Чтобы продажи росли, важно не просто находить клиентов, но и грамотно выстраивать с ними отношения. При этом можно не использовать сложные CRM-системы, а просто вести клиентскую базу в Excel. Таблица помогает разложить информацию, отслеживать этапы сделок и анализировать результаты.
Что такое база клиентов CRM и кому она нужна
CRM — это, если говорить просто, список всех ваших покупателей и потенциальных клиентов с историей взаимодействий: сделки, звонки, сообщения, встречи и договоренности. По сути, это центр управления продажами, который помогает бизнесу понимать, кто покупает, что именно и почему возвращается.
Самый доступный инструмент, который позволяет вести базу клиентов — Excel-таблица. В ней удобно добавлять поля с нужными параметрами, использовать фильтры и функции сортировки.
Кому полезно вести CRM в Excel
- Розничным магазинам — чтобы видеть постоянных покупателей и предлагать им персональные акции.
- Оптовым компаниям — для контроля сделок, договоров и сроков оплат.
- Небольшому бизнесу — чтобы не терять контакты, видеть эффективность рекламы и возвращать клиентов повторно.
- Маркетологам — для сегментации аудитории и настройки точечных рассылок.
Но надо понимать, что по мере роста бизнеса таблицы становятся неудобными:
- сложно контролировать обновления, статусы и задачи нескольких менеджеров,
- невозможно автоматизировать отчеты и напоминания,
- данные могут потеряться при совместной работе.
В этом случае стоит переходить на полноценную CRM-систему, например, МойСклад, где клиентская база обновляется автоматически при каждой продаже, а аналитика и отчеты доступны в пару кликов.
Все данные о покупателе в его карточке — контакты, бонусная карта, пользовательские поля, комментарии, история. Статистика накапливается автоматически, пока вы продаете: сумма и количество продаж, возвраты, средний чек, сумма скидок, прибыль, дата первой и последней покупки.
Структура клиентской базы в Excel
Шаблон состоит из трех листов:
- Товары или услуги: там вы можете вписать чем вы торгуете или какие услуги оказываете,
- Клиенты: сам список покупателей с информацией о них,
- Каналы продвижения: тут можно указать, откуда тот или иной клиент о вас узнал.
Как создать клиентскую базу в Excel: пошаговая инструкция
Разберем каждый лист шаблона подробнее.
Шаг 1: Сделайте копию документа
Откройте таблицу и скопируйте на ваш диск. Так вы сможете сразу менять ее вносить свои данные.
Сделайте копию шаблона шаблона и работайте с ней на вашем Google Диске. Запрашивать доступ не нужно.
Шаг 2: Заполните информацию о товарах или услугах
Перейдите на лист Мои товары / услуги и впишите информацию о том, чем вы торгуете или какие услуги оказываете.
Шаг 3: Укажите каналы продвижения
Перейдите на вкладку Каналы привлечения и укажите там, как вы продвигаете свой бизнес. Это могут быть, например, контекстная реклама, соцсети или продажи через сайт.
Там же впишите статус клиента. По умолчанию указаны Активный или Не активный. Вы можете добавить нужный статус.
Шаг 4: Заполните информацию о клиентах
На листе Клиенты нужно заполнить информацию о ваших покупателях:
- имя или название компании,
- телефон и е-mail,
- что покупали или заказывали,
- комментарий,
- дату первого заказа, позволяет понять, насколько долго вы уже работаете с клиентом,
- дату последнего заказа. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал — написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.
По желанию количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять.
Как вести базу клиентов (CRM) в Excel
Шаблон прост в использовании, но есть ряд рекомендаций по ведению базы клиентов.
Совет 1: Реальные клиенты
Вносите в таблицу только тех, кто уже сделал заказ. Тех, кто просто интересовался и спрашивал о наличии тех или иных товаров, в таблицу не вносим.
Совет 2: Напоминание о себе
Раз, например, в полгода отслеживайте клиентов, которые давно ничего не покупали. Напишите или позвоните им, чтобы напомнить о себе.
Совет 3: Акции и бонусы
Если вы видите спад, сделайте клиентам специальное предложение. Например, скидку на популярные позиции постоянным покупателям.
Что выбрать: ведение клиентов в таблице Excel или полноценную CRM-систему
Собрали плюсы и минусы работы в Excel или CRM в таблице.
| Критерий | Excel | Полноценная CRM-система |
| Стоимость | Бесплатно — подходит на старте | Платная подписка, но окупается за счет автоматизации |
| Удобство работы | Просто, если работать одному | Удобна при совместной работе команды, с разграничением прав |
| Автоматизация | Нет автоматического обновления данных, все вручную | Данные обновляются автоматически при продажах, оплатах и коммуникациях |
| Аналитика и отчеты | Только базовые формулы и фильтры | Готовые отчеты, аналитика по продажам, эффективности менеджеров, воронке |
| Безопасность данных | Высокий риск потери или повреждения файла | Защита данных, резервные копии, разграничение доступа |
| Интеграции | Нет подключений к сайтам, кассам и почте | Интеграции с кассой, магазином, маркетплейсами, рассылками |
| Скорость работы | Замедляется при большом количестве записей | Быстрая работа даже с тысячами клиентов |
| Уведомления и задачи | Только вручную | Автоматические напоминания, постановка задач, уведомления |
| Масштабируемость | Подходит для малого объема данных | Растет вместе с бизнесом, поддерживает несколько точек и сотрудников |
| Когда выбрать | Если клиентов до 100 и важен минимальный бюджет | Если клиентов много, работает команда и нужна аналитика |
Клиентская база в Excel — отличное решение на старте, когда нужно просто зафиксировать контакты и сделки. Но как только появляются регулярные продажи, несколько менеджеров и отчетность — выгоднее перейти на полноценную CRM.
Отлично подойдет сервис МойСклад — в нем удобно работать с клиентской базой, заказами и с программами лояльности, создавать рассылки, смотреть аналитику по работе с покупателями и оптимизировать рабочие процессы.
- Все данные о клиенте на одном экране: история взаимоотношений, задолженность и продажи.
- Отправляйте рассылки отдельным группам клиентов или по всей базе.
- Общайтесь с клиентами по email или через мессенджеры (WhatsApp, Telegram).
- Отслеживайте конверсию выполнения заказов с помощью воронки продаж.
- Контролируйте задачи сотрудников: уведомления об изменениях и напоминания о запланированных и просроченных задачах.
- Настраивайте права доступа как хотите.
- Интеграция с интернет-магазином, маркетплейсами, соцсетями, Авито, сервисами доставки, телефонией, банками, 1С.
Попробуйте прямо сейчас — 14 дней бесплатно.
Вопросы и ответы
Разберем частые вопросы о том, как создать клиентскую базу в Excel.
Конечно, вы можете адаптировать таблицу под свои требования. Копируйте наш шаблон себе на Гугл Диск и делайте с ним, что хотите.
Да. Наш шаблон — это онлайн-версия Excel, где можно работать вместе и видеть изменения в реальном времени.
Выделите нужный столбец — например, Дата заказа — и выберите на панели инструментов пункт «Сортировка по возрастанию» или «по убыванию». Так можно быстро понять, кто давно не делал заказ и кому стоит напомнить о себе.