Любой товарный бизнес, от розничного магазина до небольшого производства, рано или поздно сталкивается с необходимостью вести учет движения товаров — что поступило, что продано или списано, и какие остатки остались на складе. Без этой информации сложно понимать, где прибыль, а где убытки.
Самый доступный инструмент, который позволяет следить за приходом и расходом товара — таблица в Excel.
Правила приемки, перемещения и отпуска товара
При использовании программы Excel для учета товаров рекомендуем придерживаться некоторых правил.
Приемка
Приемка товара от поставщика должна происходить по четкому алгоритму.
Нужно:
- внимательно изучить сопровождающие документы,
- сверить каждую позицию с накладной,
- подтвердить фактическое количество и состояние товара.
Отпуск товара
Если используете одну Excel-таблица, все операции движения фиксируйте внутри одного файла. Если ведете учет в нескольких документах, приход и расход необходимо отражать в каждом файле вручную — Excel не связывает данные автоматически.
Какие задачи решает таблица прихода и расхода товаров
Простая таблица для учета прихода и расхода товаров нужна, чтобы:
- контролировать остатки по каждой позиции,
- фиксировать поступления,
- видеть суммы прихода / расхода,
- сократить ошибки в расчетах,
- планировать закупки.
Преимущества и недостатки ведения товароучета в Excel
Собрали плюсы и минусы работы с товарами в Excel в таблице.
| Преимущества | Недостатки |
| Excel доступен на каждом компьютере. | Высокий риск ошибок при ручном вводе данных. |
| Гибкость — таблицы легко настраиваются под свой бизнес. | Нет защиты от некорректных действий: формулы можно случайно удалить или заменить. |
| Возможность автоматических расчетов (остаток, сумма, движение). | Не подходит для работы с большими объемами данных. |
| Удобно фильтровать, сортировать, выделять проблемные позиции. | Нельзя вести полноценный склад с несколькими точками и пользователями. |
| Хороший вариант для небольшого магазина или на старте. | Инвентаризация и сверка остатков выполняются вручную. |
| Бесплатный способ начать учет товаров. | Ограниченный контроль доступа — сложно разграничить права сотрудников. |
Если вы только начинаете свое дело, можно вести учет прихода и расхода товаров в Excel. Но с ростом бизнеса понадобится специальная программа. Например, МойСклад. Это товароучетная система, которая избавит вас от рутины и ошибок в учете, а значит, сэкономит ваш бюджет. Подходит для торговли в рознице и онлайн, а также для опта и общепита.
- Реальная прибыль по каждому товару. Также — данные по оборотам и выручке в разрезе товаров и сотрудников. Полный контроль остатков.
- Выставление счетов, формирование УПД в два клика.
- Создание прайс-листов без экспорта в Excel.
- Встроенная CRM — планирование, контроль и общение для любого количества сотрудников.
- Заказы поставщикам на основании статистики продаж.
- Массовое обновление цен и товаров.
- Поддержка маркировки.
Как вести приход и расход товаров в таблице Excel: пошаговая инструкция
Разберем, как работать с шаблоном.
Шаг 1: Сделайте копию документа
Откройте таблицу и скопируйте на ваш диск. Так вы сможете сразу менять ее и вносить свои данные.
Сделайте копию шаблона шаблона и работайте с ней на вашем Google Диске. Запрашивать доступ не нужно.
Шаг 2: Заполните информацию о товарах
Впишите наименование товара, единицу его измерения и цену.
Шаг 3: Укажите данные о поступлении товара
Впишите количество товара, который вы приняли, сумма рассчитается автоматически.
Шаг 4: Заполните данные о расходе товаров
Впишите только количество товара, сумма будет рассчитана автоматически.
Шаг 5: Проверьте остатки
В колонке «Остатки» показан остаток по каждому товару в отдельности и в целом, количество и сумма.
Вы можете установить минимальный порог остатков — если количество будет ниже заданного, ячейка с этим товаром станет красной.
Шаг 6: Доработайте таблицу под свои цели
Вы можете дополнить шаблон нужными вам столбцами и полями. Например, добавить Примечания или Сроки годности.
Автоматизация товарного учета
Важно понимать, что учет в Excel хорош только на старте и при небольших объемах. Когда бизнес растет, таблица перестает справляться: файл «тормозит», формулы сбиваются, плюс несколько человек не могут работать в одном документе одновременно. В этот момент нужен инструмент, который автоматизирует учет и избавит от рутинных операций.
В МоемСкладе есть все для малого и среднего бизнеса, полноценно можно работать даже на бесплатном тарифе:
- Управление товарами, остатками, ценами и заказами;
- Массовая загрузка и обновление товаров и цен;
- Контроль остатков с уведомлениями, что товар заканчивается;
- Заказы поставщикам на основании статистики продаж либо неснижаемого остатка;
- Поддержка маркировки, интеграция с ЕГАИС;
- Интеграция со службами доставки, интернет-магазином, маркетплейсами, мессенджерами, онлайн-кассами и торговым оборудованием;
- Более 100 готовых шаблонов договоров, актов, накладных и других документов;
- Ведение клиентской базы и контроль задач сотрудников;
- Реальная прибыль по каждому товару с учетом возвратов, комиссий и прочих затрат.
Попробуйте прямо сейчас — 14 дней бесплатно.
Вопросы и ответы
Разберем частые вопросы о товарном учете в Excel.
Основные причины расхождений:
- операции не внесены вовремя,
- формулы были случайно изменены или удалены,
- ошибки при инвентаризации.
Чтобы минимизировать ошибки, важно следить за формулами и проводить сверку остатков хотя бы раз в месяц. Если ошибок становится много, это первый сигнал, что Excel перестал справляться и лучше перейти на систему автоматизации.
Технически да, но это неудобно и повышает риск ошибок. Чаще всего создают отдельный лист для каждого склада, но при этом:
- остатки не синхронизируются автоматически,
- приход / расход между складами нужно отражать вручную,
- растет объем файла и замедляется работа.
Инвентаризация в Excel выполняется полностью вручную, поэтому важно соблюдать четкий порядок.
- Распечатайте список товаров или откройте таблицу в электронном виде.
- Фактически пересчитайте остатки на складе или в торговой точке.
- Зафиксируйте реальные данные в отдельной колонке или новом листе «Инвентаризация».
- Сравните фактические остатки со значениями в таблице прихода-расхода.