Как работать в системе маркировки Честный знак

Все участники оборота маркированных товаров должны работать в системе Честный знак. В статье даем пошаговую инструкцию, как и что делать производителям, импортерам, оптовикам и рознице.

Кто должен работать в ГИС МТ Честный знак

ГИС МТ Честный знак — это государственная система обязательной цифровой маркировки товаров. Разработчик ЧЗ — Центр развития перспективных технологий — генерирует уникальные коды, которые производители наносят на определенные законом товары.

Работают в Честном знаке все участники рынка:

• производители;
• импортеры;
• оптовые компании;
• розничные продавцы, в том числе при онлайн-торговле.

При работе с продовольственными товарами, например молочной продукцией, питьевой водой или мясными изделиями, к участникам рынка добавляются:

• общепит, детские сады, образовательные учреждения и больницы — предприятия фиксируют приемку от поставщиков и выводят товары из оборота перед приготовлением блюд;
• фермерские хозяйства — они обязаны отчитываться в Честный знак об обороте и выводе из оборота товаров.

Схема работы системы маркировки

Маркировка товаров нужна государству, бизнесу и покупателям. Ее главные цели:

• Борьба с подделками — каждый товар получает уникальный код, который нельзя скопировать.
• Контроль за движением товара — система отслеживает путь товара от производителя до конечного покупателя.
• Защита покупателей — покупатель может проверить товар через приложение Честный знак.
• Прозрачность рынка — государство получает реальные данные о продажах.

У каждого участника рынка свои обязанности — подробнее на схеме:

Какие товары необходимо маркировать в 2026 году

В 2026 году обязательная маркировка распространяется на 36 товарных групп. Среди них продукты питания и напитки, медизделия, табак, детские игрушки и ряд других товаров.

Как подготовиться для работы в Честном Знаке

Перед регистрацией в системе маркировки проверьте технические возможности компьютера. Главные требования — в таблице:

Программное обеспечение (СКЗИ, драйверы токенов) и инструкции по установке и настройке предоставляет ФНС России.

Регистрация и создание личного кабинета в Честном знаке

Первый шаг для всех участников оборота маркированной продукции — регистрация в системе маркировки. Для этого нужна УКЭП. Получить можно через любой аккредитованный удостоверяющий центр. Еще нужно выбрать оператора электронного документооборота, ЭДО, — он должен сотрудничать с Честным знаком.

Как зарегистрироваться ИП и юрлицам в Честном знаке, рассматривали в отдельной пошаговой инструкции.

Национальный каталог товаров

Национальный каталог товаров — это реестр, встроенный в систему Честный знак. В нем находится информация о каждом товаре: наименование, характеристики, штрихкод, страна производства, бренд и другие атрибуты.

Создают цифровой паспорт товара обычно производители. После описания и создания карточки товару присваивается специальный код — GTIN. Он нужен, чтобы заказать код маркировки и избежать появление «двойников»:

• цифровой код, нанесенный производителем на товар, основан на защищенных отечественных криптотехнологиях;
• прохождение товара прослеживается по логистической цепочке;
• продажа товара контролируется на кассах торговых сетей;
• данные о выводе из оборота единицы товара синхронизируются между системой маркировки и фискальным онлайн-накопителем на кассе.

У всех участников товарооборота бесплатный и свободный доступ к каталогу.

Заказ кодов и ввод товаров в оборот

На каждый товар выдается уникальный код. Он содержит:

• Идентификатор товара — GTIN или глобальный номер торгового предмета.
• Индивидуальный серийный номер из 13 символов — уникальная цифровая и буквенная последовательность, позволяющая идентифицировать каждую отдельную единицу товара среди одинаковых продуктов одного типа.
• Криптографические данные — код проверки.

Например, код может выглядеть так: 01<GTIN>21<SN><KCP>. Что он означает:

• 01 — идентификатор GTIN
• <GTIN> — сам глобальный торговый номер
• 21 — идентификатор серийного номера
• <SN> — серийный номер конкретной единицы товара
• <KCP> — защитный проверочный элемент

Коды хранятся в ЦРПТ — Центре развития перспективных технологий, который формирует каталог всех обозначений.

Чаще всего первым наносит код производитель, который изготавливает продукцию и вводит ее в оборот. Если товар сделали за рубежом, а затем привезли в Россию, код для него заказывает импортер.

Опт и розница обычно приобретают уже маркированную продукцию и реализуют ее. Но есть ситуации, когда и они должны заказать цифровые коды. Например, когда нанесенные на товар коды повреждены и сканер не может их распознать.

Существует два способа создания кодов маркировки:

• в ручном режиме через пользовательский интерфейс станции управления заказами
• путем импортирования сведений из файла формата .xml.

Заказ кодов маркировки вручную

Алгоритм действий такой:

1. В разделе «Заказы» нажмите кнопку Создать и заполните общие данные.
2. В поле «Товарная группа» и «Способ выпуска товаров в оборот» укажите произведен в РФ или ввезен в РФ.
3. Заполните данные о производстве: идентификатор производства, страна производителя, идентификатор производственной линии.
4. Заполните данные о продукте — код продукта и описание продукта.
5. Во вкладке Шаг 2. Товары заполните поля.
6. В поле Код товара укажите количество кодов маркировки, способ формирования серийного номера.
7. Укажите значение типа шаблона кодов маркировки, выберите тип кода маркировки — единица товара или групповая потребительская упаковка.
8. Сохраните заказ, нажав кнопку Сохранить.

Заказ кодов через импорт из файла .xml

Этот способ занимает несколько секунд. Чтобы заказать генерацию кодов маркировки, нажмите на кнопку импортировать, выбрать нужный файл и подтвердить действие.

В системе «Честный знак» есть ограничения для шаблонов заявок:

• Не более 10 GTIN в одном заказе.
• Не более 150 000 кодов маркировки для одного GTIN в заявке.
• Не более 100 заявок для одной товарной категории.

Ввод товара в оборот

Ввод в оборот — это подача сведений в систему маркировки Честный знак о готовности товаров к обороту. Делает это собственник товара.

Ввод маркированных товаров в оборот осуществляется в личном кабинете системы маркировки поэтапно:

1. В разделе Документы зайти в Ввод в оборот.
2. В выпадающем списке выбрать Ввод в оборот и перейти к товарам.
3. Выбрать позиции и нажать Добавить товар. Их можно ввести вручную через поле Введите код, выбрать из каталога, загрузить файлом в формате *.xls или *.xlsx или отсканировать с помощью ТСД.
4. После заполнения информации нажать Отправить → и Подписать и отправить.
5. Товар со статусом КМ в обороте будет находиться в разделе Коды маркировки.

Приемка товаров

Приемка товара от поставщика происходит с помощью УПД (универсальный передаточный документ) через систему ЭДО.

Схема приемки для розницы и общепита выглядит так:

Поставщик оформляет накладную в бумажном и электронном виде. Печатный вид передается экспедитору и после прибытия машины накладная отдается продавцу. Пересчитайте товар и сверьтесь с накладной.

• Если не хватает, то оформляйте возврат поставщику.
• Если больше, принимайте количество по накладной, остатки отправляйте поставщику.

Сопоставьте коды с УПД. Поставщик обязан вам предоставить электронный УПД с необходимыми кодами по ЭДО на каждый товар. Все что нужно сделать это просканировать коды формата Data Matrix. После сканирования программа сама найдет необходимое в поступлении, если его не будет, то она вас сообщит об этом.

Прием или возврат. Если все совпадает, подтвердите получение. Если код не считался, то оформите возврат.

Передайте данные о получении в Честный знак. После подтверждения поставки программа отправит все данные в ГИС МТ и товар будет числиться на балансе магазина.

Сроки приема товара в Честном знаке

Для отправки данных о передаче прав от производителя у вас есть 3 рабочих дня. После получения продукции, есть 3 дня на проверку и подтверждение документов в системе.

Вывод товаров из оборота

Вывод из оборота — это передача в Честный знак информации о том, что конкретный код маркировки больше не участвует в товарообороте.

Большинство маркированной продукции из оборота выводят розница и общепит: при продаже продавцы сканируют код, онлайн-касса передает данные о проданных товарах оператору ЭДО, а тот — в Честный знак. Итог: код маркировки уходит из оборота.

Но есть отдельные случаи, когда онлайн-касса не используется. Например, среди них:

• Безвозмездная передача — передача товаров в благотворительных целях или пожертвование.
• Дистанционная продажа — покупатель выбирает товар с помощью каталогов, проспектов, буклетов, фотоснимков, а потом его покупает через средства связи — телевизионной, почтовой, радиосвязи и других.
• Использование для собственных нужд — использование для хозяйственно-бытовых нужд.
• Уничтожение — продукция, которую нельзя переработать, уничтожают.
• Утрата — нет товара в наличии у участников оборота, но по документам он является его владельцем.
• Истечение срока годности — когда товар не пригоден к употреблению.

Чтобы вывести товар из оборота, участник формирует соответствующее уведомление в Честном знаке. Способы подачи документа:

• в личном кабинете участника оборота товаров с возможностью загрузки списка кодов идентификации в формате *.xls, *.csv;
• интеграция посредством открытого API.

Подробнее, как вывести маркированный товар из оборота в Честном знаке — в пошаговой инструкции.

Ввод в оборот возвращенных товаров

Если покупатель вернул маркированный товар, продавец может ввести его в оборот. Возврат товара доступен не для всех товарных групп, например продукты питания и напитки нельзя вернуть в оборот.

Для возврата товара с неповрежденным кодом маркировки участник предоставляет в Честный знак информацию о возврате с применением ККТ. Если код поврежден, то проводят перемаркировку товара.

Способы подачи сведений в Честный знак о возврате товаров в оборот:

• с помощью ККТ через ОФД в ГИС МТ.
• личный кабинет в ГИС МТ в ручном режиме.
• загрузка файлов формата XML или CSV через личный кабинет в ГИС МТ.

Перемаркировка товаров

Перемаркировка — заказ нового кода маркировки для замены старого. Данная операция выполняется для маркированной продукции, которая уже находится в обороте или была выведена. Заново регистрировать товар в Национальном Каталоге для перемаркировки не нужно.

Когда перемаркировывают товар:

• этикетка с кодом Data Matrix утеряна или разорвана, сканер не считывает код;
• покупатель вернул товар без кода маркировки;
• в коде маркировки зашифровано неправильное описание продукции;
• было принято решение продать изделия, купленные для собственных нужд;
• продукция, предназначенная для экспорта в страны ЕАЭС, возвращена в Россию.

Перемаркировать товар может только владелец кода маркировки товара в системе.

Маркировка остатков

Остатки — товары, которые находились в обороте до введения обязательной маркировки, например, уже были произведены или ввезены в страну.

Маркировка остатков — это переходный период, в течение которого участникам оборота дают дополнительное время для маркировки продукции. Этапы переходного периода для товарных групп могут объединять или варьировать, но обычно они стандартные:

1. Разрешается продавать немаркированные остатки до конкретного срока. После окончания этого периода их можно только хранить на складах.
2. Требуется описать товары в Нацкаталоге, заказать для них коды маркировки в Честном знаке и нанести на товары.
3. Ввести продукцию в оборот.

Маркировка остатков касается непродовольственных товаров. Как правило, у пищевых товарных групп продавать товарные остатки можно до окончания сроков годности.

Работать с маркированными товарами удобно в МоемСкладе

Это сервис товарного учета, где есть интеграция с Честным знаком и модулем ТС ПИоТ. Прямо из программы вы можете:

• заказывать коды маркировки и печатать их на этикетках,
• вводить маркированные товары в оборот,
• проверять коды при приемке,
• списывать кода и выводить их из оборота при продаже на кассе,
• принимать возвраты маркированных товаров,
• обмениваться электронными документами.

Попробовать МойСклад

Как рознице работать в Честном знаке: пошаговая инструкция

Вот что нужно сделать, если вы собираетесь работать с маркированными товарами.

Шаг 1: получить электронную подпись

Для регистрации в системе Честный знак и работы в ЭДО потребуется усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). ИП и компании получают ее в налоговой.

Шаг 2: заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)

Если уже работаете, убедитесь, что у оператора есть интеграция с Честным знаком и налоговой. Это нужно, чтобы оператор передавал туда информацию о товарах.

Шаг 3: подключиться к ЭДО

Необходимо, чтобы проводить приемку и обмениваться с поставщиками электронными документами. Проверьте интеграцию оператора с системой Честный знак.

Шаг 4: проверить технические возможности компьютера

• операционная система Windows 7 или новее / Mac OS X 10.8 или новее;
• браузер — Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer 11, Safari;
• плагин КриптоПро версии от 3.6.7 или Рутокен;
• сертифицированное СКЗИ — средства криптографической защиты информации.

Программное обеспечение (СКЗИ, драйверы токенов) и инструкции по установке и настройке предоставляет ФНС России.

Шаг 5: регистрация в системе Честный знак

На главной странице сайта входите в раздел «Регистрация в системе Честный знак». После этого нужно заполнить анкету, указав категорию товара, а также основные сведения о себе. Как зарегистрироваться в системе Честный знак — подробная инструкция.

Шаг 6: купить 2D‑сканер штрихкодов

Он нужен для передачи в Честный знак сведений о продаже и выбытии из оборота маркированных товаров. Также можно использовать камеру кассы или смартфона, если устройство поддерживает такую функцию.

Шаг 7: подключить онлайн‑кассу

Она должна добавлять коды маркировки в чек и поддерживать ФФД 1.2.

Шаг 8: настроить интеграцию с ТС ПИоТ

С 1 июля 2026 продажу товаров с кодами контролирует ТС ПИоТ. Это модуль, который помогает кассе обмениваться данными с Честным знаком. Работает так: кассир сканирует товар → система проверяет его статус. Если код не прошел проверку — продать товар нельзя.

В МоемСкладе есть готовая интеграция с ТС ПИоТ.

Если вы не знаете, как работать с маркированными товарами, то вам поможет курс от МоегоСклада. Вы научитесь создавать карточки, заказывать коды маркировки и вводить товары в оборот, продавать их на кассе и оптом, выводить из оборота и оформлять возвраты. Все это в формате 10-минутных видео с разбором каждого шага.

Если же необходимо срочно маркировать большое количество товара, то вы можете делегировать нам эту задачу.

Штрафы и наказания за нарушение правил работы с маркировкой

За производство, ввод в оборот и продажу товаров без кодов маркировки предусмотрены штрафы, а за торговлю немаркированными товарами в особо крупных объемах и подделку кодов — лишение свободы до 6 лет.

Сумма штрафа за нарушение правил маркировки зависит от размера партии и категории нарушителя:

Ошибки при работе с маркировкой

Большинство проблем в работе с маркировкой — это ошибки в настройке и процессах. Рассмотрим самые распространенные.

Товар не введен в оборот. Иногда код маркировки есть, но сам товар не зарегистрирован в Честном знаке как введенный в оборот. Это значит, что для государства он как будто еще не существует в продаже.

Продажа без сканирования кода. Кассир может пробить товар вручную, не сканируя код маркировки. В этом случае система не фиксирует вывод товара из оборота. Это нарушение, за которое могут быть штрафы, а также возникают расхождения в учете.

Ошибки при приемке товара. Если не подтвердить УПД или сделать это с ошибками, товар не перейдет на баланс продавца. В итоге продать его легально не получится.

Проблемы с оборудованием или интеграцией. Сканер может плохо читать коды или касса не передает данные в Честный знак. Также возможны ошибки в интеграции с учетной системой. В результате проверка не проходит, и продажа останавливается, даже если с товаром все в порядке.

Использовать две программы вместо одной. Компании часто ведут двойной учет: в личном кабинете Честного знака и в товароучетной программе. Это занимает много времени и повышает риск ошибок. Например, магазин проверяет коды маркировки через систему маркировки, а потом вручную заносит данные в стороннюю программу. На одну партию товара уходит больше времени.

Оборудование для работы с маркировкой

Понадобится следующее.

2D сканер штрихкодов

Он нужен для передачи в Честный знак сведений о продаже и выбытии из оборота маркированных товаров. Также можно использовать камеру кассы или смартфона, если устройство поддерживает такую функцию.

Идет в комплекте с терминалом сбора данных (ТСД) — устройством для учета продукции при приемке, отгрузке, инвентаризации и других типовых операциях.

Проверить, что ваш сканер штрихкодов подходит для работы с маркировкой, можно здесь.

Принтер для печати этикеток и кодов

Популярные модели: АТОЛ, Штрих‑М, Пирит и другие.

Например, так выглядят разные типы принтеров:

Онлайн‑касса с актуальным ПО

Она должна добавлять коды маркировки в чек и поддерживать ФФД 1.2. В помощь — руководство.

Договор с оператором фискальных данных

Необходимый шаг для розницы. Если уже работаете, убедитесь, что у ОФД есть интеграция с Честным знаком и налоговой. Это нужно, чтобы оператор передавал туда информацию о товарах.

Товароучетная система

Выберите систему, где есть интеграция с Честным знаком. Например, МойСклад. Вам не нужно переключаться из одной системы в другую: все процессы по учету и работе с маркированным товаром — в одном месте.

Главное

• Каждый товар имеет уникальный цифровой код. На каждую единицу товара наносится код Data Matrix, который невозможно подделать. Этот код сопровождает товар на всех этапах — от производства до продажи. Благодаря нему система «видит» каждое движение товара.
• С 1 июля 2026 продажу товаров с кодами контролирует ТС ПИоТ. Это модуль, который помогает кассе обмениваться данными с Честным знаком. Работает так: кассир сканирует товар → система проверяет его статус. Если код не прошел проверку — продать товар нельзя.
• Для работы с маркировкой нужно дополнительное оборудование. Бизнесу необходимо подготовиться: получить электронную подпись, подключить ЭДО и ОФД, настроить кассу и приобрести сканер. Без этого работа с маркировкой невозможна.
• Без ввода в оборот товар «не существует». Даже если физически товар есть, без регистрации в системе его нельзя продавать. Для государства он не существует в обороте. Это приводит к блокировке на кассе и риску штрафов.
• Единая система учета упрощает работу. Работа сразу в нескольких системах усложняет процессы и увеличивает количество ошибок. Использование одного сервиса с интеграцией с Честным знаком снизить риски. Это особенно важно для розницы с большим потоком товаров.

Вопросы и ответы

Разберем самые популярные вопросы о маркировке товаров.