодежды и экипировки для охоты и рыбалки из Европы в Россию. Каналы продаж — розничные точки, интернет-магазин, маркетплейсы.

До автоматизации они вели маршрутные листы в Google-таблицах, из-за чего:

• возникала путаница при внесении данных, и часть планируемых доставок терялась и не отслеживалась;
• не фиксировали объем товаров для доставки, из-за чего некоторые грузы не помещались в автомобиль, логистам приходилось переделывать маршруты и заменять транспорт, и в итоге нарушались сроки доставки.

Избавиться от ошибок при доставке заказов и сократить время на планирование маршрутов помогла интеграция МоегоСклада с приложением Маппа.

Что именно сделали:

• В карточки товаров в МоемСкладе добавили данные о весе, объеме и количестве мест;
• Занесли характеристики автомобилей в приложение Маппа: марки, грузоподъемность, максимальный объем и т.д. Также добавили данные сотрудников на аутсорсинг — пешего курьера и водителей.

Теперь вся необходимая информация о заказах есть в МоемСкладе. Водитель использует мобильное приложение Маппа, где видит свой маршрутный лист и взаимодействует с клиентами. Приложение передает все данные о выполнении маршрута и геопозиции в МойСклад.

В результате количество доставляемых заказов выросло на 40-60%, а время планирования маршрутов сократилось с 3 часов до 40 минут в день.

Как увеличить объем доставок на 300% с помощью Маппа и МоегоСклада

Производство

«Метако» — производитель стальных дверей в Казахстане. Это сейчас они № 1 в стране, а когда-то сталкивались с высокой конкуренцией и резким падением продаж.

Решение — ориентировать процессы на реальность, чтобы собственники видели настоящую ситуацию без искажения.

Вот как описывает результаты один из владельцев компании.

Как превратить убыточное производство в прибыльное и стать лидером рынка