Чтобы понимать, как именно формируется себестоимость продукции и где производственная компания теряет ресурсы, необходимо вести учет. Без этого производство превращается в «черный ящик»: материалы исчезают, деньги уходят, а реальная прибыль остается неизвестной.
Самый доступный инструмент учета, который не требует вложений — таблица в Excel. А чтобы не изобретать велосипед, лучше взять уже готовый шаблон.
Что такое производственный учет и зачем он нужен
Производственный учет позволяет эффективно контролировать ресурсы, анализировать затраты и повышать рентабельность производства. Он затрагивает все этапы создания продукции — от закупки сырья до выпуска готового товара. А грамотная организация процесса помогает найти слабые места, снизить издержки и принимать обоснованные управленческие решения.
Какие задачи решает учет на производстве
В первую очередь учет на производстве нужен для:
- контроля затрат и ресурсов — чтобы знать, куда уходят материалы и деньги,
- расчета себестоимости — иначе нельзя понять, по какой цене продавать и есть ли прибыль,
- планирования — чтобы вовремя закупать сырье и понимать загрузку производства,
- анализа эффективности — чтобы видеть, какие процессы «съедают» прибыль, а какие приносят.
Какие сложности возникают на производстве без учета
1. Потеря материалов и сырья.
Неясно, сколько поступило и сколько израсходовано. Сырье исчезает: где-то украли, где-то списали «на глаз». Итог — постоянный перерасход и непредсказуемые затраты.
2. Срывы сроков и нехватка ресурсов.
Без учета нельзя точно рассчитать, сколько нужно закупить сырья. В итоге — то пустой склад и остановка производства, то излишки, которые «замораживают» деньги.
3. Рост брака и низкая дисциплина.
Работники понимают, что никто не отслеживает расход. Отсюда больше отходов, брака, халатности.
Как контролировать и планировать производство
На старте будет для небольшого производства будет достаточно таблицы в Excel. С ее помощью вы сможете контролировать изготовление товаров: управлять запасами, планировать закупки, считать себестоимость готовой продукции и фиксировать продажи.
Вы всегда будете знать, в каком количестве закупить сырье, сколько списано материалов и какая чистая прибыль.
Как внедрить производственный учет: пошаговая инструкция
Рассмотрим по шагам, как работать с нашим шаблон для производственного учета. Мы разместили его в Google документах — принцип тот же самый, что в Excel.
Для кого подойдет шаблон
Таблица подходит для небольших производителей, которым нужна базовая система управления запасами. Она пригодится:
- Начальнику производства для контроля всех процессов и своевременного принятия решений.
- Владельцу бизнеса для управления и наблюдения без внедрения дорогостоящих систем.
- Работнику склада для отслеживания сырья и готовой продукции.
Далее — пошаговая инструкция по работе с шаблоном.
Шаг 1: Сделайте копию документа
Откройте таблицу и скопируйте на ваш диск. Так вы сможете сразу менять ее вносить свои данные.
Сделайте копию шаблона и работайте с ней на вашем Google Диске. Запрашивать доступ не нужно.
Шаг 2: Заполните данные о продукции
На вкладке Продукция нужно заполнить название, стоимость готовой продукции, количество начальных остатков. Ячейки «В наличии», «Ожидание», «Резерв», «Доступно» и «Всего произведено» обновляются автоматически на основе информации о продажах и производстве. Значения для стоимости материалов берутся из техкарт продукции.
Шаг 3: Внесите информацию о сырье
На вкладке Материалы надо внести сырье, которое используется в производстве. Значения автоматически обновляются на основе данных о закупках и производстве. Цена закупки используется для расчета значений стоимости материалов для каждого продукта на вкладке Продукция.
Шаг 4: Укажите состав изделий
На листе Техкарты нужно указать состав изделий. Здесь также есть столбец Стоимость за единицу — это цена покупки по умолчанию для каждого материала. Если продукция содержит несколько компонентов, введите их в отдельных строках.
Шаг 5: Заполните информацию о поставках
На вкладке Закупки ведите базу поставщиков. Фиксируйте там даты заказа и поставок, количество, цену за единицу и общую сумму. Отслеживайте поступления и контролируйте затраты. Статус заказов будет меняться автоматически.
Если в заказе есть несколько материалов, введите их в отдельных строках. Чтобы отметить заказы как полученные и запустить перемещение запасов, введите значения в столбец Дата поставки. Значения цены за единицу являются ценой покупки по умолчанию.
Шаг 6: Запустите производство
На вкладке Производство можно контролировать этапы производства. Там же автоматически рассчитывается себестоимость товаров.
Если в заказе несколько позиций, введите их в отдельных строках. Чтобы отметить заказ как выполненный и запустить перемещение запасов, вставьте значения в столбец Дата производства. Если заказ выполнен, то автоматически спишутся использованные материалы.
Шаг 7: Контролируйте продажи
На листе Продажи внесите данные о покупателях, даты заказов и отгрузок. Если в заказе несколько продукции, введите их в отдельных строках. Чтобы отметить заказ как отправленный и запустить перемещение запасов, введите значения в столбец Дата отгрузки. Статус заказа изменится автоматически. Также автоматом будет рассчитана прибыль.
Автоматизация производственного учета
Важно понимать, что учет производства в Excel хорош на старте и при небольших объемах. Как только вы начнете расти, понадобится специальная программа. Например, МойСклад. Сервис поможет управлять производством на всех этапах.
Планирование. Используйте техкарты: опишите один раз, из чего состоит продукция, и указывайте только число готовых изделий при производстве. Создать заказ можно прямо из заказа клиента: с сайта, Авито и других каналов.
Свои цепочки этапов производства. Это позволит менять в моменте планы по материалам для производства нетиповых товаров.
Расчет себестоимости — уже с учетом заработной платы сотрудников, с отчетом о начислениях за конкретный период.
Контроль остатков сырья с заказами в производстве. В МоемСкладе можно контролировать внутренние перемещения по разным подразделениям, а инвентаризацию проводить со смартфона.
Проведение закупок. Заказы поставщикам можно делать прямо из производственных заказов. Заготавливайте полуфабрикаты для многопередельного производства.
С МоимСкладом в любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Попробуйте прямо сейчас и сможете протестировать все возможности сервиса 14 дней бесплатно.
Веб-приложение для сотрудников. Руководитель мониторит производство в реальном времени: кто и что сделал, сколько заработал. Все данные в одном месте. Это делает работу более организованной, исключает возможные махинации.
Вопросы и ответы
Разберем частые вопросы о планирование производства в Excel.
Это готовый Excel-шаблон, который помогает на базовом уровне автоматизировать учет на малом производственном предприятии. С его помощью можно управлять запасами, планировать закупки, считать себестоимость готовой продукции и фиксировать продажи.
Да, в шаблон есть специальные формулы: вы указываете, какие материалы и в каком количестве нужны для продукции, и расчет себестоимости происходит автоматически.
Нет. Шаблон имеет понятный интерфейс — достаточно внести данные в соответствующие поля. Все формулы и связи уже настроены.
Избежать ошибок и сократить незавершенное производство проще, если планировать все этапы работы в той же программе, где вы ведете учет.
МойСклад — именно такая система. В сервисе можно управлять запасами на складе, ставить задачи и контролировать их выполнение, рассчитывать себестоимость готовой продукции. Зарегистрируйтесь и сразу начните работать.
Попробуйте прямо сейчас — после регистрации 14 дней бесплатно.