Оформить Газель товаров за полчаса: как приложение Э+Д=ОК ускоряет процесс приемки

Одна из болевых точек предпринимателей — нехватка времени и ресурсов на приемку товаров на складе и обработку первичных документов. Чем дольше длятся эти процессы, тем больше времени предприниматель тратит впустую, потому что не может начать продавать товар и зарабатывать.

Руководитель компании Am4u.ru и партнер МоегоСклада Андрей Шайкевич рассказал, как приложение Э+Д=ОК помогает автоматизировать ручной труд на этапе приемки и какие функции модуля облегчают жизнь оптовым, розничным компаниям, а также всем, кто работает с маркированной продукцией.

Автоматизация обработки первичной документации

Андрей, расскажи, как появилась идея сделать приложение Э+Д=ОК?

К нам часто обращаются клиенты МоегоСклада, у которых много времени и сил уходит на приемку товаров на склад. Например, поставщики ежедневно привозят большие партии товаров — по 5, 10, а иногда и 20 машин. Все надо разгрузить, распределить по складам, проверить и оформить документы.

Задача усложняется, если клиенты взаимодействуют с контрагентами без ЭДО, используя «бумагу». В этом случае процесс приемки растягивается на часы, приостанавливаются другие, не менее важные операции — сборка, отгрузка, инвентаризация. Нашей задачей было автоматизировать приемку и исключить ошибки при проверке товара.

Что мы сделали

Для начала подключили ряд наших клиентов к сервису Entera. Мы работали с этой программой и знали, что она с высокой точностью распознает файлы (сканы накладных и УПД, pdf, фото чеков, таблицы Excel).

Параллельно написали интеграцию — сделали так, чтобы отсканированные в Entera документы автоматически загружались в МойСклад для дальнейшей проверки и создания документа «Приемка».

Вместе с тем мы понимали, что бумажный документооборот — это долго. Документы надо отсканировать, загрузить, проверить, перенести с бумаги в электронный вид или наоборот. Поэтому мы пошли дальше и сделали интеграцию с оператором ЭДО «Диадок» — она позволила автоматически получать документы через ЭДО прямо в МойСклад. А чуть позже написали интеграцию еще и со «СБИС».

Таким образом, базовая проблема, которую решает Э+Д=ОК, — это загрузка первичных документов в МойСклад.

При этом приложение не просто загружает документы, но и сопоставляет товары в справочнике клиента с товарами поставщика. Э+Д=ОК запоминает сопоставление товаров в момент начала работы с поставщиком, поэтому на следующих этапах к этому вопросу можно не возвращаться.

То есть, по сути, Э+Д=ОК позволяет свести к минимуму ручную работу и риск ошибок?

Да, именно так. Большинство наших клиентов, которые пользуются приложением, наладили работу с поставщиками через ЭДО и получают УПД в электронном виде. Ничего не нужно вносить вручную, а значит, исключается «человеческий фактор» и вероятность ошибок. По словам самих пользователей Э+Д=ОК, теперь они тратят на обработку документов в десятки раз меньше времени.

Таким образом, с помощью Э+Д=ОК мы полностью решили вопрос автоматизации процесса приемки. В течение 2024 года мы «обкатали» этот механизм и сейчас можем сказать, что он работает стабильно хорошо. Теперь, когда нас просят помочь ускорить обработку входящих документов, мы говорим, что в МоемСкладе этот процесс можно наладить легко и быстро.

Сделайте нам «волшебную» кнопку

Как вы дорабатывали приложение после запуска?

После запуска мы продолжали развивать Э+Д=ОК, опираясь на обратную связь от пользователей. К примеру, некоторые клиенты приходили и жаловались, что у них нет времени даже на проверку документов при приемке.

— Сделайте нам кнопку, которая позволит выполнять минимум действий на складе. Мы хотим просто принимать товар, а робот пусть проверяет, правильно сделана приемка или нет.

Мы посидели, подумали и сделали такой механизм.

Проблема

Расскажу подробнее, потому что это типичный кейс для большинства клиентов МоегоСклада.

Сервисом МойСклад пользуется в основном представители малого бизнеса, а это значит, что у них нет ресурсов нанимать дополнительных сотрудников для сверки товаров с накладными. Как правило, все делают кладовщики.

Вот пример. Приезжает на склад машина с пятью заказами, на которые есть 5 УПД. Чтобы физически этот товар принять и проверить, нужно сверить каждую УПД с товаром. Кладовщик сначала распределяет товары по количеству УПД, потом отмечает в УПД, какой товар привезли, а какого не хватает. Более продвинутый бизнес использует терминал сбора данных, и дело движется чуть быстрее. Но все равно не так быстро, как хотелось бы.

Нам необходимо было сделать так, чтобы кладовщики не тратили время на сверку количества и наименований фактически привезенных товаров со значениями в документах.

Решение

Мы вшили в приложение механизм, который позволяет автоматизировать этот процесс.

Кладовщик сплошным потоком сканирует все поступившие от одного поставщика товары с помощью ТСД, после чего в МоемСкладе автоматически создается общий документ «Приемка».

Э+Д=ОК проверяет принятые кладовщиком товары и сравнивает их с теми, которые указаны в загруженных от поставщика УПД. Если данные отличаются, приложение показывает разницу. Если различий нет, то товар принимается на склад в соответствии с указанными в УПД значениями.

Иными словами, теперь в ходе приемки кладовщику не нужно проверять документы и разбираться, в каком заказе какой товар. Он просто фиксирует количество поступивших товаров, используя ТСД и программу «Склад 15» от Cleverence.

Результат

В итоге этап сверки принятых товаров с накладными проходит без участия сотрудника. Робот сам все посчитает, проверит и выдаст результат.

Главное преимущество механизма — колоссальная экономия времени. Всего за полчаса, максимум час, можно полностью просканировать целую Газель товара и начать его продавать, не дожидаясь сверки с документами поставщиков.

В итоге бизнес не теряет время на ввод товара в оборот, а значит, быстрее отгружает товар и получает деньги.

Э+Д=ОК рассчитан только на тех предпринимателей, у которых большое количество SKU?

С одной стороны, да. Если нужно принять 5‑10 SKU, то наше приложение будет избыточным. А с другой стороны, есть исключения. Например, табачный бизнес, в котором действует обязательная цифровая маркировка (Честный знак), или любой другой бизнес, где необходимо маркировать товары.

Сейчас на рынке становится нормой, когда поставщик отправляет УПД в электронном виде за сутки до поставки. Такой формат работы особенно актуален для тех, кто работает с маркированной продукцией — можно проверить коды еще до поставки.

Все, кто торгует маркированной номенклатурой, могут загрузить через ЭДО накладные, открыть в МоемСкладе Приемку и проверить коды маркировки. Плюс в том, что все это можно сделать до подписания УПД и других операций.

Кстати, мы умеем работать не только с КиЗ (контрольными идентификационными знаками) на самой продукции, но и с КиЗ на упаковке. То есть если в УПД есть коды упаковки, Э+Д=ОК сможет их считать.

Частая ситуация, когда поставщики по ошибке привозят партии товаров, не введенных в оборот. В итоге предприниматели не могут подписать УПД и начать торговать, теряют время и деньги. Мы встроили в приложение функцию проверки статуса КиЗ. Опция позволяет еще до начала продажи товара выяснить, введены ли коды маркировки в оборот.

Помимо этого, Э+Д=ОК умеет проверять сформированные УПД. К примеру, я торгую одеждой оптом и хочу отправить своему оптовому покупателю партию товара. Через оператора ЭДО я могу отправить запрос в Честный знак и проверить, все ли в порядке с кодами в конкретной накладной.

Как Э+Д=ОК помогает оптовым продавцам?

Во-первых, те, кто торгует импортными товарами оптом, сразу получают номера ГТД (грузовых таможенных деклараций) в УПД. При поступлении партии на склад Э+Д=ОК регистрирует все входящие ГТД и разносит их на соответствующие приемки товаров, а при отгрузке передает эти номера контрагенту автоматически.

Во-вторых, для оптовиков мы создали функцию массовой отправки электронных документов в Диадок и СБИС. Те, кто работает с бумажными документами, должны пройти целый цикл: напечатать УПД, поставить на ней подпись, приложить это к товару и ждать, когда же она вернется подписанной обратно. Компании, у которых настроен электронный документооборот, скачивают файл XML из МоегоСклада, загружают его в оператор ЭДО, подписывают и отправляют.

Через наше приложение можно настроить автоматическую отправку УПД и счетов-фактур по заданному расписанию и статусу документа «Отгрузка». Э+Д=ОК отследит статус отправленного документа и сохранит его в МоемСкладе. Если контрагент вовремя не подпишет документ, то статус отгрузки сменится на «проблемный».

У нас есть реальный кейс, когда люди отправляют по 200‑300 документов в сутки. Во время отгрузки товаров они ставят документам статус X, и в определенное время Э+Д=ОК отправляет все отгрузки со статусом X в Диадок или СБИС.

Помимо этого, модуль контролирует корректность заполнения документов и собирает их в один пакет для отправки оператору ЭДО — удобно, если одному и тому же покупателю в течение дня отправляют несколько отгрузок.

В результате мы упрощаем работу тех компаний, которые отправляют большое количество документов через ЭДО. При этом Э+Д=ОК передает и номера ГТД, и коды маркировки, и GTIN.

А еще мы уже частично поддерживаем новый формат УПД, который будет действовать с 1 апреля 2025 года.

Я перечислил только основные возможности приложения, более подробно с функционалом Э+Д=ОК можно познакомиться на нашем сайте.

Какие у вас планы по развитию приложения на ближайший год?

Сейчас думаем в сторону еще большей автоматизации обработки первичных документов, а именно, — связке ЭДО, МоегоСклада и 1С бухгалтерии. Обычно малый бизнес нанимает внешних бухгалтеров. Как правило, сотрудники на аутсорсе не включены в бизнес-процессы компании, не знают номенклатуру и начинают задавать множество вопросов.

В итоге в 1С ведется одна первичка, а в МоемСкладе — другая. Получается, бизнес платит внешним сотрудникам за то, что они повторно обрабатывают их документы — вот где скрываются финансовые потери.

Поэтому в этом году хотим сделать экономически выгодное решение для предпринимателей, которые переплачивают за услуги внешней бухгалтерии.