Система управления складом WMS: как работает и как выбрать

23 ноября 2022

Ускорить бизнес-процессы и сократить издержки на складе — задача оптовой и розничной торговли. Поможет в этом система управления WMS. Как она устроена и как выбрать подходящую программу — в этой статье.

Автоматизируйте складской учет с помощью сервиса МойСклад. Приемка, отгрузка, контроль остатков, инвентаризации. Работа с комплектами, серийными номерами, весовым товаром. Печать документов и аналитика продаж. Подключение с любого устройства, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.

Попробовать МойСклад
Содержание:
  1. Что такое WMS и зачем она нужна
  2. Чем WMS отличается от ERP
  3. Как устроена система управления складом
  4. Преимущества внедрения
  5. Кому подходит WMS
  6. Как выбрать систему для склада: виды решений
  7. Сложности и ошибки
  8. Сколько стоит внедрение

Что такое WMS и зачем она нужна

WMS (Warehouse Management System, система управления складом, или СУС) — это программа для автоматизации складских бизнес-процессов от поступления товара на склад до его отгрузки заказчику.

Система позволяет контролировать движение товара, работу персонала, логистику и все, что происходит на складе.

Основные процессы — это:

  • приемка товара, сырья, комплектующих, материалов, готовой продукции — в зависимости от специфики бизнеса;
  • размещение и хранение;
  • комплектация и упаковка;
  • отгрузка покупателю или передача в производство;
  • инвентаризация.

Цель — повысить эффективность работы при минимальных затратах, а именно:

  • сэкономить время работы складского персонала благодаря автоматизации и оптимизировать штат;
  • свести на нет ошибки, ведущие к дополнительным затратам — просроченные продукты, ошибки при комплектации заказов и т.д.;
  • отказаться от ручного учета и контроля в пользу автоматического.

Управление складом и складской учет — не одно и то же. Второй вариант подразумевает контроль остатков продукции и оформление сопроводительных документов. Первый охватывает более широкий перечень задач, связанных с управлением бизнес-процессами и ресурсами на складе.

Статья по теме: Что такое складской учет и как его вести

Чем WMS отличается от ERP

ERP — это система планирования ресурсов предприятия. Часто WMS является ее частью и поддерживает интеграцию с ней.

В то же время и WMS, и ERP — самостоятельные IT-продукты, на практике можно применять что-то одно в зависимости от задач бизнеса.

Критерий WMS ERP

Главное отличие

Помогает работать с технологическими процессами и поддерживает различное оборудование для складской инфраструктуры

Помогает работать с документами

Принцип работы

Управление производственными процессами в режиме реального времени

Единая схема транзакций — все операции фиксируются в базе, в дальнейшем по ним можно обрабатывать и анализировать данные, а также составлять отчеты

Практическая польза

Оперативное реагирование на все события на складе

Планирование

Учет продукции

По физическим характеристикам: вес, размер и т.д.

По количеству, стоимости

Объекты отслеживания

Грузы и их движение, работа персонала

Документы по совершенным операциям

Объекты анализа

Любые типы грузов

Только объекты со схемой складских операций

Итак, модуль ERP выполняет только учетную функцию. Его достаточно для работы со стандартными операциями — приемка и отгрузка, например.

Если необходимо выполнять более серьезные процедуры — допустим, ставить задачи персоналу, формировать запросы на пополнение запасов, комплектовать отправления, — поможет WMS. В ней есть полный набор функций для управления складом.

Как устроена WMS: состав и компоненты

СУС помогает управлять процессами и ресурсами на складе благодаря интеграции программного обеспечения и оборудования. Программная часть WMS позволяет централизованно управлять складскими процессами и эффективно использовать инфраструктуру склада.

WMS

СУС включает программу, которая настраивается и разрабатывается под нужды бизнеса, и оборудование для автоматизации.

По структуре программа — это типичная автоматизированная информационная система поддержки бизнес-процессов. Она состоит из трех блоков:

  • интерфейс для просмотра, ввода и корректировки данных;
  • база данных — сервер, где хранится вся информация;
  • бизнес-логика — субпрограммы для обработки запросов с клиентского приложения к базе данных.

К аппаратной части относится оборудование для автоматизированной работы складского комплекса:

  • Серверы;
  • Сканеры и принтеры штрихкодов;
  • Радиопередатчики;
  • Радиотерминал сбора данных;
  • Клиентские устройства: ПК, планшет или смартфон;
  • Чипы RFID, которые приклеивают на товар для отслеживания его перемещения.

WMS упрощает и оптимизирует рутинные операции на всех технологических этапах работы склада.

Приемка

Алгоритм таков:

  1. Товар прибывает на склад.
  2. Кладовщик проверяет соответствие товаров по документам и по факту сканером штрихкодов. В процессе приемки сотрудники проверяют товар по количеству, качеству (целостности упаковки в том числе), наличию маркировки и характеристикам по весу и габаритам.
  3. Товар размещают на складе.

Регистрировать приемку товара можно на ПК или мобильном устройстве. С автоматизацией все проще.

Одна из важных и технически сложных задач, которую решает СУС — идентификация товаров по дате изготовления, сроку годности, наименованию и другим характеристикам.

Приемка с помощью ТСД (терминала сбора данных) позволяет точнее идентифицировать товар и оперативно вносить информацию о нем в систему.

Сотрудник склада создает в программе электронную накладную на приход, указывает информацию о товаре и меняет статус документа. После этого система автоматически формирует задание на размещение согласно параметрам — весу, габаритам, сроку годности продукции.

Посмотрите запись свежего вебинара «Обязательная маркировка молочной продукции: как подготовиться к 1 сентября» с участием экспертов Честного ЗНАКа и EDO.ru

Размещение и хранение продукции

При организации системы хранения товаров необходимо учитывать назначение грузов, складской объем, доступность продукции для поиска, возможность работы с погрузочно-разгрузочной техникой. Есть специальные рекомендации по расположению и укладке товаров, созданию условий хранения.

Оперировать всеми этими данными без программного обеспечения очень сложно.

Вот как все происходит при автоматизации. WMS предполагает адресное хранение товара. Это значит, что складское помещение разбивается на виртуальные ячейки и зоны, где можно разместить или откуда можно забрать товар. У каждой — свои размеры, адрес (штрихкод) и набор характеристик (условия хранения товара и другие).

При размещении программа учитывает степень загруженности складского помещения и тип товаров. Например, чтобы товары с высоким спросом находились ближе к месту отгрузки. То же самое касается тяжелых грузов.

Так как система автоматически распределяет задания между работниками, она делает это, соблюдая равномерную нагрузку на персонал и складское пространство, чтобы избежать столкновений.

Без автоматизации искать ответы на вопросы, куда поместить тот или иной товар, приходится самостоятельно. WMS берет эти задачи на себя. Система сообщает, какие ячейки использовать, исходя из оптимального маршрута передвижения по складу.

В случае игнорирования указания система выдает ошибку. Задача не будет завершенной, пока товар не будет размещен в правильном месте хранения.

Отгрузка товаров

Отгрузка — это подготовка и отправка товаров перевозчику, в пункт выдачи или лично в руки покупателю.

Порядок действий:

  1. Проверка наличия товара на складе.
  2. Обработка заявки покупателя.
  3. Получение листа комплектации.
  4. Отбор товарных позиций с места хранения.
  5. Перемещение в зону комплектации.
  6. Сборка и упаковка в тару.
  7. Формирование и закладка в грузовые места.
  8. Маркировка и пакетирование на поддонах.
  9. Передача в погрузочную зону.
  10. Загрузка транспорта.
  11. Оформление документов.

В терминах системы WMS это будут последовательно выполняемые задания. После того, как поступает заказ, в системе появляется заявка на отгрузку одним из способов:

  • Оператор вручную заполняет договор;
  • Клиент присылает Excel-файл по заданному формату, который выгружается в программу.

На обработку заявки отводится определенное время. Затем программа резервирует товар и создает задание на комплектацию заказа на основании требования-накладной.

Когда сотрудник подтвердил в программе, что заказ собран, появляется следующее задание — на упаковку. И окончательное задание — на погрузку с технической возможностью печати всех необходимых документов.

Таким образом каждая заявка поступает на терминал, из них складывается общая очередь заданий на отгрузку. Сотрудники выполняют их по порядку, который устанавливает диспетчер.

В задании указаны адрес подбора и ячейка хранения. Все адреса отсортированы по заранее заданному порядку с целью сократить время на обход стеллажей.

Приглашаем на вебинар "Интернет-магазин в эпоху маркетплейсов: продвижение, платежи, логистика" с участием CDEK, eLama, Nethouse и Robokassa

Управление персоналом

Количество сотрудников рассчитывают исходя из:

  • количества производственных операций;
  • времени на их выполнение;
  • времени на перерывы и отдых в течение рабочего дня;
  • +20% человеко-часов на случай форс-мажора — больничный, отпуск, отгул.

Основные должности на складе — кладовщики, грузчики, водители механических погрузчиков.

WMS позволяет отказаться от большого количества сотрудников и оптимизировать штат, чтобы снизить расходы на его содержание.

Сюда относится разработка оптимальных маршрутов для перемещения по территории склада, разбиение сложных задач на подзадачи, отслеживание статуса и времени выполнения заданий.

Информационное сопровождение и отчетность

Система управления складом подразумевает электронный документооборот. Вся информация о продуктах, остатках и других показателях хранится в справочнике СУС.

Благодаря автоматизации учета возможно в пару кликов найти актуальные данные и сформировать отчеты, например, о количестве товара в наличии, чтобы избежать затаривания склада ненужными позициями.

Инвентаризация

Цель инвентаризации — пересчитать и оценить товар в наличии. При этом процесс включает много работы с документами, а именно:

  • По итогам проведения нужно заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, затем передать составленные описи и акты в бухгалтерию;
  • На основании этих актов бухгалтер составляет сличительную ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару;
  • На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов с общими итогами;
  • Приказ и решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Статья по теме: Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Наглядно роль WMS в управлении складом можно представить так:

WMS

Перечень стандартных возможностей — в таблице:

Категория Функции

Управление погрузо-разгрузочными работами

  • приемка товаров с помощью автоматического считывания этикеток или радиометок;
  • печать и нанесение на товар штрихкодов;
  • поддержка услуг ответственного хранения;
  • проверка соответствия параметров груза — веса, габаритов, упаковки — по документам и по факту;
  • перегрузка товаров с транспорта поставщика;
  • сквозная перегрузка товаров;
  • автоматизация работы ворот;
  • комплектация на конвейерную ленту

Управление размещением, хранением, внутренним перемещением

  • настраиваемое автоматическое складирование;
  • передача потребностей складирования в модуль задач персонала;
  • массовые перемещения;
  • определение ячеек для хранения;
  • автоматическое формирование заданий для оптимизации складских площадей;
  • управление условиями хранения опасных материалов;
  • проверка складского оборудования;
  • голосовое управление системой;
  • отложенная комплектация отгрузок;
  • образование временных мест хранения;
  • формирование партий по определенным критериям;
  • автоматическая маркировка

Управление ячейками

  • ведение истории атрибутов груза в ячейке;
  • настройка ограничений по размещению грузов в ячейке;
  • объединение нескольких мест в одну логическую ячейку;
  • блокирование и резервирование ячеек

Планирование складских операций

  • настройка параметров планирования грузовых мест;
  • выбор перевозчика;
  • настройка времени начала и окончания операций;
  • отслеживание совместимости запланированных действий с текущими заданиями;
  • планирование инвентаризаций;
  • распределение заданий между работниками

Управление запасами и резервированием

  • контроль веса запасов;
  • составление графиков частичной и полной инвентаризации;
  • консолидация информации о запасах по нескольким складам;
  • динамическое зонирование склада;
  • контроль сроков годности грузов;
  • изменение собственников хранимого имущества;
  • поддержка алгоритмов отпуска LIFO, FPFO, FIFO, FEFO, BBD;
  • контроль пополнения запасов;
  • укладка нескольких грузов на один поддон;
  • резервирование грузов;
  • сигнализирование о задерживающихся и выполненных заданиях

Управление персоналом и заданиями

  • автоматическое формирование последовательности действий персонала для выполнения задания;
  • контроль над выполнением заданий с помощью отслеживания RFID-меток;
  • расчет производительности персонала;
  • планирование заданий по обработке груза;
  • распределение заданий между наименее загруженным персоналом;
  • приоритизация заданий;
  • объединение персонала в группы для выполнения задания

Управление тарой и упаковкой

  • контроль наличия тары, сигнализация о ее низких остатках;
  • планирование мест хранения неиспользуемой тары;
  • учет наружной и внутренней тары при определении мест хранения;
  • планирование утилизации упаковочного материала;
  • возможность выбора учетных единиц товара: вес, штуки, ящики и т.д.

Управление контейнерной площадкой

  • нанесение информации о патентах и лицензиях;
  • планирование последовательности размещения товаров в контейнере;
  • определение ограничений по одновременному хранению, времени транспортировки закладываемых в контейнер товаров;
  • отслеживание пути контейнеров по идентификационным меткам

Администрирование склада

  • интеграция с бухгалтерскими программами;
  • ведение статистики, формирование отчетов;
  • сличение первичных документов и пришедших впоследствии;
  • аналитические инструменты по движению каждой грузовой единицы;
  • визуализация склада посредством видеокамер;
  • выставление счетов

Логистическая оптимизация склада

  • ведение последовательности выполняемых задач в соответствии с приоритетами;
  • автоматическая погрузка и выгрузка с использованием радиометок;
  • создание первичных, сопроводительных документов;
  • организация многоуровневых адресов хранения;
  • работа с несколькими складскими помещениями;
  • установка шаблонов и правил расстановки грузов, в зависимости от их категории;
  • разбивка одного помещения на несколько логистических складов;
  • автоматическое определение пересортицы, недостач, ошибочных отгрузок и тому подобное;
  • интеграция в систему мотивации персонала и контроля качества

Преимущества внедрения WMS

Рассмотрим самые важные.

Экономия времени

Повышается скорость выполнения операций. В частности, обработки и выполнения заказов.

Экономия бюджета

Вы сокращаете:

  • зарплату благодаря автоматизации стандартных операций;.
  • затраты на хранение;.
  • потери из-за просрочки благодаря уведомлениям о товарах с истекающим сроком годности.

В результате — снижение расходов на складские бизнес-процессы в среднем на 25-30%.

Экономия места

СУС позволяет планировать размещение товаров разных габаритов и распределять пространство рационально. За счет этого вы:

  • повышаете производительность и сокращаете стоимость заказов;
  • планируете загруженность помещений;
  • своевременно принимаете решения о расширении или сокращении складских мощностей;
  • обнаруживаете «узкие места» в работе склада.

Минимизация рисков

Автоматизация позволяет избегать:

  • возвратов от контрагентов, так как известны реальные сроки доставки, и легче не допускать ошибок при комплектации заказов;
  • некорректности информации на сайте о наличии какого-либо товара на складе и появления недавно поступившего товара в каталоге с опозданием;
  • краж и порчи товара на складе.
Посмотрите запись вебинара от 21 апреля «Модный бизнес в период неопределенности» при участии опытных селлеров, представителей швейных производств и экспертов соцсети ВКонтакте

Кому подходит WMS

Система управления складом нужна, если у вас:

  • большая номенклатура — от 1 000 артикулов;
  • большая площадь склада — от 1 000 квадратных метров;
  • и первое, и второе.

Например, пользователями WMS могут быть:

  • компании по продаже стройматериалов и товаров для ремонта;
  • мебельные компании;
  • владельцы складов, сдающие площади в аренду и предоставляющие услуги ответственного хранения.

Внедрение СУС начинается с разработки проекта или поиска готового решения. Это зависит от того, какой программный продукт вы выберете — коробочный или адаптивный.

Как выбрать систему учета для склада: виды решений

В зависимости от размера бизнеса и требований к функциональности бывают разные комплектации.

Коробочные WMS

Это программы со стандартным набором функций. Как правило, работают только на одной платформе, например, Windows. Стоимость включает установку и лицензии за дополнительные места, либо определяется по общему числу пользователей системы.

Функционал готов к внедрению, дорабатывать ничего не надо. Достаточно установить программу на главный компьютер согласно инструкции и настроить доступ к ней для внутренней сети.

Примеры:

Для какого бизнеса Название Специализация

Для малого и среднего

Контур Маркет

торговля, услуги

СКИФ

розничная торговля, услуги

Кладовой

розничная торговля, услуги, склады, логистика

Для среднего и крупного

SOLVO

торговля, производство, контейнерные терминалы

ЯРУС WMS

склады, производство, транспортные компании

YOLKA

ритейл, склады, производство, транспортные компании

LEAD WMS

ритейл, склады, производство, транспортные компании

КОРУС Консалтинг

ритейл, производство, склады и другие логистические услуги

Облачные WMS

Облачные, или адаптивные программы можно дорабатывать по желанию бизнеса. Некоторые из них заточены под малый бизнес со сложными бизнес-процессами. Среди них — Большая птица, Store&Cash, Учет Облако (розничная торговля, услуги), Outofbox.ru (интернет-магазины), Lite box (ритейл).

Заказные WMS

Вариант для бизнеса с высоким товарооборотом и номенклатурным разнообразием.

Наиболее дорогостоящие решения — под конкретные запросы бизнеса. Например, с настройкой дополнительного оборудования — конвейера, весов и т.д. При правильной адаптации через какое-то время они окупаются.

«Подводный камень» — абсолютно новые алгоритмы, а значит, они требуют больше времени для тестирования и настройки.

Сложности при внедрении WMS

Система управления складом — это автоматизация и экономия. При этом если вы выбираете не готовое решение «из коробки», а WMS под разработку, есть нюансы.

Составление технического задания

Нет универсальной программы, которая подойдет под каждый бизнес. Поэтому важно до обращения к разработчикам четко определить, какие функции нужны с учетом особенностей логистики.

Тестирование

Без него не обойтись. WMS — сложный продукт, требует «обкатки» на конкретном складе.

Обучение персонала

Требует времени, если хотите правильного понимания сотрудников, что и как делать.

В идеале на протяжении всего внедрения поставщик ПО оказывает техническую поддержку, взаимодействует и получает обратную связь от сотрудников для доработок и устранения ошибок.

Сколько стоит внедрение системы WMS

Стоимость начинается от нескольких десятков тысяч рублей и может достигать нескольких сотен тысяч рублей. Она зависит от:

  • объема функционала;
  • количества рабочих мест, за каждое дополнительное — примерно плюс 50 т. р.;
  • глубины адаптации IT-решения под бизнес-процессы компании;
  • количества интеграций со сторонними приложениями и другим ПО.

Хорошая новость: окупаются такие проекты в среднем за 2 года. Если склад небольшой — до 4-5 лет.

Из-за дороговизны автоматизация доступна в основном среднему и крупному бизнесу. При этом для малого бизнеса она тоже необходима, но ограничения в средствах более жесткие.

Оцените реально свои потребности. Возможно, для бизнес-процессов вашей компании не нужна система WMS, а достаточно автоматизировать складской учет.

В этом случае поможет МойСклад — в сервисе все базовые функции доступны бесплатно. И не только в пробный период — есть бесплатный тариф без ограничений по времени пользования.

МойСклад избавит от рутинных операций и ошибок в учете, а значит, сэкономит ваш бюджет.

  • Интерактивный отчет об остатках по компании в целом и в разрезе складов с учетом резервов и ожиданий.
  • Планирование закупок на основании статистики продаж либо неснижаемого остатка.
  • Оформление приемки вручную, из заказа поставщику или импортом из ЭДО или Excel.
  • Адресное хранение — ускоряет поиск нужного товара.
  • Проверка комплектации с помощью сканера, смартфона или ТСД.
  • Инвентаризация со смартфона или ТСД с автоматическим созданием корректирующих документов — просто подгрузите текущие учетные остатки и внесите фактические.

Учет товаров, рабочее место кассира и CRM в комплекте. Быстрый старт, обучение, поддержка 24/7.

Попробовать МойСклад
Читайте также:
Ксения Килина
Ксения Килина Эксперт МоегоСклада
Поделиться статьей:
Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать новые статьи о торговле и учете
МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке

Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Начать использовать