Товарный учет в магазине розничной торговли

От правильного ведения товарного учета зачастую зависит судьба всего бизнеса. Он позволяет оперативно получать данные о продукции, корректировать ассортимент, находить причины падения продаж и многое другое. Как организовать и вести учет в магазине — в этой статье.

Что такое товарный учет

Товарный учет — это отражение всех операций в торговле: закупок, хранения, реализации, перемещения, возврата и других.

Если не знать, какие товарные группы есть в наличии, нельзя принять правильное решение о закупке или ликвидации продукции.

Для чего нужен товарный учет

• Отслеживать операции с товаром. Вы будете в курсе, когда была закупка, сколько вы заплатили, когда продали и какую выручку получили.
• Систематизировать закупки. Вы знаете, сколько товара осталось на складе. Это поможет покупать только то, что пользуется спросом.
• Перестать «замораживать» деньги. После оптимизации закупок товары перестанут залеживаться на складе, поэтому вы сможете грамотно распоряжаться оборотными средствами: сократить складские затраты и увеличить рентабельность.
• Сократить вероятность обмана со стороны персонала. Мошенничество или воровство сложнее заметить, когда процессы в беспорядке. Товарный учет позволит быстро определять причины недостачи и выявить нечестных работников. Вы сможете контролировать запасы и понимать, какая сумма в конце дня должна быть в кассе.

Учет товарооборота особенно нужен в торговых точках с широким ассортиментом и сезонными товарами. Например, в магазинах одежды и обуви, автозапчастей, стройматериалов, а также в продуктовых.

Полнота информации зависит от того, как ведется учет: можно просто делать записи в тетрадке или Excel таблице, а можно следить за движением товара на каждом этапе. В последнем случае понадобится специальная программа. Например, МойСклад — облачный сервис для управления продажами. Кассовое приложение, товароучетная система, CRM и все необходимые формы документов в комплекте.

Виды учета в магазине

Есть несколько видов товарного учета. Все они взаимосвязаны, но каждый из них применяется для конкретных целей.

Оперативный учет позволяет контролировать работу магазина ежедневно. Он помогает следить за остатками, вовремя делать закупки товара, мониторить денежные средства.

Бухгалтерский учет в магазине — это упорядоченная система сбора информации о работе торговой точки, ее доходах, расходах и документальных операциях. Владелец видит рентабельность бизнеса, подсчитывает прибыль и убытки.

Складской учет позволяет контролировать товарные запасы, материалы и продукцию на складе. Он помогает вовремя обновлять ассортимент, избавляться от неликвидов и закупать только тот товар, на который есть спрос. Складской учет можно вести партионным и сортовым способами, а также применяя их комбинацию. Подробнее — разобрали в статье.

Методы ведения товарного учета

Также различаются методы ведения товарного учета. Есть суммовой и аналитический подходы.

Способы ведения товароучета

Есть три основных способа ведения учета: ручной, в Excel и автоматизированный. У каждого есть свои плюсы и минусы.

Учет вручную ведется в тетради или журнале. Используется суммовой метод. Записываются все денежно-товарные операции: приход, расход и выручка. При получении товаров считается сумма по цене реализации. От нее ежедневно вычитается выручка. Разница — это складской остаток. Его нужно сравнить с фактическим и определить недостачу.

Сегодня этот способ выбирают все меньше предпринимателей, так как он достаточно трудоемок и чреват ошибками. Учет в тетрадке однозначно не подойдет магазинам с большим ассортиментом. Кроме того, не видно аналитику в разрезе товаров — только доходы и расходы.

Учет в Excel упрощает процессы расчета, но вносить данные вручную все равно надо, поэтому риск ошибок сохраняется. Он позволяет записывать наименование товаров, цену и количество. В конце определенного периода видно, что больше продается.

Автоматизированный учет подразумевает использование специальных сервисов. Современные предприниматели сегодня в основном выбирают этот способ. Вы всегда будете видеть фактические остатки на складе, грамотно планировать закупки, следить за движением денег и товаров, а также легко проводить инвентаризации и контролировать сотрудников.

Например, часто в магазинах игрушек предприниматели завозят максимальный ассортимент, ориентируясь свой опыт и предпочтения. Но исходить надо из запросов покупателей и востребованности той или иной категории. Товароучетные программы помогают оперативно выявлять наиболее прибыльные для магазина группы товаров.

Операции товарного учета: пошаговый план

В товарном учете контролируются все действия, которые происходят во время товарооборота: поступление, перемещение, выбытие, остаток. Для целей бухгалтерского учета в магазине каждое действие подтверждается документами: приходными и расходными ордерами, накладными, актами, ведомостями, чеками.

Учет поступления товаров

Учет поступления товаров сопровождается накладными, в которых указаны данные о поставщике, закупочной цене, НДС, ТМЦ. Обычно розница ведет учет по отпускным ценам. Поступивший товар приходуется, после чего на него делается наценка. Вся информация заносится в тетрадку или базу данных.

Здесь важно правильно рассчитать наценку, чтобы не торговать в убыток. Она зависит от себестоимости. При этом многие делают ошибку и путают себестоимость с закупочной стоимостью. Эти понятия надо различать. Так, закупочная цена является фактической стоимостью товара. В то же время себестоимость состоит из закупочной цены плюс все затраты на покупку и работу торговой точки.

Перемещение товара или учет на складе

После приемки начинается складкой учет. Фиксируются данные о находящемся на складе товаре, его количество и сумме.

Учет выбытия или продажи и возвраты

Выбытие товара — это его продажа, порча, кража, списание, например, просрочки или возврат поставщику, если есть претензии к качеству. Реализация сопровождается кассовым или товарным чеком. Выручку учитывает кассир — в конце смены он вносит сумму в приходно-кассовый ордер. По этим данным ежедневно формируются бухгалтерские проводки, которые отражают объем выручки.

Учет остатков

После каждой смены подсчитываются остатки. Чтобы знать их точное количество, надо периодически проводить инвентаризацию. Если учет ведется вручную, сравнивать фактическое количество товаров с данными в документах лучше ежедневно, чтобы избежать ошибок.

Учет остатков позволяет выявить недостачу или излишек. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица. Списание недостачи оформляется специальными актами.

Методы учета товарных запасов

Розничные магазины обычно ведут учет товарно-материальных запасов путем фактического пересчета и за счет записи сведений о производимых операциях в учетных регистрах. Есть три традиционных метода:

1. Инвентаризация — это полный пересчет всех имеющихся на складе и в магазине товаров. Наиболее точный, но и достаточно трудоемкий способ. Подробнее разобрали в статье.
2. Оперативный учет не предполагает полного пересчета ТМЦ. Проверяется только количество упаковок, рулонов, ящиков и т.д.
3. Балансовый способ основан на анализе и учете документов о приеме, перемещении и реализации. Он наименее точный, его результаты надо иногда проверять инвентаризацией.

Первичные документы для учета в магазине

Каждое движение товарно-материальных ценностей сопровождается первичной бухгалтерской документацией.

Последствия неправильного товароучета

Неверное ведение товарного учета приведет к сбою в поставках, кассовым разрывам, неправильным управленческим решениям и в итоге к потере денег и времени. Ведь станет непонятно, сколько продукции и на каком складе находится, что лежит на витринах, а какие позиции уже заканчиваются.

А за нарушение норм бухгалтерского учета предпринимателя оштрафуют:

• организацию — по статье 120 НК,
• должностных лиц — по статье 15.11 КоАП.

Налоговая признает грубым нарушением правил учета доходов и расходов случаи, когда:

• у организации отсутствуют первичные документы, счета-фактуры, регистры бухучета,
• компания несвоевременно или неправильно отражала в бухучете активы и хозяйственные операции два раза и более в течение календарного года.