Отчет о прибылях и убытках (ОПИУ): шаблон с таблицей Excel

Отчет о прибыли и убытках, сокращенно ОПИУ или PnL, P&L (Profit and Loss) — один из основных отчетов управленческого учета для бизнеса. Он дает понимание, сколько денег вы зарабатываете и тратите в каждом месяце и на основе этого помогает принимать оптимальные решения. На этой странице вы можете скачать таблицу отчета о прибыли и убытках.

Эксперт статьи

Тимур Амерханов

Ведущий эксперт по финансовому учету в сервисе МойСклад

Что такое управленческий отчет о прибыли и убытках

Отчет о прибыли и убытках — это инструмент, который показывает, способна ли компания зарабатывать чистую прибыль. В нем учитываются все доходы и расходы бизнеса.

В отличие от ДДС, где все движения фиксируются по факту — кассовым методом, в ОПиУ они привязаны к выполнению обязательств. Это метод начисления.

Так, доходы относятся к периоду, когда компания фактически выполнила работы/отгрузила товары, и обе стороны подписали акты, а не когда деньги от клиента поступили на счет. Соответственно, расходы признаются в месяц, когда ваш контрагент выполнил работу/оказал услугу, и это подтверждено документально, а не когда вы ему за это заплатили.

Отчет о финансовых результатах: отличие от ОПиУ

Не путайте управленческий отчет о прибыли и убытках с этим документом.

Отчет о финансовых результатах по форме 2 ОКУД 0710002 ежегодно до 31 марта подается в налоговую инспекцию в составе бухотчетности. Документ может быть интересен инвесторам и банкам. Для резидентов Сколково и малого бизнеса действует упрощенная форма.

Отчет о прибыли и убытках не относится к бухгалтерской отчетности. Он нужен для понимания, насколько ваш бизнес эффективен.

ОПиУ будет полезен любому бизнесу, в том числе рознице, интернет-магазинам, производству, услугам, опту.

Пример составления ОПиУ в таблице Excel: пошаговая инструкция

ОПиУ включает следующие показатели:

• выручка;
• себестоимость;
• валовая прибыль;
• операционные расходы;
• операционная прибыль;
• налоги;
• чистая прибыль.

Рассмотрим по шагам, как пользоваться отчетом о прибыли и убытках в формате Excel.

Шаг 1: Сделайте копию документа

Откройте таблицу и скопируйте ее на ваш диск. Так вы сможете сразу менять ее на свое усмотрение и вносить данные.

Шаблон включает следующие вкладки:

1. Титульный лист.

   

2. Сводная — здесь находится общая таблица с итоговыми фактическими данными по периодам, которые вы будете заносить на вкладках с названиями месяцев. В таблице отображаются данные только по заполненным периодам.

   Дальше все рассмотрим на нашем примере, чтобы показать принцип работы с шаблоном. Вы можете писать свои цифры по доходам и расходам.

   

3. Диаграммы — здесь наглядно показано, из чего состоит выручка и из каких затрат складывается себестоимость. Данные также отображаются только по заполненным периодам.

   

4. Январь, февраль … декабрь — здесь вы заполняете все доходы и расходы по каждому месяцу.

   Сначала — выручку с детализацией по каналам продаж:

   

   После заполнения в шаблоне автоматически рассчитываются валовая прибыль и валовая рентабельность.

   После раздела с выручкой идут статьи расходов:

   

   После их заполнения вы увидите значение операционной рентабельности и чистой прибыли:

   

   Обратите внимание, по каждому месяцу есть отдельные столбцы “План” и «Факт».

   План — это прогнозное значение, которое лучше прописать в начале периода, чтобы затем сравнить с фактом. Есть специальные столбцы, чтобы оценить отклонение плана от факта в процентах и численном выражении.

   

Шаг 2: Определите источники данных о доходах и расходах

Факт — это цифры, подтвержденные бухгалтерией. Их берем из первичных документов, к ним относятся договоры, акты выполненных работ / оказанных услуг, накладные, счета-фактуры, счета, БСО, кассовые и товарные чеки.

Все эти данные у вас есть в кассовом приложении или в 1С — в зависимости от того, чем вы пользуетесь.

Шаг 3: Настройте отчет под свои задачи

По умолчанию в шаблоне присутствуют базовые статьи доходов и расходов. Они подойдут тем, кто только начинает продажи. Однако вы можете детализировать их, исходя из ваших задач.

В документе можно:

1. Добавлять дополнительные строки.

   Тот же принцип, как в обычном документе Excel. В шаблоне настроены все необходимые формулы, поэтому добавленные ячейки будут учтены в расчетах автоматически. Главное — не удалять строки с итоговыми показателями: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность, расходы.

   Допустим, вы хотите мониторить затраты на несколько ПО. Или добавить статью в раздел «Себестоимость» — в нашем примере это ремонт:

   

2. Убрать детализацию, если она не нужна.

   Если у вас нет менеджера по продажам, то эта статья расходов отсутствует. Просто удалите строки или поставьте нули:

   

3. Редактировать название ячеек

   Статьи расходов и доходов у вас могут быть свои.

   Далее на конкретном примере покажем принцип, как все работает.

Шаг 4: Укажите выручку по направлениям

Выручку можно указать в разрезе:

• направлений: мужская одежда, женская одежда;
• торговых точек: ресторан 1, ресторан 2;
• каналов продаж: офлайн, Ozon, Wildberries, интернет-магазин.

Такое деление помогает понять, какое направление / точка / канал приносит больше денег. В столбце план вы прогнозируете, сколько хотите заработать с каждого источника. Можно детализировать вплоть до отдельных маркетплейсов.

Для точности итогового результата целесообразно указывать заодно и сумму возвратов, если формат бизнеса предполагает, что клиент может вернуть товар. Это значит, что в разделе «Выручка» можно добавить строку «Возвраты» с отрицательным значением.

Можно считать возвраты по каждому направлению отдельно и делать выводы.

Шаг 5: Определите статьи расходов и заполните их

Отдельно учитываем себестоимость и операционные расходы, которые в свою очередь включают административные и коммерческие.

Себестоимость

К себестоимости относится все, что напрямую связано с выполнением обязательств.

Если есть сомнения по поводу конкретных статей затрат, ответьте на вопрос: при нулевых продажах продолжили бы вы нести эти затраты или нет? Если да — относим к операционке, нет — это часть себестоимости. Например, закупочная стоимость товара, транспортировка, упаковка, хранение, списание, затраты на маркировку.

Операционные расходы

Операционные расходы необходимы для того, чтобы бизнес существовал. Административные и коммерческие лучше выделять отдельно, так как у них разное назначение. Без первых не обойтись физически — они нужны для обслуживания организации и управления.

Вторые связаны с маркетингом и продажами. К ним относятся:

В шаблоне указаны базовые типы расходов и при необходимости их можно также детализировать. Например, рекламный бюджет разбить по площадкам.

Прочие расходы

Это все, что не связано с основной деятельностью, а именно:

• Амортизация, или инвестиционные расходы — затраты на покупку основных средств (станки, оборудование, склад, мебель), сумма которой делится на количество месяцев и вносится в ОПиУ каждый месяц;
• Проценты по кредитам и займам — по той же логике, что и основные средства;
• Налоги — учитываются отдельно, так как важны для бухгалтерского, а не для управленческого учета.
• Можно сюда отнести и пересчет курса валют, если это важно для бизнеса.

Шаг 6: Проанализируйте итоговые показатели

Когда вы заполнили данные по доходам и расходам за месяц, вы увидите значения следующих показателей:

• Валовая прибыль = Выручка − Себестоимость

Положительная валовая прибыль — показатель общей эффективности: вы зарабатываете на продажах больше, чем тратите.

Если прибыль отрицательная — варианта два: либо бизнес нерентабельный и его стоит закрыть, либо бизнес-модель требует доработки. Как правило, нужно поработать с себестоимостью, попытаться снизить затраты на какой-либо из пунктов.

• Валовая рентабельность — отношение валовой прибыли к выручке (%)

Как и валовая прибыль, этот показатель используется для оценки общей эффективности. Рентабельность пригодится для отслеживания в динамике по месяцам: сравнивать проценты гораздо удобнее, чем большие числа.

• Операционная рентабельность = (валовая прибыль — операционные расходы) / выручка * 100%

Метрика отражает, насколько эффективен бизнес, покрывает ли валовая прибыль расходы, связанные с основной деятельностью.

• Чистая прибыль = Операционная прибыль − Прочие затраты

Это все, что остается за вычетом из валовой выручки операционных и прочих затрат. Дивиденды выплачиваются из чистой прибыли при ее наличии.

Шаг 7: Подведите итоги

Сводные результаты по фактическим показателям за все периоды появятся на вкладке «Сводная», а визуализация по выручке и себестоимости — на вкладке «Диаграммы». Пример, как это выглядит за три месяца:

По диаграммам видим процентное соотношение по направлениям в выручке:

В примере у нас получилась прибыль за первые два месяца. Однако в некоторых случаях может получиться и убыток, как в марте. Благодаря детализации расходов легко найти причину, почему так случилось.

Снижения выручки не было, значит, дело в расходах. Обращаем внимание, что закупочная цена выросла в два раза:

В этом случае логично либо договариваться о скидке с текущим поставщиком, либо искать нового, который предложит более выгодные условия.

Главная ценность ОПиУ в том, что он помогает найти слабое звено и понять, куда утекают деньги. Если анализировать показатели в динамике, вы поймете, что в итоге получается — прибыль или убыток.

Зачем нужен ОПиУ и чем он полезен бизнесу

Управленческий учет в целом нужен для удобства при управлении бизнесом. По его данным можно оценить финансовое состояние компании на определенную дату и сравнить с тем же периодом за прошлый год. Вы получите ответы на следующие вопросы:

• Какой доход приносит бизнес?
• Не слишком ли много затрат?
• Какие из них необходимо сократить?
• В чем причины кассовых разрывов и как их избежать в будущем?

Отчет о прибыли и убытках позволяет:

• Узнать, сколько компания зарабатывает на самом деле;
• Контролировать расходы, понимать, какие из них преобладают и почему, а также что с этим делать.
• Рассчитывать чистую прибыль ― этими деньгами собственник может распоряжаться по своему усмотрению: выплата дивидендов или развитие бизнеса.
• Оценивать рентабельность по направлениям и для компании в целом.

Частые ошибки при составлении ОПиУ

Рассмотрим, чего не стоит допускать, чтобы ОПиУ был корректным.

Учитывать поступление денег вместо выручки

Самая распространенная ошибка — ориентироваться на движение денег, а не на момент возникновения доходов и расходов. Например, если клиент перечислил аванс в июне, а товар отгрузили в июле, то в ОПиУ выручку нужно отразить в июле. Иначе отчет покажет прибыль, которой бизнес еще не заработал.

Смешивать личные и бизнес-расходы

В небольших компаниях собственники иногда оплачивают личные покупки с расчетного счета организации или, наоборот, используют личные средства для оплаты расходов бизнеса. Если не разделять такие операции, ОПиУ перестанет отражать реальную прибыль компании, а анализ расходов станет менее точным.

Учитывать показатели с НДС

При сравнении доходов и расходов важно использовать единый подход. Если компания является плательщиком НДС, управленческий отчет обычно формируют без учета налога. Если часть показателей учитывать с НДС, а часть — без него, значение прибыли будет некорректным.

Не отражать начисленные, но еще не оплаченные расходы

ОПиУ строится по методу начисления. Если компания получила услуги или товары в текущем месяце, расходы нужно признать в этом же периоде, даже если оплата поставщику пройдет позже. Иначе прибыль выше реальной.

Менять структуру отчета каждый месяц

Чтобы сравнивать результаты разных периодов, структура статей должна оставаться одинаковой. Если в одном месяце расходы на рекламу отразить отдельно, а в следующем объединить с прочими коммерческими расходами, оценить динамику будет сложно. Единая структура помогает видеть реальные изменения в доходах, расходах и прибыли.

Не учитывать все расходы

Иногда в ОПиУ попадают только крупные затраты, а регулярные расходы — банковское обслуживание, комиссии маркетплейсов, эквайринг, подписки на сервисы, аренда оборудования — остаются за рамками отчета. В результате прибыль выглядит выше, чем есть на самом деле.

Анализировать только итоговую прибыль

Чистая прибыль — важный показатель, но она не помогает понять причины изменений. Для полноценного анализа стоит отслеживать и промежуточные показатели: выручку, себестоимость, валовую прибыль, операционные расходы и операционную прибыль. Тогда легче определить, на каком этапе падает эффективность бизнеса.

Отчеты для ведения управленческого учета

Помимо ОПиУ, базовыми отчетами управленческого учета считают отчет о движении денежных средств и управленческий баланс.

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Он позволяет отслеживать фактическое движение денег на счетах и в кассе. В отчете ДДС отражаются все поступления и списания с указанием даты. Благодаря нему собственник всегда знает, сколько денег и на каких счетах они лежат.

Управленческий баланс

Отражает все, чем владеет компания на конкретный месяц и на какие средства это было куплено ― собственные или заемные. Баланс состоит из активов и пассивов. Активы ― оборудование и сырье, а также деньги и долги клиентов.

Пассивы ― обязательства бизнеса перед третьими лицами и уставный капитал.

Отличия ОПиУ от ДДС и управленческого баланса

Эти отчеты дополняют друг друга. ОПиУ показывает, насколько прибылен бизнес, ДДС помогает контролировать денежные потоки и предотвращать кассовые разрывы, а управленческий баланс отражает финансовое состояние компании на конкретную дату. Вместе они дают полную картину работы бизнеса.

Ответы на вопросы

Что важно знать при составлении отчета.

Автоматизация управленческого учета в МоемСкладе

Автоматизация экономит время: ни руководителю, ни его помощникам не нужно самостоятельно вносить и сверять данные.

Если вы только начинаете развивать бизнес, можно ограничиться работой в Excel. Как только вы начинаете расти, понадобится специальная программа. Это могут быть:

• конфигурация на базе 1С;
• автоматизированная система управления предприятием;
• облачный сервис для формирования отчетов.

У МоегоСклада есть готовое решение для внедрения и автоматизации управленческого учета. Программа объединяет разные задачи, чтобы вы могли одновременно:

• следить за оплатой товаров и оформлением возвратов;
• обрабатывать десятки заказов за счет автоматизации рутинных действий;
• печатать документы по готовым или созданным вами шаблонам;
• контролировать работу всех филиалов и подразделений в одной системе.

Сервис адаптирован сразу для трех видов учета:

• оперативного, чтобы следить за поступлением и перемещением товаров;
• бухгалтерского, чтобы оценить эффективность расходов;
• статистического, чтобы видеть воронку продаж по заказам покупателей и контрагентов.

Программа подходит для того, чтобы анализировать данные по счетам: следить за остатками и оборотами. Можно подключить терминал сбора данных и выгружать сведения в 1С: Бухгалтерию для подготовки отчетности, работать с ЭДО и использовать интеграции с банками, чтобы загружать выписки и отправлять платежные поручения.

МойСклад позволяет выполнять все задачи управленческого учета, в том числе:

• управлять продажами, закупками и контролировать взаиморасчеты;
• собирать данные о ценах и остатках на нескольких складах;
• работать с клиентской базой.

Разберемся, как устроены основные отчеты.

1. Движение денежных средств. Показывает все поступления и выплаты в пределах заданного периода.

   

   Отчет доступен в разделе Деньги. В документ попадают все операции, которые отражены в платежах за выбранный период, в том числе приходные и расходные ордера.

   Баланс на начало и конец заданного временного промежутка можно посмотреть в строках с начальным и конечным остатками.

   Отчет о движении денежных средств формируется по дням. Для каждой из дат доступна подробная информация об операциях. Например, можно посмотреть список платежей с указанием суммы, времени проведения, контрагента, комментария и статуса документа.

2. Прибыль и убытки. Отчет со всеми доходами и расходами показывает чистую прибыль. За формирование доходов в документе отвечают сведения о продажах, включая отгрузки и торговлю в розницу. При этом информация о расходах представлена на основе исходящих платежей и списания товаров.

   

   В этом отчете отражаются выручка, себестоимость проданных и произведенных товаров; чистая, валовая и операционная прибыль, операционные расходы, а также налоги и сборы. Если компания несет убытки, один или несколько показателей выделяются красным цветом.

   Можно использовать статьи расходов, которые уже установлены в отчете. К ним относятся возврат, закупка и перемещение товаров, налоги, аренда, зарплата, реклама. В программе есть возможность сократить или дополнить этот список через настройки. Подробности в инструкции.

   

3. Перемещение денег. Помогает учитывать движение денег между разными расчетными счетами одной компании. Инструмент пригодится, если нужно списать деньги из кассы и внести их на счет в банке, перевести деньги в кассу или со счета на счет.

   

   Помимо этого, в МоемСкладе можно корректировать баланс расчетов с контрагентами, оценивать рентабельность продукции и учитывать выдачу зарплаты сотрудникам.

   Вы сможете сократить издержки и влияние человеческого фактора, запустить новые каналы продаж и вовремя избавляться от задолженностей.