Фулфилмент для интернет-магазина: когда необходим, как подготовиться и на чем сэкономить

15 декабря 2020

В 2020 году продавать в онлайне начали даже те, кто совсем недавно еще не планировал сделать шаг за пределы классической офлайн-розницы. Но заказы из интернета — это не только рост выручки, но и время на их обработку: комплектацию, упаковку, подготовку к отправке. Что если передать эти задачи на аутсорс? В этой статье расскажем о фулфилменте для интернет-магазинов: в какой момент пора попробовать, как выбрать оператора и подготовиться к работе с ним, что учесть и на чем сэкономить.

Наш эксперт — Константин Якунин, генеральный директор одного из старейших российских фулфилмент-операторов ExpressRMS. Интеграция МоегоСклада с ExpressRMS позволяет любому интернет-магазину передать работу с заказами на аутсорс — от приемки и хранения до обработки возвратов. Партнеры оператора — все ведущие службы доставки: PickPoint, Boxberry, DPD, CDEK, EMS, EasyWay, ПЭК, Почта России, Новый Партнер.

Попробовать МойСклад

Когда интернет-магазину нужен фулфилмент

Каждый интернет-магазин приходит к этому своим путем. Сложно провести черту — здесь фулфилмент уже нужен, а здесь еще нет. Ограничения у всех свои, но важно их вовремя распознать, чтобы не пропустить момент, когда обработку заказов нужно отдать на аутсорс — и сберечь силы и ресурсы для развития.

Один из наших лучших клиентов — российский бренд товаров для мам и детей — начинал как небольшой интернет-магазин, вырос за время работы с нами в десятки раз и сейчас развивается на мировом рынке. Его основательница рассказала нам: «Когда мы поняли, что запасы товаров вываливаются из шкафа, а вечерами мы с мужем упаковываем посылки и не успеваем заниматься детьми — то сразу решили, что пора работу с заказами отдавать на аутсорс».

Для другой клиентки это был балкон: «Когда товары перестали помещаться на балконе, я задумалась об аутсорсе».

С объемным ограничением предприниматели сталкиваются чаще всего. А в первом примере был еще и личный мотив: родители боялись потерять контакт с детьми. Это важнейший фактор для любого предпринимателя.

Как выбрать поставщика фулфилмент-услуг для интернет-магазина

Фулфилмент — это всегда стандарт действий. Оператор фулфилмента не любит «бантиков» в виде индивидуальных условий, а предприниматели часто ожидают, что смогут выбрать поставщика услуг «под себя». Поэтому может оказаться сложно совпасть: попасть в единый набор стандартных операций, которые может выполнить фулфилмент.

Как говорит один из совладельцев одного фулфилмент-оператора, между заказчиком и оператором должна произойти «химия», потому что на первых этапах всегда будут сложности, притирка и расхождение требований с обеих сторон.

Но есть все же и несколько базовых вещей, на которые при выборе смотреть обязательно.

1. Опыт и история работы. Разузнайте побольше об операторе: когда компания открылась, кто ее постоянные клиенты. Сегодня фулфилмент — это модное начинание, которое привлекает многих. Всего несколько лет назад исследование насчитало в России 25 сервисом, а сейчас их уже больше 100. Выбирая «однодневку», вы рискуете столкнуться с нестабильной работой — как было несколько лет назад в аналогичной ситуации с «бумом» курьерских служб.

В отличие от многих, не буду советовать выбирать небольших операторов. Крупные фулфилмент-сервисы тоже имеют право на рассмотрение: они гибкие и внимательно относятся к запросам небольших клиентов, а статус компании даст вам уверенность.

2. Организация процессов на складе. Лучше всего приехать «в гости» — лично посмотреть, как устроена работа. Как на складе фулфилмент-оператора обращаются с заказами других магазинов — так будут поступать из вашими. Вы своими глазами увидите, что ждет ваши товары: это самый наглядный способ проверки.

3. Стоимость услуг и прозрачность тарифов. Цены у фулфилмент-операторов могут расходиться примерно вдвое — в зависимости от их услуг. Оцените тарифы исходя из своих задач и условий. Смотрите на стоимость именно тех операций, которые чаще всего будут производиться по вашим заказам.

Так, если вам не требуется подготовка товара, а нужны только комплектация и упаковка заказов — смотрите именно на эту составляющую тарифа. А если ваши товары приезжают от поставщика на склад фулфилмент-оператора, и их нужно будет готовить — обрабатывать, наклеивать стикеры, упаковывать — эта услуга может оказаться для вас более значимой.

Тариф должен быть понятным и четким. Все расценки нужно в явном виде закрепить в договоре. Тогда потом не возникнет дополнительных расходов, которых вы не будете ожидать.

В договоре важно четко закрепить:

  • сроки подачи заявок на комплектацию,
  • формат таких заявок,
  • сроки, в которые осуществляется приемка и комплектуются заказы,
  • стоимость каждой услуги.

Дальше начинаются детали, которые и создают ту самую химию между клиентом и фулфилмент-оператором. Это именно они формируют совместную работу — чаще всего на годы вперед. Менять фулфилмент-оператора очень сложно. Это как женитьба!

Посмотрите запись вебинара «Автоматизация B2B-продаж. Как настроить процессы в оптовой торговле»

Как интернет-магазину подготовиться к работе с фулфилмент-оператором

Самое важное — чтобы на стороне интернет-магазина были настроены некоторые важные процессы. Фулфилмент — это четкие стандарты действий, так что любое отклонение от сценария недешево обойдется клиенту: либо оператор выставит высокие цены, либо вы вообще не сможете с ним работать, и придется срочно что-то менять и нести издержки.

Поэтому важно заранее разобраться, какие стандарты есть у оператора, и удостовериться, что ваши процессы им соответствуют. Вам понадобится четко выстроенная линейка товаров: понятные артикулы и полные описания, в идеале — со штрихкодами.

1. Штрихкоды на упаковках.

Одна из самых острых проблемных ситуаций — когда штрихкод находится не на упаковке, а где-нибудь внутри, например, на самом товаре. Чтобы его считать, нужно открывать коробку. Это неудобно. Да, интернет-магазин может предложить фулфилмент-оператору не сканировать штрихкоды, а визуально сверять артикулы. Но это — дополнительные затраты, риск ошибок, и оператор возьмет за такую работу значимо большую цену, иногда — в разы больше.

Приемщики фулфилмент-оператора работают с десятками клиентов, у которых сотни товарных групп. Они не могут помнить, где какой артикул искать. Такая приемка считается для оператора сложной, поэтому и цена выше.

Таким образом, штрихкоды на упаковках сэкономят вам немало денег и нервов. Фулфилмент-операторы умеют считывать штрихкоды производителей: вам достаточно просто передать эту информацию. А еще важно, чтобы на упаковке не было нескольких разнотипных штрихкодов — иначе непонятно будет, какой из них считывать.

2. Описание товаров.

Чтобы фулфилмент-оператор мог в своей системе работать с вашими заказами, у вас должно быть подготовлено и структурировано хотя бы самое базовое описание товаров — хотя бы в виде эксель-файла.

Если вы используете учетную систему, то можете легко выгрузить эти данные. Идеальный вариант — API-интеграция с фулфилмент-оператором: автоматический обмен, который освободит вам огромное количество времени. Так, в МоемСкладе есть готовая интеграция с ExpressRMS.

Любой пользователь МоегоСклада может использовать аутсорсинговый фулфилмент. Наша интеграция обеспечивает автоматический обмен данными. Заказы из МоегоСклада поступают в ExpressRMS, комплектуются на складе оператора и отправляются в одну из 8 служб доставки — а в МойСклад поступает трек-номер и статус отправления, а также подтверждение оплаты.

В интеграции три блока настроек:

  • Набор нужных полей. ExpressRMS проверит поля, которые используются для описания заказов в МоемСкладе интернет-магазина. Если нужно, то по согласованию с магазином создаст и дополнительные поля, которые помогают правильно структурировать данные для передачи.

  • Обмен данными о заказах. ExpressRMS настроит выгрузку заказов с определенным статусом. Например, это может быть статус «Готов для передачи в фулфилмент». Оператор выгрузит к себе в систему данные о таких заказах — чтобы сформировать их, укомплектовать, оформить и отгрузить в выбранную службу доставки. А затем в МойСклад вернет соответствующий статус: «Комплектация», «Отгрузка», «Доставлен», «Возврат».

  • Обмен данными о товарах. Все приемки интернет-магазин будет видеть в своем аккаунте — как и актуальные остатки по своим товарам на складе фулфилмент-оператора.

Всю эту цепочку интернет-магазин видит в своем аккаунте в МоемСкладе. Получается, что обмен данными идет полностью автоматически — а это экономит десятки часов каждую неделю.

Фулфилмент при работе с маркетплейсами

Взаимодействие с маркетплейсами может быть одного из двух типов:

  • поставка на склад маркетплейса товаров, когда площадка сама комплектует и отправляет заказы,
  • и отгрузка на склад маркетплейса готовых заказов, которые комплектует и упаковывает магазин или привлеченный фулфилмент-оператор

Требования у всех маркетплейсов различаются, они не стандартизованы и пока только начинают сближаться. Но есть общие закономерности в работе с любыми площадками.

FBO: фулфилмент на стороне маркетплейса

Главное в этой схеме — правильная подготовка товаров для поставки.

Во-первых, они должны быть упакованы строго по требованиям маркетплейса. Важно предусмотреть упаковку первичную и вторичную: бывают случаи, когда при обработке сотрудники маркетплейса снимают упаковку, которая предназначена для передачи покупателю. Как правило, на площадках не допускается упаковка, брендированная интернет-магазином или содержащая информацию о нем.

Во-вторых, нужно обращать внимание на идентификацию товара. Стикеры, штрихкоды, написание артикула — все должно быть четко, без ошибок. Найти пересорт впоследствии и вернуть товар — намного дороже, чем изначально правильно его подготовить.

В-третьих, поставку на склад маркетплейса тоже нужно организовать правильно.

Не забудьте заказать пропуск! Часто магазин отлично готовить поставку, идеально все устраивает, перевозчик привозит товары на маркетплейс и выясняет, что для него не оформили документы на въезд. Ожидание и возврат влетят магазину в копеечку.

FBS: фулфилмент на стороне продавца

В этой схеме заказ собирает сам магазин или фулфилмент-оператор, которого он привлек. В этом случае акценты будут отличаться.

Самое важное — это остатки. Процессы нужно выстроить так, чтобы не получать с маркетплейса заказов на товары, которых нет в наличии: за отмененные заказы площадки штрафуют и понижают рейтинг магазина.

Проще всего решить эту проблему с помощью интеграции маркетплейса с вашей учетной системой. Например, из МоегоСклада остатки автоматически передаются на площадки — Ozon, Wildberries, goods, маркетплейс Яндекса и другие.

Требования к упаковке важны, как и для схемы FBO, только здесь речь идет об упаковке уже собранных заказов, а не отдельных товаров. Эти стандарты устанавливает тоже маркетплейс. Он может отказаться принять заказ, который будет упакован неправильно. Например, Ozon требует использовать непрозрачную стрейч-пленку, но только не черную.

Третий важный момент — оформление сопровождающих документов. Это касается не только актов, но и стикеров и этикеток: например, Ozon требует, чтобы они были напечатаны определенным образом.

Правильная упаковка — краеугольный камень в любой схеме, по которой вы работаете. С точки зрения и сохранности товаров, и имиджа в глазах покупателя, и стандартов маркетплейса, фулфилмент-оператора или службы доставки.

Запись вебинара 1 октября от Тинькофф и МойСклад — про то, как подключить эквайринг со ставкой 0,7% и принимать безнал в магазине без покупки банковского терминала

Как экономить на доставке с правильной упаковкой?

Не все интернет-магазины — особенно начинающие — рассчитывают для своих товаров объемный вес.

Сейчас большинство служб доставки использует именно этот способ измерения веса, который учитывает объемные характеристики товара. Он предназначен для того, чтобы заказы с малым весом и крупными габаритами сделать выгодными для перевозчиков.

Объем упаковки пересчитывается через коэффициенты, исходя из минимального расчета, например, 150 кг на 1 куб. м груза. Для заказов с меньшим объемным весом стоимость транспортировки не будет меньше минимальной.

Поэтому если вы ожидаете, что цена доставки будет рассчитана по физическому весу, вас ждет сюрприз: курьерская служба фактически посчитает объемный вес, и финальная стоимость будет для вас различаться в разы.

Одна из немногих компаний, которые до сих пор работают по физическому весу, это Почта России. Пока она принимает все отправления именно по физическому весу: и посылки по стране, и мелкие пакеты за рубеж. А основная масса экспресс-перевозчиков использует объемный вес с разными коэффициентами. Важно узнать их и самостоятельно сделать предварительный расчет.

Уменьшить объемный вес очень просто. Часто магазин упаковывает коробки для доставки в полиэтиленовые курьер-пакеты. Если края пакета при этом выступают за периметр коробки, на полиэтилене возникают так называемые «ушки». При этом большинство служб доставки измеряет объемный вес на этапе сортировки специальным сканером, и расчет ведется по крайним точкам упаковки. «Ушки» могут увеличивать объем на 15-20%!

Тариф в таком случае пропорционально увеличивается. Поэтому упаковать товар без «ушек» — для этого достаточно всего лишь один раз пройтись скотчем по торцу упаковки. Объемный вес уменьшится, а магазин существенно сэкономит.

На самой коробке тоже можно сэкономить. Например, при отправке через Почту России некоторые отделения связи могут потребовать от вас купить стандартную почтовую упаковку. Эти коробки известны своей дороговизной — что отпугивает многие интернет-магазины. Особенно если их товар не мелкий, и даже доступ к нему не создает возможности его вытащить из упаковки.

Важно знать, что Почта России не запрещает использовать другую упаковку. Предложение купить стандартную — всего лишь рекомендация. Вы можете использовать обыкновенные серые гофрокоробки, главное — новые и без отметок. Вам не откажут в приеме отправления.

Упаковка не может иметь пометок — например, логотипа магазина. Но это не значит, что вы не можете напомнить покупателю о себе. Используйте именной скотч для упаковки заказа, который отправляете через сервис доставки.

Заказать его совсем не дорого, а покупателю будет приятно получить заказ с элементом фирменного дизайна, а не просто безликую коробку. Это дает брендирование, даже если вы используете серый гофрокороб или безымянный курьер-пакет. А главное — это защита упаковки. Прозрачный скотч легко вскрыть и переклеить. А брендированный скотч можно заменить только таким же — это могут сделать только те, у кого он есть под рукой.

Читайте также:
Что мешает вам выйти в онлайн: 7 проблем учета и как их решить
Продвижение на маркетплейсах: 5 лучших инструментов Ozon и Wildberries
Чем, где и как может торговать самозанятый: гид по каналам продаж

Подпишитесь на рассылку МоегоСклада, чтобы получать новые статьи о бизнесе


МойСклад — торговля, склад и CRM в облаке Всё, что нужно, в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы,
клиенты и поставщики
Начать использовать