Как зарегистрироваться и работать в системе маркировки Честный знак: пошаговая инструкция для ИП и ООО

В России действует обязательная маркировка для производителей, импортеров и продавцов ряда товаров. Без цифровых кодов запрещено продавать обувь, одежду, воду, молочную продукцию, пиво, табак и многое другое. Всем, кто работает с маркированными товарами, нужно зарегистрироваться в Честном знаке. Разберем, как это сделать.

Продажа маркированных товаров — сложный процесс. Забить каждый шаг в систему Честный знак, а еще отразить это в товарном учете.

Удобнее вести работу в одном месте. Сообщить о выводе кодов из оборота, обменяться документами с поставщиками через ЭДО, получить данные об остатках и прибыли. Все это умеет МойСклад — учет любых товаров, рабочее место кассира и CRM в комплекте. Быстрый старт, поддержка 24/7.

Какие товары надо маркировать в Честном знаке

Обязательная маркировка распространяется на следующие товарные категории:

• Табачная, никотиносодержащая и альтернативная продукция, электронные сигареты
• Одежда
• Обувь
• Текстиль для дома
• Парфюмерия
• Фотооборудование
• Шины и покрышки
• Молочная продукция
• Упакованная питьевая вода в бутылках
• Пиво и слабоалкогольные напитки
• Биологически активные добавки
• Медицинские изделия
• Антисептики
• Безалкогольные напитки
• Велосипеды
• Красная и черная икра
• Корма для животных
• Консервы
• Растительные масла
• Детские игрушки
• Кресла-коляски
• Безалкогольное пиво
• Детские игрушки
• Бакалея
• Сладости и кондитерские изделия
• Моторные масла
• Косметика и бытовая химия
• Стройматериалы

Регистрироваться в Честном знаке должны не только производители, но и импортеры, дистрибьюторы, оптовики и розничные магазины.

Схема работы системы маркировки

Цифровые коды позволяют отслеживать движение товара. Схема выглядит так:

Штрихкод Data Matrix считывается 2D-сканером. Его размещают на каждом товаре по отдельности либо на общей транспортной упаковке. В коде зашифрована информация о товаре.

Когда штрихкод сканируют, система узнает, что товар отгрузили, продали или списали и вывели из оборота.

Торговать товарами с цифровыми кодами без регистрации в Честном знаке не получится. Общие принципы работы с маркировкой закреплены в распоряжении Правительства РФ № 791-р. Скачайте и изучите их.

Как зарегистрироваться в Честном знаке в 2025 году: пошаговая инструкция для ИП и ООО

Схема регистрации в Честном знаке для ИП и юрлиц одинаковая. Рассмотрим все этапы.

Шаг 1: оформить усиленную квалифицированную электронную подпись

Это обязательно и для юридических лиц, и для индивидуальных предпринимателей. Получить УКЭП можно через любой аккредитованный удостоверяющий центр.

Перечень документов для юрлиц и ИП отличается, но и в том, и в другом случае подпись оформляют на руководителя организации.

Шаг 2: установить программное обеспечение

Для работы с маркировкой понадобится криптографический плагин. Требования к такому ПО и инструкция по его настройке есть на сайте Честного знака.

Шаг 3: проверить совместимость оборудования

Перед началом работы система сама проверит, все ли установлено и настроено. Если проблем нет, то на экране появится кнопка «Продолжить». Нажмите ее.

После проверки элементы, не прошедшие тест, будут отмечены красным цветом. Их надо установить — для каждого элемента будет активная ссылка.

Шаг 4: подача заявки на регистрацию

Для этого нужно выбрать свой сертификат УКЭП из списка.

Заявке будет присвоен номер. На электронную почту придет письмо с подтверждением получения заявки на регистрацию, в течение 24 часов — письмо с результатом и ссылкой на ЛК.

Шаг 5: заполнить профиль пользователя

Для продолжения регистрации необходимо войти в ЛК с помощью УКЭП.

После чего ответить на четыре вопроса:

1. роль
2. используемые операторы ЭДО
3. товарная группа
4. подтвердить, является ли организация членом GS1 RUS.

Шаг 6: редактирование профиля

При первом входе будет предложено пошаговое редактирование профиля и внесение недостающих сведений:

• Данные участника
• Реквизиты
• Операторы ЭДО

После заполнения обязательных данных на каждом шаге редактирования, нажмите кнопку Отправить заявку — данные уйдут на проверку Оператору. По результатам проверки на указанный при регистрации адрес электронной почты придет письмо со ссылкой на ЛК.

Если вы работаете с товаром, который участвует в эксперименте, то для входа в ЛК не нужно получать ответа от Оператора — зайти в ЛК можно после заполнения данных.

Шаг 7: подписание документов

Для продолжения регистрации авторизируйтесь в ЛК с использованием УКЭП. Далее подпишите пакет документов для активации функций ЛК. После ознакомления с каждым документом подтвердите его подписание с помощью сертификата УКЭП.

Список документов для подписи:

• договор о подключении к Государственной информационной системе мониторинга в целях регистрации в информационной системе мониторинга;
• договор на оказание услуг по предоставлению кодов маркировки;
• договор, содержащий условия предоставления устройств регистрации эмиссии и их регламентного обслуживания.

После подписания договоров, необходимо пройти повторную авторизацию для активации всех функций в ЛК.

Шаг 8: пополнить баланс лицевого счета

Перед заказом кодов маркировки, надо пополнить лицевой счет. Рассчитывайте сумму пополнения, исходя из стоимости 50 копеек без учета НДС за один код. Деньги спишутся после получения.

Как физлицам работать в Честном знаке

После регистрации ИП или компании в Чесном знаке руководитель может передать свои полномочия по работе с маркировкой сотрудникам.

Для этого нужна МЧД (машиночитаемая доверенность) — это аналог бумажной доверенности, который дает право сотруднику подписывать от имени организации электронные документы. Задача МЧД — подтвердить полномочия физического лица, которое составляет и отправляет официальные документы от имени компании по электронному документообороту (ЭДО).

Получить МЧД можно на сайте ФНС — это бесплатно. Или через специальные сервисы операторов ЭДО по созданию и управлению доверенностями — платно.

Как добавить пользователя в систему маркировки

Есть два пути:

• самостоятельно — если доверенность содержит коды полномочий, соответствующие какой-либо роли пользователя в системе маркировки;
• через службу технической поддержки — если доверенность не содержит коды полномочий, либо содержит коды полномочий, не соответствующие какой-либо роли пользователя в системе маркировки.

Самостоятельное добавление пользователя

Чтобы добавить МЧД в разделе Пользователи → Доступ по доверенности нажать кнопку Добавить пользователя.

Затем загрузить доверенность, а в поле ID доверенности ввести идентификатор в формате UUID.

После запустится процесс поиска доверенности в ФНС и проверка возможности добавить эту доверенность в систему маркировки.

Если система маркировки не определит роль пользователя по кодам полномочий из доверенности, то выберите ее вручную:

Затем пользователь будет добавлен в систему маркировки и отобразится в разделе Пользователи → Доступ по доверенности.

Добавление сотрудника через техподдержку

Направьте запрос на электронную почту support@crpt.ru и укажите:

• ID МЧД — идентификатор доверенности в ФНС;
• ИНН организации или ИП;
• ИНН физического лица;
• Роль пользователя. Подробнее — в памятке;
• Электронная почта пользователя, по которому будет добавлена доверенность.

После этого сотрудник, на которого оформлена МЧД, сможет работать в системе маркировки от имени компании в соответствии со своими полномочиями, используя электронную подпись физического лица.

Как заказывать коды маркировки в Честном знаке

На каждый товар выдается уникальный код.

В Товарной группе заполните поля ввода данных, красным отмечены обязательные для заполнения.

От выбора способа выпуска товара в оборот будет зависеть способ ввода товара в оборот и дальнейшая подача сведений о товаре в ГИС МТ. В заказ можно включить несколько товаров.

Созданный заказ подписывается УКЭП. После модерации код доступен для получения.

Заказывать коды маркировки могут все, кто участвует в движении товаров к покупателю. Чаще всего первым наносит код производитель, который изготавливает продукцию и вводит ее в оборот. Если товар сделали за рубежом, а затем привезли в Россию, код для него заказывает импортер.

Опт и розница обычно приобретают уже маркированную продукцию и реализуют ее. Но есть ситуации, когда и они должны заказать цифровые коды. Например, когда нанесенные на товар коды повреждены и сканер не может их распознать.

Печать кодов маркировки

Заказать, получить и сразу напечатать на этикетках цифровые коды можно в системе учета МойСклад. Код Data Matrix проставляется на стикеры автоматически. Используйте базовый шаблон или настройте свой. Работайте онлайн где угодно — программа доступна в любое время и с любого устройства.

Подробнее о том, как это сделать, смотрите в нашей видеоинструкции.

Как работать в личном кабинете Честного знака

Вводят товар в оборот производитель или импортер, у остальных участников процесса работа с маркировкой не заканчивается. Продавец должен принять товар, при продаже вывести его из оборота, при возврате от покупателя вновь ввести в оборот и при необходимости перемаркировать.

Приемка товара

Документ о передаче маркированного товара формируется в следующих случаях:

• передача товара в рамках сделок, предусматривающих переход права собственности на данные товары;
• передача товара в рамках договоров комиссии и/или агентских договоров.

Поставщик передает участнику оборота УПД — накладную с кодами маркировки для всех товаров. Обязательно — через систему электронного документооборота. Покупатель подписывает документ и становится владельцем товара.

Вывод товара из оборота

Причины вывода товара из оборота: продажа, утеря, кража и т.д. Для вывода используются онлайн-кассы — они автоматически передают данные в Честный знак.

Если товар утерян или уничтожен, то владелец кода маркировки их списывает и указывает в Честном знаке одну из причин:

• испорчен код маркировки;
• утерян код маркировки;
• уничтожен или не востребован ранее заказанный код маркировки.

Возврат товара в оборот

Если покупатель вернул товар, а маркировка не повреждена, то это надо отразить в Честном знаке:

• применить ККТ;
• сформировать документ на возврат товара в ЛК ГИС МТ.

Если код поврежден, товар перемаркируют.

Перемаркировка товара

Причины перемаркировки:

• испорчен или утерян код маркировки;
• выявлены ошибки описания товара;
• возврат в случае дистанционной продажи;
• возврат от розничного покупателя;
• возврат от юридического лица либо ИП;
• решение о реализации товаров, приобретенных в целях, не связанных с их реализацией;
• возврат ранее экспортированного в ЕАЭС.

Причину надо подтвердить актом списания испорченного или утерянного кода.

Штрафы и ответственность за нарушения требований маркировки

За производство, ввод в оборот и продажу товаров без кодов маркировки предусмотрены штрафы, а за торговлю немаркированными товарами в особо крупных объемах и подделку кодов — лишение свободы до 6 лет.

Сумма штрафа за нарушение правил маркировки зависит от размера партии и категории нарушителя:

Вопросы и ответы