Как стать партнером сервиса МойСклад, правильно считать себестоимость и навести порядок в бизнесе клиентов — рассказывает руководитель компании InstallBIZ Никита Вицко. Конкретные примеры — какая была проблема и как ее решали.
Никита, как ты стал партнером МоегоСклада?
По образованию я айтишник, специалист по автоматизации технологических процессов. Закончил аэрокосмический университет в Красноярске и после третьего курса устроился системным администратором в сеть гипермаркетов. Там я проработал более трех лет и вырос до позиции ведущего системного администратора. Потом сменил несколько компаний, получил опыт работы в интеграторе 1С, где руководил техотделом.
Дальше я ушел в свободное плавание и открыл свою аутсорсинговую компанию. Мы собирали сервера, занимались ремонтом и настройкой компьютеров. Этому делу я посвятил 7 лет. Понял, что выгорел, продал бизнес и ушел из IT на 2 года.
С другом занимались оптовой торговлей аксессуаров для сотовых телефонов. Мы понимали, что без учетной системы в бизнесе — никуда. Перепробовали несколько сервисов, но больше всего понравился МойСклад. Программа оказалась простой, функциональной и удобной. Я изучил инструкции и быстро во всем разобрался. Весь учет мы вели в МоемСкладе.
В 2020 началась пандемия, и бизнес наш начал загибаться. В этот период меня стали звать в разные компании для консультаций по МоемуСкладу. Я делился опытом, помогал с внедрением сервиса. Оптовый бизнес решил окончательно «похоронить», а в 2021 стал официальным партнером МоегоСклада.
Начал изучать продукты и решения других разработчиков ПО. Заключил партнерские соглашения с Мегаплан, СБИС, AmoCRM, Roistat, Битрикс24 — всего у нас было порядка 15 разных компаний.
Со временем я понял, что эффективнее будет сосредоточиться на нескольких ключевых продуктах, а от остального отказаться. Выбрали МойСклад и Битрикс24 — они мне нравились больше всего. На тот момент мы начали успешно продавать МойСклад — я хорошо разбирался в сервисе, к тому же партнеров по нему в Сибири было не так много.
Кто ваши клиенты и с каким запросом к вам чаще всего обращаются?
Обычно к нам обращаются предприниматели, чей годовой оборот превышает 100 миллионов рублей. В основном среди наших клиентов производства, чуть меньше селлеров и несколько розничных компаний.
Всего у нас более сотни клиентов. Около 30 из них — компании, с которыми мы активно работаем: оказываем услуги техподдержки или внедряем какой-то функционал.
Основная проблема большинства наших клиентов — потеря рычагов управления бизнесом. Компания растет, увеличивается объем данных и число сотрудников, усложняются процессы. Собственник понимает, что ничего не контролирует и приходит к нам.
Есть еще одна распространенная проблема, связанная с масштабированием бизнеса. Это ситуация, когда операционные расходы растут быстрее, чем прибыль. Здесь многие спотыкаются.
Например, при обороте в 100 миллионов рублей компании достаточно 2-3 управленцев. Когда оборот достигает 200 миллионов, число менеджеров резко увеличивается до 15 человек. Это связано с отсутствием четкой системы управления и прозрачности в бизнесе. Вместо оптимизации процессов компании пытаются закрыть пробелы за счет найма дополнительных сотрудников. А это дорого и нерационально.
В итоге рост выручки часто сопровождается снижением рентабельности, а иногда и убытками. Компания, которая раньше работала с рентабельностью 20%, после удвоения оборота может столкнуться с падением до 5% или даже уйти в минус. И все это — из-за потери контроля над бизнесом.
Поэтому традиционный запрос клиентов — перейти от хаоса к грамотному управлению и перестать тонуть в операционке.
С чего начать наводить порядок в бизнесе?
В первую очередь предприниматель должен увидеть реальные деньги: прибыль, движение денежных средств, баланс компании. А дальше на основе цифр погружаться глубже: анализировать, какие товары лучше всего продаются и где, что приносит убыток, как оптимизировать расходы и на чем можно сэкономить, как эффективно управлять товарно-материальными ценностями.
На деле для многих предпринимателей их компания по мере роста становится «черным ящиком», и это может привести к банкротству.
Кейс 1. Производство автоковриков
Расскажи самые интересные кейсы из твоей практики.
Один из наших клиентов производит автоковрики и продает их на маркетплейсах. У них очень большой ассортимент, порядка 20 тысяч SKU. На складе они практически ничего не держат, потому что это бессмысленно — непонятно, что именно купят сегодня. В течение дня сотрудники собирают заказы со всех площадок, быстро их производят и отправляют на маркетплейсы по FBS.
Как выглядит процесс производства?
У клиента есть лекала в электронном виде и листовой материал для изготовления ковриков. Раскладчик получает список заказов на день, находит нужные макеты лекал и делает раскладку в CorelDraw. После этого отправляет файл с готовой раскладкой в раскрой на плоттер.
Задача специалиста — собрать раскладку таким образом, чтобы максимально уменьшить количество обрезков на выходе. Вторично их использовать нельзя, они идут на выброс. А чем больше остатков, тем выше себестоимость.
У клиента возникает логичный вопрос: А как считать эти обрезки? И как включить их в себестоимость, учитывая, что у каждого исходного листа процент остатков получался разный? Не зная точную себестоимость, нельзя корректно рассчитать рентабельность и розничную цену товара. Тем более — участвовать в акциях маркетплейсов и не уходить при этом в минус.
Внедрили им МойСклад. Прежде чем решать задачу расчета себестоимости, мы начали с более простых вопросов. Настроили массовую выгрузку заказов и техкарт из МоегоСклада в Google Таблицы. Для каждой позиции указали, где находятся соответствующие лекала.
К примеру, приходит заказ на водительский коврик для Hyundai Solaris 2021 года. Раскладчик открывает заказ, видит, где лежит нужный файл и начинает делать раскладку. В результате экономится время на поиски лекал, и производство запускается быстрее.
Скрипт для расчета себестоимости
А дальше самое интересное — себестоимость. Мы написали скрипт, который считает, какое количество материала с учетом обрезков уходит на каждый коврик.
К примеру, раскладчику необходимо разложить 50 заказов. Он заканчивает работу и фиксирует в Google Таблице, сколько листов каких производителей ушло на все заказы. Добавили в таблицы кнопку Пересчитать. При ее нажатии скрипт делает перерасчет используемого материала для каждого коврика, учитывая обрезки в каждой раскладке. Для корректного расчета себестоимости затраты на обрезки равномерно распределяются между всеми заказами.
Заказы из раскладки передаются в Производственное задание с обновленными данными в технологических картах, где уже учтены обрезки. После выполнения Производственного задания МойСклад рассчитывает себестоимость коврика с учетом точного количества израсходованных материалов и их стоимости.
Нюанс в том, что у листовых материалов разная стоимость и разные площади, потому что наш клиент закупает его у разных производителей. Соответственно, от раскладки к раскладке скрипт пересчитывает количество израсходованного материала, а мы получаем точную себестоимость каждого коврика.
В результате собственник видит реальную себестоимость ковриков и может управлять расходами и доходами. Клиенты пользуются инструментом уже полтора года и очень довольны.
Задача для защиты докторской
Но на этом история не заканчивается. Продажи начали хорошо расти, и раскладчик перестал справляться с объемом заказов. Если один человек способен обработать за смену 300 заказов, то при выходе завода на мощность в 900 заказов нужно нанимать двух дополнительных сотрудников. Кроме того, клиент планировал открывать второй завод. Пришлось бы взять еще больше раскладчиков, что привело бы к росту затрат и увеличению себестоимости.
У клиента возникла идея: а что если процесс раскладки автоматизировать? Мы начали думать, как эту задачу решить. Дня три мы над ней бились, поняли, что в голову вообще ничего не идет.
Через знакомых меня свели с математиками нашего Новосибирского государственного университета. Я туда приезжаю, общаюсь с ребятами:
— Три дня сидим, голову над этой задачей ломаем, ничего у нас не получается.
Они на нас смотрят, как на сумасшедших:
— Слушайте, алгоритмического решения вашей задачи нет в принципе. Мы в нашем институте на ней защищаем кандидатские и докторские диссертации. А вы ее за три дня решить хотели.
Оказалось, что у нас в России только два института занимаются такими задачами. Наш Новосибирский и авиационный университет в Уфе.
Спрашиваю математиков:
— Классно, а что делать?
— Мы можем вам помочь, но это будет небыстро и недешево. Такие задачи мы решаем в коммерческих целях для крупных игроков. Сейчас вот делаем автораскладку для Huawei.
В итоге нам выкатили стоимость больше трех миллионов. А еще нужно написать интерфейс, коннекторы с МоимСкладом, оборудованием. В общем, сделать много инфраструктурной разработки. В итоге общая стоимость проекта взлетает до 10 миллионов.
Рассказываем клиенту. Он отказывается:
— Ну нет, десятка — очень много, мы не готовы в это вкладываться. Будем дальше вручную раскладывать.
Проходит месяц. Мне звонит профессор из университета и говорит:
— Никита, у нас есть очень перспективная аспирантка, но мы ее не можем включить ни в один коммерческий проект, не проходит по внутренним квотам. А ей срочно нужна работа, иначе она уйдет из науки. Мы не хотим ее потерять как научного сотрудника. Она уже несколько лет занимается решением вашей задачи. Возьмите ее к себе в компанию, если что — мы ей поможем.
— Я правильно понимаю, что ваша аспирантка решит мне задачу, за которую вы попросили 3 миллиона?
— Да, все верно.
И мы согласились. Взяли ее в штат, значительно снизили стоимость проекта для клиента и начали заниматься задачей автораскладки.
Девушка-математик работает у нас с 2023 года. За это время она разработала алгоритм автораскладки и до сих пор продолжает его улучшать. Конечно, были разные периоды, мы набили много шишек в этой истории. Но мы понимали, что это исследовательская работа, и спокойно относились к неудачам.
Был период, когда мы уперлись в вычислительные мощности. Чтобы уложиться в нужное время, алгоритм работал на 80 ядрах. А буквально через 3 дня нашим математикам (сотруднице помогали профессора из университета) пришла в голову какая-то гениальная идея, и мы смогли сократить количество ядер до 4. Сейчас механизм работает с нужной нам эффективностью и скоростью.
Технически это происходит так. Мы собираем в МоемСкладе заказы с маркетплейсов, видим, когда мы их должны отгрузить. Все, что мы должны отгрузить на завтра, компонуем по группам (цветам, фактуре) и передаем в раскладку. Таким образом, вечером мы формируем и собираем заказы, а к утру они уже готовы в виде раскладки. Если точнее — в виде файлов: png-картинка, svg-файл и технический файл для плоттера.
В результате раскладчик выполняет роль оператора системы: следит за тем, чтобы все работало. Мы написали отдельный интерфейс, куда он заходит и видит результат раскладки. Вопрос о найме новых сотрудников больше не возникает.
Оказалось, что эта задача очень востребована на рынке, она не универсальная. Конечно, у каждого производства есть определенные нюансы, которые нужно учитывать и дорабатывать механизм. На самом деле, я думаю, что можно его «допиливать» практически бесконечно.
Кейс 2. Производство мульчи
Клиент производит мульчу. Это сосновая и еловая кора, которой посыпают землю вокруг деревьев, чтобы она не подвергалась эрозии.
Клиент закупает мульчу у лесозаготовительных заводов, сортирует по фракциям (мелкая, средняя, крупная) и продает через систему совместных закупок. У них порядка 150 городов, и каждую продажу они вели вручную, а это — тысячи заказов. В каждом городе у них есть организатор закупок, который это все продвигает.
Менеджеры вручную формировали и отправляли отчеты организаторам, чтобы те могли понять, кому и что нужно отгрузить, рассчитать свой заработок.
Как проходят закупки. Покупатель оформляет заказ, менеджер его обрабатывает и отправляет ссылку на оплату. Покупатель переходит в платежный терминал, оплачивает товары и скидывает чек менеджеру.
Менеджер вносит данные о заказе в Google Таблицу, соответствующую конкретному городу. В таблице автоматически рассчитывается общее количество заказанных мешков. Как только набирается необходимое количество, сделка закрывается, и начинается подготовка к отгрузке.
Проблема
В компании клиента всеми процессами занимались три человека, которые работали практически 24/7, не поднимая головы. Они работали в огромной таблице, тратили кучу времени. Ошибки в заказах возникали постоянно.
Что мы сделали
Установили им МойСклад. Потом сделали платформу, где клиент может сам выбрать товар, оформить заказ и сразу же его оплатить. Каждая сделка автоматически закрывается, как только набирается полная фура с мешками. Если поступают новые платежи, они автоматически переносятся в следующую сделку.
Написали коннектор для синхронизации платформы с МоимСкладом. Все заказы летят в МойСклад, там же формируется ссылка на оплату и автоматически проводится платеж. Если клиент оформляет заказ, но забывает оплатить, менеджер может вручную отправить ему ссылку для оплаты.
Разработали систему, которая отслеживает этапы закупок и каждую ночь автоматически отправляет отчеты организаторам. А недавно сделали Telegram-бота, позволяющего организаторам запрашивать отчеты в режиме реального времени.
Некоторое время назад клиент расширил ассортимент и занялся продажей других товаров для дома и дачи. Сейчас они организуют сборы заказов через CRM-формы в Битрикс24, а ссылки на оплату массово рассылают через МойСклад. Если за неделю набирается достаточное количество заказов, менеджеры собирают платежи и запускают закупку.
Мы разработали решение, которое автоматически формирует ссылки на оплату и отправляет их клиентам, что значительно экономит время. Еще мы написали механизм, который формирует и отправляет покупателю чеки предоплаты и полного расчета.
Для поддержания лояльности покупателей сделали автоматизированный конструктор акций. Сейчас они могут сами создавать разные акции. Например: Купи пять мешков мульчи — получи шестой в подарок. Если покупатель заказывает четыре мешка, система автоматически сообщит об акции и предложит добавить к заказу пятый мешок.
Почему вам нравится работать с МоимСкладом?
Прежде всего, привлекает человеческое отношение к партнерам и уютная, почти домашняя атмосфера. Здесь всегда можно напрямую обратиться к руководству компании, чтобы обсудить важные вопросы. В МоемСкладе партнеров действительно слышат и ценят.
Второй ключевой момент — это система распределения лидов. Это очень крутая штука: лидов распределяют точечно партнерам. Исключена ситуация, когда клиенту звонят десятки партнеров. Благодаря такому подходу клиент не теряет интерес и не раздражается, что нередко происходит в других компаниях.
Я рад, что мы начали сотрудничать с МоимСкладом 4 года назад. Сначала мы работали на зачетку, а сейчас зачетка работает на нас.
Конкуренции между партнерами не бывает?
Наоборот, со многими партнерами мы дружим, общаемся, делимся опытом. Все открыты, и это очень круто. Наш отдел разработки работает сейчас на несколько партнеров, для которых мы периодически делаем какие-то проекты.