Как зарегистрироваться и работать в системе маркировки Честный знак: пошаговая инструкция для ИП и ООО

В России действует обязательная маркировка для производителей, импортеров и продавцов ряда товаров. Без цифровых кодов запрещено продавать обувь, одежду, воду, молочную продукцию, пиво, табак и многое другое. Всем, кто работает с маркированными товарами, нужно зарегистрироваться в Честном знаке. Разберем, как это сделать.

Продажа маркированных товаров — сложный процесс. Забить каждый шаг в систему Честный знак, а еще отразить это в товарном учете.

Удобнее вести работу в одном месте. Сообщить о выводе кодов из оборота, обменяться документами с поставщиками через ЭДО, получить данные об остатках и прибыли. Все это умеет МойСклад — учет любых товаров, рабочее место кассира и CRM в комплекте. Быстрый старт, поддержка 24/7.

Что такое система маркировки Честный знак

Честный знак — это национальная система цифрового контроля за оборотом товаров. На продукцию наносят уникальный код Data Matrix, по которому можно отследить ее путь от производителя до покупателя. Маркировка товаров призвана защищать потребителей от подделок.

Кто должен регистрироваться

В системе маркировки регистрируются все участники оборота:

• производители
• импортеры
• оптовые продавцы
• дистрибьюторы
• розница, в том числе торговые сети, супермаркеты, продуктовые магазины, в том числе интернет‑магазины и маркетплейсы
• фермеры

Сколько стоит регистрация в Честном знаке

Для всех участников оборота регистрация в системе бесплатная. Но есть сопутствующие расходы, без которых нельзя работать с маркировкой:

ЭДО — необходимо, чтобы обмениваться электронными документами. Тарифы зависят от количества электронных документов в год.

Коды маркировки — один код Data Matrix стоит 50 копеек с НДС.

Оборудование и интеграция — принтер этикеток, 2D-сканер и кассовое ПО с поддержкой маркировки. Затраты — от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей.

Какие товары надо маркировать в Честном знаке

В 2026 году обязательная маркировка распространяется на 36 товарных групп. Среди них продукты питания и напитки, медизделия, табак, детские игрушки и ряд других товаров.

Схема работы системы маркировки

Цифровые коды позволяют отслеживать движение товара. Схема выглядит так:

Штрихкод Data Matrix считывается 2D-сканером. Его размещают на каждом товаре по отдельности либо на общей транспортной упаковке. В коде зашифрована информация о товаре.

Когда штрихкод сканируют, система узнает, что товар отгрузили, продали или списали и вывели из оборота.

Если товар поддельный, Честный знак это увидит. Система работает в облаке, администрирует ее Центр развития перспективных технологий (ЦРПТ). Все данные о кодах Data Matrix хранятся и обрабатываются именно там. ЦРПТ обеспечивает весь технологический цикл работы системы маркировки.

Торговать товарами с цифровыми кодами без регистрации в Честном знаке не получится. Общие принципы работы с маркировкой закреплены в распоряжении Правительства РФ № 791-р.

Как зарегистрироваться в Честном знаке в 2026 году: пошаговая инструкция для ИП и ООО

Схема регистрации в Честном знаке для ИП и юрлиц одинаковая. Рассмотрим все этапы.

Подготовка к регистрации

Перед регистрацией проверьте технические возможности компьютера. Главные требования — в таблице:

Программное обеспечение (СКЗИ, драйверы токенов) и инструкции по установке и настройке предоставляет ФНС России.

Шаг 1: оформить усиленную квалифицированную электронную подпись

Это обязательно и для юридических лиц, и для индивидуальных предпринимателей. Получить УКЭП можно через любой аккредитованный удостоверяющий центр.

Перечень документов для юрлиц и ИП отличается, но и в том, и в другом случае подпись оформляют на руководителя организации.

Перечень документов для ИП

• заявление на выпуск УКЭП;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
• паспорт;
• СНИЛС.

Перечень документов для юрлиц

• заявление на выпуск УКЭП;
• устав организации;
• свидетельство о постановке на учет;
• свидетельство о государственной регистрации;
• документы, подтверждающие полномочия руководителя;
• паспорт;
• СНИЛС.

Шаг 2: проверить совместимость оборудования

Перед началом работы система сама проверит, все ли установлено и настроено.

Если требования к ПО не выполнены, то появится оповещение с предложением пройти проверку → Перейти к проверке.

Выберите тип используемого криптографического плагина и проверьте готовность браузера:

Если проблем нет, то на экране появится кнопка «Продолжить». Нажмите ее.

После проверки элементы, не прошедшие тест, будут отмечены красным цветом. Их надо установить — для каждого элемента будет активная ссылка.

Шаг 3: подача заявки на регистрацию

После успешной проверки на соответствие требованиям к ПО, откроется страница для входа в ЛК. Перейти по ссылке Регистрация. В открывшемся окне выберете УКЭП.

Шаг 4: заполнить форму регистрации

Заполните простую анкету: укажите номер телефона и адрес электронной почты для связи. Затем нажмите на кнопку Отправить заявку.

Шаг 5: проверить статус заявки

Заявке будет присвоен номер. На электронную почту придет письмо с подтверждением получения заявки на регистрацию, в течение 24 часов — письмо с результатом и ссылкой на ЛК.

Шаг 6: вход в личный кабинет

Когда заявка перейдет в статус Подтверждена, нажмите Войти в личный кабинет. Выберите подпись в выпадающем списке.

Шаг 7: заполните профиль пользователя

Ответить на четыре вопроса:

1. роль
2. используемые операторы ЭДО
3. товарная группа
4. подтвердить, является ли организация членом GS1 RUS.

Шаг 8: редактирование профиля

При первом входе будет предложено пошаговое редактирование профиля и внесение недостающих сведений:

• Данные участника
• Реквизиты
• Операторы ЭДО

Шаг 9: заполните данные участника

Отображаются данные, заполненные на основании УКЭП, сведений ЕГРЮЛ, ЕГРИП, РАФП. Для исправления некорректных сведений обратиться в службу технической поддержки по телефону 8 (800) 222-15-23 или по электронной почте support@crpt.ru.

Общие данные — информация о юридическом лице или ИП

Контактные данные — информация о руководителе, местонахождении юридического лица, информация для связи.

Данные членства в GS1 РУС (только для товарной группы Товары из натурального меха) — информация об идентификаторах GCP и GLN, присвоенных в ассоциации автоматической идентификации «ЮНИСКАН/ГС1 РУС».

Участие в системе — ID и тип участника, статус и дата регистрации в системе, а также токен для контрольно-кассовой техники.

Товарные группы и роли — сведения о роли участника оборота товаров в товаропроводящей цепочке:

• Производитель;
• Импортер товара;
• Оптовая торговля;
• Розница и иное (бюджетные, образовательные, медицинские, общественные организации, HoReCa и иное).

Шаг 10: заполните реквизиты

Укажите банковские реквизиты участника оборота товаров для составления всех необходимых договоров с Оператором:

• наименование банка;
• банковский идентификационный код (БИК);
• корреспондентский счет;
• расчетный счет.

Шаг 11: заполните данные оператора ЭДО

Заполните поля, связанные с обменом данными между системой и Операторами ЭДО:

• фамилию, имя, отчество ответственного представителя организации;
• телефон для связи.

Шаг 12: отправить данные на проверку

После заполнения обязательных данных на каждом шаге редактирования, нажмите кнопку Отправить заявку — данные уйдут на проверку Оператору. По результатам проверки на указанный при регистрации адрес электронной почты придет письмо со ссылкой на ЛК. На время обработки данных личный кабинет может быть не доступен. Чтобы снова войти в него, нажмите Авторизоваться.

Если вы работаете с товаром, который участвует в эксперименте, то для входа в ЛК не нужно получать ответа от Оператора — зайти в ЛК можно после заполнения данных.

Шаг 13: подпишите документы

Для продолжения регистрации авторизируйтесь в ЛК с использованием УКЭП. Далее подпишите пакет документов для активации функций ЛК. После ознакомления с каждым документом подтвердите его подписание с помощью сертификата УКЭП.

Список документов для подписи:

• договор о подключении к Государственной информационной системе мониторинга в целях регистрации в информационной системе мониторинга;
• договор на оказание услуг по предоставлению кодов маркировки;
• договор, содержащий условия предоставления устройств регистрации эмиссии и их регламентного обслуживания.

После подписания договоров, необходимо пройти повторную авторизацию для активации всех функций в ЛК.

Шаг 14: пополнить баланс лицевого счета

Перед заказом кодов маркировки, надо пополнить лицевой счет. Рассчитывайте сумму пополнения, исходя из стоимости 50 копеек без учета НДС за один код. Деньги спишутся после получения.

Как физлицам работать в Честном знаке

После регистрации ИП или компании в Чесном знаке руководитель может передать свои полномочия по работе с маркировкой сотрудникам.

Для этого нужна МЧД (машиночитаемая доверенность) — это аналог бумажной доверенности, который дает право сотруднику подписывать от имени организации электронные документы. Задача МЧД — подтвердить полномочия физического лица, которое составляет и отправляет официальные документы от имени компании по электронному документообороту (ЭДО).

Получить МЧД можно на сайте ФНС — это бесплатно. Или через специальные сервисы операторов ЭДО по созданию и управлению доверенностями — платно.

Как добавить пользователя в систему маркировки

Есть два пути:

• самостоятельно — если доверенность содержит коды полномочий, соответствующие какой-либо роли пользователя в системе маркировки;
• через службу технической поддержки — если доверенность не содержит коды полномочий, либо содержит коды полномочий, не соответствующие какой-либо роли пользователя в системе маркировки.

Самостоятельное добавление пользователя

Чтобы добавить МЧД в разделе Пользователи → Доступ по доверенности нажать кнопку Добавить пользователя.

Затем загрузить доверенность, а в поле ID доверенности ввести идентификатор в формате UUID.

После запустится процесс поиска доверенности в ФНС и проверка возможности добавить эту доверенность в систему маркировки.

Если система маркировки не определит роль пользователя по кодам полномочий из доверенности, то выберите ее вручную:

Затем пользователь будет добавлен в систему маркировки и отобразится в разделе Пользователи → Доступ по доверенности.

Добавление сотрудника через техподдержку

Направьте запрос на электронную почту support@crpt.ru и укажите:

• ID МЧД — идентификатор доверенности в ФНС;
• ИНН организации или ИП;
• ИНН физического лица;
• Роль пользователя. Подробнее — в памятке;
• Электронная почта пользователя, по которому будет добавлена доверенность.

После этого сотрудник, на которого оформлена МЧД, сможет работать в системе маркировки от имени компании в соответствии со своими полномочиями, используя электронную подпись физического лица.

Как заказывать коды маркировки в Честном знаке

На каждый товар выдается уникальный код.

В Товарной группе заполните поля ввода данных, красным отмечены обязательные для заполнения.

От выбора способа выпуска товара в оборот будет зависеть способ ввода товара в оборот и дальнейшая подача сведений о товаре в ГИС МТ. В заказ можно включить несколько товаров.

Созданный заказ подписывается УКЭП. После модерации код доступен для получения.

Заказывать коды маркировки могут все, кто участвует в движении товаров к покупателю. Чаще всего первым наносит код производитель, который изготавливает продукцию и вводит ее в оборот. Если товар сделали за рубежом, а затем привезли в Россию, код для него заказывает импортер.

Опт и розница обычно приобретают уже маркированную продукцию и реализуют ее. Но есть ситуации, когда и они должны заказать цифровые коды. Например, когда нанесенные на товар коды повреждены и сканер не может их распознать.

Печать кодов маркировки

Заказать, получить и сразу напечатать на этикетках цифровые коды можно в системе учета МойСклад, не переходя в Честный знак. Код Data Matrix проставляется на стикеры автоматически. Используйте базовый шаблон или настройте свой. Работайте онлайн где угодно — программа доступна в любое время и с любого устройства.

Подробнее о том, как это сделать, смотрите в нашей видеоинструкции.

Как работать в личном кабинете Честного знака

Вводят товар в оборот производитель или импортер, у остальных участников процесса работа с маркировкой не заканчивается. Продавец должен принять товар, при продаже вывести его из оборота, при возврате от покупателя вновь ввести в оборот и при необходимости перемаркировать.

Приемка товара

Документ о передаче маркированного товара формируется в следующих случаях:

• передача товара в рамках сделок, предусматривающих переход права собственности на данные товары;
• передача товара в рамках договоров комиссии и/или агентских договоров.

Поставщик передает участнику оборота УПД — накладную с кодами маркировки для всех товаров. Обязательно — через систему электронного документооборота. Покупатель подписывает документ и становится владельцем товара.

Вывод товара из оборота

Причины вывода товара из оборота: продажа, утеря, кража и т.д. Для вывода используются онлайн-кассы — они автоматически передают данные в Честный знак.

Если товар утерян или уничтожен, то владелец кода маркировки их списывает и указывает в Честном знаке одну из причин:

• испорчен код маркировки;
• утерян код маркировки;
• уничтожен или не востребован ранее заказанный код маркировки.

Возврат товара в оборот

Если покупатель вернул товар, а маркировка не повреждена, то это надо отразить в Честном знаке:

• применить ККТ;
• сформировать документ на возврат товара в ЛК ГИС МТ.

Если код поврежден, товар перемаркируют.

Перемаркировка товара

Причины перемаркировки:

• испорчен или утерян код маркировки;
• выявлены ошибки описания товара;
• возврат в случае дистанционной продажи;
• возврат от розничного покупателя;
• возврат от юридического лица либо ИП;
• решение о реализации товаров, приобретенных в целях, не связанных с их реализацией;
• возврат ранее экспортированного в ЕАЭС.

Причину надо подтвердить актом списания испорченного или утерянного кода.

Оборудование для работы с маркировкой

Понадобится следующее.

2D сканер штрихкодов

Он нужен для передачи в Честный знак сведений о продаже и выбытии из оборота маркированных товаров. Также можно использовать камеру кассы или смартфона, если устройство поддерживает такую функцию.

Идет в комплекте с терминалом сбора данных (ТСД) — устройством для учета продукции при приемке, отгрузке, инвентаризации и других типовых операциях.

Проверить, что ваш сканер штрихкодов подходит для работы с маркировкой, можно здесь.

Принтер для печати этикеток и кодов

Популярные модели: АТОЛ, Штрих‑М, Пирит и другие.

Например, так выглядят разные типы принтеров:

Онлайн‑касса с актуальным ПО

Она должна добавлять коды маркировки в чек и поддерживать ФФД 1.2.

В помощь — руководство.

Договор с оператором фискальных данных

Необходимый шаг для розницы. Если уже работаете, убедитесь, что у ОФД есть интеграция с Честным знаком и налоговой. Это нужно, чтобы оператор передавал туда информацию о товарах.

Интеграция с ТС ПИоТ

Это своего рода связка между онлайн-кассой и Честным знаком. ТС ПИоТ (технические средства получения информации о товаре) — программное обеспечение для продажи маркированных товаров. Проверяет коды при продаже на кассе, годные они или нет. В 2026 это обязательно, без ТС ПИоТ продажа маркированного товара будет незаконной со всеми вытекающими последствиями.

Товароучетная система

Выберите систему, где есть интеграция с Честным знаком. Например, МойСклад.

Вам не нужно переключаться из одной системы в другую: все процессы по учету и работе с маркированным товаром — в одном месте. Также есть поддержка ТС ПИоТ.

Штрафы и ответственность за нарушения требований маркировки

За производство, ввод в оборот и продажу товаров без кодов маркировки предусмотрены штрафы — п. 2 ст. 15.12 КоАП РФ.

А за торговлю немаркированными товарами в особо крупных объемах и подделку кодов отвечать придется по ст. 171.1 УК РФ — лишение свободы до 6 лет.

Сумма штрафа за нарушение правил маркировки зависит от размера партии и категории нарушителя:

Заключение

Процесс регистрации в Честном знаке несложный, но требует подготовки. Заранее нужно получить УКЭП, настроить рабочее место и подготовить данные компании — без этого процесс может затянуться.

Регистрация в Честном знаке — обязательна для всех участников оборота.

Если компания производит или продает маркированные товары, она обязана зарегистрироваться в системе. Без этого невозможно легально работать.

Ошибки в работе с маркировкой ведут к штрафам и блокировкам.

Нарушения, например отсутствие регистрации, неправильная передача данных или работа без кодов, могут привести к санкциям. Поэтому важно не только подключиться, но и правильно выстроить процессы.

Разные роли участников влияют на процесс работы. Производители, импортеры и розничные продавцы выполняют разные действия в системе: одни вводят товар в оборот, другие продают и выводят. Важно понимать свою роль, чтобы не допускать ошибок.

Вопросы и ответы