Система управления складом WMS: что это такое и какую выбрать

Ускорить бизнес-процессы и сократить издержки на складе — задача оптовой и розничной торговли. Поможет в этом система управления WMS. Как она устроена и как выбрать подходящую программу — в этой статье.

Автоматизируйте складской учет с помощью сервиса МойСклад. Приемка, отгрузка, контроль остатков, инвентаризации. Работа с комплектами, серийными номерами, весовым товаром. Печать документов и аналитика продаж. Подключение с любого устройства, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.

Что такое WMS и зачем она нужна

WMS (Warehouse Management System, система управления складом, или СУС) — это программа для автоматизации складских бизнес-процессов от поступления товара на склад до его отгрузки заказчику.

Система позволяет контролировать товародвижение, работу персонала, логистику и все, что происходит на складе.

Основные процессы — это:

• приемка товара, сырья, комплектующих, материалов, готовой продукции — в зависимости от специфики бизнеса;
• размещение и хранение;
• комплектация и упаковка;
• отгрузка покупателю или передача в производство;
• инвентаризация.

Цель — повысить эффективность работы при минимальных затратах, а именно:

• сэкономить время работы складского персонала благодаря автоматизации и оптимизировать штат;
• свести на нет ошибки, ведущие к дополнительным затратам — просроченные продукты, ошибки при комплектации заказов и т.д.;
• отказаться от ручного учета и контроля в пользу автоматического.

Плюсы автоматизации склада с помощью WMS

• Сокращение времени на выполнение типовых задач: упаковку, приемку и других;
• Увеличение продуктивности и снижение затрат на персонал;
• Комплексный контроль товародвижения;
• Повышение скорости сборки и доставки заказов;
• Вероятность ошибок в управлении складом сводится к нулю: благодаря штрихкодированию сотрудники легко и быстро узнают точную величину запасов;
• Актуальность и точность данных — WMS автоматически передает их в учетную систему, где их видят все заинтересованные сотрудники.

Лучшие программы и системы WMS в 2024 году

В таблице — все самые известные системы. Среди них и специализированные, и более универсальные. Некоторые ушли с рынка РФ, однако большинство продуктов до сих пор доступны.

Разработчики предлагают следующие варианты:

Чем WMS отличается от ERP

ERP, или Enterprise Resource Planning — это система планирования ресурсов предприятия в переводе с английского. Часто WMS является ее элементом и поддерживает интеграцию с ней.

В то же время и WMS, и ERP — самостоятельные IT-продукты, на практике можно применять что-то одно в зависимости от задач бизнеса.

Итак, модуль ERP выполняет только учетную функцию. Его достаточно для работы со стандартными операциями — приемка и отгрузка, например.

Если необходимо выполнять более серьезные процедуры — допустим, ставить задачи персоналу, формировать запросы на пополнение запасов, комплектовать отправления, — поможет WMS. В ней есть полный набор функций для управления складом.

Как устроена WMS: состав и компоненты

СУС помогает управлять процессами и ресурсами на складе благодаря интеграции ПО и оборудования. Программная часть WMS позволяет централизованно управлять складскими процессами и эффективно использовать инфраструктуру склада.

СУС включает программу, которая настраивается и разрабатывается под нужды бизнеса, и оборудование для автоматизации.

По структуре это типичная автоматизированная информационная система поддержки бизнес-процессов. Она состоит из трех блоков:

• интерфейс для просмотра, ввода и корректировки данных;
• база данных — сервер, где хранится вся информация;
• бизнес-логика — субпрограммы для обработки запросов с клиентского приложения к базе данных.

К аппаратной части относится оборудование для автоматизированной работы складского комплекса:

• Серверы;
• Сканеры и принтеры штрихкодов;
• Радиопередатчики;
• Радиотерминал сбора данных;
• Клиентские устройства: ПК, планшет или смартфон;
• Чипы RFID, которые приклеивают на продукт для отслеживания его перемещения.

WMS упрощает и оптимизирует рутинные операции на всех технологических этапах работы склада.

Приемка

Алгоритм таков:

1. Товар прибывает на склад.
2. Кладовщик проверяет соответствие по документам и по факту сканером штрихкодов. В процессе приемки сотрудники проверяют продукцию по количеству, качеству (целостности упаковки в том числе), наличию маркировки и характеристикам по весу и габаритам.
3. Товар размещают на складе.

Регистрировать приемку можно на ПК или мобильном устройстве. С автоматизацией все проще.

Одна из важных и технически сложных задач, которую решает СУС — идентификация товаров по дате изготовления, сроку годности, наименованию и другим характеристикам.

Приемка с помощью ТСД (терминала сбора данных) позволяет точнее идентифицировать товар и оперативно вносить информацию о нем в систему.

Сотрудник склада создает в программе электронную накладную на приход, указывает информацию о продукте и меняет статус документа. После этого система автоматически формирует задание на размещение согласно параметрам — весу, габаритам, сроку годности продукции.

Размещение и хранение продукции

При организации системы хранения товаров необходимо учитывать назначение грузов, складской объем, доступность продукции для поиска, возможность работы с погрузочно-разгрузочной техникой. Есть специальные рекомендации по расположению и укладке, созданию условий хранения.

Оперировать всеми этими данными без программного обеспечения очень сложно.

Вот как все происходит при автоматизации. WMS предполагает адресное хранение. Это значит, что складское помещение разбивается на виртуальные ячейки и зоны, где можно разместить или откуда можно забрать товар. У каждой — свои размеры, адрес (штрихкод) и набор характеристик (условия хранения и другие).

При размещении программа учитывает степень загруженности складского помещения и тип товаров. Например, чтобы продукты с высоким спросом находились ближе к месту отгрузки. То же самое касается тяжелых грузов.

Так как система автоматически распределяет задания между работниками, она делает это, соблюдая равномерную нагрузку на персонал и складское пространство, чтобы избежать столкновений.

Без автоматизации искать ответы на вопросы, куда поместить тот или иной товар, приходится самостоятельно. WMS берет эти задачи на себя. Система сообщает, какие ячейки использовать, исходя из оптимального маршрута передвижения по складу.

В случае игнорирования указания система выдает ошибку. Задача не будет завершенной, пока товар не будет размещен в правильном месте хранения.

Отгрузка товаров

Отгрузка — это подготовка и отправка товаров перевозчику, в пункт выдачи или лично в руки покупателю.

Порядок действий:

1. Проверка наличия товара на складе.
2. Обработка заявки покупателя.
3. Получение листа комплектации.
4. Отбор товарных позиций с места хранения.
5. Перемещение в зону комплектации.
6. Сборка и упаковка в тару.
7. Формирование и закладка в грузовые места.
8. Маркировка и пакетирование на поддонах.
9. Передача в погрузочную зону.
10. Загрузка транспорта.
11. Оформление документов.

В терминах системы WMS это будут последовательно выполняемые задания. После того, как поступает заказ, в системе появляется заявка на отгрузку одним из способов:

• Оператор вручную заполняет договор;
• Клиент присылает Excel-файл по заданному формату, который выгружается в программу.

На обработку заявки отводится определенное время. Затем программа резервирует товар и создает задание на комплектацию заказа на основании требования-накладной.

Когда сотрудник подтвердил, что заказ собран, появляется следующее задание — на упаковку. И окончательное задание — на погрузку с технической возможностью печати всех необходимых документов.

Таким образом каждая заявка поступает на терминал, из них складывается общая очередь заданий на отгрузку. Сотрудники выполняют их по порядку, который устанавливает диспетчер.

В задании указаны адрес подбора и ячейка хранения. Все адреса отсортированы по заранее заданному порядку с целью сократить время на обход стеллажей.

Управление персоналом

Количество сотрудников рассчитывают исходя из:

• количества производственных операций;
• времени на их выполнение;
• времени на перерывы и отдых в течение рабочего дня;
• +20% человеко-часов на случай форс-мажора — больничный, отпуск, отгул.

Основные должности на складе — кладовщики, грузчики, водители механических погрузчиков.

WMS позволяет отказаться от большого количества сотрудников и оптимизировать штат, чтобы снизить расходы на его содержание.

Сюда относится разработка оптимальных маршрутов для перемещения по территории склада, разбиение сложных задач на подзадачи, отслеживание статуса и времени выполнения заданий.

Информационное сопровождение и отчетность

Система управления складом подразумевает электронный документооборот. Вся информация о продуктах, остатках и других показателях хранится в справочнике СУС.

Благодаря автоматизации учета возможно в пару кликов найти актуальные данные и сформировать отчеты, например, о количестве товара в наличии, чтобы избежать затаривания склада ненужными позициями.

Инвентаризация

Цель инвентаризации — пересчитать и оценить ассортимент в наличии. При этом процесс включает много работы с документами, а именно:

• По итогам проведения нужно заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, затем передать составленные описи и акты в бухгалтерию;
• На основании этих актов бухгалтер составляет сличительную ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару;
• На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов с общими итогами;
• Приказ и решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Наглядно роль WMS в управлении складом можно представить так:

Перечень стандартных возможностей — в таблице:

Преимущества внедрения WMS

Рассмотрим самые важные.

Экономия времени

Повышается скорость выполнения операций. В частности, обработки и поставки заказов.

Экономия бюджета

Вы сокращаете:

• зарплату благодаря автоматизации стандартных операций;.
• затраты на хранение;.
• потери из-за просрочки благодаря уведомлениям о товарах с истекающим сроком годности.

В результате — снижение расходов на складские бизнес-процессы в среднем на 25-30%.

Экономия места

СУС позволяет планировать размещение продукции разных габаритов и распределять пространство рационально. За счет этого вы:

• повышаете производительность и сокращаете стоимость заказов;
• планируете загруженность помещений;
• своевременно принимаете решения о расширении или сокращении складских мощностей;
• обнаруживаете «узкие места» в работе склада.

Минимизация рисков

Автоматизация позволяет избегать:

• возвратов от контрагентов, так как известны реальные сроки доставки, и легче не допускать ошибок при комплектации заказов;
• некорректности информации на сайте о наличии какого-либо товара на складе и появления недавно поступившего товара в каталоге с опозданием;
• краж и порчи на складе.

Кому подходит WMS

Система управления складом нужна, если у вас:

• большая номенклатура — от 1 000 артикулов;
• большая площадь склада — от 1 000 квадратных метров;
• и первое, и второе.

Например, пользователями WMS могут быть:

• компании по продаже стройматериалов и товаров для ремонта;
• мебельные компании;
• владельцы складов, сдающие площади в аренду и предоставляющие услуги ответственного хранения.

Внедрение СУС начинается с разработки проекта или поиска готового решения. Это зависит от того, какой программный продукт вы выберете — коробочный или адаптивный.

Как выбрать систему учета для склада: виды решений

В зависимости от размера бизнеса и требований к функциональности существуют разные комплектации.

Коробочные WMS

Это программы со стандартным набором функций. Как правило, работают только на одной платформе, например, Windows. Стоимость включает установку и лицензии за дополнительные места, либо определяется по общему числу пользователей системы.

Функционал готов к внедрению, дорабатывать ничего не надо. Система обеспечивает базовые функции. Достаточно установить на главный компьютер согласно инструкции и настроить доступ для внутренней сети.

Примеры: Контур Маркет, Кладовой, СКИФ, SOLVO, YOLKA.

Облачные WMS

Облачные, или адаптивные программы можно дорабатывать по желанию бизнеса. Некоторые из них заточены под малый бизнес со сложными бизнес-процессами. Среди них — Большая птица, Store&Cash, Учет Облако (розничная торговля, сфера услуг), Outofbox.ru (интернет-магазины), Lite box (ритейл).

Заказные, или адаптируемые WMS

Вариант для бизнеса с высоким товарооборотом и номенклатурным разнообразием.

Наиболее дорогостоящие решения — под конкретные запросы бизнеса. Например, с настройкой дополнительного оборудования — конвейера, весов и т.д. При правильной адаптации через какое-то время они окупаются.

«Подводный камень» — абсолютно новые алгоритмы, а значит, они требуют больше времени для тестирования и настройки.

Как внедрить систему WMS: пошаговая инструкция

Чтобы применение wms‑системы принесло желаемую пользу, и внедрение прошло максимально гладко, нужно подготовить бизнес.

Шаг 1: Разработка технического задания

Это документ, в котором вы прописываете цели, задачи, функциональные требования и другие моменты по внедрению системы. Алгоритм составления следующий:

1. Сбор информации о том, как работает склад на данный момент. Поможет совещание со всеми участниками — управляющими, супервайзерами, операторами. По результатам стоит составить документацию: инструкции, регламенты, отчеты.
2. Анализ данных. Выявите проблемы в работе склада, с которыми поможет справиться WMS‑система.
3. Подробное и понятное описание функциональных требований.
4. Составление списка характеристик, которыми должен обладать продукт, например, производительность, безопасность, совместимость, масштабируемость и т.д.
5. Составление пошаговой инструкции с указанием сроков и ответственных лиц для каждой стадии.

Шаг 2: Конфигурирование, разработка и настройка

Важно отладить все компоненты системы. Для этого ответственный сотрудник:

1. Устанавливает и настраивает ПО на серверы компании, если это коробочное решение;
2. Интегрирует ее с другими системами — ERP, CRM и другими. С облачным ПО оба этих этапа проще;
3. Разрабатывает дополнительные модули, если это возможно и если базовых функций недостаточно для выполнения задач заказчика;
4. Настраивает права пользователей, формирование отчетов, рабочих процессов и т.д.

Шаг 3: Тестирование готового решения

Цель этого этапа — выявить и исправить баги и ошибки, а также убедиться, что ПО работоспособно, и имеющихся функций хватает для заказчика.

Вначале тестируются отдельные модули, далее — их взаимодействие между собой и с софтом, с которым выполнялась интеграция.

Шаг 4: Внедрение и дальнейшая доработка

На этом шаге система вводится в эксплуатацию, мониторится и дорабатывается, если возникает в этом необходимость. Добавляются новые функции, модули. Без постоянной технической поддержки и обслуживания системы от разработчика не обойтись.

Шаг 5: Обучение персонала и техподдержка WMS‑системы

Формат обучения может быть любой на ваше усмотрение — лекции, семинары, онлайн-курсы, самоподготовка.

Сложности, особенности и нюансы при внедрении WMS

Система управления складской деятельностью — это автоматизация и экономия. При этом если вы выбираете не готовое решение «из коробки», а ВМС под разработку, есть нюансы.

Подготовка к внедрению

На этапе подготовки к внедрению WMS разделите склад на зоны для каждой процедуры — погрузки, отгрузки, обработки, хранения.

Каждый сотрудник должен работать и обучаться под своей учетной записью.

Обязательно занесите в базу все сведения о параметрах помещения, погрузочной техники, другого оборудования. Проверьте, чтобы не было дублирования, потери или искажения данных.

Составление технического задания

Нет универсальной программы, которая подойдет под каждый бизнес. Поэтому важно до обращения к разработчикам четко определить, какие функции нужны с учетом особенностей логистики.

Кроме того, нужно обновлять документ регулярно в ходе обсуждения по мере изменения требований.

Тестирование

Без него не обойтись. WMS — сложный продукт, требует «обкатки» на конкретном складе.

Обучение персонала

Требует времени, если хотите правильного понимания сотрудников, что и как делать.

В идеале на протяжении всего внедрения поставщик ПО оказывает техническую поддержку, взаимодействует и получает обратную связь от сотрудников для доработок и устранения ошибок.

Техническая поддержка

При выборе решения обратите внимание, оказывает ли разработчик услуги техподдержки и консультации. Они понадобятся, чтобы:

• быстро решить проблемы и избежать долгий простой бизнеса;
• научиться максимально эффективному использованию всех возможностей продукта;
• все этапы внедрения и тестирования прошли успешно.

Вопросы и ответы о WMS

Вот наиболее распространенные ситуации.

Сколько стоит внедрение системы WMS

Стоимость начинается от нескольких десятков тысяч рублей и может достигать нескольких сотен тысяч рублей. Она зависит от:

• объема функционала;
• количества рабочих мест, за каждое дополнительное — примерно плюс 50 т. р.;
• глубины адаптации IT-решения под бизнес-процессы компании;
• количества интеграций со сторонними приложениями и другим ПО.

Хорошая новость: окупаются такие проекты в среднем за 2 года. Если склад небольшой — до 4-5 лет.

Из-за дороговизны автоматизация доступна в основном среднему и крупному бизнесу. При этом для малого она тоже необходима, но ограничения в средствах более жесткие.

Оцените реально свои потребности. Возможно, для бизнес-процессов вашей компании не нужна система WMS, а достаточно автоматизировать складской учет.

В этом случае поможет МойСклад — в сервисе все базовые функции доступны бесплатно. И не только в пробный период — есть бесплатный тариф без ограничений по времени пользования.